會計實操文庫14/14記賬實操-現(xiàn)金還款怎么做憑證現(xiàn)金還款憑證處理SOP（含審批、分錄、附件、內(nèi)控）一、核心目標與適用范圍1.核心目標規(guī)范現(xiàn)金還款的全流程操作，確保還款業(yè)務真實、資金安全、憑證完整；實現(xiàn)賬務處理準確，賬實相符，規(guī)避現(xiàn)金管理與稅務風險；強化內(nèi)控監(jiān)督，防止虛假還款、挪用現(xiàn)金等違規(guī)行為。2.適用范圍企業(yè)收到員工/個人歸還的備用金、借款（如差旅費借款、零星采購借款）；收到客戶以現(xiàn)金方式歸還的應收賬款（小額）；收到其他單位/個人歸還的往來款項（如代墊款、押金）；不含大額現(xiàn)金還款（建議≥5萬元走銀行轉賬，符合《現(xiàn)金管理暫行條例》要求）、股東投入資本金（按投資業(yè)務處理）。二、前置條件與角色分工角色核心職責輸出文檔還款人（員工/客戶/其他）提交現(xiàn)金還款申請，提供還款依據(jù)（如借款單復印件、對賬單），當面清點現(xiàn)金現(xiàn)金還款申請表、借款單（原件/復印件）、欠款依據(jù)出納核驗現(xiàn)金真?zhèn)闻c金額，開具收款收據(jù)，辦理現(xiàn)金入庫，登記現(xiàn)金日記賬收款收據(jù)（記賬聯(lián)）、現(xiàn)金日記賬、現(xiàn)金入庫單財務會計審核憑證完整性與合規(guī)性，編制記賬憑證，登記明細賬記賬憑證、明細賬、科目余額表（往來科目）財務主管復核還款業(yè)務真實性、憑證合規(guī)性、分錄準確性記賬憑證復核簽字、還款申請審批業(yè)務部門負責人（如需）審核員工還款的業(yè)務關聯(lián)性（如備用金用途是否合理）還款申請部門意見簽字三、標準化操作流程（SOP）階段1：還款申請與資料準備還款人提交申請還款人填寫《現(xiàn)金還款申請表》（模板見下文），注明還款人姓名/單位、還款金額、還款事由（如“歸還2024年5月差旅費借款”“歸還應收賬款”）、對應的欠款憑證編號（如借款單編號、發(fā)票號碼），并附上以下依據(jù)：員工借款：原借款單（原件，如已入賬需提供復印件并注明“原件已存檔”）；客戶還款：銷售合同復印件、對賬單、原欠款發(fā)票復印件；其他往來：代墊款憑證、押金收據(jù)等。部門審核（如需）若為員工還款，需經(jīng)業(yè)務部門負責人審核簽字，確認還款事由真實、與業(yè)務相關；客戶還款無需部門審核，直接提交財務。階段2：現(xiàn)金收款與核驗（出納核心操作）現(xiàn)金清點與真?zhèn)悟炞C出納當面清點還款現(xiàn)金，核對金額與《現(xiàn)金還款申請表》一致；使用驗鈔機驗證現(xiàn)金真?zhèn)?，避免收到假幣（如發(fā)現(xiàn)假幣，當場退回還款人并要求更換）。開具收款收據(jù)出納根據(jù)核實后的還款信息，開具《收款收據(jù)》（一式三聯(lián)：存根聯(lián)、收據(jù)聯(lián)、記賬聯(lián)），關鍵要素需完整：收款日期、還款人姓名/單位全稱、收款金額（大小寫一致）；收款事由（需與還款申請一致）、對應的欠款編號；出納簽字、加蓋財務專用章；將收據(jù)聯(lián)交還款人留存，存根聯(lián)歸檔，記賬聯(lián)作為做賬依據(jù)?，F(xiàn)金入庫與日記賬登記出納將收取的現(xiàn)金存入保險柜，更新《現(xiàn)金盤點表》；當日登記《現(xiàn)金日記賬》，記錄收款日期、憑證號、還款人、金額、摘要（如“收XX員工歸還借款”），確?，F(xiàn)金日記賬余額與實際庫存現(xiàn)金一致。階段3：賬務處理（會計核心操作）場景分類與分錄模板還款場景核心業(yè)務邏輯會計分錄（一般企業(yè)）附件要求（缺一不可）場景1：員工歸還備用金/借款沖減“其他應收款—個人借款”借：庫存現(xiàn)金貸：其他應收款—XX員工（姓名）1.現(xiàn)金還款申請表（審批版）2.收款收據(jù)（記賬聯(lián)）3.原借款單（復印件/原件）場景2：客戶歸還應收賬款（小額現(xiàn)金）沖減“應收賬款—XX客戶”借：庫存現(xiàn)金貸：應收賬款—XX客戶（單位全稱）1.現(xiàn)金還款申請表2.收款收據(jù)（記賬聯(lián)）3.銷售合同/對賬單復印件4.原欠款發(fā)票復印件場景3：歸還代墊款/押金沖減“其他應收款—代墊款/押金”借：庫存現(xiàn)金貸：其他應收款—XX單位/個人（代墊款/押金）1.現(xiàn)金還款申請表2.收款收據(jù)（記賬聯(lián)）3.代墊款憑證/押金收據(jù)復印件場景4：多還/錯還現(xiàn)金（需退還）先收后退，單獨核算1.收款時：借：庫存現(xiàn)金貸：其他應付款—XX還款人（多收款）2.退還時（需還款人簽收）：借：其他應付款—XX還款人（多收款）貸：庫存現(xiàn)金1.現(xiàn)金還款申請表2.