企業(yè)行政公文起草規(guī)范手冊一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政公文的起草、審核與印發(fā)工作，涵蓋從高層決策傳達(dá)至基層事務(wù)溝通的全流程行政文書管理。典型應(yīng)用場景包括但不限于：決策部署傳達(dá)：如公司年度工作計劃、重要管理制度、政策調(diào)整通知等，需明確要求各部門執(zhí)行的文件；工作匯報與請示：如部門季度工作總結(jié)、專項工作進(jìn)展報告、資源調(diào)配請示等，需向上級反饋情況或請求指示的文件；跨部門協(xié)作溝通：如項目聯(lián)合推進(jìn)函、會議協(xié)調(diào)通知、業(yè)務(wù)對接函等，需明確職責(zé)分工與協(xié)作要求的文件；事項記錄與備案：如總經(jīng)理辦公會紀(jì)要、專題研討會記錄、重要事項備忘錄等，需作為決策依據(jù)或過程留存的文件；規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布：如行政管理制度匯編、辦公流程規(guī)范、員工行為準(zhǔn)則等，需統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)的文件。二、公文起草標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）起草準(zhǔn)備階段明確發(fā)文目的與核心訴求確定公文需解決的核心問題（如傳達(dá)要求、匯報進(jìn)展、請求支持等），避免內(nèi)容發(fā)散；明確受眾（如公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門、全體員工等），根據(jù)受眾調(diào)整語言風(fēng)格與內(nèi)容詳略（如對領(lǐng)導(dǎo)需突出結(jié)論與建議，對部門需明確職責(zé)與節(jié)點）。收集與核實背景資料收集相關(guān)政策依據(jù)（如上級文件、公司制度、會議決議等）、數(shù)據(jù)支撐（如工作數(shù)據(jù)、預(yù)算明細(xì)、調(diào)研結(jié)果等）；核實資料的真實性與準(zhǔn)確性，保證數(shù)據(jù)、時間、人名等信息無誤（如涉及歷史數(shù)據(jù)需與檔案部門核對，涉及跨部門事項需與相關(guān)部門確認(rèn)）。確定文種與緊急程度根據(jù)發(fā)文目的選擇恰當(dāng)文種（如需上級批復(fù)用“請示”，需告知事項用“通知”，需匯報工作用“報告”）；標(biāo)注緊急程度（如“特急”“加急”“平件”），緊急公文需在起草時明確處理時限，并同步告知相關(guān)部門。（二）撰寫階段標(biāo)題擬定：簡潔規(guī)范，要素完整標(biāo)題一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成（如“公司關(guān)于2024年辦公用品采購管理的通知”）；發(fā)文機(jī)關(guān)時，需為全公司或部門周知性公文（如“關(guān)于舉辦2024年度員工培訓(xùn)的通知”）；事由需明確核心內(nèi)容，避免使用模糊表述（如“關(guān)于近期工作安排的通知”可優(yōu)化為“關(guān)于2024年第二季度重點工作部署的通知”）。主送機(jī)關(guān)：明確范圍，頂格書寫主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān)，需使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱（如“各部門”“各子公司”“人力資源部”）；多個主送機(jī)關(guān)時，用頓號“、”分隔，同類機(jī)關(guān)按“先上級后下級、先外部后內(nèi)部”順序排列；主送機(jī)關(guān)頂格書寫，后加冒號“：”。結(jié)構(gòu)：邏輯清晰，層次分明開頭：說明發(fā)文依據(jù)或背景（如“根據(jù)公司2024年年度會議精神”“為規(guī)范流程”），明確公文目的；主體：分條列項闡述具體內(nèi)容，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序號標(biāo)識層級（每條只說一件事，避免交叉）；結(jié)尾：根據(jù)文種提出要求（如通知用“請遵照執(zhí)行”，請示用“妥否，請批示”，報告用“特此報告”），或說明后續(xù)安排（如“本通知自發(fā)布之日起施行”）。附件說明：規(guī)范標(biāo)注，一一對應(yīng)附件是的補充說明，需在下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后加冒號“：”；附件名稱需使用全稱，并標(biāo)注附件份數(shù)（如“附件：1.