行政活動策劃與執(zhí)行記錄表（含預(yù)算與總結(jié)）一、適用范圍與核心價值本工具適用于企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織內(nèi)部各類行政活動的全流程管理，包括但不限于年會、團建、培訓(xùn)講座、節(jié)日慶祝、客戶答謝會、內(nèi)部會議等。通過標準化記錄活動策劃、執(zhí)行過程、預(yù)算使用及總結(jié)評估，實現(xiàn)活動管理的規(guī)范化、透明化與可追溯性，助力提升活動效率、控制成本、積累經(jīng)驗，為后續(xù)活動策劃提供數(shù)據(jù)支持與決策依據(jù)。二、全流程操作指引（一）活動策劃階段：需求確認與方案細化需求收集與目標明確與活動發(fā)起部門（如人力資源部、市場部）或負責人溝通，明確活動核心目標（如團隊建設(shè)、品牌宣傳、員工關(guān)懷等）、參與對象（人數(shù)、層級）、期望效果及時間節(jié)點。記錄關(guān)鍵需求：例如“參與人數(shù)50人，目標為提升團隊凝聚力，活動時長1天”。方案設(shè)計與預(yù)算編制根據(jù)需求制定活動方案，包括：活動主題、流程安排（時間表、環(huán)節(jié)內(nèi)容）、場地選擇、物資清單、人員分工（策劃組、執(zhí)行組、后勤組等）、應(yīng)急預(yù)案（如天氣變化、設(shè)備故障等）。編制預(yù)算明細：按“項目-規(guī)格-數(shù)量-單價-小計”列表，涵蓋場地租賃、物料采購、餐飲服務(wù)、交通安排、嘉賓邀請、人員勞務(wù)等費用，預(yù)留5%-10%的備用金。方案審批與資源協(xié)調(diào)將活動方案及預(yù)算提交至上級領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門（如財務(wù)部、行政部）審批，明確審批流程及時限。審批通過后，協(xié)調(diào)內(nèi)外部資源：如預(yù)訂場地、聯(lián)系供應(yīng)商、確認參與人員名單、分配任務(wù)至責任人（如“場地布置：主管；物資采購：專員”）。（二）活動執(zhí)行階段：過程記錄與動態(tài)管控執(zhí)行前最終確認活動前1-2天召開協(xié)調(diào)會，核對各環(huán)節(jié)準備情況：場地布置進度、物資到位情況、人員到崗安排、嘉賓行程等，保證無遺漏。準備簽到表、流程手冊、應(yīng)急聯(lián)系方式等執(zhí)行物料，發(fā)放至各小組負責人。執(zhí)行中實時記錄按活動流程記錄關(guān)鍵節(jié)點：例如“09:00-09:30簽到到會率45%；09:30-10:00領(lǐng)導(dǎo)致辭環(huán)節(jié)設(shè)備正常；10:00-12:00團隊游戲參與度90%，無突發(fā)情況”。記錄執(zhí)行偏差與處理：若遇流程延誤、物資短缺等問題，需記錄問題描述、處理措施及責任人（如“12:30餐品延遲送達，協(xié)調(diào)供應(yīng)商加急配送，*專員負責跟進”）。拍攝活動照片/視頻（注意隱私保護，避免拍攝無關(guān)人員正面肖像），作為后續(xù)總結(jié)素材。執(zhí)行后物資與場地清場活動結(jié)束后，清點剩余物資（如未發(fā)放的禮品、可復(fù)用物料），登記并入庫或處理；回收租賃設(shè)備，保證場地恢復(fù)原狀。（三）活動總結(jié)階段：復(fù)盤評估與歸檔數(shù)據(jù)整理與效果評估統(tǒng)計活動數(shù)據(jù)：參與人數(shù)（實際到會率、請假人數(shù)）、目標達成情況（如通過問卷調(diào)研統(tǒng)計員工滿意度評分）、預(yù)算執(zhí)行情況（實際支出與預(yù)算對比，分析差異原因）。