收款收據(jù)（記賬聯(lián)）3.退款簽收單（還款人簽字）分錄編制與復核會計根據(jù)出納提交的《收款收據(jù)》（記賬聯(lián)）、《現(xiàn)金還款申請表》及相關附件，編制記賬憑證，確保科目運用準確、金額無誤；財務主管對記賬憑證進行復核（重點核對附件完整性、分錄準確性、現(xiàn)金金額與收據(jù)一致），復核簽字后歸檔。階段4：現(xiàn)金繳存與檔案歸檔現(xiàn)金繳存銀行（內(nèi)控要求）出納需在收款當日或次日將收取的現(xiàn)金繳存銀行（避免大額現(xiàn)金留存保險柜），取得銀行存款回單后，編制以下分錄：借：銀行存款貸：庫存現(xiàn)金附件：銀行存款回單、現(xiàn)金繳存單。檔案歸檔財務部將以下資料整理歸檔，保存期限≥15年：《現(xiàn)金還款申請表》（審批版）；《收款收據(jù)》（存根聯(lián)、記賬聯(lián)）；對應的欠款依據(jù)（借款單、合同、發(fā)票復印件等）；記賬憑證、現(xiàn)金日記賬、銀行存款回單；《現(xiàn)金盤點表》（收款當日及繳存銀行當日）。四、關鍵附件模板（可直接套用）模板1：現(xiàn)金還款申請表還款人姓名/單位身份證號/統(tǒng)一社會信用代碼還款金額（大寫）佰拾萬仟佰拾元角分還款金額（小寫）￥還款事由（如：歸還2024年X月X日差旅費借款，借款單編號：XXX；或歸還XX合同項下應收賬款，合同編號：XXX）對應的欠款憑證信息憑證類型（借款單/合同/發(fā)票）憑證編號憑證日期部門意見（員工還款必填）簽字：日期：年月日財務主管審核簽字：日期：年月日出納核驗意見現(xiàn)金金額核對無誤，真?zhèn)悟炞C通過：簽字：日期：年月日模板2：收款收據(jù)（三聯(lián)式）收款收據(jù)編號：XXX今收到（還款人姓名/單位全稱）交來（還款事由，如：歸還2024年X月借款）金額（大寫）佰拾萬仟佰拾元角分金額（小寫）￥備注（對應欠款憑證編號：XXX）收款人（出納簽字）：收款單位（加蓋財務專用章）：日期：年月日（存根聯(lián)：財務留存）（收據(jù)聯(lián)：還款人留存）（記賬聯(lián)：做賬依據(jù)）五、內(nèi)控與合規(guī)要點現(xiàn)金限額管理嚴格遵守《現(xiàn)金管理暫行條例》，單筆現(xiàn)金還款金額建議不超過5萬元；超過限額的，要求還款人通過銀行轉賬，避免大額現(xiàn)金交易帶來的安全與合規(guī)風險。雙人核驗要求收取大額現(xiàn)金（≥1萬元）時，需由兩名財務人員共同清點、驗證真?zhèn)?，確保金額準確，避免單人操作出現(xiàn)差錯。禁止坐支現(xiàn)金收取的還款現(xiàn)金不得直接用于日常開支（如支付報銷、零星采購），必須先存入銀行，再從銀行提取使用，符合現(xiàn)金管理規(guī)范。虛假還款防控審核時需核對還款人與欠款人一致（禁止代他人還款，特殊情況需提供授權委托書）；核對欠款憑證的真實性，避免無依據(jù)的“虛假還款”。稅務合規(guī)提示客戶現(xiàn)金還款屬于營業(yè)收入回款，需確保對應的銷售收入已按規(guī)定申報增值稅、企業(yè)所得稅；員工還款不涉及稅務處理，但需留存借款與還款憑證，以備審計核查。六、常見錯誤與糾正錯誤：未開具收款收據(jù)，僅以還款申請作為做賬依據(jù)糾正：收款收據(jù)是現(xiàn)金收款的法定憑證，必須開具并作為核心附件，否則無法證明資金已收取。錯誤：現(xiàn)金還款后未及時繳存銀行，大額現(xiàn)金留存保險柜糾正：當日或次日必須繳存銀行，留存繳存回單并做賬，避免現(xiàn)金被盜、挪用風險。錯誤：分錄時直接沖減“管理費用”等成本科目糾正：還款業(yè)務需沖減對應的往來科目（如其他應收款、應收賬款），不得直接調(diào)整成本費用，除非是多借多還且經(jīng)審批同意的情況。錯誤：收款收據(jù)大小寫金額不一致、無財務專用章糾正：開具收據(jù)時需仔細核對大小寫金額，確保一致；必須加蓋財務專用章，否則收據(jù)無效。七、賬務處理示例（場景1：員工歸還備用金）背景員工張某2024年5月10日借差旅費備用金5,000元（借款單編號：JK2024051001），6月5日以現(xiàn)金歸還剩余借款1,200元（實際報銷3,800元，剩余1,200元歸還）。操作流程與分錄張某填寫《現(xiàn)金還款申請表》，注明還款事由“歸還JK2024051001號借款單剩余差旅費備用金”，附上借款單復印件；部門負責人審核簽字，提交財務；出納清點1,200元現(xiàn)金，驗證真?zhèn)魏箝_具收款收據(jù)（編號：SJ2024060501）；會計編制記賬憑證：借：庫存現(xiàn)金1,200貸：其他應收款—張某1,200出納當日將1,200元繳存銀行，編制分錄：借：銀行存款1,200貸：庫存現(xiàn)金1,200附件歸檔：還款申請表、收款收據(jù)記賬聯(lián)、借款單復