行政文書文件編號(hào)及存檔規(guī)則指南一、適用范圍與核心價(jià)值本指南適用于各類行政文書的規(guī)范化管理，涵蓋日常辦公中產(chǎn)生的通知、報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、制度文件等。通過(guò)統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)化的存檔流程，可實(shí)現(xiàn)行政文書的有序管理，提升檢索效率、保障文件安全，同時(shí)滿足內(nèi)部審計(jì)、歷史追溯及合規(guī)管理需求，為行政工作的高效開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。二、文件編號(hào)規(guī)范流程（一）編號(hào)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)行政文書編號(hào)采用“部門代碼-年份-文件類型代碼-流水號(hào)”的組合結(jié)構(gòu)，具體格式為：部門代碼（2位）+年份（4位）+文件類型代碼（2位）+流水號(hào)（3位），示例：ZB-2024-通-001（總辦2024年第1號(hào)通知）。1.部門代碼規(guī)范部門名稱代碼部門名稱代碼總經(jīng)辦ZB人力資源部RL財(cái)務(wù)部CW市場(chǎng)部SC行政部XZ技術(shù)部JS項(xiàng)目管理部XM法務(wù)部FW2.文件類型代碼規(guī)范文件類型代碼文件類型代碼通知類通請(qǐng)示類請(qǐng)報(bào)告類告會(huì)議紀(jì)要會(huì)合同協(xié)議合制度文件制審批表單審函件類函3.流水號(hào)規(guī)則同一部門、同類型文件按年度從“001”開(kāi)始順序編制，每年1月1日重新歸零，避免跨年度重復(fù)。（二）編號(hào)步驟明確文件屬性：確定文件所屬部門及類型（如“行政部-制度文件”）。提取基礎(chǔ)信息：獲取文件形成年份（如2024年）、部門代碼（XZ）、文件類型代碼（制）。編制流水號(hào)：查詢本部門同類型文件當(dāng)年已編最大流水號(hào)（如當(dāng)前最大為“012”），新文件流水號(hào)順延為“013”。組合完整編號(hào)：按“部門代碼-年份-文件類型代碼-流水號(hào)”最終編號(hào)（示例：XZ-2024-制-013）。特殊文件處理：跨部門聯(lián)合發(fā)文以牽頭部門代碼為準(zhǔn)，協(xié)辦部門在文件備注欄注明；密級(jí)文件需在編號(hào)后增加密級(jí)標(biāo)識(shí)（如“機(jī)密”“內(nèi)部”），示例：ZB-2024-通-001-機(jī)密。三、存檔管理操作細(xì)則（一）分類整理一級(jí)分類：按部門劃分（如“行政部檔案”“人力資源部檔案”），部門代碼與文件編號(hào)中的部門代碼一致。二級(jí)分類：按文件類型劃分（如“通知類”“制度文件”“合同協(xié)議”），使用文件類型代碼標(biāo)識(shí)。排序規(guī)則：同類型文件按編號(hào)升序排列（從001開(kāi)始遞增），不同類型文件按“通、告、請(qǐng)、會(huì)、合、制、審、函”的代碼順序排列。（二）歸檔流程文件審核：文件辦結(jié)后，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)內(nèi)容完整、合規(guī)。整理裝訂：紙質(zhì)文件：去除金屬夾，采用左側(cè)裝訂，A4紙雙面打印的需對(duì)齊；電子文件：命名格式與編號(hào)一致（示例：XZ-2024-制-013_部門管理制度.docx），存儲(chǔ)于指定服務(wù)器文件夾（路徑：服務(wù)器\行政檔案\2024年\行政部\制度文件）。填寫存檔目錄：使用《存檔目錄表》（詳見(jiàn)模板）登記檔案信息，包括檔案編號(hào)、文件名稱、存檔日期、保管期限等。移交歸檔：每月最后一個(gè)工作日，各部門將整理好的紙質(zhì)及電子檔案統(tǒng)一移交至檔案室，交接雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。（三）借閱管理借閱申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱登記表》（詳見(jiàn)模板），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，檔案室方可提供。借閱期限：普通檔案不超過(guò)3個(gè)工作日，涉密檔案不超過(guò)1個(gè)工作日，確需延期的需重新申請(qǐng)。歸還與檢查：借閱檔案需保持完整、無(wú)涂改，歸還時(shí)檔案室核對(duì)無(wú)誤后登記歸還日期；如發(fā)覺(jué)損壞或丟失，按公司規(guī)定追究責(zé)任。（四）保管期限與銷毀保管期限劃分：短期（1-3年）：如日常通知、會(huì)議簽到表等；中期（3-5年）：如部門工作報(bào)告、合同協(xié)議等；長(zhǎng)期（5年以上）：如公司制度文件、年度發(fā)展規(guī)劃等。銷毀流程：檔案室對(duì)到期檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、名稱、保管期限、銷毀原因；經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由兩人以上共同監(jiān)銷，保證信息無(wú)法恢復(fù)；《檔案銷毀清冊(cè)》需永久保存，以備查證。四、實(shí)用工具模板模板1：文件編號(hào)登記表文件名稱所屬部門文件類型編號(hào)編制日期編制人備注關(guān)于考勤制度調(diào)整的通知行政部通知類XZ-2024-通-0052024-03-15張*全員執(zhí)行2024年度第一季度工作總結(jié)市場(chǎng)部報(bào)告類SC-2024-告-0022024-04-10李*提交總經(jīng)理模板2：存檔目錄表檔案編號(hào)文件名稱所屬部門存檔日期存檔位置保管期限備注XZ-2024-制-013部門管理制度行政部2024-05-20XZ-2024-制-柜3長(zhǎng)期版本號(hào)V2.0RL-2024-合-001勞動(dòng)合同模板人力資源部2024-06-01RL-2024-合-柜1中期2024版模板3：檔案借閱登記表借閱人所屬部門借閱日期檔案編號(hào)文件名稱借閱事由審批人預(yù)計(jì)歸還日期實(shí)際歸還日期經(jīng)辦人王*項(xiàng)目管理部2024-07-10XZ-2024-審-008項(xiàng)目費(fèi)用審批單項(xiàng)目審計(jì)趙*2024-07-122024-07-12劉*五、執(zhí)行要點(diǎn)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）核心執(zhí)行要點(diǎn)編號(hào)唯一性：同一文件不得重復(fù)編號(hào)，跨部門文件需明確牽頭部門，避免編號(hào)沖突。存檔及時(shí)性：文件辦結(jié)后3個(gè)工作日內(nèi)完成整理歸檔，不得積壓或拖延。保密管理：涉密文件需單獨(dú)存放，加密存儲(chǔ)電子版，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。定期盤點(diǎn)：檔案室每季度對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避編號(hào)混亂：建立《文件編號(hào)臺(tái)賬》（可參考模板1），實(shí)時(shí)更新已用編號(hào)，避免重復(fù)。存檔遺漏：電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔，關(guān)鍵文件（如合同）需掃描存檔，保證雙備份。借閱超期：檔案室借閱