采購(gòu)訂單與供應(yīng)商管理流程清單一、本流程清單的適用范圍與價(jià)值本流程清單適用于企業(yè)采購(gòu)部門(mén)日常工作中對(duì)供應(yīng)商全生命周期管理及采購(gòu)訂單標(biāo)準(zhǔn)化操作的場(chǎng)景，涵蓋供應(yīng)商準(zhǔn)入、合作評(píng)估、訂單、執(zhí)行跟蹤到績(jī)效評(píng)價(jià)的全流程。通過(guò)規(guī)范操作，可幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商資源的高效整合、采購(gòu)成本的科學(xué)控制、供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)的提前規(guī)避，同時(shí)提升跨部門(mén)協(xié)作效率，保證采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性與透明度。新員工可通過(guò)此清單快速掌握采購(gòu)業(yè)務(wù)核心環(huán)節(jié)，資深采購(gòu)人員可依據(jù)流程標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化現(xiàn)有操作，企業(yè)管理者則可基于流程節(jié)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)工作的監(jiān)督與考核。二、采購(gòu)訂單與供應(yīng)商管理全流程操作步驟（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入與管理階段目標(biāo)：建立合格供應(yīng)商資源庫(kù)，保證合作供應(yīng)商具備資質(zhì)能力與履約條件。供應(yīng)商尋源與初步篩選采購(gòu)專(zhuān)員*根據(jù)采購(gòu)需求（如物料類(lèi)型、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交付周期等），通過(guò)行業(yè)展會(huì)、公開(kāi)招標(biāo)平臺(tái)、供應(yīng)商自薦、同行推薦等渠道收集潛在供應(yīng)商信息。對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，重點(diǎn)核查其經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)規(guī)模、主營(yíng)產(chǎn)品與采購(gòu)需求的匹配度，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商（如無(wú)相關(guān)生產(chǎn)資質(zhì)、產(chǎn)能不足等）。供應(yīng)商資質(zhì)審核向初步篩選合格的供應(yīng)商發(fā)送《供應(yīng)商資質(zhì)調(diào)查表》，要求提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)行業(yè)生產(chǎn)許可證（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、產(chǎn)品3C認(rèn)證等）、法定代表人身份證明、近三年主要合作案例及業(yè)績(jī)證明等材料。采購(gòu)經(jīng)理*組織法務(wù)、技術(shù)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查證書(shū)有效性與真實(shí)性、生產(chǎn)場(chǎng)地與申報(bào)信息的一致性、過(guò)往合作中的履約記錄（如是否存在質(zhì)量糾紛、延遲交貨等問(wèn)題）。資質(zhì)審核不合格的供應(yīng)商，終止合作流程并反饋原因?，F(xiàn)場(chǎng)考察與樣品測(cè)試對(duì)資質(zhì)審核通過(guò)的供應(yīng)商，由采購(gòu)專(zhuān)員*牽頭，聯(lián)合質(zhì)量、技術(shù)部門(mén)組成考察小組，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察。考察內(nèi)容包括：生產(chǎn)設(shè)備先進(jìn)性與維護(hù)狀況、質(zhì)量控制流程（如原材料檢驗(yàn)、過(guò)程檢驗(yàn)、成品檢驗(yàn)環(huán)節(jié)）、倉(cāng)儲(chǔ)物流管理能力、環(huán)保及安全生產(chǎn)措施等，并填寫(xiě)《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察記錄表》。根據(jù)采購(gòu)需求，要求供應(yīng)商提供樣品，由質(zhì)量部門(mén)按照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測(cè)（如功能參數(shù)、材質(zhì)成分、外觀質(zhì)量等），檢測(cè)合格后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；檢測(cè)不合格的，要求供應(yīng)商限期整改，整改后復(fù)檢仍不合格的，取消準(zhǔn)入資格。