2026年印刷公司運輸過程跟蹤管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范印刷企業(yè)原料（紙張、油墨、版材）與成品（包裝彩盒、期刊畫冊、定制印刷品）運輸過程的跟蹤管理，確保貨物在運輸中安全、準時交付，減少貨損、延遲等問題，提升客戶滿意度，依據《中華人民共和國道路運輸條例》《物流術語》（GB/T18354）等法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結合印刷品易損、需防潮防壓的特性，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)所有運輸環(huán)節(jié)的跟蹤管理，包括：原料運輸：從供應商倉庫到企業(yè)倉儲部的紙張、油墨等原料運輸；成品運輸：從企業(yè)倉儲部到客戶指定地點（如客戶倉庫、門店）的成品運輸；涉及部門包括物流部（運輸管理主責）、采購部（原料運輸對接）、銷售部（成品運輸對接）、倉儲部（貨物交接）、客戶服務部（客戶反饋處理）、監(jiān)察部（運輸監(jiān)督）。第三條核心原則全程可控原則：運輸全環(huán)節(jié)（出庫、在途、中轉、到貨）需有明確跟蹤節(jié)點，確保貨物狀態(tài)可查詢、位置可追溯；責任明確原則：明確物流部、承運商、對接部門的跟蹤責任，避免推諉；客戶透明原則：成品運輸需及時向客戶同步跟蹤信息，保障客戶知情權；異常優(yōu)先原則：發(fā)現運輸異常（延遲、貨損、丟失）時，需第一時間啟動處理流程，減少損失。第二章運輸前跟蹤準備第四條承運商準入與跟蹤責任約定承運商準入標準：需具備有效的《道路運輸經營許可證》，擁有適合印刷品運輸的車輛（如密閉廂式貨車，防潮濕、防擠壓），近1年內無重大貨損事故記錄，且具備實時定位與信息反饋能力（如可通過系統(tǒng)上傳運輸數據）；合同約定：與承運商簽訂的《運輸服務合同》中，需明確跟蹤責任，包括：承運商需指定專職對接人，實時反饋運輸信息（位置、貨物狀態(tài)），異常情況需在30分鐘內通知物流部；提供運輸車輛GPS定位權限或定期上傳定位截圖的義務。第五條貨物信息與跟蹤標識確認貨物信息核對：倉儲部在貨物出庫前，需與物流部、采購部（原料）/銷售部（成品）共同核對貨物信息，包括：貨物名稱（如“250g銅版紙”“XX品牌包裝彩盒”）、數量（如“500令”“1000箱”）、規(guī)格（如“1.2m×0.8m”“30cm×20cm”）、目的地（詳細地址、聯系人、電話）、特殊要求（如“防潮”“輕拿輕放”），形成《貨物運輸信息單》；跟蹤標識粘貼：倉儲部需在每件貨物外包裝上粘貼唯一跟蹤編碼（由物流管理系統(tǒng)自動生成，含字母與數字組合），編碼關聯《貨物運輸信息單》內容；同時粘貼警示標識（如“易碎品”“防潮”），提醒承運商注意貨物保護。第六條跟蹤工具與溝通機制準備跟蹤工具：物流部需通過企業(yè)物流管理系統(tǒng)（LMS）實現運輸跟蹤，系統(tǒng)需支持錄入跟蹤編碼查詢貨物狀態(tài)、查看運輸車輛實時定位（若承運商提供權限）、自動生成運輸節(jié)點記錄（出庫、在途、到貨）；無系統(tǒng)支持時，需為承運商配備GPS定位器（用于高價值或特殊貨物），并建立Excel跟蹤臺賬；溝通機制：物流部需與承運商、客戶（成品運輸）建立專項溝通群（微信或企業(yè)辦公軟件），明確各參與方對接人及聯系方式，確保運輸信息傳遞及時；對長途運輸（超過500公里）或需中轉的貨物，需提前告知客戶中轉節(jié)點與對接人。第三章運輸過程跟蹤實施第七條跟蹤節(jié)點與內容運輸全程需覆蓋以下核心節(jié)點，每個節(jié)點需記錄關鍵信息：出庫節(jié)點：物流部在貨物出庫后30分鐘內，將跟蹤編碼、出庫時間、承運商名稱、車輛牌號、司機聯系方式錄入物流管理系統(tǒng)，同步推送至采購部（原料）/銷售部（成品）；在途節(jié)點：承運商需每4小時更新一次在途信息，包括當前位置（具體到縣級行政區(qū)）、預計到貨時間（ETA）、貨物狀態(tài)（如“正?！薄坝鲚p微堵車，ETA延遲1小時”）；物流部需將這些信息實時錄入系統(tǒng)，對長途運輸貨物，每日上午10點、下午4點兩次與承運商電話核對，確認信息準確性；中轉節(jié)點（如有）：若貨物需中轉（如跨區(qū)域運輸需更換車輛），承運商需在中轉前1小時通知物流部，物流部記錄中轉地點、中轉車輛信息、預計中轉完成時間，同步告知客戶；中轉完成后，需更新新車輛定位與ETA；到貨節(jié)點：承運商在貨物到達目的地后，需立即通知物流部與收貨方（企業(yè)倉儲部或客戶），物流部記錄到貨時間，待收貨方驗收后，錄入驗收結果（如“數量齊全，無貨損”“2箱彩盒邊角輕微壓損”）。