采購申請與審批流程管理模板成本控制工具指南一、適用場景與價值定位本工具適用于各類企業(yè)及組織（如制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）中需要規(guī)范采購行為、強化成本管控的場景，尤其適用于采購品類多樣、預(yù)算層級分明、審批流程復(fù)雜的組織。通過標準化流程與工具模板，可實現(xiàn)以下價值：規(guī)范采購行為：明確需求發(fā)起、預(yù)算審核、供應(yīng)商選擇等環(huán)節(jié)職責(zé)，避免隨意采購；控制采購成本：通過預(yù)算剛性約束、價格比對、成本分析等機制，減少超支及浪費；提升審批效率：標準化流程與表格減少信息傳遞誤差，縮短審批周期；追溯管理責(zé)任：完整記錄采購各環(huán)節(jié)信息，便于成本異常時追溯原因及責(zé)任人。二、全流程操作指引（一）需求發(fā)起與確認需求部門提報：采購需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)運營、項目實施、辦公耗材補充等），填寫《采購申請表》（詳見模板1），明確采購品名、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、期望交付時間等信息，部門負責(zé)人*對需求合理性進行初審。需求合規(guī)性核驗：采購部門收到申請后，1個工作日內(nèi)核驗需求是否符合公司采購政策（如是否屬于集中采購目錄、是否避開預(yù)算外品類等），對不符合要求的退回需求部門補充說明或調(diào)整。（二）預(yù)算審核與匹配預(yù)算關(guān)聯(lián)性檢查：財務(wù)部門根據(jù)《采購申請表》中的“預(yù)算科目”，核對對應(yīng)部門/項目的可用預(yù)算（年度預(yù)算-已執(zhí)行預(yù)算），保證預(yù)估金額在預(yù)算額度內(nèi)。預(yù)算差異處理：若預(yù)估金額超過可用預(yù)算，需求部門需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，說明超支原因（如市場價格波動、業(yè)務(wù)量增加等），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后方可進入下一流程；未超支則直接通過預(yù)算審核。（三）供應(yīng)商選擇與價格比對供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)采購品類的特性（如標準化產(chǎn)品、定制化服務(wù)等），從合格供應(yīng)商庫中篩選至少3家候選供應(yīng)商（若供應(yīng)商庫不足，需啟動新供應(yīng)商準入流程）。價格信息收集：向候選供應(yīng)商獲取書面報價（含單價、總價、稅費、交付周期、售后服務(wù)等），填寫《供應(yīng)商比價表》（詳見模板2），重點對比價格差異、質(zhì)量保障、履約能力等維度。性價比分析：采購部門組織需求部門、財務(wù)部門召開價格評審會（小額采購可簡化為線上溝通），結(jié)合“價格不高于市場均價、服務(wù)滿足基本要求”原則，確定推薦供應(yīng)商及最終采購價格，形成《價格評審記錄》。（四）分級審批與決策根據(jù)采購金額及品類風(fēng)險，設(shè)定差異化審批權(quán)限（示例）：小額采購（≤5000元）：需求部門負責(zé)人*→采購部門負責(zé)人*→審批完成；中等金額采購（5000-50000元）：需求部門負責(zé)人*→采購部門負責(zé)人*→財務(wù)部門負責(zé)人*→分管副總*；大額采購（＞50000元）：需求部門負責(zé)人*→采購部門負責(zé)人*→財務(wù)部門負責(zé)人*→分管副總*→總經(jīng)理*。審批人需在《采購申請審批表》（詳見模板1附表）中明確簽署“同意”“駁回”或“補充說明”意見，駁回需注明具體原因（如預(yù)算不足、需求不明確等）。（五）采購執(zhí)行與訂單跟蹤訂單下達：審批通過后，采購部門在2個工作日內(nèi)向選定供應(yīng)商發(fā)出《采購訂單》，明確品名、規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、驗收標準等條款，并抄送財務(wù)部門、需求部門。進度跟蹤：采購部門定期（如每周）跟蹤訂單執(zhí)行情況，若供應(yīng)商延期或無法履約，需及時啟動備用供應(yīng)商或調(diào)整采購計劃，同步更新《采購訂單跟蹤表》（詳見模板3）。