《公司2024年預(yù)算明細(xì)表》1份”）；附件與內(nèi)容需一一對應(yīng)，避免附件內(nèi)容超出范圍或遺漏關(guān)鍵信息。（三）審核校對階段內(nèi)容邏輯核查檢查公文是否圍繞核心訴求展開，是否存在前后矛盾、重復(fù)表述或邏輯斷層；核對數(shù)據(jù)、時間、人名、部門名稱等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確（如“2024年第一季度”是否誤寫為“2023年”，“人力資源部”是否誤寫為“人力部”）。格式規(guī)范檢查檢查標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期等要素是否齊全；核對字體、字號、行距、頁邊距等排版要求（詳見附件1《公文格式規(guī)范細(xì)則》）。審批流程履行根據(jù)公文重要性逐級報送審批：一般事務(wù)性公文由部門負(fù)責(zé)人審核；涉及跨部門協(xié)作或資源調(diào)配的公文需相關(guān)部門會簽；重要決策類公文需分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批；審批人在審核文件中需明確簽署意見（如“同意”“原則同意，請補充內(nèi)容”），并簽名、標(biāo)注日期。（四）定稿印發(fā)階段排版印制按附件1要求設(shè)置格式，保證頁面整潔、段落分明；正式印制前需打印紙質(zhì)版與電子版再次核對，避免排版錯誤（如頁碼錯位、格式錯亂）。用印與登記公文需加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)公章（或合同專用章、辦公室章等，根據(jù)文種確定），騎年蓋月（公章中心壓成文日期右半部分）；印發(fā)前需在《公文印發(fā)登記表》（詳見附件2）中登記公文標(biāo)題、文號、印發(fā)份數(shù)、主送機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等信息，保證可追溯。分發(fā)與歸檔按主送機(jī)關(guān)清單分發(fā)紙質(zhì)公文，同時通過OA系統(tǒng)同步發(fā)送電子版（涉密公文需按保密規(guī)定單獨分發(fā)）；公文印發(fā)后3個工作日內(nèi)，將正本（含附件、審批單）交行政部歸檔，電子版至公司檔案管理系統(tǒng)。三、核心要素模板與示例（一）通用公文要素表要素名稱規(guī)范要求示例標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種，居中書寫，二號小標(biāo)宋字體公司關(guān)于2024年端午節(jié)放假安排的通知主送機(jī)關(guān)頂格書寫，后加冒號，三號仿宋字體各部門、各子公司首行縮進(jìn)2字符，三號仿宋字體，行距28磅；分條列項時序號使用“一、”“（一）”等層級一、放假時間：2024年6月8日至6月10日，共3天。二、注意事項：各部門需提前安排工作，保證假期前后工作銜接。附件說明下空一行，左空二字標(biāo)注“附件：”，后加冒號，三號仿宋字體附件：2024年端午節(jié)值班表發(fā)文機(jī)關(guān)成文日期上方，三號仿宋字體，右空四字公司行政部成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)下方，三號仿宋字體，右空四字，使用阿拉伯?dāng)?shù)字（如2024年5月20日）2024年5月20日文號發(fā)文機(jī)關(guān)代字+年份+序號（如“行〔2024〕5號”），三號仿宋字體，居中行〔2024〕5號（二）分文種模板示例1.通知模板（適用于部署工作、傳達(dá)事項）公司關(guān)于舉辦2024年度消防安全培訓(xùn)的通知各部門、各子公司：為強(qiáng)化員工消防安全意識，提升應(yīng)急處置能力，根據(jù)公司年度安全工作計劃安排，現(xiàn)將舉辦2024年度消防安全培訓(xùn)有關(guān)事項通知一、培訓(xùn)時間2024年6月15日（周五）14:00-16:00，提前30分鐘簽到。二、培訓(xùn)地點公司總部一號會議室（園區(qū)A棟3層）。三、參訓(xùn)人員各部門負(fù)責(zé)人、安全員及全體員工（含實習(xí)人員）。四、培訓(xùn)內(nèi)容消防安全法律法規(guī)解讀；公司消防設(shè)施使用方法演示；火災(zāi)逃生與自救技能實操。五、工作要求請各部門于6月12日前將參訓(xùn)人員名單報行政部*經(jīng)理處；參訓(xùn)人員需攜帶工牌，提前10分鐘入場，不得無故缺席；培訓(xùn)期間將關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音模式，保持會場秩序。公司行政部2024年5月20日行〔2024〕8號2.