合同簽訂流程標準化作業(yè)指導(dǎo)書一、適用范圍與工作目標本指導(dǎo)書適用于公司各類經(jīng)濟合同（包括采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等）的簽訂全流程管理，旨在規(guī)范合同從需求提出到歸檔的各環(huán)節(jié)操作，明確責任分工，防范法律風險與經(jīng)營風險，保證合同簽訂的合規(guī)性、效率性與可追溯性。二、標準化操作流程詳解（一）合同需求發(fā)起與資料準備需求提出業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求（如采購物料、提供服務(wù)、合作項目等），填寫《合同需求申請表》，明確合同主體、合作內(nèi)容、標的物信息、數(shù)量/服務(wù)標準、預(yù)算金額、期望簽署時間等核心要素，部門負責人*簽字確認后提交至法務(wù)部門。資料收集業(yè)務(wù)部門需同步收集以下資料，保證信息真實、完整：合作方主體資格證明材料（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號碼明，若為授權(quán)簽署需提供授權(quán)委托書及授權(quán)代理人證件號碼明）；與合同相關(guān)的技術(shù)附件、技術(shù)協(xié)議、報價單、招投標文件（如適用）；涉及行政審批的，需提供相關(guān)審批文件或許可證明（如特殊行業(yè)經(jīng)營許可證）。（二）合同文本起草起草主體合同文本原則上由業(yè)務(wù)部門牽頭起草，法務(wù)部門提供模板支持及合規(guī)性指導(dǎo)；對于標準合同（如采購合同、格式服務(wù)合同），可直接使用公司制定的標準模板，空白處填寫具體信息；對于非標合同或重大合同，需由法務(wù)部門主導(dǎo)起草或?qū)徍恕：诵臈l款要求合同文本需包含以下必備條款，內(nèi)容清晰、無歧義：合同主體（全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人/授權(quán)代表）；合同標的（名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量/服務(wù)范圍）；權(quán)利義務(wù)（雙方主要權(quán)利、義務(wù)、履行期限/地點/方式）；金額與支付方式（合同總價、計價方式、支付條件、賬戶信息）；驗收標準與方式（貨物/服務(wù)的驗收流程、criteria、異議處理）；違約責任（違約情形、違約金計算方式、爭議解決方式）；保密條款（保密范圍、期限、違約責任）；合同生效與終止條件（簽署方式、生效時間、終止情形）。（三）內(nèi)部多級審核業(yè)務(wù)部門初審業(yè)務(wù)部門負責人*對合同內(nèi)容的真實性、準確性、業(yè)務(wù)可行性進行審核，重點核對合作方信息、標的物與需求一致性、預(yù)算合規(guī)性，簽字確認后提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門審核財務(wù)部門*重點審核合同金額的合理性、付款方式與公司財務(wù)制度的一致性、稅費承擔條款、發(fā)票開具要求（如“提供增值稅專用發(fā)票”等），保證資金安全與財務(wù)合規(guī)，簽字確認后提交至法務(wù)部門。法務(wù)部門審核法務(wù)部門*對合同的合法性、合規(guī)性、完整性進行審核，重點審查：主體資格是否有效（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、是否超出經(jīng)營范圍）；條款是否違反法律法規(guī)（如《民法典》《公司法》等）或公司內(nèi)部制度；權(quán)利義務(wù)是否對等、違約責任是否明確、爭議解決方式是否約定（如“提交公司所在地人民法院訴訟”）；文本表述是否規(guī)范、無歧義。法務(wù)部門需出具書面審核意見，對修改內(nèi)容明確標注，審核通過后提交至管理層。