撰寫活動總結(jié)報告，包括：活動概況、執(zhí)行亮點、存在問題、改進建議、預(yù)算使用明細及效果評估結(jié)論。反饋收集與經(jīng)驗沉淀向參與人員發(fā)放反饋問卷（線上/線下），收集對活動內(nèi)容、組織、流程的意見建議（如“游戲環(huán)節(jié)互動性需加強”“餐飲口味符合多數(shù)人需求”）。組織策劃團隊召開復(fù)盤會，總結(jié)成功經(jīng)驗（如“跨部門協(xié)作高效”）與不足（如“應(yīng)急預(yù)案未覆蓋設(shè)備突發(fā)故障”），形成書面經(jīng)驗沉淀。資料歸檔與備案將活動方案、審批記錄、簽到表、預(yù)算表、執(zhí)行記錄、總結(jié)報告、反饋問卷等資料整理歸檔，按年度分類保存，便于后續(xù)查閱與參考。三、標準化記錄模板（一）活動基本信息表項目內(nèi)容活動名稱策劃部門/負責人活動日期活動地點參與人數(shù)預(yù)計______人，實際______人（到會率______%）活動目標核心流程簡述（按時間順序列出主要環(huán)節(jié)，如：簽到→開場→主題分享→互動游戲→總結(jié)）（二）活動預(yù)算明細表序號項目名稱規(guī)格/說明單位數(shù)量單價（元）小計（元）備注（如供應(yīng)商、支付方式）1場地租賃酒店多功能廳場150005000含基礎(chǔ)設(shè)備2餐飲服務(wù)午餐（自助餐）份50804000供應(yīng)商：餐飲公司3物料采購活動背景板、橫幅、禮品批120002000禮品為定制U盤4人員勞務(wù)主持人、攝影攝像項130003000主持人：老師；攝影：團隊5備用金項115001500用于突發(fā)支出預(yù)算總計15500（三）活動執(zhí)行記錄表日期時間段任務(wù)內(nèi)容負責人完成情況（是/否/部分）問題描述與處理措施2023–08:00-09:00場地布置（背景板、桌椅）*主管是按方案完成，桌椅排列符合互動環(huán)節(jié)需求2023–09:30-10:00設(shè)備調(diào)試（音響、投影）*專員否投影儀連接故障，聯(lián)系供應(yīng)商更換備用設(shè)備，延遲10分鐘2023–12:00-13:30午餐組織*助理是員工按區(qū)域有序就餐，餐品充足（四）活動總結(jié)與評估表評估維度具體內(nèi)容目標達成情況（如：團隊凝聚力調(diào)研得分從活動前的7.2分提升至8.5分，目標達成率100%）預(yù)算執(zhí)行情況預(yù)算總額15500元，實際支出14800元，結(jié)余700元（差異率+4.5%，原因為物料采購有優(yōu)惠）執(zhí)行亮點1.跨部門協(xié)作高效，各環(huán)節(jié)銜接順暢；2.應(yīng)急處理及時，設(shè)備故障未影響整體流程存在問題1.簽到環(huán)節(jié)效率較低，手工登記耗時；2.游戲道具準備不足，部分參與者未能體驗改進建議1.下次采用電子簽到系統(tǒng)；2.提前3天檢查游戲道具，增加備用數(shù)量參與者反饋有效問卷45份，滿意度92%（其中“活動內(nèi)容”85分，“組織協(xié)調(diào)”90分，“后勤保障”88分）四、關(guān)鍵使用提示信息完整性：所有必填項（如活動名稱、負責人、預(yù)算明細）需填寫完整，避免遺漏關(guān)鍵信息導(dǎo)致后續(xù)追溯困難；涉及金額、數(shù)量等數(shù)據(jù)需準確無誤，保留小數(shù)點后兩位。動態(tài)調(diào)整原則：活動執(zhí)行過程中如遇方案變更（如流程調(diào)整、預(yù)算追加），需及時更新記錄表并備注變更原因，保證記錄與實際情況一致。多方確認機制：涉及跨部門協(xié)作的任務(wù)（如場地、供應(yīng)商對接），需相關(guān)負責人簽字確認，明確責任邊界；預(yù)算審批需保留書面審批記錄，符合財務(wù)規(guī)范。保密與歸檔：活動記