民間文藝家協(xié)會(huì)道具采購(gòu)實(shí)施細(xì)則

民間文藝家協(xié)會(huì)采購(gòu)實(shí)施細(xì)則一、總則（一）目的為規(guī)范本民間文藝家協(xié)會(huì)的采購(gòu)行為，提高采購(gòu)資金的使用效益，保證采購(gòu)質(zhì)量，促進(jìn)民間文藝事業(yè)的順利開展，特制定本細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于協(xié)會(huì)各部門因開展民間文藝研究、創(chuàng)作、展覽、交流等活動(dòng)所需的物資、服務(wù)采購(gòu)。包括但不限于辦公用品、活動(dòng)道具、展覽設(shè)備、專業(yè)資料以及相關(guān)服務(wù)等。（三）采購(gòu)原則采購(gòu)工作應(yīng)遵循公開、公平、公正、誠(chéng)實(shí)信用和效益優(yōu)先的原則。確保采購(gòu)過程透明，充分競(jìng)爭(zhēng)，以合理的價(jià)格獲取優(yōu)質(zhì)的物資和服務(wù)，同時(shí)保證采購(gòu)活動(dòng)符合法律法規(guī)及協(xié)會(huì)相關(guān)規(guī)定。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組成立協(xié)會(huì)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由協(xié)會(huì)主席擔(dān)任組長(zhǎng)，副主席及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。主要職責(zé)是審議和制定采購(gòu)管理制度、年度采購(gòu)計(jì)劃；對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策和監(jiān)督；協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的重大問題。（二）采購(gòu)部門協(xié)會(huì)設(shè)立專門的采購(gòu)部門，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)工作的組織實(shí)施。其職責(zé)包括：根據(jù)各部門需求制定采購(gòu)計(jì)劃；組織采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)、詢價(jià)、談判等活動(dòng)；審查供應(yīng)商資質(zhì)和采購(gòu)合同；跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，驗(yàn)收采購(gòu)物資和服務(wù)等。（三）需求部門協(xié)會(huì)各部門作為采購(gòu)需求提出方，負(fù)責(zé)根據(jù)工作實(shí)際需要提出采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息，并參與采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。三、采購(gòu)預(yù)算與計(jì)劃（一）預(yù)算編制各部門應(yīng)根據(jù)年度工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，在每年規(guī)定時(shí)間內(nèi)編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出采購(gòu)項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等內(nèi)容。采購(gòu)部門對(duì)各部門提交的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行匯總和審核，形成協(xié)會(huì)年度采購(gòu)預(yù)算草案，報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審議后提交協(xié)會(huì)理事會(huì)審批。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門根據(jù)批準(zhǔn)的年度采購(gòu)預(yù)算，結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)度，制定季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施時(shí)間、采購(gòu)方式、預(yù)計(jì)資金使用等情況，并及時(shí)向各部門通報(bào)。對(duì)于臨時(shí)新增的采購(gòu)需求，需求部門應(yīng)按照規(guī)定程序提交采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，納入采購(gòu)計(jì)劃。四、采購(gòu)方式（一）公開招標(biāo)對(duì)于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、具有廣泛市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的項(xiàng)目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式。采購(gòu)部門應(yīng)在協(xié)會(huì)官網(wǎng)、相關(guān)專業(yè)媒體等平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)。嚴(yán)格按照法定程序組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)，確保招標(biāo)過程的公正、公平、公開。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)對(duì)于技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求，只有少量潛在供應(yīng)商可供選擇，或受時(shí)間、場(chǎng)地等條件限制不宜公開招標(biāo)的項(xiàng)目，可采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式。采購(gòu)部門應(yīng)向三家以上具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，并按照規(guī)定程序進(jìn)行評(píng)標(biāo)和定標(biāo)。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判對(duì)于采購(gòu)項(xiàng)目技術(shù)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，且時(shí)間緊迫，需要快速確定供應(yīng)商的情況，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。采購(gòu)部門應(yīng)組建談判小組，與供應(yīng)商就采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)格、技術(shù)、服務(wù)等條款進(jìn)行談判，在滿足采購(gòu)需求的前提下，選擇報(bào)價(jià)合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。（四）詢價(jià)采購(gòu)對(duì)于采購(gòu)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的物資采購(gòu)項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購(gòu)方式。采購(gòu)部門應(yīng)向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)最低且符合要求的供應(yīng)商。（五）單一來源采購(gòu)對(duì)于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)，或發(fā)生不可預(yù)見的緊急情況，不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)等特殊情況，經(jīng)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，可采用單一來源采購(gòu)方式。但采購(gòu)部門應(yīng)在采購(gòu)前對(duì)單一來源采購(gòu)的必要性和合理性進(jìn)行充分論證，并做好采購(gòu)過程記錄。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，對(duì)有意向參與協(xié)會(huì)采購(gòu)項(xiàng)目的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查。審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等。經(jīng)審查合格的供應(yīng)商納入?yún)f(xié)會(huì)供應(yīng)商庫(kù)，并定期更新。（二）供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估方式包括實(shí)地考察、問卷調(diào)查、用戶反饋等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)存在問題的供應(yīng)商提出整改要求，對(duì)整改不力或嚴(yán)重違規(guī)的供應(yīng)商，取消其供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商合作協(xié)會(huì)與供應(yīng)商應(yīng)簽訂正式的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式等條款。在合作過程中，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，確保采購(gòu)項(xiàng)目的順利實(shí)施。六、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)需求部門根據(jù)工作需要填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。采購(gòu)申請(qǐng)表經(jīng)審批后提交采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)審批采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的必要性、合理性及預(yù)算情況進(jìn)行審核。對(duì)于符合要求的采購(gòu)申請(qǐng)，按照采購(gòu)金額和審批權(quán)限報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組或協(xié)會(huì)理事會(huì)審批；對(duì)于不符合要求的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，提出修改意見。（三）采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)部門根據(jù)審批通過的采購(gòu)申請(qǐng)，按照既定的采購(gòu)方式組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。在采購(gòu)過程中，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和協(xié)會(huì)規(guī)定，確保采購(gòu)程序合法合規(guī)。采購(gòu)項(xiàng)目確定供應(yīng)商后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并將合同副本分發(fā)給需求部門和財(cái)務(wù)部門。（四）驗(yàn)收與付款采購(gòu)物資或服務(wù)到達(dá)后，需求部門應(yīng)按照合同要求及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面，以及服務(wù)的完成情況和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收合格后，需求部門填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交采購(gòu)部門。采購(gòu)部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和采購(gòu)合同，按照財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)發(fā)票、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證進(jìn)行審核無誤后，支付采購(gòu)款項(xiàng)。七、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督協(xié)會(huì)內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全過程監(jiān)督。監(jiān)督小組由協(xié)會(huì)監(jiān)事、部分會(huì)員代表等組成。監(jiān)督內(nèi)容包括采購(gòu)程序的執(zhí)行情況、供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)合同的簽訂與履行、采購(gòu)資金的使用等方面。監(jiān)督小組有權(quán)對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并向協(xié)會(huì)理事會(huì)報(bào)告。（二）審計(jì)檢查協(xié)會(huì)定期委托專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)檢查。審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)制度的執(zhí)行情況、采購(gòu)項(xiàng)目的合法性、合規(guī)性、效益性等方面。審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出處理建議。協(xié)會(huì)根據(jù)審計(jì)報(bào)告，對(duì)相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行處理，并及時(shí)完善采購(gòu)管理制度和流程。八、附則（一）解釋權(quán)本細(xì)則由民間文藝家協(xié)會(huì)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組