2026年印刷公司HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理制度一、總則（一）制定目的為加強(qiáng)本公司人力資源（以下簡稱“HR”）系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理，保護(hù)員工個(gè)人信息、企業(yè)用工數(shù)據(jù)等敏感信息不被泄露、篡改、丟失，確保HR系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，符合國家數(shù)據(jù)安全與個(gè)人信息保護(hù)相關(guān)要求，結(jié)合印刷行業(yè)用工特點(diǎn)及公司實(shí)際經(jīng)營情況，制定本制度。（二）制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國個(gè)人信息保護(hù)法》《企業(yè)數(shù)據(jù)安全管理指引》等國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本公司HR系統(tǒng)運(yùn)營管理實(shí)際制定。（三）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有使用、管理、維護(hù)HR系統(tǒng)的部門及人員（包括人力資源部、信息技術(shù)部、各業(yè)務(wù)部門及第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)相關(guān)人員），涵蓋HR系統(tǒng)中存儲(chǔ)、傳輸、使用的所有數(shù)據(jù)（包括員工基本信息、薪酬福利數(shù)據(jù)、考勤績效數(shù)據(jù)、招聘培訓(xùn)數(shù)據(jù)等）。二、HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)分類與安全管理要求（一）數(shù)據(jù)分類核心敏感數(shù)據(jù)：包括員工身份證號(hào)、銀行卡號(hào)、社保賬號(hào)、薪酬明細(xì)、醫(yī)療健康信息、家庭住址及聯(lián)系方式等可直接識(shí)別個(gè)人身份或涉及財(cái)產(chǎn)安全的信息；公司用工總量、薪酬總額、核心崗位人員配置等涉及企業(yè)經(jīng)營機(jī)密的數(shù)據(jù)。重要數(shù)據(jù)：包括員工崗位信息、入職離職記錄、考勤記錄、績效評(píng)價(jià)結(jié)果、培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)合同關(guān)鍵條款等影響員工權(quán)益及企業(yè)用工管理的數(shù)據(jù)。一般數(shù)據(jù)：包括HR系統(tǒng)操作日志、非涉密的招聘崗位需求、公開的培訓(xùn)課程大綱、通用的人力資源管理制度文件等不涉及個(gè)人隱私及企業(yè)機(jī)密的數(shù)據(jù)。（二）分類安全管理要求核心敏感數(shù)據(jù)：存儲(chǔ)時(shí)需采用加密技術(shù)（如AES-256加密算法），僅允許經(jīng)審批的核心管理人員（如人力資源部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）訪問，訪問過程全程留痕，禁止以任何形式復(fù)制、傳輸至非公司指定設(shè)備或平臺(tái)。重要數(shù)據(jù)：存儲(chǔ)時(shí)需設(shè)置訪問密碼保護(hù)，僅允許相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人員按權(quán)限訪問，修改數(shù)據(jù)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，修改記錄保存至少3年。一般數(shù)據(jù)：可按正常權(quán)限開放訪問，但需記錄訪問日志，禁止用于公司業(yè)務(wù)之外的用途。三、HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)全生命周期管理（一）數(shù)據(jù)采集環(huán)節(jié)采集員工個(gè)人信息時(shí)，需明確告知采集目的、范圍及用途，獲得員工書面或電子同意，禁止采集與HR業(yè)務(wù)無關(guān)的信息（如員工無關(guān)的社交賬號(hào)、私人消費(fèi)記錄等）。采集數(shù)據(jù)需確保來源合法，通過招聘報(bào)名系統(tǒng)、員工自主填報(bào)、政府政務(wù)平臺(tái)對(duì)接等正規(guī)渠道獲取，采集后24小時(shí)內(nèi)完成數(shù)據(jù)校驗(yàn)，確保信息準(zhǔn)確無誤，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)聯(lián)系相關(guān)人員修正。（二）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)環(huán)節(jié)HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器需部署在公司內(nèi)部機(jī)房或經(jīng)國家認(rèn)證的云服務(wù)平臺(tái)，機(jī)房及云平臺(tái)需具備防火、防水、防斷電、防入侵的物理安全保障措施。核心敏感數(shù)據(jù)實(shí)行“雙備份”管理，每日自動(dòng)備份至本地服務(wù)器，每周手動(dòng)備份至離線存儲(chǔ)設(shè)備（如加密移動(dòng)硬盤），備份數(shù)據(jù)需標(biāo)注備份時(shí)間、責(zé)任人，離線存儲(chǔ)設(shè)備由信息技術(shù)部專人保管，存放于安全保密柜。