供應(yīng)商信息建檔與分類(lèi)對(duì)通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)考察與樣品測(cè)試的供應(yīng)商，由采購(gòu)專(zhuān)員*在ERP系統(tǒng)中建立供應(yīng)商檔案，錄入供應(yīng)商基本信息（名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、資質(zhì)證書(shū)編號(hào)、開(kāi)戶(hù)銀行、賬號(hào)等）、合作產(chǎn)品信息（物料編碼、名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格區(qū)間等）、考察記錄、樣品檢測(cè)報(bào)告等資料。根據(jù)供應(yīng)商的重要性（如戰(zhàn)略供應(yīng)商、常規(guī)供應(yīng)商、備用供應(yīng)商）及合作物料屬性（如關(guān)鍵物料、一般物料、輔助物料），對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，明確不同類(lèi)別供應(yīng)商的合作優(yōu)先級(jí)與管理策略。（二）采購(gòu)訂單與審批階段目標(biāo)：基于實(shí)際需求標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)訂單，保證訂單內(nèi)容準(zhǔn)確、審批流程合規(guī)。采購(gòu)需求確認(rèn)需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、倉(cāng)儲(chǔ)部、行政部）提交《采購(gòu)申請(qǐng)單》，注明物料名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、需求數(shù)量、用途、期望交付日期、預(yù)算金額等信息，部門(mén)負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)。采購(gòu)專(zhuān)員*核對(duì)《采購(gòu)申請(qǐng)單》與庫(kù)存數(shù)據(jù)（通過(guò)ERP系統(tǒng)查詢(xún)），確認(rèn)是否需要采購(gòu)及采購(gòu)數(shù)量，避免重復(fù)采購(gòu)或過(guò)量采購(gòu)。如有疑問(wèn)，及時(shí)與需求部門(mén)溝通澄清。供應(yīng)商選擇與詢(xún)價(jià)根據(jù)物料分類(lèi)及供應(yīng)商檔案，從合格供應(yīng)商中選擇合作對(duì)象：常規(guī)物料可從2-3家常規(guī)供應(yīng)商中詢(xún)價(jià)；關(guān)鍵物料或大額采購(gòu)（如金額超過(guò)5萬(wàn)元）需啟動(dòng)詢(xún)價(jià)或招標(biāo)流程，至少邀請(qǐng)3家合格供應(yīng)商參與報(bào)價(jià)。向選定供應(yīng)商發(fā)送《詢(xún)價(jià)單》，明確物料規(guī)格、數(shù)量、交付地點(diǎn)、付款方式、報(bào)價(jià)截止時(shí)間等要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供報(bào)價(jià)單（需加蓋公章）。價(jià)格比對(duì)與議價(jià)采購(gòu)專(zhuān)員*收集各供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，進(jìn)行價(jià)格比對(duì)（分析單價(jià)、總價(jià)、運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等構(gòu)成），結(jié)合供應(yīng)商過(guò)往合作績(jī)效（如交貨及時(shí)率、質(zhì)量合格率）、市場(chǎng)行情價(jià)格，篩選出性?xún)r(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭(zhēng)取更優(yōu)惠的價(jià)格或付款條件（如延長(zhǎng)賬期、提供折扣等），議價(jià)結(jié)果需記錄在《價(jià)格比對(duì)與議價(jià)記錄表》中，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理*審核確認(rèn)。