公司會議記錄與紀(jì)要規(guī)范范文會議記錄與紀(jì)要作為企業(yè)管理的核心文檔，既是決策落地的“施工圖”，也是責(zé)任追溯的“憑證庫”。規(guī)范的記錄與紀(jì)要能有效避免信息偏差，提升團隊協(xié)作效率。以下從記錄要求、紀(jì)要撰寫、范文示例、注意事項四方面展開說明。一、會議記錄的規(guī)范要求會議記錄是對會議全過程的客觀實錄，需覆蓋“信息全、邏輯清、可追溯”三個核心標(biāo)準(zhǔn)。（一）記錄職責(zé)與準(zhǔn)備職責(zé)：由行政秘書、部門助理等熟悉流程、具備速記與歸納能力的人員擔(dān)任，需全程專注，確保記錄連貫、準(zhǔn)確。準(zhǔn)備：提前獲取會議通知（含主題、議程、參會名單），準(zhǔn)備錄音設(shè)備（經(jīng)許可）、電子文檔模板（或筆記本），調(diào)試記錄工具（如電腦、手寫筆），提前10分鐘到場核對參會人員。（二）記錄內(nèi)容的核心要素記錄需圍繞“會議發(fā)生了什么、決定了什么、要做什么”展開，核心要素包括：1.基礎(chǔ)信息：會議時間（起止時間）、地點、主持人、記錄人、參會人員（區(qū)分出席、列席、請假）、會議主題與議程。2.討論過程：如實記錄發(fā)言要點（觀點、建議、數(shù)據(jù)支撐）、爭議焦點（不同意見的核心矛盾）、共識形成的關(guān)鍵邏輯（如“經(jīng)成本、時效對比，最終選擇方案A”）。3.決議事項：明確行動項（做什么）、責(zé)任人（誰來做）、時間節(jié)點（何時完成）、驗收標(biāo)準(zhǔn)（如何判斷完成，如“提交經(jīng)法務(wù)審核的合同”）。4.未盡事宜：待討論的議題、需補充的資料（如“財務(wù)部需提供Q1成本明細”）、下次會議的初步安排。（三）記錄的格式與語言規(guī)范格式：采用分級標(biāo)題（如“一、會議基本信息”“（一）議題一：XX事項討論”），行動項用加粗或編號突出，爭議點用“【爭議】”標(biāo)注，共識用“【共識】”明確。語言：使用書面語，避免口語化（如“大概下周完成”改為“擬于下周內(nèi)完成”）；客觀陳述，不加入個人評價（如“某方案很合理”改為“某方案獲多數(shù)參會人員認可”）；數(shù)據(jù)、術(shù)語與會議表述一致。二、會議紀(jì)要的規(guī)范撰寫會議紀(jì)要是對會議的核心提煉，需實現(xiàn)“決策清、執(zhí)行明、可落地”的目標(biāo)，是跨部門協(xié)作的直接依據(jù)。（一）紀(jì)要的核心作用與撰寫原則作用：提煉決策、明確執(zhí)行方向、支撐復(fù)盤與考核，是“會議室討論”到“生產(chǎn)線執(zhí)行”的關(guān)鍵橋梁。原則：準(zhǔn)確性：100%還原決議，討論過程可簡化，但關(guān)鍵邏輯（如“因成本超支，暫不啟動項目B”）必須與原意一致。簡潔性：刪除冗余表述（如重復(fù)討論、無關(guān)寒暄），用“一事一議”結(jié)構(gòu)，每部分聚焦一個議題的決策。邏輯性：按“議題-討論-決議-行動”的邏輯展開，同類議題合并，重要議題前置（如“年度戰(zhàn)略”優(yōu)先于“日常事務(wù)”）。指導(dǎo)性：行動項需具備“可執(zhí)行、可追溯”的特點，避免模糊表述（如“加強市場推廣”改為“市場部于X月X日前完成3場線下活動，覆蓋用戶XX人”）。（二）紀(jì)要的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容規(guī)范紀(jì)要格式需統(tǒng)一、清晰，便于快速抓取核心信息：1.標(biāo)題統(tǒng)一格式為“XX公司+會議類型+會議時間+會議紀(jì)要”（如“XX科技有限公司2024年4月總經(jīng)理辦公會會議紀(jì)要”）。2.正文開頭段：簡述會議基本信息（時間、地點、主持人、參會人員、會議目的），示例：*“2024年4月15日，總經(jīng)理XXX在公司三樓會議室主持召開總經(jīng)理辦公會，副總經(jīng)理XXX、各部門負責(zé)人出席會議，會議圍繞Q2經(jīng)營目標(biāo)拆解、重點項目推進等事項展開討論，形成如下決議：”*主體部分：按議題分類，每個議題用“一、議題名稱”開頭，下分“（一）討論內(nèi)容”（簡要概括焦點，如“數(shù)據(jù)爭議、方案對比”）、“（二）決議事項”（分條列出行動項，含責(zé)任人、時間、交付物）。