采購需求審批與供應(yīng)商選擇指南一、適用場景與背景說明本指南適用于企業(yè)或組織內(nèi)部各類采購活動的需求審批與供應(yīng)商選擇管理，涵蓋但不限于以下場景：日常辦公采購：如辦公文具、耗材、設(shè)備維修等常規(guī)物資采購；項目專項采購：如研發(fā)項目所需原材料、工程服務(wù)、技術(shù)支持等；生產(chǎn)物資采購：如原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備等直接用于生產(chǎn)經(jīng)營的物資；服務(wù)類采購：如咨詢服務(wù)、清潔服務(wù)、IT運維等外部服務(wù)采購。通過規(guī)范審批流程與供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，保證采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性及效率，降低采購風(fēng)險，保障資源合理配置。二、采購需求審批全流程操作步驟（一）采購需求發(fā)起需求部門提報需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購需求申請表》（詳見模板一），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額、期望交付時間等核心信息；需求部門負(fù)責(zé)人對采購需求的必要性、合理性進(jìn)行初審，簽字確認(rèn)后提交至采購部門。附件材料準(zhǔn)備需求部門需同步提供支持性材料，如技術(shù)規(guī)格說明書（針對復(fù)雜設(shè)備或服務(wù)）、市場價格調(diào)研記錄（單筆采購金額超過[具體金額標(biāo)準(zhǔn)，如5萬元]時）、過往采購合同（如有）等。（二）采購部門審核合規(guī)性與完整性核驗采購部門核對《采購需求申請表》是否填寫完整，附件材料是否齊全，重點檢查采購內(nèi)容是否符合公司采購政策（如是否屬于集中采購目錄、是否規(guī)避招標(biāo)等）。預(yù)算與可行性復(fù)核采購部門對接財務(wù)部門，確認(rèn)采購預(yù)算是否充足，預(yù)算科目是否匹配；對于超預(yù)算需求，需求部門需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)管理層審批后方可推進(jìn)。審核結(jié)果反饋審核通過：采購部門在[如2個工作日]內(nèi)反饋至需求部門，啟動后續(xù)采購流程；審核不通過：采購部門注明原因（如“規(guī)格描述不清晰”“預(yù)算不足”等）并退回需求部門，要求補(bǔ)充或修改后重新提報。（三）多級審批（根據(jù)采購金額分級）根據(jù)采購金額大小，設(shè)置差異化審批權(quán)限，以下為示例（企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)）：小額采購（如≤1萬元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部門負(fù)責(zé)人審批；中額采購（如1萬-10萬元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部門負(fù)責(zé)人→財務(wù)負(fù)責(zé)人審批；大額采購（如＞10萬元）：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部門負(fù)責(zé)人→財務(wù)負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理/分管副總審批。審批要點：審批人需重點關(guān)注采購需求的必要性、預(yù)算合理性、性價比及是否符合公司戰(zhàn)略需求，審批時限一般不超過[如3個工作日]。（四）審批結(jié)果執(zhí)行審批通過后，采購部門根據(jù)采購金額及類型，選擇對應(yīng)的采購方式（如詢價、比價、招標(biāo)、單一來源采購等）；審批未通過的，采購部門及時通知需求部門，終止采購流程并說明原因。三、供應(yīng)商選擇與評估操作步驟（一）供應(yīng)商信息收集與初選建立供應(yīng)商庫采購部門通過公開渠道（如行業(yè)展會、專業(yè)平臺、供應(yīng)商自薦等）收集潛在供應(yīng)商信息，建立《供應(yīng)商信息檔案》，記錄供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、主營產(chǎn)品/服務(wù)、資質(zhì)證書、合作歷史等基本信息。初步篩選根據(jù)采購需求的技術(shù)參數(shù)、服務(wù)要求等，從供應(yīng)商庫中篩選符合條件的候選供應(yīng)商，優(yōu)先選擇具備相關(guān)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證等）、信譽(yù)良好、過往合作評價高的供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商資質(zhì)審查對候選供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，重點核查以下材料（復(fù)印件需加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一營業(yè)執(zhí)照）；相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證、安全生產(chǎn)許可證等，根據(jù)采購內(nèi)容確定）；財務(wù)狀況證明（如近一年度財務(wù)報表、銀行資信證明）；過往合作業(yè)績證明（如合同復(fù)印件、用戶評價）。資質(zhì)審查不合格的供應(yīng)商，直接排除出候選名單。（三）詢價與比價（適用于非招標(biāo)采購）編制詢價單采購部門根據(jù)采購需求，編制《詢價單》，明確采購物品/服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、交付時間、付款方式、報價要求（如報價有效期、是否含稅等）及提交截止時間。發(fā)起詢價向至少[如3家]合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內(nèi)提供書面報價。比價分析收集報價后，采購部門組織比價分析，對比不同供應(yīng)商的價格、質(zhì)量保障能力、交期、售后服務(wù)等因素，形成《比價報告》，推薦性價比最優(yōu)的供應(yīng)商候選名單。（四）供應(yīng)商綜合評估（適用于重要或復(fù)雜采購）對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜或戰(zhàn)略意義重大的采購，需組織跨部門評審小組（可包括采購、技術(shù)、財務(wù)、使用部門代表）對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評分標(biāo)準(zhǔn)可參考以下維度（企業(yè)可根據(jù)實際情況調(diào)整權(quán)重）：評估維度權(quán)重評分標(biāo)準(zhǔn)（示例）技術(shù)能力30%技術(shù)參數(shù)符合度（10分）、研發(fā)實力（10分）、方案可行性（10分）價格合理性25%低于市場均價10%以上（10分）、與均價持平（5分）、高于均價（0分）資質(zhì)與信譽(yù)20%資質(zhì)齊全（10分）、過往無不良記錄（10分）服務(wù)與交付15%交期承諾（8分）、售后服務(wù)方案（7分）合作穩(wěn)定性10%合作年限（5分）、客戶評價（5分）評分結(jié)果匯總后，得分最高的供應(yīng)商作為首選候選對象。（五）確定供應(yīng)商與合同簽訂確定供應(yīng)商采購部門結(jié)合評估結(jié)果，確定最終供應(yīng)商，并提交《供應(yīng)商選擇審批表》按審批權(quán)限報批。合同洽談與簽訂采購部門與供應(yīng)商就合同條款（如價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間、違約責(zé)任等）進(jìn)行洽談，達(dá)成一致后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同正式生效。四、采購需求審批表（模板一）采購需求基本信息需求部門需求日期年月日采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)要求（附技術(shù)規(guī)格說明書頁碼）需求數(shù)量預(yù)算金額（元）大寫：資金來源□自有資金□預(yù)算撥款□其他______期望交付時間年月日前采購用途說明需求部門信息經(jīng)辦人聯(lián)系方式需求部門負(fù)責(zé)人簽字采購部門審核意見審核人審核日期□同意，按流程推進(jìn)□需補(bǔ)充材料：____________________□不同意，原因：____________________審批意見（分級填寫）財務(wù)負(fù)責(zé)人（如需）簽字：采購部門負(fù)責(zé)人簽字：總經(jīng)理/分管副總（如需）簽字：五、供應(yīng)商綜合評估表（模板二）供應(yīng)商基本信息供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式地址營業(yè)注冊號合作年限年資質(zhì)審查結(jié)果□營業(yè)執(zhí)照（在有效期內(nèi)）□相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（齊全）□財務(wù)狀況證明（合格）□過往業(yè)績證明（符合要求）□無不良合作記錄綜合評分（100分）||

