企業(yè)辦公設(shè)備維護及管理流程規(guī)范辦公設(shè)備作為企業(yè)日常運營的核心支撐，其穩(wěn)定運行與規(guī)范管理直接影響辦公效率、運營成本及信息安全。為明確設(shè)備全生命周期管理要求，優(yōu)化維護流程，降低故障損耗，特制定本規(guī)范，適用于企業(yè)各部門辦公設(shè)備的采購、使用、維護及報廢等全流程管理。一、管理職責(zé)與分工企業(yè)需明確辦公設(shè)備管理的責(zé)任主體，通常由行政部統(tǒng)籌辦公家具、基礎(chǔ)辦公設(shè)備（如打印機、復(fù)印機）的管理，信息技術(shù)部（IT部）負(fù)責(zé)計算機、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等信息化設(shè)備的技術(shù)管理，各使用部門承擔(dān)設(shè)備日常使用的直接責(zé)任。管理部門：制定設(shè)備管理細(xì)則，組織采購、驗收、維修及報廢處置，定期開展設(shè)備巡檢與臺賬更新，協(xié)調(diào)跨部門設(shè)備使用需求。使用部門：指定設(shè)備責(zé)任人，落實日常使用規(guī)范，及時反饋故障問題，配合管理部門完成設(shè)備盤點、維護等工作。設(shè)備責(zé)任人：對所負(fù)責(zé)設(shè)備的使用安全、清潔保養(yǎng)、故障報修負(fù)直接責(zé)任，離職或崗位變動時需完成設(shè)備交接。二、設(shè)備采購與登記管理（一）采購流程規(guī)范1.需求提報：使用部門結(jié)合業(yè)務(wù)需求，填寫《辦公設(shè)備采購申請表》，明確設(shè)備類型、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)算，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交管理部門。2.選型評估：管理部門聯(lián)合技術(shù)人員（如IT設(shè)備需IT部參與）對需求進行評估，優(yōu)先選擇兼容性強、售后完善、節(jié)能環(huán)保的品牌及型號，必要時組織供應(yīng)商現(xiàn)場演示或提供試用設(shè)備。3.采購審批：申請表經(jīng)管理部門初審、財務(wù)部門預(yù)算審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的采購需通過招標(biāo)或比價方式確定供應(yīng)商，確保采購合規(guī)性。4.到貨驗收：設(shè)備到貨后，管理部門、使用部門及技術(shù)人員共同驗收，核對型號、配置、配件是否與采購要求一致，測試設(shè)備功能是否正常，驗收通過后簽署《設(shè)備驗收單》。（二）設(shè)備臺賬管理管理部門需建立電子+紙質(zhì)雙臺賬，記錄設(shè)備基本信息（名稱、型號、序列號、采購日期、保修期限）、使用部門、責(zé)任人、存放位置等。臺賬應(yīng)每季度更新，確保與實際使用情況一致。新設(shè)備驗收后2個工作日內(nèi)完成臺賬錄入，設(shè)備調(diào)撥、報廢時同步更新臺賬。三、日常維護與使用規(guī)范（一）分類維護要求1.信息化設(shè)備（電腦、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等）日常保養(yǎng)：設(shè)備責(zé)任人每周清理設(shè)備表面灰塵（使用干燥軟布），每月檢查系統(tǒng)更新、殺毒軟件病毒庫升級情況，每季度對電腦磁盤進行碎片整理（機械硬盤）或健康檢測（固態(tài)硬盤）。使用限制：禁止私裝未授權(quán)軟件、外接不明存儲設(shè)備，工作電腦需設(shè)置開機密碼（復(fù)雜度≥8位，含字母、數(shù)字、符號），離開工位30分鐘以上需鎖屏或關(guān)機。2.辦公打印/復(fù)印設(shè)備日常保養(yǎng)：每周清潔進紙口、掃描平臺灰塵，每月檢查墨盒/硒鼓余量并及時更換（更換后記錄耗材使用量），每季度聯(lián)系售后進行內(nèi)部清潔與固件升級。使用規(guī)范：打印/復(fù)印涉密文件后需立即取走，禁止在設(shè)備內(nèi)存放敏感文件，多人共用設(shè)備需設(shè)置用戶權(quán)限，避免誤操作或信息泄露。3.辦公家具與輔助設(shè)備（桌椅、碎紙機、飲水機等）日常保養(yǎng)：每月檢查家具結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性（如桌椅螺絲是否松動），碎紙機每使用50張紙后需清理紙屑，飲水機每周更換濾芯并清潔水箱。使用規(guī)范：禁止在辦公家具表面粘貼非必要物品，碎紙機僅處理紙質(zhì)文件（禁止放入金屬、塑料等雜物），飲水機避免干燒或超期使用濾芯。