會議紀(jì)要編寫規(guī)范流程工具條目明確版一、會議紀(jì)要的應(yīng)用背景與核心價值會議紀(jì)要是會議成果的書面載體，用于準(zhǔn)確傳遞會議決議、明確行動責(zé)任、追溯決策依據(jù)，適用于企業(yè)內(nèi)部例會、項目推進會、跨部門協(xié)調(diào)會、客戶對接會等各類正式會議。規(guī)范的會議紀(jì)要可避免信息遺漏、責(zé)任模糊，提升團隊協(xié)作效率，為后續(xù)工作執(zhí)行和復(fù)盤提供關(guān)鍵依據(jù)。二、標(biāo)準(zhǔn)化編寫操作指引（一）會前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會議核心目標(biāo)提前與會議主持人確認(rèn)會議主題、預(yù)期成果（如決策事項、待解決問題、行動計劃）及核心議題優(yōu)先級。示例：若會議為“Q3項目啟動會”，核心目標(biāo)需明確項目里程碑、資源分工、風(fēng)險預(yù)案等。收集基礎(chǔ)資料并準(zhǔn)備工具獲取會議議程、上期會議紀(jì)要（如有）、相關(guān)背景材料（如項目計劃書、數(shù)據(jù)報表），提前熟悉內(nèi)容以便快速記錄關(guān)鍵信息。準(zhǔn)備記錄工具：優(yōu)先使用電子文檔（如Word、飛書文檔）便于實時編輯，或采用結(jié)構(gòu)化記錄模板；重要會議可輔以錄音（需提前征得參會人員同意）。確認(rèn)參會人員與角色分工列出參會人員名單（含主持人、記錄人、核心決策人、外部嘉賓等），標(biāo)注缺席人員及原因，明確記錄人職責(zé)（重點記錄決議、行動項，而非逐字轉(zhuǎn)錄討論內(nèi)容）。（二）會中記錄：聚焦關(guān)鍵信息準(zhǔn)確捕捉會議基本信息記錄會議全稱、時間（起止時間精確到分鐘）、地點（線上會議需注明平臺及會議號）、主持人、記錄人、參會人員（區(qū)分“出席”“列席”“請假”）。示例：會議名稱：產(chǎn)品迭代需求評審會時間：2023年10月26日14:00-16:30地點：公司3樓會議室A/騰訊會議（會議號：X-X-X）主持人：*總監(jiān)記錄人：*助理按議程順序記錄討論要點以會議議程為記錄每個議題的討論過程：核心觀點：提煉各方主要意見（避免主觀評價，用“提出”“建議”等客觀表述）。爭議焦點：記錄未達成一致的關(guān)鍵分歧及各方理由（如“認(rèn)為需優(yōu)先考慮用戶反饋，則主張技術(shù)實現(xiàn)難度更緊急”）。數(shù)據(jù)支撐：引用關(guān)鍵數(shù)據(jù)、案例（如“根據(jù)用戶調(diào)研報告，70%用戶需求A”）。重點標(biāo)記決議事項與行動項決議事項：明確最終決策結(jié)果（需標(biāo)注“通過”“否決”“待補充”等狀態(tài)），如“決議：同意優(yōu)先開發(fā)功能B，預(yù)算控制在5萬元內(nèi)”。行動項：采用“動詞+任務(wù)+責(zé)任人+截止時間”結(jié)構(gòu)，缺一不可，示例：序號任務(wù)描述責(zé)任人協(xié)助人截止時間交付物優(yōu)先級1完成功能B技術(shù)方案設(shè)計*工程師*設(shè)計2023-11-5技術(shù)文檔（含原型圖）高2協(xié)調(diào)市場部提供用戶需求清單*經(jīng)理-2023-10-30需求清單（Excel版）中（三）會后整理：保證準(zhǔn)確規(guī)范信息核對與補充完善會議結(jié)束后2小時內(nèi)整理初稿，對照錄音或筆記補充遺漏信息，重點核對行動項的責(zé)任人、時間、交付物是否準(zhǔn)確。對存疑內(nèi)容（如專業(yè)術(shù)語、數(shù)據(jù)來源）及時與相關(guān)參會人員確認(rèn)，避免主觀臆斷。審核與定稿流程初稿完成后提交主持人審核（重點檢查決議是否準(zhǔn)確、行動項是否明確），根據(jù)反饋修改后，于24小時內(nèi)分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)方（抄送部門負(fù)責(zé)人、項目組等）。