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)期限嚴(yán)格按法律法規(guī)及公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，員工離職后，其核心敏感數(shù)據(jù)保留至離職后5年，重要數(shù)據(jù)保留至離職后3年，到期后按數(shù)據(jù)銷毀流程處理，一般數(shù)據(jù)可根據(jù)業(yè)務(wù)需求保留或定期清理。（三）數(shù)據(jù)訪問與使用環(huán)節(jié)實(shí)行“權(quán)限最小化”原則，根據(jù)崗位職責(zé)為相關(guān)人員分配HR系統(tǒng)訪問權(quán)限，僅開放其工作必需的數(shù)據(jù)范圍，禁止超權(quán)限訪問。例如，招聘專員僅可訪問招聘相關(guān)數(shù)據(jù)，薪酬專員僅可訪問薪酬相關(guān)數(shù)據(jù)。員工訪問HR系統(tǒng)需采用“賬號(hào)+密碼+動(dòng)態(tài)驗(yàn)證碼”的雙重認(rèn)證方式，密碼需滿足“8位以上、包含大小寫字母+數(shù)字+特殊符號(hào)”的復(fù)雜度要求，每90天強(qiáng)制更換一次，禁止共用賬號(hào)或泄露個(gè)人賬號(hào)信息。使用HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)時(shí)，禁止用于與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的活動(dòng)（如商業(yè)推廣、外部共享等），因工作需要對(duì)外提供數(shù)據(jù)（如向政府部門報(bào)送用工信息），需經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批，并簽訂數(shù)據(jù)保密協(xié)議，明確數(shù)據(jù)使用范圍及保密責(zé)任。（四）數(shù)據(jù)傳輸環(huán)節(jié)傳輸HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)需通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)或加密傳輸通道（如VPN、HTTPS協(xié)議），禁止通過公共無線網(wǎng)絡(luò)（如咖啡廳WiFi）、私人郵箱、即時(shí)通訊軟件（如非工作微信、QQ）傳輸核心敏感數(shù)據(jù)及重要數(shù)據(jù)。傳輸數(shù)據(jù)前需對(duì)文件進(jìn)行加密處理（如壓縮包加密、專業(yè)加密軟件加密），接收方確認(rèn)數(shù)據(jù)完整后，需及時(shí)刪除傳輸過程中的臨時(shí)文件，避免數(shù)據(jù)殘留。（五）數(shù)據(jù)銷毀環(huán)節(jié)需銷毀的HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)（如到期數(shù)據(jù)、錯(cuò)誤冗余數(shù)據(jù)），需由數(shù)據(jù)所屬部門提出申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批后，由信息技術(shù)部執(zhí)行銷毀操作，銷毀過程需形成記錄（包括銷毀數(shù)據(jù)名稱、數(shù)量、時(shí)間、責(zé)任人），保存至少2年。銷毀數(shù)據(jù)時(shí)，需采用“多次覆寫、物理粉碎”等不可逆方式，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。例如，電子數(shù)據(jù)通過專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件多次覆寫，紙質(zhì)打印數(shù)據(jù)需使用碎紙機(jī)粉碎，禁止隨意丟棄或刪除文件后直接丟棄存儲(chǔ)設(shè)備。四、HR系統(tǒng)技術(shù)安全保障（一）系統(tǒng)防護(hù)措施信息技術(shù)部需在HR系統(tǒng)服務(wù)器部署防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)（IDS）、防病毒軟件，定期（每月至少1次）更新病毒庫及防護(hù)規(guī)則，每季度進(jìn)行一次漏洞掃描，發(fā)現(xiàn)安全漏洞需在48小時(shí)內(nèi)完成修復(fù)。禁止在HR系統(tǒng)服務(wù)器上安裝與工作無關(guān)的軟件，禁止接入未經(jīng)安全檢測(cè)的外部設(shè)備（如U盤、移動(dòng)硬盤），確需接入的，需經(jīng)信息技術(shù)部檢測(cè)消毒后使用。（二）應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制公司成立HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全應(yīng)急小組，由人力資源部負(fù)責(zé)人任組長，信息技術(shù)部負(fù)責(zé)人任副組長，成員包括HR業(yè)務(wù)骨干、IT技術(shù)人員，負(fù)責(zé)處理數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)故障、黑客攻擊等安全事件。發(fā)生安全事件時(shí)，相關(guān)人員需第一時(shí)間（1小時(shí)內(nèi)）向應(yīng)急小組報(bào)告，應(yīng)急小組需立即采取措施控制風(fēng)險(xiǎn)（如暫停系統(tǒng)訪問、隔離受影響設(shè)備），24小時(shí)內(nèi)完成事件調(diào)查，明確事件原因、影響范圍，72小時(shí)內(nèi)制定整改方案，避免事件擴(kuò)大。每半年組織一次HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全應(yīng)急演練，模擬數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)癱瘓等場(chǎng)景，檢驗(yàn)應(yīng)急響應(yīng)流程的有效性，演練后形成總結(jié)報(bào)告，優(yōu)化應(yīng)急措施。