（二）定期巡檢機制管理部門每月組織一次設(shè)備巡檢，檢查內(nèi)容包括：設(shè)備清潔度、運行狀態(tài)、耗材余量、臺賬與實際是否一致。巡檢結(jié)果記錄在《設(shè)備巡檢表》中，對發(fā)現(xiàn)的問題（如積塵嚴(yán)重、耗材不足）當(dāng)場反饋責(zé)任人，限期3個工作日內(nèi)整改，逾期未整改的納入部門考核。四、故障處理與維修流程（一）故障報修設(shè)備出現(xiàn)故障時，責(zé)任人應(yīng)在1個工作日內(nèi)通過以下方式報修：線上：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或報修小程序提交《設(shè)備故障報修單》，注明設(shè)備信息、故障現(xiàn)象、緊急程度（一般/緊急）。線下：聯(lián)系管理部門專員或技術(shù)人員現(xiàn)場報備（適用于無法線上提交的情況）。（二）維修處置1.自檢與初步判斷：技術(shù)人員收到報修后，先遠程指導(dǎo)責(zé)任人進行基礎(chǔ)排查（如重啟設(shè)備、檢查連接線、更換耗材），若仍無法解決則安排現(xiàn)場維修。2.維修方式選擇：仍在保修期內(nèi)的設(shè)備，優(yōu)先聯(lián)系原廠售后維修，維修前需備份設(shè)備數(shù)據(jù)（涉密設(shè)備需專人監(jiān)督）。過保設(shè)備由管理部門評估維修成本，若維修費用超過設(shè)備殘值的50%，則啟動報廢流程；否則選擇第三方維修商（需具備資質(zhì)，維修后提供質(zhì)保憑證）。3.維修記錄與驗收：維修完成后，技術(shù)人員填寫《設(shè)備維修記錄表》，記錄故障原因、維修措施、更換配件等信息，使用部門責(zé)任人驗收簽字確認(rèn)，確保設(shè)備功能恢復(fù)正常。五、安全與保密管理（一）數(shù)據(jù)安全設(shè)備報廢或調(diào)撥前，需由IT部對存儲設(shè)備（硬盤、U盤等）進行數(shù)據(jù)徹底清除（使用專業(yè)工具多次覆蓋或物理銷毀），涉密設(shè)備需履行審批手續(xù)后銷毀。禁止在非涉密設(shè)備中存儲、處理涉密信息，移動存儲設(shè)備需進行加密處理（如使用企業(yè)指定的加密軟件）。（二）物理安全設(shè)備存放區(qū)域需具備防盜、防火、防潮條件（如安裝監(jiān)控、配備滅火器、避免靠窗或潮濕環(huán)境），下班后需關(guān)閉設(shè)備電源（服務(wù)器等特殊設(shè)備除外）。外借設(shè)備需填寫《設(shè)備外借登記表》，明確借用人、歸還時間，歸還時檢查設(shè)備外觀及功能是否完好。六、設(shè)備報廢與處置（一）報廢條件設(shè)備出現(xiàn)以下情況可申請報廢：超過使用年限（如電腦使用≥5年、打印機使用≥8年），性能無法滿足基本辦公需求。故障頻發(fā)，維修費用累計超過設(shè)備原值的60%。因技術(shù)升級、政策要求等原因無法繼續(xù)使用（如操作系統(tǒng)停止支持的老舊電腦）。（二）報廢流程1.申請與審批：使用部門填寫《設(shè)備報廢申請表》，附故障記錄或評估報告，經(jīng)管理部門、財務(wù)部門審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.處置方式：涉密設(shè)備：由IT部或行政部監(jiān)督銷毀（如硬盤物理粉碎、設(shè)備拆解），并留存銷毀記錄。非涉密設(shè)備：可通過拍賣、捐贈或?qū)I(yè)回收機構(gòu)處置，處置收入上繳企業(yè)財務(wù)，禁止個人私自處理報廢設(shè)備。七、考核與持續(xù)改進（一）考核機制管理部門每季度對各部門設(shè)備管理情況進行考核，考核指標(biāo)包括：設(shè)備故障率（故障設(shè)備數(shù)量/總設(shè)備數(shù)量）：目標(biāo)值≤5%。報修響應(yīng)及時率（24小時內(nèi)響應(yīng)的報修單數(shù)量/總報修單數(shù)量）：目標(biāo)值≥95%。臺賬準(zhǔn)確率（臺賬與實際一致的設(shè)備數(shù)量/總設(shè)備數(shù)量）：目標(biāo)值≥98%?？己私Y(jié)果與部門績效掛鉤，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個人給予表彰，對不達標(biāo)的部門限期整改，整改后仍不合格的約談部門負(fù)責(zé)人。（二）流程優(yōu)化管理部門每年組織一次流程評審，收集各部門反饋的問題與建議，結(jié)合行業(yè)技術(shù)發(fā)展（如設(shè)備智能化管理工具的應(yīng)用）優(yōu)化管理流程，修訂本規(guī)