高校學(xué)生檔案管理工作制度一、總則為規(guī)范高校學(xué)生檔案管理工作，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性與安全性，保障學(xué)生合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》及相關(guān)教育管理規(guī)范，結(jié)合本校實(shí)際，制定本制度。本制度適用于本校全日制學(xué)歷教育學(xué)生（含本專科生、研究生）的檔案管理工作，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞及監(jiān)督等環(huán)節(jié)。學(xué)生檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、規(guī)范管理、安全保密、方便利用”的原則，由學(xué)校檔案管理部門（或?qū)W生工作部門）統(tǒng)籌管理，各院系（部）協(xié)同配合，確保檔案管理工作有序開展。二、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍學(xué)生檔案應(yīng)包含以下類別材料：1.學(xué)籍類材料：入學(xué)登記表、錄取通知書、成績單、學(xué)籍變動材料（如轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等審批表）、畢業(yè)（結(jié)業(yè)、肄業(yè)）證書存根及相關(guān)證明材料。2.獎懲類材料：獎學(xué)金、助學(xué)金評定材料，各類榮譽(yù)證書及表彰決定，違紀(jì)處分決定書及解除處分相關(guān)材料。3.黨團(tuán)類材料：入黨（團(tuán)）申請書、思想?yún)R報(bào)、轉(zhuǎn)正申請書、黨（團(tuán)）組織關(guān)系證明、黨（團(tuán)）內(nèi)獎懲材料。4.其他材料：社會實(shí)踐、科研成果、職業(yè)資格證書、參軍入伍相關(guān)材料、畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證存根等與學(xué)生成長發(fā)展相關(guān)的重要材料。（二）收集要求與流程1.新生檔案應(yīng)在入學(xué)后規(guī)定時(shí)間內(nèi)由學(xué)生本人或生源地檔案管理部門通過機(jī)要通信、專人送取等規(guī)范渠道移交至學(xué)校；畢業(yè)年級學(xué)生的畢業(yè)相關(guān)材料應(yīng)在離校前規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔。2.各院系（部）指定專人負(fù)責(zé)本單位學(xué)生檔案材料的收集、初審工作，確保材料真實(shí)、完整、字跡清晰，無涂改、偽造痕跡；對缺失或不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)通知學(xué)生補(bǔ)充完善。3.檔案管理部門定期對各院系（部）移交的材料進(jìn)行復(fù)審，核對材料種類、份數(shù)及內(nèi)容，確認(rèn)無誤后辦理交接手續(xù)，填寫《學(xué)生檔案材料交接登記表》。（三）檔案整理規(guī)范1.檔案整理遵循“一人一檔、分類有序、裝訂規(guī)范”的原則，按材料形成時(shí)間或重要程度排序，去除金屬裝訂物，采用檔案專用裝訂材料。2.對每份材料進(jìn)行編號、登記，填寫《學(xué)生檔案材料目錄》，注明材料名稱、形成時(shí)間、頁數(shù)等信息；檔案袋（盒）應(yīng)標(biāo)注學(xué)生姓名、學(xué)號、院系、專業(yè)、入學(xué)年份等基本信息，確保標(biāo)識清晰。3.電子檔案同步建設(shè)：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致、可檢索，實(shí)現(xiàn)“雙套制”管理。三、檔案保管（一）保管條件1.檔案庫房應(yīng)符合“八防”（防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫）要求，配備溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、防盜門窗、防蟲藥劑等設(shè)施，定期檢查維護(hù)，確保庫房環(huán)境安全穩(wěn)定。2.檔案柜（架）應(yīng)采用金屬材質(zhì)，分類存放檔案，留出適當(dāng)空間便于通風(fēng)、取放；電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、病毒防護(hù)、權(quán)限管理功能，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移與備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）安全管理1.檔案庫房實(shí)行專人值守與門禁管理，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入；檔案查閱、整理等工作應(yīng)在指定場所進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案帶離指定區(qū)域。2.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對火災(zāi)、水災(zāi)、蟲害、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)情況制定處置流程，定期組織應(yīng)急演練，確保檔案安全風(fēng)險(xiǎn)可控。（三）保管檢查1.檔案管理部門每學(xué)年對學(xué)生檔案進(jìn)行一次全面檢查，核對檔案數(shù)量、完整性及保管狀況，填寫《學(xué)生檔案保管檢查記錄表》，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。