房地產(chǎn)中介公司檔案管理管控辦法

一、總則1.目的為加強(qiáng)本房地產(chǎn)中介公司檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高公司運(yùn)營效率，保障公司合法權(quán)益，特制定本管控辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生和管理的各類檔案。包括但不限于客戶檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、員工檔案、行政文件檔案等。3.管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分類管理、安全保密、便于利用的原則。確保檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司的各項(xiàng)決策和業(yè)務(wù)活動提供有力支持。二、檔案管理組織與職責(zé)1.檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)全公司的檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等具體工作。2.各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定及時向檔案管理部門移交檔案。各部門應(yīng)指定一名兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)及本部門檔案管理工作的落實(shí)。3.檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)流程。負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、分類、編目、裝訂、上架等；定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全；按照規(guī)定為公司內(nèi)部人員和外部合法利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。三、檔案的分類與編號1.檔案分類根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為以下幾大類：-客戶檔案：包括客戶基本信息、購房或租房需求記錄、交易記錄等。-業(yè)務(wù)合同檔案：各類房屋買賣、租賃合同，中介服務(wù)合同等。-員工檔案：員工個人基本信息、入職離職資料、培訓(xùn)記錄、績效考核等。-行政文件檔案：公司各類規(guī)章制度、通知、報告、會議紀(jì)要等。-財務(wù)檔案：財務(wù)報表、賬本、憑證等。-其他檔案：無法歸入上述類別的特殊檔案。2.編號規(guī)則為便于檔案的管理和查找，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“類別代碼+年份+流水號”的形式。例如，客戶檔案類別代碼為KH，2023年接收的第10份客戶檔案編號為KH2023010。四、檔案的收集與整理1.檔案收集-定期收集：各部門兼職檔案管理員應(yīng)定期（每月）將本部門產(chǎn)生的檔案收集整理，填寫《檔案移交清單》，向檔案管理部門移交。-即時收集：對于重要緊急的檔案，如重大業(yè)務(wù)合同、關(guān)鍵行政文件等，應(yīng)在形成后立即移交檔案管理部門。-主動收集：檔案管理部門應(yīng)主動關(guān)注公司各部門的業(yè)務(wù)活動，及時收集可能產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的完整性。2.檔案整理-初步整理：各部門移交檔案前，應(yīng)對檔案進(jìn)行初步整理，去除無關(guān)的紙張，按照類別和時間順序排列，編寫頁碼。-二次整理：檔案管理部門接收檔案后，進(jìn)行二次整理。核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案返回相關(guān)部門補(bǔ)充完善；按照檔案分類和編號規(guī)則進(jìn)行分類編號，編制檔案目錄。五、檔案的保管1.保管設(shè)施公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施，如檔案架、防潮柜、防火設(shè)備、防蟲藥品等。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.安全防護(hù)-防火：檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火，配備足夠數(shù)量且有效的滅火設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。-防潮：安裝除濕設(shè)備，定期監(jiān)測庫房濕度，防止檔案受潮發(fā)霉。-防蟲：定期投放防蟲藥品，對檔案進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理蟲害問題。-防盜：檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗和監(jiān)控設(shè)備，限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保檔案安全。3.數(shù)字化管理逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行掃描、存儲，建立電子檔案庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。同時，對電子檔案進(jìn)行備份，存儲在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定檔案管理部門定期（每三年）對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價值。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行。根據(jù)檔案的重要性、時效性、利用價值等因素，將檔案分為永久保存、長期保存（10年以上）、短期保存（3-10年）和可銷毀四類。2.銷毀程序?qū)Υ_定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案可采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。七、檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、折疊等。2.借閱規(guī)定因特殊原因需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過7天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。檔案歸還時，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。八、檔案管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、移交情況，檔案管理制度的執(zhí)行情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.考核制度將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對檔案管理工作不力，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、延誤利用等情況的部門和個人