人事檔案管理標準化流程工具模板一、適用工作場景本流程適用于企業(yè)人力資源部門對員工從入職到離職全生命周期檔案的規(guī)范化管理，涵蓋新員工入職建檔、在職期間信息更新、檔案查閱與借閱、離職檔案轉(zhuǎn)遞等核心場景，旨在保證人事檔案的完整性、真實性和安全性，為企業(yè)人力資源管理決策提供可靠依據(jù)。適用于中小型企業(yè)及大型集團下屬單位的檔案管理工作，可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整執(zhí)行細節(jié)。二、標準化操作流程（一）新員工入職建檔材料收集員工提交入職材料：證件號碼復(fù)印件、學歷學位證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件、體檢報告、離職證明（如有）、勞動合同簽訂登記表、員工信息登記表（含聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人等）。人力資源部核對原件與復(fù)印件一致性，保證材料齊全、信息無誤。檔案整理與編號按員工入職時間順序建立檔案，檔案袋標注“員工姓名+入職日期+檔案編號”（如：20240501-001）。材料分類排序：基礎(chǔ)信息類（登記表、證件號碼復(fù)印件）、學歷資質(zhì)類（證書、報告）、勞動關(guān)系類（勞動合同、離職證明）、其他補充材料。信息錄入系統(tǒng)將員工基本信息錄入人事管理系統(tǒng)，與檔案材料編號關(guān)聯(lián)，保證系統(tǒng)記錄與紙質(zhì)檔案一致。歸檔材料由人力資源部指定專人（如檔案管理員）統(tǒng)一保管，存放于專用檔案柜，并做好防潮、防火、防蟲措施。（二）在職期間檔案維護信息變更更新員工發(fā)生信息變更（如聯(lián)系方式、學歷提升、職稱評定、崗位調(diào)動等），需填寫《員工信息變更申請表》，并附相關(guān)證明材料（如新學歷證書、崗位調(diào)動通知）。人力資源部審核材料后，更新紙質(zhì)檔案及系統(tǒng)信息，在檔案袋內(nèi)添加變更說明及新材料，標注變更日期。材料補充歸檔員工獲得的培訓證書、獎懲文件、年度考核結(jié)果等材料，由相關(guān)部門提交至人力資源部，經(jīng)核對后及時歸入檔案。補充材料需注明“補充日期”及“補充事由”，保證檔案動態(tài)更新。（三）檔案查閱與借閱查閱申請因工作需要查閱檔案（如辦理社保、職稱評審、勞動糾紛處理），申請人需填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱人姓名、部門、查閱事由、檔案編號及查閱日期。部門負責人審批后，提交至人力資源部檔案管理員。查閱流程檔案管理員核對申請信息，陪同查閱人員在指定區(qū)域（如檔案室）查閱，查閱過程需全程監(jiān)督。查閱后，查閱人及檔案管理員在《檔案查閱登記表》上簽字確認，記錄查閱日期、內(nèi)容及歸還情況。借閱管理原則上檔案不外借，確因特殊情況（如司法取證）需借閱，須經(jīng)人力資源部負責人及分管領(lǐng)導審批，借閱期限不超過3個工作日。借閱人需妥善保管檔案，不得涂改、抽取、勾畫，歸還時檔案管理員檢查檔案完整性，確認無誤后歸位。（四）員工離職檔案處理離職材料整理員工辦理離職手續(xù)時，人力資源部收集《離職申請表》《工作交接清單》《解除/終止勞動合同證明》等材料，歸入檔案。核對檔案完整性，保證入職至離職期間所有材料齊全，如有缺失需與員工或原部門溝通補充。檔案轉(zhuǎn)遞員工離職后，檔案根據(jù)其去向處理：繼續(xù)就業(yè)：經(jīng)員工書面申請，人力資源部將檔案密封并加蓋公章，通過機要轉(zhuǎn)遞至新單位，留存《檔案轉(zhuǎn)遞登記表》記錄轉(zhuǎn)遞單位、日期及簽收人信息。未就業(yè)：檔案可暫存于企業(yè)人力資源部（不超過2年），或根據(jù)員工意愿轉(zhuǎn)遞至戶籍地人才服務(wù)中心，需辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)并留存回執(zhí)。檔案封存對離職員工檔案，在檔案袋上標注“已離職”及封存日期，單獨存放于檔案柜，定期（每年）檢查檔案狀態(tài)，保證無損壞、無遺失。三、常用管理表單表1：員工基本信息登記表序號檔案編號姓名性別出生日期證件號碼號學歷聯(lián)系方式緊急聯(lián)系人緊急聯(lián)系人電話入職日期部門崗位120240501-001*三男1990-05-0111010119900501本科*05-01銷售部主管表2：檔案材料清單表檔案編號材料類別材料名稱提交日期頁數(shù)備注20240501-001基礎(chǔ)信息類員工信息登記表2024-05-01220240501-001學歷資質(zhì)類學歷證書復(fù)印件2024-05-011需核對原件20240501-001勞動關(guān)系類勞動合同2024-05-108表3：檔案查閱申請表申請人部門查閱事由檔案編號查閱日期查閱內(nèi)容部門負責人審批檔案管理員簽字歸還日期*五人事部辦理社保轉(zhuǎn)移20240501-0012024-06-01勞動合同、離職證明同意：*六*七2024-06-01表4：檔案轉(zhuǎn)遞登記表檔案編號員工姓名離職日期轉(zhuǎn)遞原因轉(zhuǎn)遞單位轉(zhuǎn)遞日期密封情況簽收人聯(lián)系方式轉(zhuǎn)遞人20240501-001*三2024-06-30新就業(yè)北京科技有限公司2024-07-01完好密封*八010-*七四、關(guān)鍵管理要點材料真實性審核所有檔案材料需經(jīng)人力資源部核對原件與復(fù)印件，保證信息真實、有效，嚴禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。保密與安全檔案管理員需嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露員工個人信息及檔案內(nèi)容；檔案室實行專人管理，非經(jīng)授權(quán)不得進入，定期檢查消防及安防設(shè)施。動態(tài)更新機制員工信息變更或材料補充后，需在3個工作日內(nèi)完成紙質(zhì)檔案及系統(tǒng)信息更新，避免檔案與實際情況脫節(jié)。合規(guī)性管理檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞需嚴格履行審批手續(xù)，留存書面記錄，保證操作流程可追溯，符合《