2026年印刷公司紙張供應(yīng)商審計管理制度一、總則目的：為規(guī)范公司紙張供應(yīng)商審計工作，保障紙張采購質(zhì)量穩(wěn)定，降低供應(yīng)鏈風(fēng)險，控制采購成本，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《印刷業(yè)管理?xiàng)l例》《再生紙環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)》及公司采購管理相關(guān)規(guī)定，制定本制度。適用范圍：本制度適用于公司所有紙張類供應(yīng)商（含新準(zhǔn)入供應(yīng)商、現(xiàn)有合作供應(yīng)商、備選供應(yīng)商）的審計管理，涵蓋銅版紙、雙膠紙、牛皮紙、再生紙等各類印刷用紙張供應(yīng)商，涉及審計發(fā)起、實(shí)施、結(jié)果應(yīng)用全流程?；驹瓌t：遵循“客觀公正、風(fēng)險導(dǎo)向、分類管理、持續(xù)改進(jìn)”原則，審計過程需兼顧質(zhì)量、合規(guī)、成本、環(huán)保等維度，確保審計結(jié)果真實(shí)反映供應(yīng)商綜合能力。二、職責(zé)分工供應(yīng)鏈管理部門：作為審計牽頭部門，負(fù)責(zé)制定年度審計計劃，明確審計范圍、頻次及優(yōu)先級；組建跨部門審計小組（含采購、質(zhì)量、財務(wù)、法務(wù)人員）；組織審計實(shí)施，整理審計報告；跟蹤整改落實(shí)情況，建立供應(yīng)商審計檔案。采購部門：提供供應(yīng)商基礎(chǔ)資料（如合作年限、供貨量、歷史問題記錄）；協(xié)助聯(lián)系供應(yīng)商，協(xié)調(diào)審計時間與場地；參與審計過程中采購條款合規(guī)性核查。質(zhì)量部門：主導(dǎo)紙張質(zhì)量維度審計，包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)符合性、檢測能力、質(zhì)量管控流程；現(xiàn)場取樣并送檢，出具質(zhì)量檢測報告；核查供應(yīng)商質(zhì)量投訴處理記錄及改進(jìn)措施。財務(wù)部門：審核供應(yīng)商財務(wù)健康狀況，包括近2年資產(chǎn)負(fù)債率、流動比率、營收穩(wěn)定性；核查稅務(wù)合規(guī)性（如完稅證明）、付款履約情況；評估供應(yīng)商成本競爭力及價格波動合理性。法務(wù)部門：核查供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)性（如營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可、環(huán)保資質(zhì)）；審查合作合同條款合法性，評估供應(yīng)商法律風(fēng)險（如訴訟記錄、行政處罰）；確認(rèn)知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)承諾（如紙張無侵權(quán)風(fēng)險）。三、審計內(nèi)容（一）資質(zhì)合規(guī)審計基礎(chǔ)資質(zhì)：核查營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍是否包含紙張生產(chǎn)/銷售，有效期是否覆蓋合作周期；生產(chǎn)型供應(yīng)商需提供生產(chǎn)許可證，貿(mào)易型供應(yīng)商需提供上游廠家授權(quán)文件。環(huán)保資質(zhì)：生產(chǎn)型供應(yīng)商需提供排污許可證、環(huán)保驗(yàn)收報告，再生紙供應(yīng)商額外提供再生資源回收利用備案證明；近3年無環(huán)保行政處罰記錄。體系認(rèn)證：優(yōu)先選擇通過ISO9001質(zhì)量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系認(rèn)證的供應(yīng)商，核查認(rèn)證證書有效性及認(rèn)證范圍是否覆蓋所供紙張品類。（二）生產(chǎn)與供應(yīng)能力審計生產(chǎn)規(guī)模：生產(chǎn)型供應(yīng)商需具備與公司年采購量匹配的產(chǎn)能（如公司年采購量500噸以上，供應(yīng)商月產(chǎn)能不低于80噸）；核查生產(chǎn)廠房面積、主要設(shè)備（如造紙機(jī)、分切機(jī)）數(shù)量及運(yùn)行狀態(tài)，確保無超期服役設(shè)備。供應(yīng)鏈穩(wěn)定性：核查原材料采購渠道（如木漿、廢紙供應(yīng)商），需有2家及以上穩(wěn)定上游供應(yīng)商，避免單一依賴；物流合作方需具備全國配送能力，提供近1年物流時效記錄（如平均交貨周期不超過7天），并有應(yīng)急物流預(yù)案（如突發(fā)疫情時的替代配送方案）。