辦公室文檔分類及存儲規(guī)范手冊模板一、手冊目的與適用范圍（一）編制目的為規(guī)范公司辦公室文檔的分類、存儲、流轉(zhuǎn)及管理工作，提高文檔檢索效率，保障信息安全，避免文檔丟失或損壞，特制定本手冊。本手冊旨在建立統(tǒng)一的文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，保證各部門文檔管理工作的有序性和一致性。（二）適用范圍本手冊適用于公司各部門（含行政部、財務(wù)部、人力資源部、業(yè)務(wù)部等）在日常工作中產(chǎn)生的各類紙質(zhì)文檔和電子文檔，包括但不限于制度文件、會議紀(jì)要、工作報告、合同協(xié)議、培訓(xùn)資料、客戶資料等。二、文檔分類規(guī)則（一）按部門屬性分類根據(jù)文檔產(chǎn)生部門，將文檔分為以下大類，每大類以部門名稱拼音首字母縮寫標(biāo)識（如行政部為XZ、財務(wù)部為CW）：部門大類代碼示例文檔類型行政部XZ公司制度、會議通知、固定資產(chǎn)臺賬財務(wù)部CW財務(wù)報表、預(yù)算報告、付款憑證人力資源部RL員工檔案、招聘記錄、培訓(xùn)方案業(yè)務(wù)部YW銷售合同、客戶資料、項目計劃書研發(fā)部YF技術(shù)文檔、研發(fā)報告、專利資料（二）按文檔性質(zhì)分類在部門分類基礎(chǔ)上，按文檔性質(zhì)進(jìn)行二級分類，使用兩位數(shù)字編碼（01-99），具體部門大類二級分類代碼分類名稱示例文檔XZ01制度類《員工手冊》《考勤管理制度》XZ02會議類年度總結(jié)大會紀(jì)要、部門周例會紀(jì)要CW01報表類月度利潤表、年度預(yù)算表CW02憑證類報銷單、發(fā)票復(fù)印件（注：避免使用敏感詞“發(fā)票”，可替換為“費用憑證”）RL01檔案類入職登記表、勞動合同RL02培訓(xùn)類新員工培訓(xùn)PPT、技能考核記錄（三）按密級與保存期限分類根據(jù)文檔的重要性和保密要求，分為三個密級，并明保證存期限：密級定義保存期限示例文檔公開可在公司內(nèi)部公開查閱永久/10年公司簡介、組織架構(gòu)圖內(nèi)部僅限相關(guān)部門或指定人員查閱10年/5年部門工作計劃、項目進(jìn)度表秘密涉及公司核心信息或敏感數(shù)據(jù)15年/至項目結(jié)束后未公開的合同協(xié)議、技術(shù)方案三、文檔存儲規(guī)范（一）存儲原則集中管理：各部門文檔由指定文檔管理員統(tǒng)一存儲，個人不得私自留存重要文檔。分類存放：嚴(yán)格按照分類規(guī)則存放，保證“部門-性質(zhì)-密級”三級對應(yīng)，避免混放。安全保密：秘密級文檔需加密存儲（電子文檔）或?qū)９翊娣牛堎|(zhì)文檔），查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批。便于檢索：文檔命名、存儲位置需規(guī)范，保證快速定位。（二）存儲介質(zhì)與要求1.紙質(zhì)文檔文件夾管理：使用統(tǒng)一規(guī)格的硬殼文件夾，封面標(biāo)注“部門大類-二級分類-文檔名稱-密級-保管期限”（示例：“XZ-01-員工手冊-內(nèi)部-10年”）。文件柜存放：按部門代碼分區(qū)存放，每個文件柜貼有部門標(biāo)簽及分類索引表；秘密級文檔存放帶鎖文件柜，鑰匙由文檔管理員*保管。定期整理：每月對紙質(zhì)文檔進(jìn)行清點，破損文檔及時修復(fù)或復(fù)印替換。2.電子文檔存儲路徑：統(tǒng)一存儲在公司指定服務(wù)器或云盤路徑，格式為“服務(wù)器/云盤盤符/部門大類/二級分類/文檔名稱”（示例：“F:\01_20240501.docx”）。命名規(guī)范：電子文檔命名格式為“文檔名稱_版本號_創(chuàng)建日期_創(chuàng)建人”（示例：“部門周例會紀(jì)要_V1.0_20240501_.docx”），避免使用“/”“*”“?”等特殊字符。加密與備份：秘密級電子文檔需設(shè)置打開密碼，重要文檔每周由部門文檔管理員*備份至服務(wù)器指定備份目錄，每月刻錄光盤異地保存。四、文檔分類與存儲操作流程（一）文檔創(chuàng)建與初步分類文檔創(chuàng)建：員工創(chuàng)建文檔時，根據(jù)文檔內(nèi)容確定所屬部門大類、二級分類及密級。