第八條不同貨物跟蹤要求根據貨物類型差異，實施差異化跟蹤：原料跟蹤（紙張、油墨）：重點關注原料防潮、防泄漏情況，承運商需在雨天或潮濕環(huán)境運輸時，每2小時檢查一次車廂內濕度，反饋是否有受潮風險；油墨運輸需確認車廂溫度（保持在5-30℃），避免高溫導致油墨變質；成品跟蹤（包裝彩盒、畫冊）：對高價值成品（如定制化品牌包裝），需增加跟蹤頻次，承運商每2小時反饋一次貨物狀態(tài)；對易損成品（如覆膜畫冊），需要求承運商拍攝車廂內貨物固定情況（如是否用泡沫墊分隔），每日上傳1次照片至物流管理系統(tǒng)；緊急貨物跟蹤（如客戶加急訂單）：開通“綠色跟蹤通道”，物流部安排專人全程跟蹤，每1小時與承運商核對信息，實時同步給客戶，確?？蛻綦S時掌握貨物動態(tài)。第九條客戶信息同步成品運輸：物流部在貨物出庫后1小時內，通過短信或郵件向客戶發(fā)送《貨物跟蹤告知函》，內容包括跟蹤編碼、查詢鏈接（或查詢方式）、物流部對接人電話；在途期間，若出現ETA延遲超過2小時或其他異常，需第一時間電話告知客戶，說明原因與應對措施（如“因高速封路，已調整路線，ETA延遲3小時”）；客戶查詢響應：客戶通過跟蹤編碼查詢或電話咨詢時，物流部需在5分鐘內提供準確的貨物位置與ETA；客戶提出特殊跟蹤需求（如增加定位頻次），物流部需協調承運商滿足，無法滿足時需說明原因并提供替代方案（如增加電話核對次數）。第四章運輸異常處理第十條異常識別與上報異常類型：包括運輸延遲（ETA超過約定時間2小時以上）、貨物損壞（外包裝破損、內部貨物變形/污染）、貨物丟失（部分或全部貨物缺失）、車輛故障（導致運輸停滯）；上報要求：承運商需在發(fā)現異常后30分鐘內，通過電話+書面（微信或郵件）方式通知物流部，說明異常類型、發(fā)生時間、地點、初步原因及已采取的措施；物流部需在15分鐘內核實異常情況，記錄在《運輸異常臺賬》中，同步上報物流部經理，并通知采購部（原料）/銷售部（成品）。第十一條異常處理流程運輸延遲處理：若因交通擁堵、天氣等不可抗力導致延遲，物流部需協調承運商調整路線，估算新的ETA，同步告知客戶；若延遲超過12小時，需與客戶協商是否需要安排備用車輛轉運（費用由責任方承擔，如承運商規(guī)劃路線失誤則由承運商承擔）；若因承運商車輛故障導致延遲，承運商需在2小時內聯系備用車輛，物流部跟蹤備用車輛調度進度，確保貨物盡快轉運，同時向客戶致歉并說明處理進展。貨物損壞處理：輕微損壞（不影響使用，如邊角輕微壓損）：物流部需拍照取證，與客戶協商是否接受（如接受，可適當減免部分運輸費用）；客戶不接受的，需安排補貨，補貨運輸費用由承運商承擔；嚴重損壞（影響使用，如大面積污染、變形）：物流部需協調承運商停止卸貨，共同清點損壞數量，拍照、錄像取證，聯系保險公司啟動理賠流程（需在24小時內提交理賠材料）；同時安排重新生產或調配貨物，確?？蛻粜枨蟛皇苡绊懀a貨產生的成本由責任方承擔。貨物丟失處理：承運商發(fā)現貨物丟失后，需立即報警（若懷疑被盜），并配合警方調查；物流部需在1小時內通知客戶，說明情況，同時啟動應急補貨流程；物流部需協助承運商收集丟失證明材料（警方立案通知書、運輸記錄），提交保險公司理賠；若丟失貨物無法找回，需按合同約定向承運商追償（賠償金額不低于貨物成本價+運輸費用）。第十二條異常記錄與復盤所有運輸異常處理完成后，物流部需在3個工作日內完善《運輸異常臺賬》，記錄異常原因、處理措施、處理結果、客戶反饋、損失金額及責任歸屬；每月末組織采購部、銷售部、承運商召開異常復盤會，分析高頻異常原因（如某條線路頻繁延遲、某類貨物易損），制定改進措施（如更換該線路承運商、優(yōu)化貨物包裝）。第五章監(jiān)督與持續(xù)改進第十三條跟蹤過程監(jiān)督內部監(jiān)督：監(jiān)察部每月抽查《運輸跟蹤臺賬》與物流管理系統(tǒng)記錄，檢查跟蹤節(jié)點是否完整、信息是否及時更新、異常處理是否合規(guī)（如是否在規(guī)定時間內上報）；對未按制度執(zhí)行的部門（如物流部未及時同步客戶信息），出具《整改通知書》，限期3個工作日內整改；承運商監(jiān)督：物流部每季度對承運商跟蹤執(zhí)行情況進行評估，評估指標包括信息更新及時性（要求≥95%）、異常上報及時性（要求100%）、貨損率（要求≤0.5%）；評估不合格的承運商，需限期整改，連續(xù)兩個季度不合格的，取消其合作資格。第十四條客戶反饋與流程優(yōu)化客戶反饋收集：客戶服務部每月通過電話或問卷方式，收集客戶對運輸跟蹤的滿意度（如“信息透明度”“異常處理及時性”），統(tǒng)計滿意度得分（目標≥90分）；流程優(yōu)化：根據客戶反饋與監(jiān)督結果，物流部每半年對本制度進行評估優(yōu)化，如客戶反映“查詢方式不便”，可升級物流管理系統(tǒng)，增加微信公眾號查詢功能；如原料運輸頻繁出現受潮，可要求承運商在車廂內加裝濕度傳感器，實時上傳濕度數據。第六章附則第十五條特殊情況處理不可抗力（如地震、洪水）：導致運輸中斷時，物流部需第一時間通知客戶與承運商，啟動應急預案（如聯系就近倉庫調配貨物