供應(yīng)鏈管理采購流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊前言為規(guī)范企業(yè)采購行為，優(yōu)化供應(yīng)鏈資源配置，保證采購活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和高效性，特制定本手冊。本手冊基于標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計(jì)，涵蓋采購需求提報(bào)至付款結(jié)算全環(huán)節(jié)，適用于企業(yè)各部門采購活動(dòng)的指導(dǎo)與管控，旨在降低采購成本、防范運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，提升供應(yīng)鏈整體協(xié)同效率。一、適用范圍與應(yīng)用場景（一）適用范圍本手冊適用于企業(yè)各類采購活動(dòng)，包括但不限于：生產(chǎn)物料采購（原材料、零部件、包裝材料等）；固定資產(chǎn)采購（設(shè)備、儀器、辦公家具等）；辦公用品及服務(wù)采購（耗材、物流服務(wù)、維修服務(wù)等）；市場推廣類采購（廣告、宣傳物料等）。（二）應(yīng)用場景常規(guī)采購：月度/季度重復(fù)性物料采購，需求明確、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)；緊急采購：生產(chǎn)突發(fā)斷料、設(shè)備故障急需的物料或服務(wù)采購；新項(xiàng)目采購：新產(chǎn)品研發(fā)、產(chǎn)線擴(kuò)建等項(xiàng)目中的專項(xiàng)采購；戰(zhàn)略采購：年度框架協(xié)議下的供應(yīng)商定點(diǎn)采購。二、采購流程標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）采購需求提報(bào)與審核操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃（如生產(chǎn)排程、項(xiàng)目進(jìn)度、庫存預(yù)警等），填寫《采購需求申請表》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、需求日期、預(yù)算金額及用途說明，附技術(shù)圖紙、質(zhì)量要求等支撐文件。需求部門負(fù)責(zé)人（*經(jīng)理）對需求的合理性、必要性及預(yù)算準(zhǔn)確性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至采購部。采購部收到需求后，1個(gè)工作日內(nèi)完成審核：重點(diǎn)核對需求是否符合采購政策、預(yù)算是否在部門額度內(nèi)、規(guī)格描述是否清晰、是否存在替代方案等。對審核通過的需求，納入采購計(jì)劃；對不通過的需求，反饋需求部門說明原因并補(bǔ)充完善。責(zé)任部門/崗位：需求部門、采購部（專員、經(jīng)理）輸出成果：《采購需求申請表》（審批版）（二）供應(yīng)商尋源與評估操作內(nèi)容：尋源方式：根據(jù)采購金額、物料特性選擇合適尋源方式：公開招標(biāo)：適用于金額≥10萬元或戰(zhàn)略物料采購，通過企業(yè)官網(wǎng)、采購平臺發(fā)布招標(biāo)公告；邀請招標(biāo)：適用于金額5萬-10萬元或已合作優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，邀請3家及以上供應(yīng)商參與；詢價(jià)比價(jià)：適用于金額＜5萬元或標(biāo)準(zhǔn)化物料，向3家及以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求提供報(bào)價(jià)單、產(chǎn)品樣本、資質(zhì)證明等；單一來源：僅限獨(dú)家代理物料、緊急采購等特殊情況，需經(jīng)采購總監(jiān)（*總）審批。供應(yīng)商評估：采購部組織成立評估小組（含需求部門、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部人員），從資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）、生產(chǎn)能力、供貨周期、價(jià)格競爭力、質(zhì)量歷史（過往合作不良率≤1%）、售后服務(wù)等維度進(jìn)行評分，形成《供應(yīng)商評估表》，選擇綜合得分最高的供應(yīng)商作為候選對象。責(zé)任部門/崗位：采購部（專員、經(jīng)理）、需求部門、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部輸出成果：《詢價(jià)記錄表》《供應(yīng)商評估表》《候選供應(yīng)商推薦名單》（三）采購訂單與審批操作內(nèi)容：采購部根據(jù)確定的供應(yīng)商及談判結(jié)果，擬定《采購訂單》，明確訂單號、供應(yīng)商信息、物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交貨地點(diǎn)、交貨日期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，經(jīng)采購專員（*專員）核對無誤后提交審批。