命名與標(biāo)注：按“存儲規(guī)范”要求命名文檔，并在文檔首頁頁腳標(biāo)注“部門：X、密級：X、保管期限：X”。部門審核：部門負(fù)責(zé)人*審核文檔分類及密級是否準(zhǔn)確，確認(rèn)無誤后簽字。（二）文檔歸檔提交紙質(zhì)文檔歸檔：每月最后1個工作日，員工將審核后的紙質(zhì)文檔提交至本部門文檔管理員*，填寫《紙質(zhì)文檔歸檔登記表》（見模板一）。電子文檔歸檔：員工將電子文檔至指定服務(wù)器路徑，同步填寫《電子文檔存儲信息表》（見模板二），發(fā)送至部門文檔管理員*郵箱。（三）文檔審核與整理文檔管理員審核：部門文檔管理員*核對文檔分類、命名、密級是否符合規(guī)范，對不符合要求的退回修改。分類上架/存儲：審核通過后，紙質(zhì)文檔按分類順序放入對應(yīng)文件夾并歸入文件柜；電子文檔確認(rèn)存儲路徑正確，更新部門文檔總目錄。（四）存儲后管理定期檢查：文檔管理員*每季度對存儲文檔進(jìn)行檢查，保證紙質(zhì)文檔無破損、無丟失，電子文檔路徑正常、備份完整。借閱與歸還：借閱文檔需填寫《文檔借閱申請表》（見模板三），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由文檔管理員登記；借閱期限不超過3個工作日，歸還時檢查文檔完整性。到期處理：保管期限屆滿的文檔，由文檔管理員填寫《文檔銷毀審批表》（見模板四），經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，集中銷毀（紙質(zhì)文檔碎紙?zhí)幚恚娮游臋n徹底刪除并覆蓋備份）。五、常用記錄表格模板模板一：紙質(zhì)文檔歸檔登記表序號文檔名稱部門大類二級分類密級保管期限歸檔日期經(jīng)手人文件柜位置備注12024年5月部門例會紀(jì)要XZ02內(nèi)部5年2024-05-31XZ區(qū)-02柜2固定資產(chǎn)盤點表（2024Q1）XZ03公開10年2024-05-31XZ區(qū)-03柜附電子版模板二：電子文檔存儲信息表文件名稱存儲路徑密級打開密碼（如有）創(chuàng)建日期創(chuàng)建人最后修改日期備份情況部門周例會紀(jì)要_V1.0_20240501_.docxF:\02V1.0_20240501.docx內(nèi)部無2024-05-012024-05-02已備份至202405備份目錄模板三：文檔借閱申請表借閱人部門借閱文檔名稱文檔編號（如有）密級借閱用途借閱日期歸還日期部門負(fù)責(zé)人審批文檔管理員簽字趙六業(yè)務(wù)部2024年Q1銷售計劃書YW-01-202403內(nèi)部項目匯報參考2024-05-202024-05-23同意（孫七*）*模板四：文檔銷毀審批表文檔名稱部門大類保管期限銷毀原因申請人部門負(fù)責(zé)人審批行政部負(fù)責(zé)人審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批銷毀日期監(jiān)銷人2023年培訓(xùn)簽到表RL5年保管期限已屆滿周八同意（吳九*）同意（鄭十*）同意（馮十一*）2024-05-15*六、執(zhí)行要點與常見問題規(guī)避（一）關(guān)鍵執(zhí)行要求文檔命名規(guī)范：嚴(yán)禁使用“新建文檔1”“最終版”等模糊名稱，保證名稱包含核心信息，便于識別。密級管理：秘密級文檔嚴(yán)禁通過QQ等非加密渠道傳輸，需通過公司內(nèi)部加密系統(tǒng)或U盤（經(jīng)病毒查殺）拷貝。備份責(zé)任：電子文檔備份是文檔管理員的必修工作，未按要求備份導(dǎo)致文檔丟失的，將追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）常見問題及解決方法問題：文檔分類錯誤，導(dǎo)致檢索困難。解決：新員工入職時由部門文檔管理員組織分類規(guī)則培訓(xùn)，日常遇到不確定分類時，及時咨詢行政部。問題：電子文檔存儲路徑混亂，多人重復(fù)。解決：服務(wù)器設(shè)置“只讀”權(quán)限，普通員工僅可至指定路徑，不可修改他人文檔；文檔管理員*定期核對路徑唯一性。問題：借閱文檔未按時歸還，影響他人使用。解決：借閱期限前1天，