結(jié)尾段：總結(jié)會議成果，或明確下次會議時間、需準(zhǔn)備的資料，示例：*“本次會議明確了Q2的核心任務(wù)，各責(zé)任人需按決議推進。下次辦公會定于5月10日召開，各部門需提前提交進度報告?！?3.落款右下角標(biāo)注記錄人姓名、日期（如“記錄人：XXX2024年4月16日”）。（三）紀(jì)要撰寫的實操步驟1.整理原始記錄：將會議錄音（或手寫記錄）轉(zhuǎn)化為文字，梳理每個議題的討論脈絡(luò)，標(biāo)記“決議”“待確認”“需跟進”的內(nèi)容。2.提煉核心內(nèi)容：對討論過程“去粗取精”，保留與決策相關(guān)的關(guān)鍵信息，將行動項按“5W2H”（What、Why、Who、When、Where、How、Howmuch）原則明確。3.格式排版與審核：按規(guī)范格式調(diào)整結(jié)構(gòu)，使用清晰的編號和標(biāo)題層級；提交給主持人或核心參會人員審核，確認決議無偏差后分發(fā)。三、范文示例：XX公司周例會會議紀(jì)要XX科技有限公司2024年4月8日周例會會議紀(jì)要時間：2024年4月8日14:00-15:30地點：公司二樓會議室主持人：張XX（總經(jīng)理）參會人員：李XX（研發(fā)部）、王XX（市場部）、趙XX（財務(wù)部）、劉XX（行政部）會議主題：周工作進展匯報與下周計劃安排一、本周工作進展匯報（一）研發(fā)部：李XX匯報，A項目核心模塊開發(fā)完成80%，剩余測試環(huán)節(jié)擬于4月12日前完成；B項目因第三方接口延遲，進度滯后5天，已協(xié)調(diào)對方加急處理，下周重點推進聯(lián)調(diào)工作。（二）市場部：王XX匯報，春季促銷活動覆蓋用戶XX人，轉(zhuǎn)化率XX%，超額完成本周目標(biāo)；下周計劃啟動線下展會籌備，需行政部協(xié)助協(xié)調(diào)場地。（三）財務(wù)部：趙XX匯報，Q1費用結(jié)算完成，已提交各部門成本分析報告；下周將開展發(fā)票合規(guī)性檢查，各部門需在4月15日前提交票據(jù)。（四）行政部：劉XX匯報，新辦公區(qū)裝修方案已確定，下周進入施工階段；員工體檢安排在4月20日，需各部門統(tǒng)計參與人數(shù)。二、下周重點工作安排（一）A項目交付：李XX負責(zé)，4月12日前完成測試并提交驗收報告，王XX同步準(zhǔn)備上線推廣方案。（二）B項目協(xié)調(diào)：李XX牽頭，4月10日前與第三方召開專題會，明確接口交付時間，形成書面?zhèn)渫?。（三）展會籌備：王XX主導(dǎo)，劉XX協(xié)助，4月11日前確定展會場地并完成合同簽訂，4月15日前完成物料設(shè)計初稿。（四）發(fā)票檢查：趙XX統(tǒng)籌，各部門4月15日前提交合規(guī)票據(jù)，逾期將影響報銷進度。（五）辦公區(qū)裝修：劉XX負責(zé)，每日同步施工進度，確保4月25日前完工；施工期間做好安全防護，避免影響辦公。三、其他事項1.下周例會時間：4月15日14:00，各部門需提前準(zhǔn)備周進展PPT。2.員工體檢名單：各部門4月12日前報至劉XX處。記錄人：陳XX日期：2024年4月8日四、注意事項與常見誤區(qū)規(guī)避（一）及時性要求會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成記錄整理，48小時內(nèi)發(fā)布紀(jì)要，避免記憶模糊導(dǎo)致信息偏差。（二）客觀性原則記錄與紀(jì)要均需“就事論事”，禁止加入個人觀點或推測（如“某方案顯然更優(yōu)”改為“某方案在成本、時效上的優(yōu)勢獲多數(shù)認可”）。（三）版本管理規(guī)范紀(jì)要需標(biāo)注版本號（如V1.0、V2.0），重大調(diào)整需說明修改原因；分發(fā)時明確“最終版”“草稿版”，避免執(zhí)行依據(jù)混亂。（四）工具輔助建議可使用飛書、騰訊文檔等協(xié)作工具，支持多人實時編輯、版本回溯；錄音轉(zhuǎn)文字工具（如訊飛聽見）可提高記錄效率，但需人工核對準(zhǔn)確性。（五）常見誤區(qū)規(guī)避誤區(qū)一：記錄“流水賬”，未區(qū)分討論與決議。規(guī)避：用“【討論】”“【決議】”標(biāo)注內(nèi)容性質(zhì)。誤區(qū)二：行動項模糊，如“加強市場推廣”。規(guī)避：明確“誰在什么時間通過什么方式達成什么結(jié)果”（如“市場部于4月30日前完成3場線下活動，覆蓋用戶500人”）。