企業(yè)采購流程規(guī)范及審批權限管理手冊一、引言隨著企業(yè)業(yè)務規(guī)模擴大，采購活動的規(guī)范性與審批效率直接影響運營成本與風險控制。為統(tǒng)一采購標準、優(yōu)化審批流程，結合企業(yè)實際管理需求，制定本手冊，旨在為各部門采購活動提供清晰指引，保障采購工作合法、高效、透明開展。（一）適用范圍本手冊適用于企業(yè)各部門（含下屬分支機構）的物資采購、服務采購、固定資產購置等各類采購活動；特殊項目（如涉密采購、應急采購）可按專項規(guī)定執(zhí)行，但需事后補全流程備案。（二）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動需符合國家法律法規(guī)及企業(yè)內部制度，合同條款、供應商資質、付款流程等均需通過合規(guī)性審查。2.效率性原則：簡化非必要環(huán)節(jié)，明確各節(jié)點時限要求，確保采購需求快速響應。3.成本控制原則：通過集中采購、比價機制降低采購成本，優(yōu)先選擇質優(yōu)價廉的供應商。4.權責對等原則：明確各崗位在采購流程中的職責與審批權限，做到“誰審批、誰負責”。二、采購流程規(guī)范（一）需求申報與預算審核1.需求發(fā)起各部門需根據業(yè)務計劃或實際需求，填寫《采購需求申請表》，明確采購標的名稱、規(guī)格、數量、預算金額、需求時間及使用場景。需求提出前，需核查現(xiàn)有庫存或在用資源，避免重復采購；對于技術類采購（如軟件、設備），需附加技術參數說明或使用部門的《需求確認單》。2.預算匹配采購需求需與年度預算或專項預算對應：預算內采購：由部門負責人初步審核需求合理性后，提交至采購部門；超預算/無預算采購：需先發(fā)起《預算調整申請表》，經財務部門核算、分管領導審批（根據金額層級）后，方可進入采購流程。（二）供應商管理與選擇1.供應商準入采購部門需建立《合格供應商名錄》，新供應商需提供營業(yè)執(zhí)照、資質證書、信用報告等資料，經法務、質量（如需）等部門聯(lián)合審核后入庫。對于長期合作的供應商，每年度進行一次資質復核與績效評估（如交貨及時性、產品質量、服務響應等）。2.采購方式選擇招標采購：適用于金額較大、技術復雜或需公開競爭的項目（如工程建設、大型設備）。由采購部門牽頭組建評標小組（含技術、財務、使用部門代表），發(fā)布招標文件、組織投標、開標評標，最終由審批人確定中標方。詢價采購：適用于標準化物資或服務、金額適中的項目。需向至少三家合格供應商發(fā)出詢價單，要求提供報價單、產品說明等，采購部門對比價格、質量、服務后推薦合作方。單一來源采購：僅限以下場景：①唯一供應商提供的物資或服務；②因專利、專有技術等原因無法替代；③緊急采購且無其他供應商可選。需提交《單一來源采購說明》，經法務、審計部門審核，分管領導審批后方可實施。（三）采購實施與合同管理1.合同簽訂確定供應商后，采購部門需起草采購合同，明確標的、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款條款、違約責任等。合同需經法務部門審核（重點審查合規(guī)性與風險條款）、使用部門確認需求匹配性，最終按審批權限簽署。2.訂單執(zhí)行采購部門需跟蹤訂單進度，督促供應商按時交貨。如遇交貨延遲、質量異議等問題，需第一時間與供應商協(xié)商解決，必要時啟動違約處理流程（如扣除違約金、更換供應商）。（四）驗收與付款1.到貨驗收物資到貨后，由使用部門、采購部門聯(lián)合驗收（如需技術檢測，可委托第三方或內部技術部門），填寫《驗收單》，注明驗收結果（合格/不合格/部分合格）。不合格品需按合同約定退換貨或索賠，驗收單需作為付款依據。2.付款流程供應商提交合規(guī)發(fā)票及驗收單后，采購部門填寫《付款申請單》，經財務部門審核（發(fā)票真?zhèn)巍⒔痤~匹配、付款條款合規(guī)），按審批權限審批后，由財務部門安排付款。預付款需有合同約定，且需經更高層級審批（如分管副總或總經理）。三、審批權限管理（一）按采購金額分級常規(guī)采購（金額較低）：由部門負責人審批，可直接安排采購或選擇供應商（需在合格名錄內）。重要采購（金額中等）：需經分管副總審批，采購部門需提供比價單、供應商評估報告等支撐材料。重大采購（金額較高）：需總經理審批，涉及戰(zhàn)略物資或大額支出的，需提交董事會審議（如年度預算外的重大投資采購）。（二）按采購類型區(qū)分固定資產采購：除金額審批外，需經行政部門（或資產管理部門）審核資產配置需求，避免重復購置。服務類采購（如咨詢、運維）：需附加服務方案、供應商服務能力評估（如過往案例、團隊資質），由使用部門與采購部門聯(lián)合推薦，按金額層級審批。應急采購：因突發(fā)情況（如設備故障、疫情防控）需緊急采購的，可由部門負責人先執(zhí)行采購，但需在2個工作日內補全審批流程，說明緊急原因及采購依據。（三）特殊審批情形拆分采購：嚴禁為規(guī)避審批權限拆分采購需求（如將大額需求拆分為多個小額訂單），一經發(fā)現(xiàn)，追究相關人員責任。預算外采購：需先完成預算調整審批，再進入采購流程；無預算調整審批的，財務部門有權拒付。四、監(jiān)督與責任管理（一）內部審計監(jiān)督審計部門每季度抽查采購項目（重點關注大額、單一來源采購），核查流程合規(guī)性、合同執(zhí)行情況、付款依據完整性；每年開展一次全面采購審計，形成審計報告，向管理層匯報。（二）違規(guī)行為處理1.對違規(guī)操作（如未按流程采購、拆分訂單、收受供應商回扣、提供虛假驗收單等），視情節(jié)輕重給予警告、扣減績效、調崗、解除勞動合同等處罰；涉及違法的，移交司法機關。2.供應商違規(guī)（如提供假冒偽劣產品、惡意違約），列入黑名單，永不合作，并依法追究賠償責任。（三）績效掛鉤將采購流程合規(guī)性、成本控制目標納入部門績效考核（如采購及時率、供應商投訴率、成本節(jié)約率）；個人審批失誤率與績效獎金、晉升掛鉤。五、附則1.本手冊由采購部牽頭制定，解釋權歸采購部與財務部共同所有。2.本手冊自發(fā)布之日起施行，原有采購制度與本手冊沖突的，以本手冊為準。