訂單編制與審批確定最終供應(yīng)商后，采購(gòu)專(zhuān)員*在ERP系統(tǒng)中編制《采購(gòu)訂單》，內(nèi)容包括：訂單號(hào)（自動(dòng)）、供應(yīng)商信息、物料編碼/名稱(chēng)/規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、訂單日期、期望交付日期、交付地址、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，保證與《采購(gòu)申請(qǐng)單》及最終協(xié)商結(jié)果一致。按照《采購(gòu)審批權(quán)限表》進(jìn)行審批：訂單金額低于1萬(wàn)元，由采購(gòu)經(jīng)理審批；1萬(wàn)-5萬(wàn)元，由采購(gòu)總監(jiān)審批；5萬(wàn)元以上，需提交總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)正式采購(gòu)訂單（加蓋采購(gòu)專(zhuān)用章），通過(guò)郵件或系統(tǒng)發(fā)送給供應(yīng)商；審批不通過(guò)的，退回采購(gòu)專(zhuān)員重新調(diào)整。（三）采購(gòu)訂單執(zhí)行與跟蹤階段目標(biāo)：保證訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量交付，及時(shí)處理執(zhí)行過(guò)程中的異常情況。訂單交付確認(rèn)供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，需在2個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)訂單信息（如無(wú)異議則回復(fù)“確認(rèn)”；如有異議需提出書(shū)面說(shuō)明，雙方協(xié)商一致后修改訂單）。供應(yīng)商按訂單約定的交付日期發(fā)貨前，需提前1-3個(gè)工作日通知采購(gòu)專(zhuān)員，提供發(fā)貨清單（含物料名稱(chēng)、數(shù)量、批次號(hào)、物流單號(hào)等），采購(gòu)專(zhuān)員核對(duì)發(fā)貨信息與訂單一致性，確認(rèn)無(wú)誤后通知倉(cāng)儲(chǔ)部準(zhǔn)備收貨。收貨與質(zhì)量檢驗(yàn)倉(cāng)儲(chǔ)部根據(jù)采購(gòu)訂單信息，核對(duì)到貨物料的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、外包裝是否完好，如有短缺、損壞或錯(cuò)發(fā)，需在24小時(shí)內(nèi)通知采購(gòu)專(zhuān)員*與供應(yīng)商溝通處理。物料入庫(kù)前，質(zhì)量部門(mén)按照《采購(gòu)物料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)（檢驗(yàn)比例根據(jù)物料重要程度確定，關(guān)鍵物料可全檢，一般物料按10%抽檢），檢驗(yàn)合格后出具《檢驗(yàn)報(bào)告》，標(biāo)注“合格”并蓋章；檢驗(yàn)不合格的，出具《不合格品處理通知單》，由采購(gòu)專(zhuān)員*聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行退換貨或返工，相關(guān)記錄需留存歸檔。訂單異常處理延遲交付：供應(yīng)商未按約定日期交付，采購(gòu)專(zhuān)員需第一時(shí)間與供應(yīng)商溝通，知曉原因（如生產(chǎn)異常、物流延誤等），明確新的交付時(shí)間，并評(píng)估延遲對(duì)生產(chǎn)/運(yùn)營(yíng)的影響（如需緊急采購(gòu)，啟動(dòng)備用供應(yīng)商流程）。延遲超過(guò)3個(gè)工作日的，需采購(gòu)經(jīng)理介入，根據(jù)合同條款追究供應(yīng)商違約責(zé)任（如扣除違約金、暫停合作等）。質(zhì)量問(wèn)題：檢驗(yàn)不合格或使用過(guò)程中發(fā)覺(jué)物料質(zhì)量問(wèn)題，質(zhì)量部門(mén)需立即通知采購(gòu)專(zhuān)員與供應(yīng)商，要求供應(yīng)商在48小時(shí)內(nèi)提供整改方案（如退換貨、賠償損失等），采購(gòu)專(zhuān)員跟蹤整改落實(shí)情況，并將處理結(jié)果反饋給需求部門(mén)。同一供應(yīng)商同一質(zhì)量問(wèn)題累計(jì)出現(xiàn)3次，啟動(dòng)供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估，視情況降低合作等級(jí)或取消準(zhǔn)入資格。數(shù)量差異：收貨時(shí)發(fā)覺(jué)數(shù)量短缺，需倉(cāng)儲(chǔ)部出具《數(shù)量差異報(bào)告》，采購(gòu)專(zhuān)員*與供應(yīng)商核實(shí)原因，確屬供應(yīng)商責(zé)任的，要求供應(yīng)商補(bǔ)足短缺物料或退還相應(yīng)貨款；屬物流運(yùn)輸問(wèn)題的，聯(lián)系物流方承擔(dān)責(zé)任。