游泳俱樂(lè)部辦公設(shè)備采購(gòu)管理制度

第一章總則第一條為規(guī)范游泳俱樂(lè)部辦公設(shè)備采購(gòu)行為，提高資金使用效益，保障辦公設(shè)備質(zhì)量安全與高效供給，推動(dòng)綠色辦公和節(jié)約型俱樂(lè)部建設(shè)，助力游泳體育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)合同法》等法律法規(guī)，結(jié)合俱樂(lè)部實(shí)際，制定本制度。第二條本制度適用于俱樂(lè)部所有辦公設(shè)備采購(gòu)活動(dòng)，涵蓋計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公家具、文具用品、通訊設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及其他與辦公相關(guān)的設(shè)備物資（以下統(tǒng)稱“辦公設(shè)備”）。第三條辦公設(shè)備采購(gòu)遵循以下原則：（一）按需采購(gòu)原則：以工作實(shí)際需求為導(dǎo)向，合理確定采購(gòu)數(shù)量與規(guī)格，杜絕盲目采購(gòu)與資源浪費(fèi)；（二）性價(jià)比最優(yōu)原則：在滿足功能需求前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的產(chǎn)品；（三）公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程全程公開(kāi)、公平、公正，接受內(nèi)部監(jiān)督與員工監(jiān)督；（四）綠色環(huán)保原則：優(yōu)先采購(gòu)節(jié)能、環(huán)保、低碳產(chǎn)品，符合國(guó)家能效標(biāo)準(zhǔn)與環(huán)保要求；（五）支持創(chuàng)新原則：鼓勵(lì)采購(gòu)具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)、技術(shù)先進(jìn)的產(chǎn)品，助力相關(guān)產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新發(fā)展；（六）廉潔自律原則：采購(gòu)人員恪守職業(yè)道德，嚴(yán)禁收受回扣、賄賂等不正當(dāng)利益。第二章組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條俱樂(lè)部成立辦公設(shè)備采購(gòu)管理小組（以下簡(jiǎn)稱“采購(gòu)小組”），作為采購(gòu)決策與執(zhí)行核心機(jī)構(gòu)。采購(gòu)小組由行政主管任組長(zhǎng)，成員包括財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、使用部門(mén)代表、監(jiān)事各1名。其職責(zé)為：（一）制定年度辦公設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算建議；（二）建立并動(dòng)態(tài)更新合格供應(yīng)商庫(kù)，組織供應(yīng)商評(píng)估與篩選；（三）審核采購(gòu)需求，確定采購(gòu)方式；（四）審核采購(gòu)合同，監(jiān)督合同履行；（五）協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的爭(zhēng)議與問(wèn)題；（六）定期向總經(jīng)理辦公會(huì)匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展。第五條使用部門(mén)職責(zé)：（一）提出真實(shí)、合理的辦公設(shè)備采購(gòu)需求，附相關(guān)佐證材料；（二）參與設(shè)備選型、驗(yàn)收環(huán)節(jié)；（三）負(fù)責(zé)本部門(mén)設(shè)備日常使用與維護(hù)。第六條財(cái)務(wù)部職責(zé)：（一）編制、審核與控制辦公設(shè)備采購(gòu)預(yù)算；（二）審核采購(gòu)合同財(cái)務(wù)條款，辦理付款手續(xù)；（三）監(jiān)督采購(gòu)資金使用合規(guī)性，開(kāi)展事后審計(jì)。第七條行政部職責(zé)：（一）匯總、初審各部門(mén)采購(gòu)需求；（二）組織詢價(jià)、招標(biāo)等采購(gòu)活動(dòng)；（三）起草、簽訂采購(gòu)合同并跟蹤執(zhí)行；（四）組織設(shè)備驗(yàn)收、入庫(kù)、發(fā)放與臺(tái)賬管理；（五）負(fù)責(zé)設(shè)備維修、報(bào)廢等后續(xù)管理。第三章預(yù)算管理第八條辦公設(shè)備采購(gòu)實(shí)行年度預(yù)算管控。每年第四季度，各部門(mén)結(jié)合下一年度工作計(jì)劃與現(xiàn)有設(shè)備狀況，提交采購(gòu)需求至行政部。第九條行政部匯總需求后，結(jié)合俱樂(lè)部年度預(yù)算總盤(pán)子，編制采購(gòu)預(yù)算草案，報(bào)財(cái)務(wù)部審核。第十條財(cái)務(wù)部審核重點(diǎn)包括預(yù)算合理性、必要性與合規(guī)性，提出修改意見(jiàn)反饋行政部。第十一條行政部調(diào)整后提交采購(gòu)小組審議，通過(guò)后報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)審批。審批通過(guò)的預(yù)算為年度采購(gòu)依據(jù)，無(wú)預(yù)算不得采購(gòu)。第十二條預(yù)算追加需由使用部門(mén)提出申請(qǐng)，說(shuō)明理由與金額，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、行政部初審、采購(gòu)小組審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。第四章需求申報(bào)與審批第十三條使用部門(mén)采購(gòu)設(shè)備需填寫(xiě)《辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、用途、預(yù)算、擬采購(gòu)時(shí)間等，附舊設(shè)備報(bào)廢證明或新增人員需求等材料。第十四條申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部初審，初審內(nèi)容為是否符合預(yù)算、是否必需、參數(shù)是否合理。第十五條初審?fù)ㄟ^(guò)后提交采購(gòu)小組審核，重點(diǎn)評(píng)估需求必要性、預(yù)算合理性及替代方案（如維修舊設(shè)備）可行性。