行政采購(gòu)審批及操作手冊(cè)標(biāo)準(zhǔn)模板一、手冊(cè)適用范圍與工作場(chǎng)景二、標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟詳解（一）需求提出與確認(rèn)需求發(fā)起：各部門根據(jù)工作需要，由部門負(fù)責(zé)人指定專人（如行政對(duì)接人*）填寫《行政采購(gòu)需求表》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、期望到貨時(shí)間等基本信息。需求審核：部門負(fù)責(zé)人*對(duì)需求表的必要性、合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合部門年度工作計(jì)劃及預(yù)算范圍，簽字確認(rèn)后提交至行政部。需求匯總：行政部收到需求后，對(duì)各部門采購(gòu)需求進(jìn)行匯總分類，核對(duì)同類物品的重復(fù)采購(gòu)需求，整合為批量采購(gòu)清單，提高采購(gòu)效率。（二）預(yù)算編制與申請(qǐng)預(yù)算匹配：行政部根據(jù)匯總的采購(gòu)需求，對(duì)照公司年度預(yù)算方案，逐項(xiàng)核對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算額度，保證需求在預(yù)算范圍內(nèi)。若超出預(yù)算，需由申請(qǐng)部門提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整理由，經(jīng)財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)*審批通過(guò)后，方可納入采購(gòu)計(jì)劃。預(yù)算報(bào)批：行政部編制《行政采購(gòu)預(yù)算匯總表》，按審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批：一般采購(gòu)由行政部負(fù)責(zé)人審批；大額采購(gòu)（單筆超5000元）需提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大項(xiàng)目采購(gòu)（單筆超2萬(wàn)元）需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)*集體審議通過(guò)。（三）采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤惶顚懮暾?qǐng)表：行政部根據(jù)審批通過(guò)的預(yù)算及需求匯總，填寫《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》，附《采購(gòu)需求表》《預(yù)算審批表》等材料，明確采購(gòu)方式（如公開招標(biāo)、詢比價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)等）。材料復(fù)核：行政部負(fù)責(zé)人*對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)表及相關(guān)材料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行復(fù)核，保證信息一致、手續(xù)齊全。（四）審批流程執(zhí)行采購(gòu)申請(qǐng)按以下權(quán)限逐級(jí)審批（可根據(jù)公司規(guī)模調(diào)整審批層級(jí)）：部門初審：行政部將材料提交至財(cái)務(wù)部*，審核預(yù)算匹配度、價(jià)格合理性及合規(guī)性。分管審批：財(cái)務(wù)部審核通過(guò)后，提交至分管行政/采購(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)*，審批采購(gòu)必要性及方式適用性。終審簽批：根據(jù)采購(gòu)金額，由對(duì)應(yīng)權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)（如總經(jīng)理*）最終簽批，審批完成后啟動(dòng)采購(gòu)執(zhí)行。（五）采購(gòu)方式選擇與執(zhí)行根據(jù)采購(gòu)金額及項(xiàng)目特點(diǎn)，選擇合適的采購(gòu)方式：詢比價(jià)采購(gòu)（適用于5000元以下標(biāo)準(zhǔn)物品）：向至少3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對(duì)比價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)后，確定供應(yīng)商并簽訂簡(jiǎn)易采購(gòu)合同。招標(biāo)采購(gòu)（適用于2萬(wàn)元以上項(xiàng)目）：按《招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商并簽訂正式合同。緊急采購(gòu)（如突發(fā)維修、應(yīng)急物資）：需填寫《緊急采購(gòu)審批單》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*特批后，可先采購(gòu)后補(bǔ)流程，但需保留緊急情況說(shuō)明及采購(gòu)憑證。（六）驗(yàn)收入庫(kù)到貨驗(yàn)收：物品送達(dá)后，由行政部組織申請(qǐng)人、使用部門代表共同驗(yàn)收，核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與采購(gòu)申請(qǐng)一致，檢查外觀是否完好、配件是否齊全。驗(yàn)收確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，填寫《物品驗(yàn)收入庫(kù)單》，三方簽字確認(rèn)；若不合格，及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄問(wèn)題原因及處理結(jié)果。入庫(kù)登記：行政部將驗(yàn)收合格的物品登記至《行政物資臺(tái)賬》，更新庫(kù)存信息，領(lǐng)用時(shí)需辦理領(lǐng)用手續(xù)。（七）費(fèi)用結(jié)算與資料歸檔結(jié)算申請(qǐng)：行政部根據(jù)采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、供應(yīng)商開具的合規(guī)票據(jù)，填寫《費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)表》，附相關(guān)證明材料，提交財(cái)務(wù)部審核。支付審批：財(cái)務(wù)部審核無(wú)誤后，按公司付款流程辦理支付手續(xù)，保證資金支付與合同約定一致。資料歸檔：采購(gòu)?fù)瓿珊?，行政部將采?gòu)申請(qǐng)表、審批文件、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票復(fù)印件等資料整理成冊(cè)，按年度分類歸檔，保存期限不少于3年。三、相關(guān)模板表格示例表1：行政采購(gòu)需求表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人*聯(lián)系方式日期采購(gòu)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）用途說(shuō)明期望到貨時(shí)間需求部門負(fù)責(zé)人簽字日期行政部審核意見審核人*日期表2：行政采購(gòu)審批流程表申請(qǐng)編號(hào)采購(gòu)項(xiàng)目金額（元）申請(qǐng)部門申請(qǐng)人*審批環(huán)節(jié)審批人*審批意見審批日期需求確認(rèn)部門負(fù)責(zé)人*預(yù)核審財(cái)務(wù)部*分管審批分管領(lǐng)導(dǎo)*終審簽批總經(jīng)理*表3：物品驗(yàn)收入庫(kù)單采購(gòu)申請(qǐng)編號(hào)到貨日期供應(yīng)商名稱驗(yàn)收地點(diǎn)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收人*使用部門代表*行政部*日期備注（如退換貨原因）四、操作要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）關(guān)鍵操作要點(diǎn)預(yù)算剛性原則：無(wú)預(yù)算或超預(yù)算的采購(gòu)需嚴(yán)格履行預(yù)算調(diào)整審批流程，嚴(yán)禁先采購(gòu)后補(bǔ)預(yù)算。審批時(shí)限要求：各環(huán)節(jié)審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，緊急采購(gòu)需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，避免流程延誤。供應(yīng)商管理：行政部建立合格供應(yīng)商名錄，定期評(píng)估供應(yīng)商履約能力（如價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)），動(dòng)態(tài)調(diào)整名錄。采購(gòu)留痕：所有采購(gòu)環(huán)節(jié)需保留書面或電子記錄，保證流程可追溯，杜絕“體外循環(huán)”。（二）常見風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)需求描述不清：可能導(dǎo)致采購(gòu)物品與實(shí)際需求不符。應(yīng)對(duì)：需求部門需明確物品規(guī)格參數(shù)，行政部可組織技術(shù)部門*參與需求審核。驗(yàn)收流于形式：可能導(dǎo)致不合格物品入庫(kù)。應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格執(zhí)行三方驗(yàn)收制度，對(duì)關(guān)鍵物品（如電子設(shè)備）需進(jìn)行功能測(cè)試并記錄。采購(gòu)方