2.電子檔案定期進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)與備份，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)、可利用；對超過保管期限的檔案，按照國家檔案管理規(guī)定進(jìn)行鑒定、銷毀或續(xù)存，銷毀檔案需履行審批手續(xù)并全程記錄。四、檔案利用（一）利用范圍與權(quán)限1.學(xué)生本人因就業(yè)、升學(xué)、出國等正當(dāng)理由需查閱檔案，須憑有效身份證件及相關(guān)證明材料，經(jīng)所在院系（部）審核、檔案管理部門批準(zhǔn)后，在指定場所查閱，原則上不得復(fù)制核心學(xué)籍材料（如錄取通知書、畢業(yè)證書存根等），確需復(fù)制的需經(jīng)審批并注明用途。2.學(xué)校內(nèi)部部門因工作需要（如學(xué)籍核查、就業(yè)推薦、政審等）查閱學(xué)生檔案，須出具單位介紹信及經(jīng)辦人身份證件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱，查閱過程需全程登記。3.校外單位（如用人單位、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)、其他院校等）查閱學(xué)生檔案，須憑單位公函、經(jīng)辦人身份證件及學(xué)生本人授權(quán)委托書（或相關(guān)證明），經(jīng)學(xué)校主管部門審批后，由檔案管理部門指定人員代為查閱、提供證明材料，嚴(yán)禁外單位人員直接接觸檔案。（二）利用流程與要求1.查閱檔案需填寫《學(xué)生檔案查閱申請表》，注明查閱人身份、目的、查閱內(nèi)容及范圍，經(jīng)審批后由檔案管理人員全程陪同查閱，查閱完畢后及時(shí)歸還、核對檔案。2.檔案利用過程中嚴(yán)禁涂改、抽取、偽造檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容；對涉及個(gè)人隱私、敏感信息的檔案材料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對外提供。五、檔案轉(zhuǎn)遞（一）畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞1.畢業(yè)學(xué)生檔案應(yīng)在學(xué)生離校前完成整理、核對，根據(jù)學(xué)生就業(yè)去向（如就業(yè)單位、人才市場、生源地人社部門、升學(xué)院校等），通過機(jī)要通信、郵政特快專遞（EMS）或?qū)Ｈ怂腿〉纫?guī)范渠道轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案。2.檔案轉(zhuǎn)遞前，檔案管理部門應(yīng)填寫《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明檔案編號、學(xué)生姓名、轉(zhuǎn)遞地址、接收單位等信息，與檔案一并密封，加蓋騎縫章；轉(zhuǎn)遞后及時(shí)跟蹤檔案接收情況，確保檔案安全送達(dá)。（二）在校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞1.學(xué)生因轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、退學(xué)等原因需轉(zhuǎn)遞檔案，由學(xué)生本人或所在院系（部）提出申請，經(jīng)學(xué)校主管部門批準(zhǔn)后，檔案管理部門按相關(guān)規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，轉(zhuǎn)遞流程同畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞要求。2.檔案轉(zhuǎn)遞過程中，如遇接收單位變更、地址錯誤等情況，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與學(xué)生或相關(guān)單位溝通，重新辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，確保檔案流轉(zhuǎn)順暢。六、責(zé)任與監(jiān)督（一）職責(zé)分工1.學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案管理制度、統(tǒng)籌檔案管理工作、指導(dǎo)院系（部）檔案業(yè)務(wù)、保管與利用檔案；各院系（部）負(fù)責(zé)本單位學(xué)生檔案材料的收集、初審與移交，配合檔案管理部門開展相關(guān)工作。2.檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)范與保密制度，定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升管理能力；對玩忽職守、違規(guī)操作導(dǎo)致檔案損壞、丟失或泄密的，依法依規(guī)追究責(zé)任。（二）監(jiān)督與考核1.學(xué)校成立檔案管理監(jiān)督小組，由紀(jì)檢、審計(jì)、學(xué)生工作等部門人員組成，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、考核，重點(diǎn)檢查檔案收集的完整性、保管的安全性、利用的合規(guī)性及轉(zhuǎn)遞的規(guī)范性。2.對檔案管理工作表現(xiàn)突出的單位或個(gè)人予以表彰獎勵；對存在問題的單位責(zé)令限期整改，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育或紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。（三）申訴與反饋學(xué)生對檔案管理工作有異議的，可向所在院系（部）或檔案管理部門提出申訴，相