五、職責(zé)分工（一）人力資源部作為HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)限分配方案，審核數(shù)據(jù)采集、使用、銷毀申請(qǐng)，監(jiān)督數(shù)據(jù)管理流程的執(zhí)行。負(fù)責(zé)員工數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)，定期（每季度至少1次）組織HR系統(tǒng)使用人員學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)安全法律法規(guī)及本制度，提升安全意識(shí)。配合信息技術(shù)部處理HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全事件，提供數(shù)據(jù)所屬業(yè)務(wù)背景、影響評(píng)估等信息，跟進(jìn)整改措施的落實(shí)。（二）信息技術(shù)部負(fù)責(zé)HR系統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)、運(yùn)維及安全防護(hù)，部署安全設(shè)備，定期進(jìn)行漏洞掃描與系統(tǒng)升級(jí)，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。執(zhí)行HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份、銷毀操作，管理備份存儲(chǔ)設(shè)備，處理系統(tǒng)登錄異常、數(shù)據(jù)傳輸故障等技術(shù)問題。作為應(yīng)急小組技術(shù)支撐部門，負(fù)責(zé)調(diào)查安全事件技術(shù)原因，提供數(shù)據(jù)恢復(fù)、漏洞修復(fù)等技術(shù)解決方案。（三）各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門員工HR系統(tǒng)賬號(hào)的使用管理，督促員工遵守賬號(hào)密碼規(guī)則，及時(shí)上報(bào)賬號(hào)異常情況（如密碼泄露、登錄異常）。規(guī)范本部門HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)的使用流程，禁止超范圍訪問、傳輸數(shù)據(jù)，配合人力資源部完成數(shù)據(jù)安全檢查及培訓(xùn)。（四）第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)若公司委托第三方機(jī)構(gòu)（如云服務(wù)提供商、HR系統(tǒng)運(yùn)維公司）管理HR系統(tǒng)，需與其簽訂詳細(xì)的數(shù)據(jù)安全協(xié)議，明確其安全責(zé)任（如數(shù)據(jù)保密、系統(tǒng)防護(hù)、應(yīng)急響應(yīng)等）。人力資源部與信息技術(shù)部需每半年對(duì)第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行一次安全檢查，核查其數(shù)據(jù)管理流程、防護(hù)措施是否符合本制度要求，發(fā)現(xiàn)問題需限期整改，整改不到位的終止合作。六、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查公司成立HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全監(jiān)督小組，由內(nèi)審部、人力資源部、信息技術(shù)部人員組成，每季度對(duì)HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)核查權(quán)限分配合規(guī)性、數(shù)據(jù)備份完整性、訪問日志規(guī)范性等，檢查結(jié)果向公司管理層匯報(bào)。建立數(shù)據(jù)安全投訴舉報(bào)機(jī)制，員工發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全違規(guī)行為（如泄露數(shù)據(jù)、超權(quán)限訪問），可通過公司內(nèi)部舉報(bào)郵箱、電話向監(jiān)督小組舉報(bào)，監(jiān)督小組需在7個(gè)工作日內(nèi)核實(shí)處理，并為舉報(bào)人保密。（二）責(zé)任追究對(duì)違反本制度規(guī)定的部門或個(gè)人，根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重采取以下處理措施：輕微違規(guī)（如密碼復(fù)雜度不達(dá)標(biāo)、未及時(shí)更換密碼）：給予口頭警告，責(zé)令限期整改；一般違規(guī)（如超權(quán)限訪問數(shù)據(jù)、通過非加密渠道傳輸重要數(shù)據(jù)）：給予書面警告，扣發(fā)當(dāng)月績效獎(jiǎng)金的10%-20%；嚴(yán)重違規(guī)（如泄露核心敏感數(shù)據(jù)、造成數(shù)據(jù)丟失或企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失）：給予記過、降職或解除勞動(dòng)合同，若涉嫌違法犯罪，移交司法機(jī)關(guān)處理。因第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)違規(guī)導(dǎo)致HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全事件的，除終止合作外，還需追究其違約責(zé)任，要求賠償經(jīng)濟(jì)損失。七、附則本制度由公司人力資