企業(yè)行政管理辦公用品管理制度模板一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)辦公用品的采購、領(lǐng)用、庫存等管理流程，保障各部門工作需求，提高資源使用效率，降低運(yùn)營成本，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門及全體員工的辦公用品管理工作，涵蓋辦公用品從需求提報(bào)、采購入庫到領(lǐng)用使用的全流程管理。（三）職責(zé)分工行政部：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌辦公用品管理工作，包括需求匯總、采購執(zhí)行、入庫登記、庫存盤點(diǎn)、制度監(jiān)督等。各部門：負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的提報(bào)與審核，指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)用登記與日常管理，保證合理使用。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)辦公用品采購費(fèi)用的預(yù)算審核與報(bào)銷管理，配合行政部進(jìn)行成本核算。二、辦公用品管理流程（一）需求提報(bào)與審核需求提報(bào)各部門每月25日前，根據(jù)下月工作計(jì)劃填寫《辦公用品需求申請表》（見附件1），注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)估預(yù)算，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*主管簽字確認(rèn)后，提交至行政部。臨時(shí)性緊急需求（如突發(fā)辦公設(shè)備故障），可由部門負(fù)責(zé)人通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具向行政部提出口頭申請，并在2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)書面申請。需求審核行政部收到需求申請后，1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核查需求的合理性、必要性及庫存情況，避免重復(fù)采購。對于超出常規(guī)需求的物品（如單價(jià)超500元的設(shè)備），行政部需與需求部門溝通確認(rèn)，必要時(shí)報(bào)請企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)*總審批。（二）采購執(zhí)行與驗(yàn)收入庫采購執(zhí)行行政部根據(jù)審核通過的需求申請，制定采購計(jì)劃，優(yōu)先從企業(yè)合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商（如無合適供應(yīng)商，需通過比價(jià)流程確定）。采購金額在1000元以下的，由行政部負(fù)責(zé)人經(jīng)理審批；1000元以上的，需報(bào)請企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)總審批，審批通過后簽訂采購合同。采購過程中需保證物品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)，價(jià)格合理，并索取相關(guān)質(zhì)保憑證。驗(yàn)收入庫物品送達(dá)后，由行政部采購專員與需求部門共同驗(yàn)收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與采購申請一致，驗(yàn)收合格后填寫《辦公用品入庫單》（見附件2），雙方簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的物品，行政部需在2個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，保證不影響部門正常工作。入庫物品需及時(shí)登記至《辦公用品庫存臺賬》（見附件3），明確物品編碼、名稱、規(guī)格、入庫日期、數(shù)量、存放位置等信息。（三）領(lǐng)用與登記管理領(lǐng)用申請員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，需填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》（見附件4），注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期及用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*主管簽字確認(rèn)后，提交至行政部。常規(guī)消耗品（如筆、紙、文件夾等）可按部門月度需求批量領(lǐng)用；耐用品（如計(jì)算器、U盤、辦公椅等）需領(lǐng)用人簽字登記，明保證管責(zé)任。領(lǐng)用發(fā)放行政部工作人員核對《辦公用品領(lǐng)用登記表》與庫存臺賬，確認(rèn)物品可領(lǐng)用后，當(dāng)場發(fā)放物品，并在登記表上簽字確認(rèn)。新員工入職時(shí)，由行政部根據(jù)崗位需求發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)辦公用品包（如筆、筆記本、文件夾等），入職當(dāng)天完成登記。員工離職或崗位調(diào)動時(shí)，需將所領(lǐng)用的耐用品交回行政部，辦理交接手續(xù)，未交回的按企業(yè)相關(guān)規(guī)定處理。（四）庫存盤點(diǎn)與維護(hù)定期盤點(diǎn)行政部每月末組織一次庫存盤點(diǎn)，核對《辦公用品庫存臺賬》與實(shí)際庫存數(shù)量，保證賬實(shí)相符。盤點(diǎn)過程中發(fā)覺差異（如盤盈、盤虧），需查明原因，填寫《庫存盤點(diǎn)差異表》（見附件5），報(bào)行政部負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審批后，及時(shí)調(diào)整臺賬。庫存預(yù)警與補(bǔ)充行政部設(shè)定各類物品的安全庫存量（如A4紙保留2箱，簽字筆保留20支），當(dāng)庫存低于安全庫存時(shí)，及時(shí)啟動采購流程，保證物品供應(yīng)不斷檔。對長期積壓或閑置的物品（如超過3個(gè)月未領(lǐng)用），行政部需與各部門協(xié)調(diào)調(diào)撥，或按程序進(jìn)行報(bào)廢處理。（五）報(bào)廢與處置管理報(bào)廢申請辦公用品因損壞、老化等原因無法繼續(xù)使用時(shí)，由使用部門填寫《辦公用品報(bào)廢申請表》（見附件6），注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因及使用年限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*主管簽字后，提交至行政部。報(bào)廢審批與處置行政部收到報(bào)廢申請后，組織專業(yè)人員對物品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無法修復(fù)后，報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)*總審批。審批通過后，行政部負(fù)責(zé)處置報(bào)廢物品（如變賣、回收），處置所得款項(xiàng)需上交財(cái)務(wù)部，并更新《辦公用品庫存臺賬》。三、管理規(guī)范與要求（一）合理使用與節(jié)約原則員領(lǐng)用辦公用品應(yīng)按需申領(lǐng)，杜絕浪費(fèi)，禁止將辦公用品用于私人用途或轉(zhuǎn)借他人。部門負(fù)責(zé)人需加強(qiáng)對本部門辦公用品使用的監(jiān)督，引導(dǎo)員工養(yǎng)成節(jié)約習(xí)慣，減少不必要的消耗。（二）臺賬與檔案管理行政部需建立完善的辦公用品管理臺賬，保證采購、入庫、領(lǐng)用、盤點(diǎn)等記錄清晰可查，臺賬保存期限不少于3年。所有辦公用品管理的相關(guān)表單（如申請單、入庫單、領(lǐng)用登記表等）需分類存檔，便于追溯與審計(jì)。（三）違規(guī)處理對虛報(bào)需求、違規(guī)領(lǐng)用、浪費(fèi)辦公用品等不當(dāng)行為，行政部有權(quán)拒絕發(fā)放物品，并視情節(jié)輕重對相關(guān)部門或個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評。因保管不善導(dǎo)致辦公用品損壞或丟失的，領(lǐng)用人需承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任，具體金額由行政部根據(jù)物品折舊情況核定。四、附則本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，未盡事宜可根據(jù)實(shí)際情況補(bǔ)充規(guī)定。本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。附件清單附件1：《辦公用品需求申請表》附件2：《辦公用品入庫單》附件3：《辦公用品庫存臺賬》附件4：《辦公用品領(lǐng)用登記表》附件5：《庫存盤點(diǎn)差異表》附件6：《辦公用品報(bào)廢申請表》附件1：辦公用品需求申請表申請部門申請人申請日期年月日物品名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審核意見：分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如需）：附件2：辦公用品入庫單入庫日期年月日采購單號供應(yīng)商名稱物品名稱規(guī)格型號驗(yàn)收人簽字：采購員簽字：附件3：辦公用品庫存臺賬物品編碼物品名稱規(guī)格型號單位上月結(jié)存本月入庫本月出庫當(dāng)前庫存存放位置備注附件4：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期年月日領(lǐng)用部門物品名稱規(guī)格型號單