涉密會議需標(biāo)注“保密等級”，并按公司規(guī)定限定分發(fā)范圍。歸檔與跟進定稿會議紀(jì)需按“會議名稱-日期”格式命名（如“項目啟動會_20231026.docx”），存儲至指定共享文件夾（如企業(yè)網(wǎng)盤/項目管理系統(tǒng)），保存期限不少于1年（重要項目建議長期保存）。行動項責(zé)任人有義務(wù)在截止時間前更新完成狀態(tài)，記錄人需定期（如每周例會）跟進進度，保證閉環(huán)管理。三、會議紀(jì)要模板及填寫說明（一）會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板會議紀(jì)要會議名稱：________________________會議時間：____年_月_日____:____-____:____會議地點：________________________主持人：________________________記錄人：________________________參會人員：________________________（出席）/________________________（列席）/________________________（請假）缺席人員及原因：________________________會議議程：一、議題一：[議題名稱]討論要點：________________________________________（*：觀點）________________________________________（*：觀點）爭議焦點：________________________________________決議事項：________________________________________二、議題二：[議題名稱]（同上結(jié)構(gòu)）三、行動項匯總序號任務(wù)描述責(zé)任人協(xié)助人截止時間交付物完成狀態(tài)備注1未開始2進行中四、附件：________________________（如：會議PPT、需求清單）分發(fā)范圍：________________________記錄人簽字：________________________審核人簽字：________________________日期：____年_月_日（二）模板填寫說明會議名稱：簡潔明確，包含“會議主題+類型”（如“年度預(yù)算評審會”“客戶需求溝通會”）。參會人員：按“部門+姓名+職務(wù)”標(biāo)注（如“市場部經(jīng)理”“研發(fā)部工程師”），外部嘉賓需注明單位。討論要點：每點獨立成行，用“-”開頭，避免大段文字，重點突出“誰提了什么觀點”“基于什么依據(jù)”。行動項：必須包含“可交付成果”（如“調(diào)研報告”“初版方案”），而非模糊任務(wù)（如“研究一下”）。附件：若有支撐材料（文檔、圖片、等），需列出名稱及獲取方式（如“附件1：用戶調(diào)研報告（見共享文件夾/路徑）”）。四、編寫過程中的關(guān)鍵注意事項客觀中立，避免主觀表述禁止使用“我認(rèn)為”“顯然”等主觀詞匯，記錄討論內(nèi)容時需區(qū)分“事實陳述”與“個人觀點”。示例：錯誤表述：“的方案顯然不可行”；正確表述：“提出該方案存在風(fēng)險（如成本超支），建議優(yōu)先考慮備選方案”。突出重點，詳略得當(dāng)聚焦“決議”“行動項”“爭議點”，對一般性討論（如流程性說明）可簡略記錄，避免信息過載。關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如預(yù)算、時間節(jié)點、數(shù)量）需精確記錄，不得模糊處理（如“約1萬元”應(yīng)寫明“10000元”）。責(zé)任到人，時間明確行動項必須指定唯一責(zé)任人，避免使用“相關(guān)負(fù)責(zé)人”“團隊”等模糊主體；截止時間需具體到“年/月/日”，避免“盡快”“本周內(nèi)”等表述。格式規(guī)范，便于檢索統(tǒng)一字體（如標(biāo)題黑體三號、宋體五號）、段落