請示模板（適用于請求指示、批準(zhǔn)事項）公司關(guān)于申請采購辦公設(shè)備的請示尊敬的*總經(jīng)理：為保障市場部日常工作的順利開展，目前部門現(xiàn)有打印機(jī)使用年限超過5年，故障頻發(fā)（近3月累計維修5次），已嚴(yán)重影響工作效率。經(jīng)市場部與行政部聯(lián)合調(diào)研，擬采購一批新型辦公設(shè)備，具體需求一、采購清單及預(yù)算設(shè)備名稱規(guī)格數(shù)量（臺）單價（元）總價（元）激光打印機(jī)惠普P110822,5005,000掃描儀佳能CanoScan11,2001,200合計6,200二、資金來源擬從公司2024年度行政辦公經(jīng)費中列支，預(yù)算未超部門年度限額。三、采購建議建議通過公司定點供應(yīng)商“科技”采購（該供應(yīng)商為2023年度合格供應(yīng)商，報價低于市場均價5%）。妥否，請批示。公司市場部2024年5月18日市〔2024〕12號3.會議紀(jì)要模板（適用于記錄會議決議、待辦事項）公司2024年5月總經(jīng)理辦公會紀(jì)要會議時間：2024年5月10日9:00-11:30會議地點：總部三樓會議室主持人：*總經(jīng)理參會人員：副總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、*行政總監(jiān)、各部門負(fù)責(zé)人記錄人：*秘書會議議題及決議一、審議《公司2024年上半年工作計劃》匯報人：*行政總監(jiān)討論意見：市場部需補充“新業(yè)務(wù)拓展”具體指標(biāo)，財務(wù)部需細(xì)化“成本控制”目標(biāo)值。決議：原則通過《公司2024年上半年工作計劃》，由市場部、財務(wù)部于5月15日前修訂完善后重新印發(fā)。二、研究員工食堂承包方案匯報人：*行政總監(jiān)討論意見：現(xiàn)有承包合同將于6月30日到期，需公開招標(biāo)確定新承包方，要求投標(biāo)方具備餐飲服務(wù)資質(zhì)及3年以上企業(yè)供餐經(jīng)驗。決議：1.由行政部牽頭，于5月20日發(fā)布招標(biāo)公告，6月10日前完成開標(biāo)評標(biāo)；2.新承包方7月1日正式入駐，承包期限2年。三、其他事項同意行政部申請6月舉辦“員工團(tuán)建活動”的預(yù)算（預(yù)算金額3萬元），具體方案由行政部與工會聯(lián)合制定。會議待辦事項序號事項內(nèi)容責(zé)任部門責(zé)任人完成時限1修訂《2024年上半年工作計劃》市場部、財務(wù)部經(jīng)理、總監(jiān)5月15日2組織員工食堂承包招標(biāo)行政部*總監(jiān)6月10日3制定員工團(tuán)建活動方案行政部、工會主任、主任5月25日報送：公司領(lǐng)導(dǎo)抄送：各部門、各子公司公司總經(jīng)理辦公室2024年5月11日四、起草過程中的關(guān)鍵控制點（一）文種選擇的準(zhǔn)確性“請示”需一事一請，不得夾帶報告內(nèi)容（如“請示”中不得包含“現(xiàn)將情況報告如下”的表述），且主送機(jī)關(guān)只能為1個上級機(jī)關(guān)，不得同時抄送下級機(jī)關(guān)；“報告”不得請求批復(fù)（如結(jié)尾不得用“請批示”），主要用于匯報工作、反映情況；“通知”需明確告知事項，不得使用“請示”的批復(fù)性表述；“函”僅用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間（如公司與供應(yīng)商、合作單位）的商洽工作，不得使用“通知”的指揮性表述。（二）格式細(xì)節(jié)的規(guī)范性頁碼：位于頁面底端居中，用阿拉伯?dāng)?shù)字“-1-”“-2-”標(biāo)識；簽發(fā)人：上行文（如請示、報告）需標(biāo)注簽發(fā)人姓名（如“簽發(fā)人：*總經(jīng)理”），位于紅色反線下方，右空二字；密級與保密期限：涉密公文需標(biāo)注密級（如“秘密”“機(jī)密”）及保密期限（如“秘密★1年”），位于版頭左上角；附件：附件名稱后不加標(biāo)點符號，附件本身需單獨編制頁碼，并在附件左上角標(biāo)注“附件：1.X”。（三）語言表達(dá)的嚴(yán)謹(jǐn)性使用書面語，避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語（如“搞定”“拍板”等需替換為“完成”“確定”）；數(shù)字使用：日期、數(shù)量、金額等用阿拉伯?dāng)?shù)字（如“2024年5月”“10萬元”），非編號意義的數(shù)字用漢字（如“”“第三”）；稱謂規(guī)范：使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱（如“人力資源部”不得簡稱為“人資部”），涉及多個