審批權(quán)限：金額＜5萬元：采購部經(jīng)理（*經(jīng)理）審批；5萬-20萬元：采購部經(jīng)理+財(cái)務(wù)部經(jīng)理（*經(jīng)理）聯(lián)合審批；金額≥20萬元：采購部經(jīng)理+財(cái)務(wù)部經(jīng)理+采購總監(jiān)（*總）聯(lián)合審批。審批通過后，采購部將《采購訂單》蓋章生效，同步發(fā)送至供應(yīng)商及需求部門、倉庫、財(cái)務(wù)部存檔。責(zé)任部門/崗位：采購部（專員、經(jīng)理）、財(cái)務(wù)部（經(jīng)理）、采購總監(jiān)（總）輸出成果：《采購訂單》（審批版、蓋章生效版）（四）訂單執(zhí)行與交付跟蹤操作內(nèi)容：采購部向供應(yīng)商下達(dá)訂單后，指定專人（*專員）負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，每周更新《訂單跟蹤表》，記錄生產(chǎn)備貨、發(fā)貨物流、到貨日期等信息，保證供應(yīng)商按期交付。若供應(yīng)商無法按期交貨，需提前3個(gè)工作日書面通知采購部，說明原因及預(yù)計(jì)交付時(shí)間，采購部協(xié)調(diào)需求部門調(diào)整計(jì)劃或啟動(dòng)備用供應(yīng)商。物料送達(dá)后，供應(yīng)商需提供送貨單、質(zhì)檢報(bào)告（如適用）等隨貨文件，采購部核對送貨單與訂單信息（物料名稱、數(shù)量、批次號等）是否一致，確認(rèn)無誤后通知倉庫辦理入庫手續(xù)。責(zé)任部門/崗位：采購部（*專員）、供應(yīng)商、倉庫輸出成果：《訂單跟蹤表》《送貨單》（五）驗(yàn)收入庫與質(zhì)量確認(rèn)操作內(nèi)容：倉庫根據(jù)《采購訂單》和送貨單，對到貨物料進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)和外觀檢查，確認(rèn)包裝完好、標(biāo)識清晰后，填寫《到貨登記表》。質(zhì)量部接到倉庫通知后，按《物料檢驗(yàn)規(guī)范》（如GB/T19001或企業(yè)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)）對物料進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，重點(diǎn)檢測規(guī)格參數(shù)、功能指標(biāo)、合格證明等，填寫《檢驗(yàn)報(bào)告》。檢驗(yàn)結(jié)果分為：合格：倉庫辦理正式入庫手續(xù)，《入庫單》，更新庫存臺賬；不合格：質(zhì)量部出具《不合格品處理通知單》，采購部聯(lián)系供應(yīng)商辦理退換貨或索賠，同步記錄供應(yīng)商質(zhì)量表現(xiàn)。責(zé)任部門/崗位：倉庫（主管）、質(zhì)量部（檢驗(yàn)員）、采購部（*專員）輸出成果：《到貨登記表》《檢驗(yàn)報(bào)告》《入庫單》（或《不合格品處理通知單》）（六）付款結(jié)算與賬務(wù)處理操作內(nèi)容：供應(yīng)商按合同約定開具合規(guī)票據(jù)（如增值稅專用發(fā)票），發(fā)票信息需與《采購訂單》《入庫單》一致（物料名稱、金額、規(guī)格等），采購部收到發(fā)票后3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，確認(rèn)無誤后提交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部核對發(fā)票、入庫單、合同審批單等單據(jù)，確認(rèn)應(yīng)付賬款金額無誤后，按企業(yè)付款流程安排付款：賬期≤30天：月度統(tǒng)一付款，每月25日前提交付款申請；賬期＞30天：按合同約定節(jié)點(diǎn)付款（如預(yù)付款、到付款、質(zhì)保金等）。付款完成后，財(cái)務(wù)部更新應(yīng)付賬款臺賬，采購部在ERP系統(tǒng)中同步關(guān)閉訂單，完成本次采購流程閉環(huán)。