企業(yè)印章管理使用制度規(guī)范印章作為企業(yè)行使職權(quán)、明確權(quán)責(zé)的核心憑證，其管理規(guī)范直接關(guān)系到企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防控、資產(chǎn)安全及市場(chǎng)信譽(yù)。為強(qiáng)化印章全生命周期管理，防范違規(guī)用印風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，特制定本制度，適用于企業(yè)及下屬分支機(jī)構(gòu)、控股子公司的各類(lèi)印章管理。一、總則1.制度目的：規(guī)范印章刻制、使用、保管、銷(xiāo)毀全流程管理，確保印章使用合法、安全、可控，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益與經(jīng)營(yíng)秩序。2.適用范圍：涵蓋企業(yè)公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章、業(yè)務(wù)專(zhuān)用章（如發(fā)票章、項(xiàng)目章等）及下屬單位印章。3.管理原則：統(tǒng)一歸口，分級(jí)管控：行政綜合部統(tǒng)籌印章管理制度建設(shè)，各部門(mén)按職責(zé)分級(jí)管理所屬印章；審批嚴(yán)謹(jǐn)，流程規(guī)范：用印需經(jīng)多層級(jí)審批，留存完整審批痕跡；責(zé)任到人，全程留痕：明確保管人責(zé)任，用印、移交、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)全程記錄，可追溯。二、印章的種類(lèi)與管理職責(zé)（一）印章種類(lèi)及用途公章：代表企業(yè)法定主體身份，用于公文、協(xié)議、資質(zhì)證明等需企業(yè)名義簽署的文件；合同專(zhuān)用章：僅限合同簽訂使用，明確合同主體及履約責(zé)任；財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：與法定代表人章配合使用，用于銀行結(jié)算、票據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表等資金類(lèi)文件；法定代表人章：作為法人意志的象征，與財(cái)務(wù)章配合使用，或用于法定代表人授權(quán)文件；業(yè)務(wù)專(zhuān)用章：如發(fā)票章、項(xiàng)目章等，僅限對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)場(chǎng)景（如發(fā)票開(kāi)具、項(xiàng)目文件簽署）使用。（二）管理職責(zé)分工1.行政綜合部：制定印章管理制度，監(jiān)督全公司印章管理執(zhí)行；統(tǒng)籌公章刻制、備案、銷(xiāo)毀，協(xié)調(diào)跨部門(mén)用印事務(wù)；定期抽查各部門(mén)印章管理情況，通報(bào)問(wèn)題并督促整改。2.財(cái)務(wù)管理部：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法定代表人章（資金支付類(lèi)）的日常保管與使用審批；確保資金類(lèi)用印符合財(cái)務(wù)制度及內(nèi)控制度要求。3.法務(wù)合規(guī)部：審核合同專(zhuān)用章用印的法律風(fēng)險(xiǎn)，指導(dǎo)合同文本合規(guī)性；參與違規(guī)用印的責(zé)任認(rèn)定與法律追責(zé)。4.業(yè)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)專(zhuān)用章的管理，確保用印范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景匹配；用印前需完成業(yè)務(wù)審批（如項(xiàng)目章僅限項(xiàng)目文件使用），報(bào)行政部備案。5.印章保管人：由部門(mén)指定專(zhuān)人擔(dān)任，需政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)，簽訂《印章保管責(zé)任書(shū)》；負(fù)責(zé)印章日常保管、用印登記，發(fā)現(xiàn)異常立即上報(bào)。三、印章的刻制與啟用（一）刻制審批流程1.新增印章：需求部門(mén)提交《印章刻制申請(qǐng)表》，說(shuō)明刻制原因、用途、樣式，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政部初審后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批（公章、合同章需總經(jīng)理終審）。2.更換印章：因磨損、機(jī)構(gòu)變更等需更換時(shí)，原印章須封存或銷(xiāo)毀，按“新增流程”重新審批，確保新舊印章銜接無(wú)漏洞。（二）刻制與備案要求1.刻制單位：選擇具備《特種行業(yè)許可證》的合法刻章機(jī)構(gòu)，行政部留存其資質(zhì)備案，確保印章備案信息與企業(yè)證照一致。2.樣式規(guī)范：公章、合同章需包含企業(yè)全稱(chēng)、法定名稱(chēng)及防偽編碼（按公安部門(mén)要求）；業(yè)務(wù)章須標(biāo)注“僅限××業(yè)務(wù)使用”等范圍說(shuō)明。3.啟用備案：新印章啟用前，行政部需將印章樣式、備案證明復(fù)印件存檔，并在企業(yè)內(nèi)部公告啟用時(shí)間、樣式；涉及對(duì)外合作的（如公章更換），同步通知合作單位。按屬地公安部門(mén)規(guī)定完成印章備案，留存?zhèn)浒富貓?zhí)。