庫存管理：具備不低于公司單次采購量1.5倍的庫存能力，提供近3個月庫存臺賬，確保無長期積壓（超3個月）或頻繁斷貨情況。（三）質(zhì)量管控審計檢測能力：配備基礎(chǔ)檢測設(shè)備（如白度儀、拉力試驗(yàn)機(jī)、厚度儀），檢測人員需持有效資格證書；提供近3個月出廠檢測記錄，每批次檢測項(xiàng)目需覆蓋克重、白度、挺度、含水率等關(guān)鍵指標(biāo)，檢測合格率不低于98%。過程管控：核查生產(chǎn)過程質(zhì)量控制點(diǎn)（如制漿、成型、干燥環(huán)節(jié)），每個環(huán)節(jié)需有專人負(fù)責(zé)巡檢，提供巡檢記錄（每2小時1次）；不合格品處理流程清晰，需有隔離區(qū)、標(biāo)識及銷毀/返工記錄，近1年不合格品率不超過2%。售后響應(yīng)：近1年質(zhì)量投訴記錄不超過3次/年，每次投訴處理周期不超過3天，需有完整的投訴受理、原因分析、整改措施及客戶回訪記錄；提供質(zhì)量改進(jìn)案例（如針對紙張起皺問題的工藝優(yōu)化方案）。（四）財務(wù)與成本審計財務(wù)健康：近2年資產(chǎn)負(fù)債率不超過60%，流動比率不低于1.2，無連續(xù)2個季度營收下滑超過10%的情況；提供近2年財務(wù)報表（經(jīng)第三方審計），無欠繳稅款、違規(guī)擔(dān)保記錄。成本競爭力：報價需符合市場行情（對比同品類3家及以上供應(yīng)商報價，偏差不超過5%）；提供價格調(diào)整機(jī)制，如原材料價格波動超過10%時的調(diào)價流程，需提前7天書面通知公司，無單方面隨意調(diào)價情況。付款履約：近1年無拖欠上游供應(yīng)商貨款記錄，提供上游供應(yīng)商付款憑證；對公司付款響應(yīng)及時，無因發(fā)票問題（如開票延遲、發(fā)票錯誤）導(dǎo)致的付款延誤情況。（五）社會責(zé)任審計勞動合規(guī)：近1年無勞動仲裁或欠薪記錄，員工勞動合同簽訂率100%，社保繳納率100%；提供員工工作時間記錄，無每月加班超過36小時的違規(guī)情況，具備符合安全標(biāo)準(zhǔn)的工作環(huán)境（如車間通風(fēng)、防塵設(shè)備）。環(huán)保實(shí)踐：生產(chǎn)廢水、廢氣排放需符合《制漿造紙工業(yè)水污染物排放標(biāo)準(zhǔn)》《大氣污染物綜合排放標(biāo)準(zhǔn)》，提供近1年環(huán)保監(jiān)測報告；再生紙生產(chǎn)需符合《再生紙制品環(huán)保標(biāo)志產(chǎn)品技術(shù)要求》，再生纖維含量不低于70%。四、審計流程（一）審計準(zhǔn)備（供應(yīng)鏈管理部門牽頭，10個工作日內(nèi)完成）確定審計類型：新準(zhǔn)入供應(yīng)商實(shí)施準(zhǔn)入審計，現(xiàn)有供應(yīng)商每年實(shí)施1次年度審計，出現(xiàn)質(zhì)量問題頻發(fā)（季度投訴超2次）、供貨延遲超3次等情況時，實(shí)施專項(xiàng)審計。組建審計小組：審計小組由3-5人組成（含供應(yīng)鏈、采購、質(zhì)量部門人員，財務(wù)、法務(wù)部門按需參與），明確組長及各成員職責(zé)，開展審計前培訓(xùn)（如熟悉審計標(biāo)準(zhǔn)、溝通技巧）。收集資料：向供應(yīng)商發(fā)送《審計資料清單》，要求5個工作日內(nèi)提交資質(zhì)文件、生產(chǎn)記錄、財務(wù)報表等資料；采購部門同步提供供應(yīng)商歷史合作記錄（如供貨量、投訴情況），質(zhì)量部門提供近1年質(zhì)量檢測報告。制定計劃：明確審計時間（提前3個工作日通知供應(yīng)商）、方式（現(xiàn)場審計或書面審計，年采購量300噸以上供應(yīng)商需現(xiàn)場審計）、內(nèi)容及分工，形成《審計計劃》報公司管理層審批。（二）審計實(shí)施（審計小組負(fù)責(zé)，現(xiàn)場審計3-5個工作日，書面審計5個工作日）資料審核：審計小組對供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行真實(shí)性、完整性核查，如發(fā)現(xiàn)資質(zhì)過期、記錄缺失等問題，要求供應(yīng)商2個工作日內(nèi)補(bǔ)充；對財務(wù)報表、檢測報告等關(guān)鍵資料，需與原件核對，確保無偽造?，F(xiàn)場核查（適用現(xiàn)場審計）：實(shí)地查看生產(chǎn)車間、倉庫、檢測實(shí)驗(yàn)室，確認(rèn)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、庫存數(shù)量、檢測流程與資料描述一致；訪談生產(chǎn)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人，核實(shí)生產(chǎn)計劃、質(zhì)量管控措施、財務(wù)狀況；現(xiàn)場取樣（每品類取3個樣本），送公司實(shí)驗(yàn)室復(fù)檢，3個工作日內(nèi)出具復(fù)檢報告。