管理層審批根據(jù)合同金額及重要性，由對應(yīng)層級的管理人員*審批：金額在[具體金額，如10萬元]以下的，由分管副總*審批；金額在[具體金額，如10萬-50萬元]的，由總經(jīng)理*審批；金額在[具體金額，如50萬元以上]或涉及重大項目的，需提交總經(jīng)理辦公會集體審議，形成會議紀要。（四）合同文本確認與傳遞文本確認內(nèi)部審核通過后，業(yè)務(wù)部門將最終版合同文本發(fā)送至合作方，并就合同條款進行溝通確認。若合作方提出修改意見，需重復(fù)內(nèi)部審核流程（涉及重大條款變更時，需重新提交法務(wù)及管理層審核）。文本傳遞確認無誤后，業(yè)務(wù)部門通過紙質(zhì)版或加密電子版方式向合作方傳遞合同文本，要求對方在合同指定簽署處簽字/蓋章（若為授權(quán)簽署，需保證授權(quán)委托書與合同一并簽署）。（五）合同簽署與用印簽署準備業(yè)務(wù)部門收到對方簽署完畢的合同文本后，核對以下內(nèi)容：雙方主體信息是否與營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書一致；簽署處是否為法定代表人簽字或加蓋公章（公章需清晰、完整，與名稱一致）；合同份數(shù)是否符合要求（一般一式[具體份數(shù)，如肆]份，雙方各執(zhí)[具體份數(shù)，如貳]份，原件歸檔）。用印申請業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請表》，附最終版合同文本、審核意見表、合作方主體資格證明等材料，按審批權(quán)限提交至用印管理部門（如行政部）。用印管理部門核對無誤后，加蓋公司合同專用章或公章（嚴禁在空白合同或未審核通過文本上用印）。（六）合同履行與歸檔履行跟蹤合同生效后，業(yè)務(wù)部門負責跟蹤履行情況，及時收集驗收證明、付款憑證、溝通函件等履約證據(jù)，保證雙方按約定履行義務(wù)；若出現(xiàn)違約情況，需第一時間上報法務(wù)部門及管理層，啟動爭議解決程序。資料歸檔合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門在[具體時限，如15個工作日]內(nèi)將以下資料整理成冊，提交至檔案管理部門歸檔：合同文本原件（雙方簽字/蓋章頁）；合同審批文件（需求申請表、審核意見表、審批單）；合作方主體資格證明、授權(quán)委托書；相關(guān)附件（技術(shù)協(xié)議、報價單、驗收報告、付款憑證等）。檔案管理部門按合同編號分類存放，建立電子臺賬，保證資料可查詢、可追溯。三、常用表單模板（一）合同審批表合同名稱編號合作方名稱合同金額（元）業(yè)務(wù)部門需求概述業(yè)務(wù)部門審核意見負責人簽字：日期：財務(wù)部門審核意見負責人簽字：日期：法務(wù)部門審核意見負責人簽字：日期：管理層審批意見審批人簽字：日期：附件清單（二）合同用印申請表合同名稱編號用印部門用印類型□合同章□公章用印份數(shù)用印原因附件材料□合同文本□審批表□對方資質(zhì)證明部門負責人意見簽字：日期：用印管理部門意見簽字：日期：（三）合同臺賬表合同編號合同名稱簽署日期合作方合同金額（元）履行狀態(tài)歸檔狀態(tài)責任部門□履行中□已完成□終止□已歸檔□未歸檔四、關(guān)鍵風險控制點主體資格風險合作方需具備合法簽約主體資格，自然人需核查證件號碼，法人需核查營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證件號碼明，授權(quán)簽署需保證授權(quán)范圍與合同內(nèi)容一致，避免因無權(quán)代理導(dǎo)致合同無效。條款合規(guī)風險合同條款不得違反法律法規(guī)強制性規(guī)定，不得損害公司利益；違約責任需明確具體，避免“違約方承擔相應(yīng)責任”等模糊表述；爭議解決方式優(yōu)先約定公司所在地法院或仲裁機構(gòu)。印章管理風險嚴禁在空白合同、未審核通過文本、復(fù)印件上加蓋印章；用印需嚴格審批流程，留存用印申請表及合同復(fù)印件，保證用印行為可追溯。保密與信息安全合同文本及涉及商業(yè)秘密的資料需指定專人保管，嚴禁向無關(guān)人員泄露；通過電子方式