第十六條采購(gòu)小組審核通過(guò)后報(bào)總經(jīng)理審批，單筆金額超5萬(wàn)元需提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議。審批結(jié)果由行政部反饋使用部門(mén)。第五章供應(yīng)商管理第十七條合格供應(yīng)商庫(kù)建立遵循公開(kāi)原則，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢價(jià)等方式篩選。第十八條供應(yīng)商需具備以下條件：（一）獨(dú)立法人資格，持有有效營(yíng)業(yè)執(zhí)照；（二）良好商業(yè)信譽(yù)與健全財(cái)務(wù)制度；（三）履行合同所需設(shè)備與技術(shù)能力；（四）依法納稅與繳納社保記錄；（五）近三年無(wú)重大違法違規(guī)記錄；（六）完善的售后服務(wù)體系。第十九條行政部負(fù)責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)審核，通過(guò)者納入庫(kù)中。每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，不合格者剔除出庫(kù)。第二十條采購(gòu)優(yōu)先從庫(kù)中選擇供應(yīng)商，庫(kù)外選擇需經(jīng)采購(gòu)小組審核批準(zhǔn)并補(bǔ)充入庫(kù)。第六章采購(gòu)實(shí)施第二十一條采購(gòu)方式按金額劃分：（一）詢價(jià)采購(gòu)：?jiǎn)喂P≤5000元，向至少3家供應(yīng)商詢價(jià)，綜合報(bào)價(jià)、質(zhì)量、售后確定供應(yīng)商；（二）競(jìng)爭(zhēng)性談判：5000元＜單筆≤5萬(wàn)元，邀請(qǐng)3家以上供應(yīng)商談判，確定最優(yōu)方案；（三）公開(kāi)招標(biāo)：?jiǎn)喂P＞5萬(wàn)元，通過(guò)官網(wǎng)或相關(guān)平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告，按法定程序確定中標(biāo)商；（四）單一來(lái)源采購(gòu)：因唯一供應(yīng)商、緊急需求等特殊情況，需使用部門(mén)說(shuō)明理由，經(jīng)采購(gòu)小組審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可實(shí)施。第二十二條采購(gòu)文件（詢價(jià)書(shū)、招標(biāo)文件等）由行政部起草，采購(gòu)小組審核，確保公平規(guī)范。第二十三條行政部組織采購(gòu)小組評(píng)審報(bào)價(jià)或投標(biāo)文件，結(jié)果需全體成員簽字確認(rèn)。第二十四條確定供應(yīng)商后簽訂采購(gòu)合同，內(nèi)容包括設(shè)備詳情、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、售后、違約責(zé)任等。合同經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、采購(gòu)小組組長(zhǎng)簽字，財(cái)務(wù)部審核財(cái)務(wù)條款后加蓋公章。第二十五條合同副本送達(dá)財(cái)務(wù)部、使用部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，跟蹤執(zhí)行進(jìn)度。第七章驗(yàn)收與入庫(kù)第二十六條設(shè)備到貨后，行政部組織使用部門(mén)、采購(gòu)小組代表組成驗(yàn)收小組，按合同約定驗(yàn)收。第二十七條驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、外觀、配件、技術(shù)參數(shù)、合格證與說(shuō)明書(shū)等。第二十八條驗(yàn)收合格填寫(xiě)《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》，全體成員簽字后辦理入庫(kù)，登記《辦公設(shè)備臺(tái)賬》。第二十九條驗(yàn)收不合格及時(shí)通知供應(yīng)商，要求整改、換貨或退貨，跟蹤處理結(jié)果。第三十條入庫(kù)后行政部通知使用部門(mén)領(lǐng)取，填寫(xiě)《辦公設(shè)備領(lǐng)用單》明確責(zé)任。第八章付款管理第三十一條財(cái)務(wù)部憑采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票辦理付款，審核內(nèi)容包括發(fā)票真實(shí)性、驗(yàn)收單完整性、付款金額與合同一致性。第三十二條付款方式按合同約定執(zhí)行：（一）預(yù)付款比例不超過(guò)合同金額30%；（二）驗(yàn)收合格后支付90%；（三）預(yù)留10%質(zhì)保金，質(zhì)保期滿無(wú)質(zhì)量問(wèn)題支付。第三十三條財(cái)務(wù)部在審核無(wú)誤后3個(gè)工作日內(nèi)付款，維護(hù)俱樂(lè)部商業(yè)信譽(yù)。第九章檔案管理第三十四條行政部建立采購(gòu)檔案，收集整理申請(qǐng)表、審批文件、采購(gòu)文件、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料。第三十五條檔案按年度與項(xiàng)目分類存放，保存期限不少于5年，重大項(xiàng)目永久保存。第三十六條檔案查閱、復(fù)制需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)禁私自處置。第十章監(jiān)督與問(wèn)責(zé)第三十七條監(jiān)事對(duì)采購(gòu)全過(guò)程監(jiān)督，包括預(yù)算執(zhí)行、需求審批、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、驗(yàn)收付款等。第三十八條監(jiān)事定期檢查采購(gòu)檔案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，跟蹤整改情況。第三十九條鼓勵(lì)員工舉報(bào)采購(gòu)違規(guī)行為，俱樂(lè)部對(duì)舉報(bào)者保密，對(duì)有功者獎(jiǎng)勵(lì)。第四十條違規(guī)行為處理：（一）情節(jié)較輕：警告、通報(bào)批評(píng)，限期整改；（二）情節(jié)較重：扣發(fā)當(dāng)月績(jī)效工資；（三）情節(jié)嚴(yán)重：調(diào)離崗位、解除勞動(dòng)合同；（四）涉嫌違法：移送司法機(jī)關(guān)。第四十一條因失職造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)