責(zé)任部門/崗位：采購部（專員）、財(cái)務(wù)部（會(huì)計(jì)、*經(jīng)理）輸出成果：《付款申請單》《發(fā)票》《應(yīng)付賬款臺賬》三、采購流程常用表單模板（一）采購需求申請表申請部門申請日期訂單號（暫定）物料/服務(wù)信息名稱規(guī)格型號單位用途說明技術(shù)/質(zhì)量要求（附圖紙或文件名稱）審批流程需求部門負(fù)責(zé)人：______日期：______采購部審核：______日期：______財(cái)務(wù)部復(fù)核：______日期：______總經(jīng)理（如需）：______日期：______（二）供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱評估日期評估小組評估維度權(quán)重（%）得分（0-100分）資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等）20價(jià)格競爭力（與市場均價(jià)對比）30質(zhì)量歷史（合作不良率、客訴率）25供貨周期及履約能力15售后服務(wù)響應(yīng)速度10綜合得分100評估結(jié)論：□推薦□備選□不通過評估小組簽字：______日期：______（三）采購訂單訂單號PO-______-______簽訂日期____年__月__日供應(yīng)商信息名稱：____________________地址：____________________聯(lián)系人：______電話：______采購方信息名稱：____________________地址：____________________聯(lián)系人：______電話：______物料/服務(wù)信息名稱規(guī)格型號單位付款方式□預(yù)付__%□到貨%□質(zhì)保金%（__個(gè)月后支付）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如：國標(biāo)/行標(biāo)/企業(yè)標(biāo)Q/X-）違約責(zé)任逾期交貨：每日按逾期金額__%違約金；質(zhì)量不符：__天內(nèi)退換貨備注審批采購專員：______采購經(jīng)理：______財(cái)務(wù)經(jīng)理：______采購總監(jiān)：______供應(yīng)商確認(rèn)（蓋章）經(jīng)辦人：______日期：______（四）驗(yàn)收入庫單入庫單號RK-______-______入庫日期____年__月__日供應(yīng)商信息名稱：____________________訂單號：____________________收貨倉庫______________物料信息名稱規(guī)格型號批次號備注簽字確認(rèn)倉庫管理員：______質(zhì)量檢驗(yàn)員：______采購專員：______供應(yīng)商送貨員：______（五）付款申請單申請部門采購部申請日期____年__月__日供應(yīng)商信息名稱：____________________供應(yīng)商代碼：____________________付款信息付款方式：□電匯□承兌匯票付款金額（大寫）：____________________付款金額（小寫）：￥____________________訂單/入庫信息訂單號：____________________入庫單號：____________________發(fā)票號碼：____________________發(fā)票金額：￥____________________付款事由□貨款□預(yù)付款□質(zhì)保金附件清單□采購訂單□入庫單□發(fā)票□合同審批流程采購專員：______采購經(jīng)理：______財(cái)務(wù)經(jīng)理：______總經(jīng)理：______四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）需求審核環(huán)節(jié)控制點(diǎn)：需求部門需明確物料用途及技術(shù)參數(shù)，避免“模糊采購”；采購部需核對預(yù)算，杜絕超預(yù)算采購。風(fēng)險(xiǎn)提示：需求不明確導(dǎo)致采購錯(cuò)誤；預(yù)算失控增加成本。（二）供應(yīng)商評估環(huán)節(jié)控制點(diǎn)：評估小組需獨(dú)立客觀審核供應(yīng)商資質(zhì)，優(yōu)先選擇行業(yè)內(nèi)有良好口碑的供應(yīng)商；單一來源采購需經(jīng)高層審批并留存書面說明。風(fēng)險(xiǎn)提示：供應(yīng)商資質(zhì)造假導(dǎo)致質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)；關(guān)聯(lián)交易未披露造成利益輸送。（三）訂單執(zhí)行環(huán)節(jié)控制點(diǎn)：采購專員需全程跟蹤訂單進(jìn)度，對延期交貨提前預(yù)警；合同條款需明確違約責(zé)任，保障采購方權(quán)益。風(fēng)險(xiǎn)提示：供應(yīng)商履約不及時(shí)影響生產(chǎn)；合同條款漏洞導(dǎo)致糾紛。（四）驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)控制點(diǎn)：倉庫與質(zhì)量部需嚴(yán)格執(zhí)行“先檢驗(yàn)后入庫”，不合格品嚴(yán)禁入庫并啟動(dòng)退換貨流程；入庫單信息需與訂單、發(fā)票一致。風(fēng)險(xiǎn)提示：不合格物料流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)；數(shù)量不符導(dǎo)致賬實(shí)差異。（五）付款結(jié)算環(huán)