物資退庫流程標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程一、目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部物資退庫管理工作，確保退庫流程合規(guī)有序、物資去向清晰可溯，同時保障財務(wù)賬目與實物管理的一致性，特制定本規(guī)程。通過明確各環(huán)節(jié)操作要求，提升物資利用效率，防范管理風(fēng)險，為企業(yè)成本管控與合規(guī)運營提供支撐。二、適用范圍本規(guī)程適用于公司各部門（含項目組）因質(zhì)量問題、計劃變更、閑置冗余、超領(lǐng)退回等原因產(chǎn)生的物資退庫業(yè)務(wù)，涵蓋原材料、半成品、成品、辦公用品及低值易耗品等各類物資。三、職責(zé)分工1.退庫部門經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)發(fā)起退庫申請，如實填報物資信息、退庫原因及狀態(tài)；配合倉庫驗收、質(zhì)檢等環(huán)節(jié)，確保退庫物資與申請信息一致。2.部門負(fù)責(zé)人：審核退庫申請的合理性，確認(rèn)退庫原因?qū)賹?、物資狀態(tài)符合要求，簽署審批意見。3.倉庫管理員：接收退庫物資，核對信息與申請單一致性；組織入庫驗收，更新庫存臺賬；配合財務(wù)完成賬務(wù)調(diào)整，跟蹤異常問題處置。4.質(zhì)檢人員（按需）：對質(zhì)量問題退庫物資進行檢驗，出具質(zhì)檢報告，明確判定結(jié)果（如返修、報廢、降級使用等）。5.財務(wù)人員：依據(jù)審核通過的退庫憑證調(diào)整賬務(wù)，確保庫存金額與財務(wù)賬目一致；監(jiān)督流程的財務(wù)合規(guī)性。四、操作流程（一）退庫申請發(fā)起退庫部門經(jīng)辦人填寫《物資退庫申請表》，需包含以下信息：基礎(chǔ)信息：退庫部門、申請人、退庫日期；物資信息：名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、當(dāng)前狀態(tài)（如“全新未使用”“已使用/瑕疵”“報廢”等）；退庫原因：需詳細(xì)說明（如“質(zhì)量不達標(biāo)”“項目變更閑置”“超領(lǐng)退回”等），質(zhì)量問題需附初步質(zhì)檢證明或照片；處置建議：閑置物資需說明后續(xù)利用方向（如調(diào)撥、報廢、轉(zhuǎn)售等）。（二）內(nèi)部審核1.部門初審：部門負(fù)責(zé)人1個工作日內(nèi)完成審核，重點核查退庫原因合理性、物資狀態(tài)描述準(zhǔn)確性、數(shù)量一致性。審核通過后簽字，轉(zhuǎn)交倉庫；駁回需注明原因并退回經(jīng)辦人。2.多級審批（按需）：若物資價值較高或?qū)偬厥馄奉?，需?jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)/授權(quán)人員二次審批，2個工作日內(nèi)完成。（三）質(zhì)檢判定（質(zhì)量問題退庫適用）1.倉庫收到審批后的申請單，若退庫原因為質(zhì)量問題，1個工作日內(nèi)聯(lián)系質(zhì)檢人員到場檢驗。2.質(zhì)檢人員依據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、采購合同或行業(yè)規(guī)范，3個工作日內(nèi)出具《退庫物資質(zhì)檢報告》，明確判定結(jié)果（如“可返修”“報廢”“降級使用”等）并簽字。3.若判定“可返修”，同步通知退庫部門與采購部協(xié)商返修方案；若“報廢”，啟動《物資報廢管理規(guī)程》。（四）物資交接與入庫驗收1.實物交接：退庫部門按約定時間將物資送至倉庫指定區(qū)域，倉庫管理員核對名稱、規(guī)格、數(shù)量、狀態(tài)與申請單是否一致。若有差異，當(dāng)場記錄并反饋，協(xié)商解決方案（如重新清點、補充說明）。2.分類驗收：全新無質(zhì)量問題物資：按正常入庫流程驗收，核對外觀、包裝、標(biāo)識，無誤后辦理入庫，存放至對應(yīng)庫區(qū)。瑕疵/可降級物資：單獨存放，標(biāo)注“降級使用”標(biāo)識，臺賬注明狀態(tài)。待返修/換貨物資：存放至待處理庫區(qū)，建立專項臺賬跟蹤進度。（五）賬務(wù)處理1.倉庫管理員完成驗收后，1個工作日內(nèi)更新庫存臺賬，記錄入庫時間、來源、狀態(tài)、存放位置等，將《退庫申請表》《驗收單》（或質(zhì)檢報告）提交財務(wù)。2.財務(wù)人員3個工作日內(nèi)完成賬務(wù)調(diào)整：超領(lǐng)/計劃變更退庫：沖減原領(lǐng)用部門成本/費用，調(diào)整庫存金額。質(zhì)量問題退庫：區(qū)分責(zé)任方（供應(yīng)商責(zé)任沖減應(yīng)付賬款，內(nèi)部責(zé)任調(diào)整成本），涉及索賠同步跟進。3.賬務(wù)調(diào)整后，財務(wù)與倉庫核對臺賬，確保賬實、賬賬一致。（六）異常處理1.物資不符：倉庫拒收與申請信息不符的物資，要求退庫部門重新核實后再申請。2.質(zhì)檢爭議：若質(zhì)檢結(jié)果與申請描述不符，由退庫部門、質(zhì)檢、倉庫協(xié)商，必要時提交上級協(xié)調(diào)。3.賬務(wù)差異：財務(wù)與倉庫共同追溯憑證，5個工作日內(nèi)完成差異調(diào)整（如錄入錯誤、驗收疏漏等）。五、相關(guān)記錄1.《物資退庫申請表》：留存至物資處置完成后至少3年，供審計、追溯使用。2.《退庫物資質(zhì)檢報告》：質(zhì)量問題退庫必備，作為后續(xù)處置、索賠依據(jù)。3.《入庫驗收單》：記錄驗收情況，關(guān)聯(lián)庫存臺賬與財務(wù)憑證。4.《庫存臺賬（退庫專項）》：跟蹤退庫物資的入庫、存放、處置全流程。六、注意事項1.退庫物資需保持原有包裝（如有）完整、標(biāo)識清晰；零散物資需分類整理并標(biāo)注明細(xì)。2.退庫流程需在物資閑置/問題發(fā)現(xiàn)后5個工作日內(nèi)啟動，避免長期積壓導(dǎo)致責(zé)任不清。3.跨部門退庫需提前確認(rèn)交接時間、地點及驗收標(biāo)準(zhǔn)，加強溝通避免糾紛。4.涉及供應(yīng)商的質(zhì)量退庫，同步通知采購部按合同啟動換貨、退款或索賠流程。5.退庫物資處置需遵循《閑置物資管理辦法》《報廢物資管理規(guī)程》，嚴(yán)禁私自處置。七、附則1.本規(guī)程自發(fā)布之日起施行，由倉儲管