信息分類與存檔管理制度文檔一、總則（一）制定目的為規(guī)范組織內(nèi)各類信息的分類、歸檔、保管及利用流程，保證信息的完整性、安全性和可追溯性，提高信息管理效率，支持業(yè)務(wù)決策與合規(guī)運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于組織內(nèi)各部門（含分支機構(gòu)、子公司）在業(yè)務(wù)運營、行政管理、人力資源管理、財務(wù)管理等活動中產(chǎn)生或接收的各類紙質(zhì)及電子信息的分類與存檔管理。（三）基本原則分類科學(xué)：根據(jù)信息屬性、業(yè)務(wù)領(lǐng)域及密級標準，建立統(tǒng)一、系統(tǒng)的分類體系。歸檔及時：信息在辦理完畢后1個工作日內(nèi)完成初步整理，3個工作日內(nèi)移交至檔案管理部門。安全保密：按照信息密級采取相應(yīng)的保管措施，防止信息泄露、丟失或損壞。規(guī)范利用：建立信息借閱、查詢流程，保證信息合法、高效利用。二、信息分類標準體系（一）分類維度按業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類：業(yè)務(wù)信息：客戶資料、合同協(xié)議、項目檔案、銷售數(shù)據(jù)、市場調(diào)研報告等；行政信息：會議紀要、公文通知、制度文件、辦公用品管理記錄、固定資產(chǎn)臺賬等；人事信息：員工簡歷、勞動合同、考勤記錄、薪資福利、培訓(xùn)檔案、離職手續(xù)等；財務(wù)信息：會計憑證、賬簿、報表、稅務(wù)文件、審計報告、費用報銷單等；其他信息：如研發(fā)技術(shù)、法律訴訟、企業(yè)文化活動等專項信息。按密級分類：公開信息：可對外公開或內(nèi)部全員知悉的信息（如公司公告、企業(yè)文化宣傳資料）；內(nèi)部信息：僅限組織內(nèi)部員工知悉的信息（如部門工作計劃、未公開的會議紀要）；秘密信息：僅限特定崗位人員知悉，泄露可能造成公司損失的信息（如客戶核心資料、未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)）；機密信息：核心機密信息，泄露將嚴重損害公司利益（如核心技術(shù)專利、并購重組方案）。（二）分類編碼規(guī)則信息采用“領(lǐng)域代碼+密級代碼+子類代碼+流水號”的編碼規(guī)則，示例：業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼：Y（業(yè)務(wù)）、X（行政）、R（人事）、C（財務(wù)）；密級代碼：G（公開）、N（內(nèi)部）、M（秘密）、J（機密）；子類代碼：如業(yè)務(wù)信息中“客戶資料”為01，“合同協(xié)議”為02；流水號：按年度+4位數(shù)字編號（如20240001）。示例：Y-M-01-20240001表示“2024年業(yè)務(wù)領(lǐng)域秘密級客戶資料第1號文件”。三、存檔管理全流程操作指引（一）信息收集與初步整理信息收集：各部門指定信息員（如明、華）負責本部門信息的日常收集，保證信息內(nèi)容完整、準確，包含必要要素（如文件標題、形成日期、經(jīng)辦人、審批人等）。初步整理：信息員對收集的信息進行排序、去除重復(fù)件、檢查完整性，對破損或字跡不清的資料進行復(fù)印或修復(fù)，并在文件右上角標注臨時分類標識。（二）信息分類與編目分類確認：信息員依據(jù)本制度“信息分類標準體系”，對初步整理的信息進行正式分類，填寫《信息分類登記表》（見附件1），經(jīng)部門負責人*審核后生效。編目登記：對分類后的信息進行編目，內(nèi)容包括：文件編號、題名、形成部門、形成日期、頁數(shù)、密級、存放位置、經(jīng)手人等，錄入電子檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)），《信息存檔目錄》。（三）歸檔與移交歸檔時間：紙質(zhì)信息：辦理完畢后3個工作日內(nèi)整理完畢，每月最后一個工作日統(tǒng)一移交至檔案室；電子信息：實時至指定服務(wù)器，每周五下班前完成本周電子檔案的備份與歸檔。移交手續(xù)：信息員填寫《信息歸檔移交清單》（見附件2），與檔案管理員共同核對文件數(shù)量、分類、編目等信息，雙方簽字確認后，檔案管理員在《信息存檔目錄》中標注“已歸檔”。（四）保管與維護保管場所：紙質(zhì)檔案：存入專用檔案柜，按“領(lǐng)域-密級-年度”順序排列，秘密級以上檔案存入帶鎖鐵皮柜；電子檔案：存儲于專用服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限，定期進行異地備份（每月1次）。