（六）驗收與付款結(jié)算到貨驗收：貨物送達后，需求部門聯(lián)合采購部門、質(zhì)檢部門（如涉及）按照采購訂單及驗收標準進行現(xiàn)場驗收，填寫《到貨驗收單》（詳見模板4），確認數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合要求，驗收人需簽字確認。發(fā)票與付款：供應(yīng)商驗收合格后開具合規(guī)發(fā)票，財務(wù)部門核對發(fā)票信息與訂單、驗收單一致后，按公司付款流程安排結(jié)算（如月結(jié)30天、驗收后付款等），付款前需在《付款審批單》中附上《采購申請表》《采購訂單》《驗收單》《發(fā)票》等全套資料。（七）成本歸集與分析數(shù)據(jù)錄入：財務(wù)部門每月將采購成本（含單價、數(shù)量、總金額、供應(yīng)商信息等）錄入成本管理系統(tǒng)，關(guān)聯(lián)對應(yīng)的預(yù)算科目及部門/項目。成本分析報告：每季度由財務(wù)部門牽頭，組織采購部門、需求部門召開成本分析會，《采購成本分析表》（詳見模板5），重點分析以下內(nèi)容：預(yù)算執(zhí)行率（實際采購金額/預(yù)算金額）；成本差異原因（如市場價格波動、供應(yīng)商更換、需求變更等）；重點品類成本趨勢（如某類原材料季度環(huán)比漲幅）；改進措施（如優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)、推行集中采購等）。三、核心工具表格模板模板1：采購申請表申請部門申請日期年月日采購需求品名規(guī)格型號單位預(yù)算信息預(yù)算科目可用預(yù)算（元）供應(yīng)商信息推薦供應(yīng)商名稱1聯(lián)系人推薦供應(yīng)商名稱2聯(lián)系人審批意見需求部門負責(zé)人：日期：采購部門負責(zé)人：日期：財務(wù)部門負責(zé)人：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)：日期：總經(jīng)理（大額采購）：日期：模板2：供應(yīng)商比價表采購項目名稱采購日期年月日采購品名規(guī)格型號單位需求數(shù)量供應(yīng)商信息報價（元）含稅/不含稅交付周期（天）供應(yīng)商A供應(yīng)商B供應(yīng)商C比價結(jié)論經(jīng)綜合對比，推薦供應(yīng)商：，最終采購單價：元，總價：元（附價格評審記錄）審批人采購部門負責(zé)人：日期：模板3：采購訂單跟蹤表訂單編號采購項目供應(yīng)商名稱訂單金額（元）下單日期期望交付日期實際交付日期延期原因（如有）當前狀態(tài)（已交付/未交付/異常）跟蹤人模板4：到貨驗收單驗收單編號采購訂單編號供應(yīng)商名稱到貨日期年月日驗收信息品名規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量參與驗收人需求部門：（簽字）日期：采購部門：（簽字）日期：質(zhì)檢部門（如有）：（簽字）日期：模板5：采購成本分析表（季度）分析部門分析周期年第季度品類/部門成本分析品類/部門名稱預(yù)算金額（元）實際采購金額（元）重點供應(yīng)商成本占比供應(yīng)商名稱采購金額（元）占總采購成本比例（%）改進措施1.2.3.審批人財務(wù)部門負責(zé)人：日期：四、關(guān)鍵執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避（一）流程剛性約束嚴禁“先采購后審批”，所有采購需求必須完成全流程審批后方可執(zhí)行；預(yù)算外采購需經(jīng)總經(jīng)理*特批，且需在下一季度預(yù)算中扣減相應(yīng)額度；緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即更換配件）需在24小時內(nèi)補辦審批手續(xù)，書面說明緊急原因。（二）供應(yīng)商管理強化建立“合格供應(yīng)商庫”，定期（每半年）對供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、履約能力進行評估，淘汰評分低于60分的供應(yīng)商；大額或關(guān)鍵物料采購優(yōu)先選擇長期合作供應(yīng)商，通過“量價掛鉤”談判降低采購成本（如年采購量達到噸，可享受X%價格折扣）。（三）審批時效控制明確各環(huán)節(jié)審批時限：需求部門初審1個工作日、采購部門核驗1個工作日、財務(wù)部門預(yù)算審核2個工作日、審批人決策1-3個工作日（根據(jù)審批層級）；超時未審批的流程，可由采購部門或需求部門發(fā)起“流程催