訂單結(jié)算與付款質(zhì)量檢驗(yàn)合格且收貨無(wú)誤后，倉(cāng)儲(chǔ)部在ERP系統(tǒng)中確認(rèn)入庫(kù)，采購(gòu)專(zhuān)員*收集采購(gòu)訂單、發(fā)貨清單、檢驗(yàn)報(bào)告、發(fā)票等單據(jù)，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)單據(jù)信息（金額、數(shù)量、供應(yīng)商賬號(hào)等）無(wú)誤后，按照合同約定的付款周期（如月結(jié)30天）安排付款，付款前需經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理審批。付款完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)在ERP系統(tǒng)中標(biāo)記“已付款”，采購(gòu)專(zhuān)員*更新訂單狀態(tài)。（四）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估與優(yōu)化階段目標(biāo)：客觀評(píng)價(jià)供應(yīng)商合作表現(xiàn)，持續(xù)優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，提升供應(yīng)鏈整體效能?？?jī)效數(shù)據(jù)收集每季度末，采購(gòu)專(zhuān)員*從ERP系統(tǒng)中提取各供應(yīng)商的績(jī)效數(shù)據(jù)，包括：交貨及時(shí)率（按時(shí)交付訂單批次數(shù)/總訂單批次數(shù)×100%）、質(zhì)量合格率（檢驗(yàn)合格批次/總檢驗(yàn)批次×100%）、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力（當(dāng)期采購(gòu)均價(jià)與市場(chǎng)均價(jià)對(duì)比）、服務(wù)響應(yīng)速度（問(wèn)題處理及時(shí)性、溝通配合度）等。向需求部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)收集供應(yīng)商合作反饋，如物料使用滿(mǎn)意度、服務(wù)態(tài)度、配合改進(jìn)意愿等定性評(píng)價(jià)，記錄在《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)表》中。績(jī)效評(píng)分與評(píng)級(jí)采購(gòu)經(jīng)理*組織績(jī)效評(píng)估會(huì)議，依據(jù)《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》（見(jiàn)下表）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行量化評(píng)分，結(jié)合定性評(píng)價(jià)確定最終等級(jí)。評(píng)價(jià)維度權(quán)重評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（示例）質(zhì)量合格率30%≥98%：30分；95%-97%：25分；90%-94%：20分；＜90%：0分交貨及時(shí)率25%≥95%：25分；90%-94%：20分；85%-89%：15分；＜85%：0分價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力20%低于市場(chǎng)均價(jià)5%以上：20分；與市場(chǎng)均價(jià)持平：15分；高于市場(chǎng)均價(jià)5%以?xún)?nèi)：10分；高于5%以上：0分服務(wù)響應(yīng)速度15%24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)問(wèn)題：15分；48小時(shí)內(nèi)響應(yīng)：10分；超過(guò)48小時(shí)：5分合作配合度10%積極配合改進(jìn)：10分；配合一般：5分；不配合：0分根據(jù)總分將供應(yīng)商分為四級(jí)：優(yōu)秀（90分以上）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（60分以下）。結(jié)果應(yīng)用與反饋優(yōu)秀供應(yīng)商：優(yōu)先分配采購(gòu)訂單，給予付款周期優(yōu)惠，邀請(qǐng)參與年度戰(zhàn)略合作談判，頒發(fā)“優(yōu)秀供應(yīng)商”證書(shū)。良好供應(yīng)商：維持現(xiàn)有合作，針對(duì)短板（如交貨及時(shí)率）提出改進(jìn)要求，納入下一季度重點(diǎn)觀察對(duì)象。合格供應(yīng)商：保留合作資格，但需限期整改評(píng)分較低的項(xiàng)目（如質(zhì)量合格率未達(dá)標(biāo)），整改期間減少訂單分配。