問題記錄：審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題需即時記錄，填寫《審計問題清單》，由供應(yīng)商現(xiàn)場確認(rèn)簽字；對爭議問題（如供應(yīng)商認(rèn)為質(zhì)量投訴統(tǒng)計有誤），需收集佐證材料（如投訴郵件、處理記錄），留待后續(xù)討論。（三）審計報告（供應(yīng)鏈管理部門負(fù)責(zé)，審計結(jié)束后5個工作日內(nèi)完成）報告編制：審計小組匯總審核結(jié)果、現(xiàn)場記錄、復(fù)檢報告，按“資質(zhì)合規(guī)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量管控、財務(wù)成本、社會責(zé)任”5個維度評分（滿分100分，80分及以上為合格，60-79分為整改后合格，60分以下為不合格）；明確存在的問題（如環(huán)保資質(zhì)即將到期、檢測設(shè)備未校準(zhǔn)）、整改要求（如15個工作日內(nèi)完成資質(zhì)延期、7個工作日內(nèi)完成設(shè)備校準(zhǔn)）及整改期限。報告審批：《審計報告》經(jīng)審計小組全體成員簽字后，報供應(yīng)鏈管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過后，3個工作日內(nèi)將報告發(fā)送至供應(yīng)商及公司相關(guān)部門（采購、質(zhì)量、財務(wù)）。（四）整改跟蹤（供應(yīng)鏈管理部門負(fù)責(zé)，整改期限內(nèi)完成）整改提交：供應(yīng)商需在整改期限內(nèi)提交《整改報告》及佐證材料（如新的環(huán)保資質(zhì)、設(shè)備校準(zhǔn)證書）；供應(yīng)鏈管理部門收到后，3個工作日內(nèi)組織審計小組復(fù)核。驗(yàn)證整改：對需現(xiàn)場驗(yàn)證的整改項(xiàng)（如生產(chǎn)設(shè)備更新），審計小組需再次現(xiàn)場核查；對書面驗(yàn)證的整改項(xiàng)（如資質(zhì)延期），核對材料真實(shí)性；整改合格的，記錄整改完成時間；整改不合格的，下達(dá)《二次整改通知書》，延長整改期限（不超過10個工作日），仍不合格的，按審計結(jié)果處理。五、審計結(jié)果應(yīng)用準(zhǔn)入審計結(jié)果：合格供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》，可參與采購?fù)稑?biāo)；整改后合格供應(yīng)商，需6個月內(nèi)再次審計，合格后方可納入名錄；不合格供應(yīng)商，1年內(nèi)不得參與公司采購。年度審計結(jié)果：合格供應(yīng)商保留合作資格，優(yōu)先獲得訂單（如年度訂單量增加10%-20%），可享受更優(yōu)付款條件（如賬期延長至30天）；整改后合格供應(yīng)商，暫停3個月訂單，整改完成后恢復(fù)，期間增加質(zhì)量抽檢頻率（每批次抽檢）；不合格供應(yīng)商，取消合作資格，2年內(nèi)不得參與公司采購。專項(xiàng)審計結(jié)果：整改合格供應(yīng)商，恢復(fù)正常合作，但需每月提交質(zhì)量報告，持續(xù)3個月；整改不合格供應(yīng)商，立即終止合作，結(jié)清已供貨款項(xiàng)后，從名錄中刪除。檔案管理：供應(yīng)鏈管理部門建立供應(yīng)商審計檔案，包含審計計劃、報告、整改材料、復(fù)檢記錄等，紙質(zhì)檔案存檔不低于5年，電子檔案永久保存；審計結(jié)果作為供應(yīng)商分級（如A級、B級、C級）的核心依據(jù)，分級結(jié)果每季度更新1次，同步至采購部門用于訂單分配。六、監(jiān)督與改進(jìn)日常監(jiān)督：供應(yīng)鏈管理部門每月抽查1-2家供應(yīng)商的審計整改情況，核實(shí)整改措施是否落地（如查看設(shè)備校準(zhǔn)記錄、環(huán)保資質(zhì)更新文件）；每季度檢查審計檔案完整性，確保無資料缺失、記錄不全情況。考核問責(zé)：審計小組成員需嚴(yán)格遵守審計紀(jì)律，不得接受供應(yīng)商宴請、禮品，如有違規(guī)，按公司《廉潔管理制度》處理；對審計過程中弄虛作假（如隱瞞供應(yīng)商問題）的，取消審計資格，扣減績效。制度優(yōu)化：每年12月，供應(yīng)鏈管理部門組織各相關(guān)部