保管期限：根據(jù)《檔案保管期限表》（見附件3）執(zhí)行，到期前3個月由檔案管理員組織鑒定，確有繼續(xù)保存價值的期限延長，無保存價值的按規(guī)定銷毀。定期檢查：檔案管理員每季度對紙質(zhì)檔案進行防潮、防蟲、防火檢查，每半年對電子檔案進行備份有效性測試，保證檔案安全。（五）利用與借閱內(nèi)部查閱：員工因工作需要查閱檔案，需填寫《信息查閱申請表》（見附件4），經(jīng)部門負責人審批后，檔案管理員提供查閱服務(wù)，查閱過程需全程監(jiān)督。借閱管理：公開、內(nèi)部信息：可借閱，借閱期限不超過3個工作日；秘密、機密信息：須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（如*總）審批，借閱期限不超過1個工作日，且不得帶離檔案室；借閱人歸還檔案時，檔案管理員需檢查檔案完整性，確認無誤后簽字登記。（六）鑒定與銷毀鑒定流程：對保管期限屆滿的檔案，由檔案管理員組織鑒定小組（由檔案管理員、部門負責人、法務(wù)專員*組成）進行鑒定，形成《檔案鑒定意見表》。銷毀執(zhí)行：對確無保存價值的檔案，由鑒定小組提出銷毀申請，經(jīng)總經(jīng)理*審批后，由2人以上共同監(jiān)銷，銷毀過程記錄《檔案銷毀清單》（見附件5），監(jiān)銷人簽字確認后，清單存檔備查。四、各部門職責分工業(yè)務(wù)部門：負責本部門業(yè)務(wù)信息的收集、初步整理、分類及按時歸檔，指定信息員（如*明）對接檔案管理部門。行政部：負責本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督，組織檔案管理培訓(xùn)，協(xié)調(diào)跨部門信息管理問題。檔案管理部門：負責檔案的接收、分類編目、保管、維護、借閱服務(wù)及鑒定銷毀工作，定期向管理層提交檔案管理報告。保密專員（如*）：負責信息密級的審核與動態(tài)調(diào)整，監(jiān)督保密規(guī)定的執(zhí)行，組織保密檢查。五、安全保密管理規(guī)范密級標識：秘密、機密信息在文件首頁右上角標注“秘密★”“機密★★”字樣，電子檔案設(shè)置密級訪問權(quán)限。存儲安全：電子檔案采用加密存儲，密碼由檔案管理員專人保管，每季度更換一次；紙質(zhì)檔案存放區(qū)域配備監(jiān)控、消防設(shè)施，無關(guān)人員禁止入內(nèi)。傳輸安全：秘密以上信息傳輸需通過加密渠道（如公司內(nèi)網(wǎng)加密郵箱），禁止使用QQ等公共工具傳輸。泄密處理：發(fā)生信息泄露時，責任人需立即向部門負責人及保密專員報告，24小時內(nèi)提交《泄密事件報告表》，組織調(diào)查并采取補救措施，情節(jié)嚴重者按公司獎懲制度處理。六、監(jiān)督與考核機制定期檢查：行政部每半年組織一次檔案管理專項檢查，檢查內(nèi)容包括分類準確性、歸檔及時性、保管安全性等，檢查結(jié)果納入部門績效考核。考核指標：歸檔及時率：≥98%（逾期未歸檔文件數(shù)量/應(yīng)歸檔文件總數(shù)×100%）；分類準確率：≥95%（分類錯誤文件數(shù)量/抽查文件總數(shù)×100%）；保密合規(guī)率：100%（無泄密事件發(fā)生）。獎懲措施：對檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門或個人給予表彰獎勵；對違反本制度，造成信息丟失、泄露或分類混亂的，視情節(jié)輕重給予通報批評、經(jīng)濟處罰直至解除勞動合同。七、附則本制度由行政部負責解釋和修訂，修訂需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后發(fā)布。本制度自2024年X月X日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。附件：信息分類與存檔管理相關(guān)模板附件1：信息分類登記表文件編號題名形成部門形成日期頁數(shù)初步分類（領(lǐng)域/密級/子類）信息員審核人Y-M-01-20240001客戶核心資料銷售部2024-03-1512業(yè)務(wù)/秘密/客戶資料*明*附件2：信息歸檔移交清單移交部門移交人接收人移交日期文件編號題名數(shù)量密級備注銷售部*明*華2024-03-20Y-M-01-20240001客戶核心資料1份秘密紙質(zhì)附件3：檔案保管期限表領(lǐng)域子類保管期限備注業(yè)務(wù)合同協(xié)議10年含已終止合同人事員工勞動合同永久離職后繼續(xù)保存財務(wù)會計憑證30年按會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行附件4