倉庫庫存管理操作規(guī)范手冊一、總則（一）目的為規(guī)范倉庫庫存管理流程，確保庫存物資安全、準確、高效流轉，提升倉儲運營效率，降低庫存成本，特制定本操作規(guī)范手冊。（二）適用范圍本手冊適用于公司所有倉庫（含原材料倉、成品倉、備件倉等）的庫存管理工作，涵蓋入庫、出庫、盤點、庫存維護及異常處理等環(huán)節(jié)，全體倉儲人員、相關業(yè)務部門人員須嚴格遵守。（三）管理原則1.賬實一致：庫存賬目與實際物資數(shù)量、狀態(tài)保持一致，定期核對，及時調整。2.先進先出（FIFO）：物資出庫優(yōu)先發(fā)出最早入庫的批次，減少呆滯庫存，保證產(chǎn)品質量（適用于有保質期或時效性要求的物資）。3.分區(qū)分類：根據(jù)物資屬性（如品類、用途、存儲條件）劃分庫區(qū)，同類物資集中存放，便于管理與作業(yè)。4.安全高效：在保障物資安全（防潮、防火、防盜）的前提下，優(yōu)化倉儲布局與作業(yè)流程，提升出入庫效率。二、入庫管理規(guī)范（一）到貨前準備1.信息接收與規(guī)劃：倉儲部門收到采購部或業(yè)務部門的《到貨通知》后，需核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、到貨時間等信息，結合庫存現(xiàn)狀規(guī)劃到貨庫區(qū)（如待檢區(qū)、合格品區(qū)），安排作業(yè)人員、裝卸設備（叉車、托盤等），確保到貨后可快速作業(yè)。2.庫區(qū)清理與檢查：到貨前1-2小時，清理目標庫區(qū)的雜物，檢查貨架、托盤是否完好，溫濕度（如需）是否符合存儲要求（如冷鏈物資需提前預冷庫區(qū)）。（二）到貨驗收1.數(shù)量驗收：散裝物資（如五金零件、原料）采用點數(shù)法（逐一計數(shù)）、過秤法（稱重核算）；整箱/整件物資優(yōu)先核對箱數(shù)/件數(shù)，必要時開箱抽檢（抽檢比例≥10%，特殊物資全檢）。若數(shù)量與《到貨通知》/送貨單不符，需現(xiàn)場標記并記錄（如在送貨單注明“實收XX，短少/溢余XX”），由送貨人員簽字確認。2.質量驗收：外觀檢查：查看物資是否有破損、變形、銹蝕、受潮等外觀缺陷；規(guī)格核對：對照采購合同/技術標準，檢查物資型號、尺寸、參數(shù)是否符合要求；憑證檢查：核對隨貨單據(jù)（合格證、質檢報告、說明書等）是否齊全、有效，特殊物資（如食品、藥品）需驗證保質期。3.單據(jù)核對：將送貨單、采購訂單、質檢單（如有）進行三方核對，確?！懊Q、規(guī)格、數(shù)量、單價”一致。若單據(jù)存在差異（如型號不符、單價錯誤），需暫停驗收，聯(lián)系采購或供應商確認后再處理。（三）信息錄入與入庫確認1.系統(tǒng)錄入：驗收合格后，倉儲人員需在1個工作日內將物資信息錄入庫存管理系統(tǒng)（或ERP系統(tǒng)），包括：物資編碼、名稱、規(guī)格、批次、數(shù)量、入庫時間、貨位等，生成《入庫單》。2.實物上架：根據(jù)“分區(qū)分類、先進先出、重下輕上”原則安排貨位：周轉率高的物資（如暢銷成品）存放于靠近出庫口的貨架層；危險品、易燃易爆品單獨存放于專用庫區(qū)，并設置警示標識；怕壓物資（如紙箱、紡織品）采用貨架存儲，嚴禁超高堆碼（堆碼高度≤貨架層距或地面堆碼≤2米，依物資特性調整）。