不合格供應(yīng)商：立即暫停合作，啟動(dòng)清退流程，通知其在30日內(nèi)完成未交付訂單的交接與結(jié)算，后續(xù)不得參與采購(gòu)活動(dòng)。評(píng)估結(jié)果需書(shū)面通知供應(yīng)商，優(yōu)秀供應(yīng)商可給予獎(jiǎng)勵(lì)，不合格供應(yīng)商需明確整改要求與清退原因，保證溝通透明。供應(yīng)商檔案動(dòng)態(tài)更新每次績(jī)效評(píng)估后，采購(gòu)專(zhuān)員*更新供應(yīng)商檔案，記錄評(píng)估結(jié)果、整改情況、合作等級(jí)調(diào)整等信息，保證檔案信息實(shí)時(shí)反映供應(yīng)商最新?tīng)顟B(tài)。定期（如每年）對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行全面梳理，淘汰長(zhǎng)期無(wú)合作、資質(zhì)過(guò)期或評(píng)估不合格的供應(yīng)商，補(bǔ)充新的合格供應(yīng)商資源，保持供應(yīng)商庫(kù)的活力與競(jìng)爭(zhēng)力。三、流程配套工具表格模板（一）供應(yīng)商基本信息表供應(yīng)商名稱(chēng)統(tǒng)一社會(huì)信用代碼注冊(cè)地址聯(lián)系人職務(wù)聯(lián)系電話(huà)郵箱主營(yíng)產(chǎn)品注冊(cè)資本成立日期經(jīng)營(yíng)范圍資質(zhì)證書(shū)（如ISO9001）證書(shū)編號(hào)有效期至合作物料編碼物料名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)近一年采購(gòu)金額合作開(kāi)始日期備注（如戰(zhàn)略供應(yīng)商）（二）采購(gòu)訂單模板訂單號(hào)：PO-YYYYMMDDX供應(yīng)商名稱(chēng)：訂單日期：供應(yīng)商地址：聯(lián)系人：聯(lián)系方式：交付地址：交付日期：付款方式：序號(hào)物料編碼物料名稱(chēng)—————-———-12合計(jì)金額（大寫(xiě)）：合計(jì)金額（小寫(xiě)）：￥采購(gòu)部負(fù)責(zé)人：采購(gòu)專(zhuān)員：審批人：（三）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)分表供應(yīng)商名稱(chēng)：評(píng)估季度：評(píng)估日期：評(píng)估人：評(píng)價(jià)維度權(quán)重實(shí)際得分加權(quán)得分質(zhì)量合格率30%交貨及時(shí)率25%價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力20%服務(wù)響應(yīng)速度15%合作配合度10%總分100%等級(jí)評(píng)定：□優(yōu)秀□良好□合格□不合格評(píng)審意見(jiàn)：四、流程執(zhí)行關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）資質(zhì)審核不可流于形式供應(yīng)商資質(zhì)是合作的基礎(chǔ)，必須嚴(yán)格核查證書(shū)原件（或加蓋公章的復(fù)印件），保證在有效期內(nèi)，且與實(shí)際經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力匹配。對(duì)涉及安全、環(huán)保的特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械），需額外核查專(zhuān)項(xiàng)資質(zhì)，避免因資質(zhì)問(wèn)題導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)或生產(chǎn)。（二）訂單審批權(quán)限必須清晰嚴(yán)格按照《采購(gòu)審批權(quán)限表》執(zhí)行審批，嚴(yán)禁越權(quán)審批或先執(zhí)行后補(bǔ)批。大額訂單（如5萬(wàn)元以上）需提交總經(jīng)理審批，必要時(shí)組織相關(guān)部門(mén)（如財(cái)務(wù)、法務(wù)）聯(lián)合評(píng)審，保證采購(gòu)決策的合規(guī)性與經(jīng)濟(jì)性。（三）異常處理需及時(shí)留痕無(wú)論是延遲交付、質(zhì)量問(wèn)題還是數(shù)量差異，均需在24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)處理流程，與供應(yīng)商的溝通記錄（如郵件、函件、會(huì)議紀(jì)要）需完整保存，作為后續(xù)追責(zé)、索賠或評(píng)估的依據(jù)。避免因口頭約定導(dǎo)致責(zé)任不清，增加企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。（四）供應(yīng)商評(píng)估避免主觀臆斷績(jī)效評(píng)分需基于客觀數(shù)據(jù)（如