四、印章的使用流程（一）用印申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)材料：申請(qǐng)人填寫(xiě)《用印申請(qǐng)表》，注明用印文件名稱(chēng)、份數(shù)、用途、對(duì)方主體（合同類(lèi)需附對(duì)方資質(zhì)），并附相關(guān)文件（如合同需法務(wù)審核意見(jiàn)、公文需領(lǐng)導(dǎo)簽批）。2.審批層級(jí)：一般文件：部門(mén)負(fù)責(zé)人初審→行政部（公章）/財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)章）/法務(wù)部（合同章）審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審批（金額/事項(xiàng)超權(quán)限報(bào)總經(jīng)理）；特殊文件：涉及重大決策、對(duì)外擔(dān)保、投資的文件，需總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)后，由總經(jīng)理終審。3.緊急用?。簱岆U(xiǎn)救災(zāi)、重大項(xiàng)目簽約等緊急情況，可先電話(huà)請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)，24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全審批手續(xù)，需在申請(qǐng)表中說(shuō)明緊急原因。（二）用印登記與實(shí)施1.登記核查：保管人核對(duì)申請(qǐng)單、審批意見(jiàn)、文件內(nèi)容（如合同條款、公文文號(hào)），確認(rèn)無(wú)誤后登記《用印登記簿》，記錄用印時(shí)間、文件名稱(chēng)、份數(shù)、申請(qǐng)人、審批人。2.用印規(guī)范：保管人親自用印，確保印章清晰、位置規(guī)范（如合同騎縫章需覆蓋所有頁(yè)碼）；嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上用印，確因業(yè)務(wù)需要（如銀行預(yù)留印鑒卡），需經(jīng)總經(jīng)理審批并注明“僅限××事項(xiàng)使用”。3.外帶用?。阂颥F(xiàn)場(chǎng)簽約等需外帶印章，須填寫(xiě)《外帶用印申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理審批，由兩人以上陪同，用印后立即歸還并登記使用情況。五、印章的保管要求（一）保管措施1.印章須存放于帶鎖保險(xiǎn)柜，鑰匙由保管人及部門(mén)負(fù)責(zé)人分持（公章、合同章等重要印章），或保管人單人保管（業(yè)務(wù)章）；保險(xiǎn)柜密碼嚴(yán)格保密，非工作時(shí)間、節(jié)假日須封存印章。2.保管人每周檢查印章完好情況，填寫(xiě)《印章檢查記錄表》；行政部每季度抽查各部門(mén)印章管理，通報(bào)結(jié)果并督促整改。（二）禁止行為與移交管理1.禁止行為：嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、出租印章，嚴(yán)禁委托他人代管（特殊情況需書(shū)面授權(quán)，報(bào)行政部備案）；嚴(yán)禁偽造、變?cè)煊≌?，?yán)禁超范圍、超權(quán)限用印。2.移交流程：保管人崗位變動(dòng)或離職，須提前30天提交移交申請(qǐng)，編制《印章移交清單》（注明印章名稱(chēng)、數(shù)量、使用狀態(tài)），由部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政部監(jiān)交，新保管人簽字確認(rèn)后生效；移交過(guò)程需全程錄像（重要印章）。六、印章的移交與銷(xiāo)毀（一）移交情形保管人離職、調(diào)崗、休假超15天，或機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)、合并時(shí)，須辦理印章移交；移交后原保管人不再承擔(dān)印章管理責(zé)任。（二）銷(xiāo)毀流程1.停用申請(qǐng)：因企業(yè)更名、業(yè)務(wù)終止等停用印章，由保管部門(mén)提交《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，附停用說(shuō)明、原刻制審批文件，經(jīng)行政部、法務(wù)部、總經(jīng)理審批。2.銷(xiāo)毀實(shí)施：由行政部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部組成銷(xiāo)毀小組，采用碎章機(jī)銷(xiāo)毀或交公安部門(mén)指定機(jī)構(gòu)銷(xiāo)毀，拍攝銷(xiāo)毀過(guò)程，填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀登記表》（注明銷(xiāo)毀時(shí)間、方式、參與人員），存檔備查。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為認(rèn)定私自刻制、偽造印章；違規(guī)用?。ㄈ缈瞻孜募糜　⒊瑱?quán)限用?。?；保管不善導(dǎo)致印章被盜用、遺失；隱瞞印章違規(guī)使用情況。（二）處罰措施1.行政處分：警告、記過(guò)、降級(jí)、撤職，情節(jié)嚴(yán)重者解除勞動(dòng)合同；2.經(jīng)濟(jì)賠償：因違規(guī)用印給企業(yè)造成損失，按損失比例賠償（具體比例依制度或勞動(dòng)合同約定）；3.法律責(zé)任：涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。（三）舉報(bào)機(jī)制企業(yè)設(shè)立舉報(bào)郵箱、電話(huà)，鼓勵(lì)員工舉報(bào)違規(guī)用印行為；對(duì)舉報(bào)屬實(shí)者給予獎(jiǎng)勵(lì)，嚴(yán)格保護(hù)舉報(bào)人隱私。八、附則1.本制度由行政綜合部負(fù)責(zé)解釋?zhuān)园l(fā)布