3.貨位標記與更新：物資上架后，需在貨位卡（或系統(tǒng)）標注物資信息及數(shù)量，同步更新系統(tǒng)貨位數(shù)據(jù)，確?！百~、物、卡”一致。三、出庫管理規(guī)范（一）出庫申請與審核1.申請發(fā)起：使用部門（或銷售部）填寫《出庫申請單》，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途（如生產(chǎn)領用、銷售發(fā)貨、調撥）、申請人及部門，經(jīng)部門主管簽字確認。2.特殊物資審批：若出庫物資為貴重品（如貴金屬、精密儀器）、危險品或超額領用（超出預算/定額），需經(jīng)分管領導（如總經(jīng)理、生產(chǎn)總監(jiān)）審批后生效。（二）揀貨與備貨1.揀貨依據(jù)：倉儲人員根據(jù)審核通過的《出庫申請單》生成《揀貨單》，明確揀貨順序（按貨位分布優(yōu)化路徑）、批次（先進先出）、數(shù)量。2.揀貨操作：按單揀貨：逐一核對揀貨單與實物的“名稱、規(guī)格、批次、數(shù)量”，避免混拿、錯拿；批次管理：優(yōu)先揀選最早入庫的批次（通過系統(tǒng)或貨位卡識別入庫時間）；揀貨標記：揀貨后在系統(tǒng)或貨位卡標記“已揀貨數(shù)量”，防止重復揀貨。3.備貨與復核：揀貨完成后，將物資移至備貨區(qū)，由另一人（或自我復核）對照《出庫申請單》再次核對數(shù)量、規(guī)格，確認無誤后等待發(fā)貨。（三）發(fā)貨與出庫確認1.發(fā)貨核對：發(fā)貨前，倉儲人員與運輸人員（或客戶）共同核對物資“數(shù)量、規(guī)格、包裝”，確認與《出庫申請單》一致，特殊物資（如定制產(chǎn)品）需核對客戶特殊要求（如標識、包裝方式）。2.運輸安排：根據(jù)物資特性選擇運輸方式（如易碎品用廂式車、冷鏈物資用冷藏車），并要求運輸人員簽字確認《出庫單》（作為發(fā)貨憑證）。3.系統(tǒng)核銷：發(fā)貨完成后，倉儲人員在當日內在系統(tǒng)中核銷庫存，生成《出庫記錄》，同步更新庫存數(shù)量與貨位信息，確保賬實一致。四、庫存盤點管理規(guī)范（一）盤點類型與周期1.定期盤點：月度盤點：每月末對重點物資（如高價值、高周轉率物資）進行全面盤點；季度盤點：每季度對所有物資進行抽盤（抽盤比例≥30%）；年度盤點：年末對全庫物資進行全盤，作為年度財務結算、庫存分析的依據(jù)。2.動態(tài)盤點：日常作業(yè)中，對出入庫頻繁或易出錯的物資（如小零件、耗材）進行循環(huán)盤點（如每周抽盤某類物資），及時發(fā)現(xiàn)賬實差異。（二）盤點流程1.盤點準備：單據(jù)整理：完成當月（或當周期）的出入庫單據(jù)錄入，確保系統(tǒng)賬目“日清日結”；庫區(qū)清理：整理庫區(qū)，移除雜物，確保物資堆放整齊、貨位清晰；工具準備：準備盤點表（或電子設備）、標簽、筆、計算器等，必要時校準稱重設備。2.盤點實施：分區(qū)盤點：按庫區(qū)劃分盤點小組，每組負責一個區(qū)域，避免重復或遺漏；實盤記錄：采用“點數(shù)、稱重、量方”等方式記錄物資實存數(shù)量，填寫《盤點表》（注明物資編碼、名稱、規(guī)格、實存數(shù)、貨位）；賬實比對：盤點完成后，將《盤點表》與系統(tǒng)賬存數(shù)對比，標記“賬實差異”（盤盈/盤虧）。