評估維度|分值|得分|

技術(shù)能力（30%）|||

價格合理性（25%）|||

資質(zhì)與信譽(yù)（20%）|||

服務(wù)與交付（15%）|||

合作穩(wěn)定性（10%）|||

總分|||評估小組意見技術(shù)部門代表簽字日期：年月日采購部門代表簽字日期：年月日財務(wù)部門代表簽字（如需）日期：年月日推薦結(jié)論|□推薦為中標(biāo)供應(yīng)商□不推薦，原因：____________________|

采購部門負(fù)責(zé)人簽字||日期：年月日|六、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險規(guī)避（一）合規(guī)性優(yōu)先采購活動需嚴(yán)格遵守《_________采購法》（如適用）、《_________招標(biāo)投標(biāo)法》及公司內(nèi)部采購管理制度，嚴(yán)禁化整為零規(guī)避審批或招標(biāo)；對于單一來源采購（如只能從唯一供應(yīng)商處采購的），需提供充分依據(jù)并經(jīng)管理層特別審批。（二）預(yù)算控制采購需求需在預(yù)算范圍內(nèi)提報，超預(yù)算需求必須履行預(yù)算調(diào)整流程，嚴(yán)禁無預(yù)算采購；實際采購金額原則上不得超過預(yù)算金額，如確需調(diào)整，需重新報批并說明原因。（三）供應(yīng)商管理定期對合作供應(yīng)商進(jìn)行績效評估（如每季度或每年度），評估指標(biāo)包括交付準(zhǔn)時率、合格率、服務(wù)質(zhì)量等，對不合格供應(yīng)商采取限期整改、暫停合作或清退措施；供應(yīng)商信息檔案需動態(tài)更新，及時補(bǔ)充新供應(yīng)商信息及淘汰不合格供應(yīng)商，保證供應(yīng)商庫的時效性和可靠性。（四）記錄保存采購全流程相關(guān)文件（如需求申請表、審批表、詢價記錄、評估報告、合同等）需妥善保存，保存期限不少于[如