3.差異處理：原因排查：復盤出入庫流程（如驗收、揀貨、錄入），查找差異原因（如漏錄、錯發(fā)、損壞、被盜）；賬務調整：經(jīng)審批（如倉儲主管、財務經(jīng)理簽字）后，調整系統(tǒng)庫存，確保賬實一致；改進措施：針對差異原因（如流程漏洞、人員失誤）制定改進方案（如加強培訓、優(yōu)化系統(tǒng)校驗）。五、庫存安全與維護規(guī)范（一）倉儲環(huán)境管理1.溫濕度控制：每日定時（如上午、下午各1次）記錄庫區(qū)溫濕度，若超出物資存儲要求（如食品需0-4℃、電子元件需干燥），及時啟動調控措施（如開空調、抽濕機、通風）；雨季、高溫季增加檢查頻次，在易受潮區(qū)域放置干燥劑、防霉片。2.防火防盜：庫區(qū)嚴禁吸煙、使用明火，配備滅火器（每50㎡至少1具）、消防栓，定期檢查（每月1次）并記錄；安裝監(jiān)控設備（覆蓋庫區(qū)、出入口），實行門禁管理（非倉儲人員需登記進入），下班前檢查門窗、電源是否關閉。（二）物資防護管理1.堆碼規(guī)范：地面堆碼：采用托盤或墊板（離地≥10cm），防止受潮；堆碼高度≤物資承重（如紙箱堆碼≤5層），避免坍塌；貨架存儲：物資重量≤貨架承重，嚴禁超高、超寬存放，貨架通道保持暢通（≥1.2米）。2.特殊物資防護：易損物資（如玻璃、電器）：使用氣泡膜、泡沫板包裝，單獨存放，避免碰撞；危險品（如化學品、易燃易爆品）：隔離存放，張貼MSDS（安全技術說明書），作業(yè)時佩戴防護用具（手套、口罩）。（三）庫存預警機制1.安全庫存預警：在系統(tǒng)中設置物資“安全庫存”（最低庫存量），當庫存低于安全值時，系統(tǒng)自動觸發(fā)預警，倉儲人員需及時補貨（或通知采購部）。2.滯銷庫存預警：對超過3個月無出庫記錄的物資（滯銷品），定期（每月）分析原因（如市場需求變化、產(chǎn)品迭代），提出處理建議（如促銷、調撥、報廢）。六、異常處理規(guī)范（一）到貨異常處理1.數(shù)量不符：若實收數(shù)量與單據(jù)不符，倉儲人員需現(xiàn)場拍照（或錄像）記錄，與送貨人員簽字確認差異，及時聯(lián)系采購部與供應商協(xié)商（換貨、補發(fā)、扣款），并更新入庫計劃。2.質量問題：發(fā)現(xiàn)物資破損、變質、規(guī)格不符時，立即隔離存放（標注“待處理”），拍照取證，填寫《質量異常單》，經(jīng)質檢部確認后，按“退貨、換貨、讓步接收”處理。3.單據(jù)缺失：隨貨單據(jù)不全（如無質檢報告、合格證），需暫停入庫，要求供應商補全單據(jù)后再驗收。（二）出庫異常處理1.單據(jù)錯誤：若《出庫申請單》信息錯誤（如規(guī)格寫錯、數(shù)量超額），倉儲人員需暫停作業(yè)，聯(lián)系申請人核對并重新提交審批后的單據(jù)。2.貨物損壞：揀貨或發(fā)貨時發(fā)現(xiàn)物資損壞，需隔離存放，拍照記錄，填寫《出庫異常單》，經(jīng)主管審批后，安排補發(fā)（或與客戶協(xié)商賠償），并追溯損壞原因（如存儲不當、運輸碰撞）。（三）庫存差異處理盤點發(fā)現(xiàn)賬實差異后，倉儲人員需：1.復盤近1個月的出入庫單據(jù)、作業(yè)記錄，排查是否有漏錄、錯錄、錯發(fā)；2.對差異物資進行二次盤點，確認差異真實存在；3.填寫《庫存差異處理單》，說明