檔案室管理工作制度檔案收集制度1.歸檔范圍明確：明確規(guī)定各類(lèi)應(yīng)歸檔文件材料的范圍，涵蓋黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理等各個(gè)方面形成的具有保存價(jià)值的文件、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。例如，黨群工作中的黨組織會(huì)議記錄、黨員發(fā)展材料；行政管理中的上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文、本單位的工作計(jì)劃與總結(jié)；業(yè)務(wù)管理中的項(xiàng)目合同、業(yè)務(wù)報(bào)告；生產(chǎn)技術(shù)管理中的工藝文件、技術(shù)圖紙；經(jīng)營(yíng)管理中的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。2.及時(shí)收集整理：各部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集和整理工作，在文件形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)（一般為一個(gè)月）進(jìn)行初步整理，并向檔案室移交。對(duì)于一些重要活動(dòng)或項(xiàng)目形成的文件材料，在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的半個(gè)月內(nèi)完成收集和移交。如大型會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集會(huì)議通知、議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要等文件，整理后移交檔案室。3.確保完整準(zhǔn)確：收集的文件材料應(yīng)確保齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，包括文件的正件與附件、正本與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)等。對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，同時(shí)注明原件情況。例如，在收集合同文件時(shí)，要確保合同的所有條款頁(yè)、附件、補(bǔ)充協(xié)議等都完整無(wú)缺；對(duì)于手寫(xiě)的重要文件，如有模糊不清的字跡，應(yīng)盡量聯(lián)系相關(guān)人員進(jìn)行確認(rèn)和補(bǔ)充說(shuō)明。檔案整理制度1.分類(lèi)科學(xué)合理：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，采用年度組織機(jī)構(gòu)或年度問(wèn)題等分類(lèi)方法進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。如將檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等大類(lèi)，再在大類(lèi)下進(jìn)行細(xì)分。文書(shū)檔案可按年度和組織機(jī)構(gòu)分為黨群類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)等；科技檔案可按項(xiàng)目或?qū)I(yè)進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)規(guī)范統(tǒng)一：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。一般采用檔號(hào)結(jié)構(gòu)為全宗號(hào)年度保管期限案卷號(hào)（或件號(hào)）的方式。例如，“0012023永久001”表示全宗號(hào)為001的單位在2023年形成的永久保管的第一卷（件）檔案。3.裝訂整齊美觀：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，裝訂要整齊、牢固，不影響文件的閱讀和保存。對(duì)于成冊(cè)的文件材料，如賬本、報(bào)表等，可不進(jìn)行重新裝訂，但要在檔案盒上注明相關(guān)信息。同時(shí)，要按照文件的排列順序，編寫(xiě)頁(yè)碼，確保頁(yè)碼清晰、準(zhǔn)確。檔案保管制度1.庫(kù)房環(huán)境適宜：檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防潮、防火、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期進(jìn)行記錄和調(diào)整。如安裝空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，根據(jù)季節(jié)和天氣變化及時(shí)開(kāi)啟和關(guān)閉。2.檔案存放有序：檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)的順序存放在檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找和管理。不同類(lèi)型、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。例如，將永久保管的檔案存放在專(zhuān)門(mén)的密集架區(qū)域，短期保管的檔案存放在普通檔案柜中；在檔案架或檔案柜上標(biāo)明檔案的類(lèi)別、年度等信息。3.定期檢查維護(hù)：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，檢查檔案的保管狀況、有無(wú)損壞、霉變等情況。每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽樣檢查。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案受潮，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行干燥處理；發(fā)現(xiàn)有蟲(chóng)蛀現(xiàn)象，應(yīng)使用合適的驅(qū)蟲(chóng)藥物進(jìn)行處理。檔案借閱制度1.借閱手續(xù)嚴(yán)格：本單位人員借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室辦理借閱手續(xù)。外單位人員借閱檔案，除填寫(xiě)申請(qǐng)表外，還需持有單位介紹信，并經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。例如，某部門(mén)員工因工作需要借閱一份項(xiàng)目合同檔案，需先填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字后，到檔案室辦理借閱。2.借閱期限明確：根據(jù)檔案的重要程度和使用情況，規(guī)定不同的借閱期限。一般檔案的借閱期限不超過(guò)15天，特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，需辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)于珍貴、稀缺檔案，一般不提供外借，可在檔案室查閱。如一份普通的業(yè)務(wù)文件檔案借閱期限為10天，若員工在10天后仍需使用，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.歸還檢查嚴(yán)格：借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于歸還的檔案，應(yīng)及時(shí)放回原存放位置，并做好記錄。檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度1.鑒定工作定期開(kāi)展：成立檔案鑒定工作小組，由檔案部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。一般每5年進(jìn)行一次全面鑒定。鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，確定檔案的存毀。例如，對(duì)于一些已經(jīng)失去保存價(jià)值的臨時(shí)性文件、重復(fù)文件等，可以確定為銷(xiāo)毀范圍。2.銷(xiāo)毀程序嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范：經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息?！稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》需經(jīng)鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)選擇有資質(zhì)的銷(xiāo)毀單位進(jìn)行銷(xiāo)毀，并派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程安全、徹底。銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將清冊(cè)永久保存。檔案統(tǒng)計(jì)制度1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容全面準(zhǔn)確：建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、借閱次數(shù)、利用效果等。例如，每月統(tǒng)計(jì)一次檔案的收進(jìn)和移出數(shù)量，每季度統(tǒng)計(jì)一次檔案的借閱情況和利用效果。2.統(tǒng)計(jì)分析及時(shí)有效：定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，為檔案管理決策提供依據(jù)。每年撰寫(xiě)一份檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，分析檔案的利用趨勢(shì)、存在的問(wèn)題以及改進(jìn)措施等。如通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析發(fā)現(xiàn)某類(lèi)檔案的借閱頻率較高，可考慮對(duì)該類(lèi)檔案進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用。檔案保密制度1.保密意識(shí)教育：加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員和借閱人員的保密意識(shí)教育，定期組織保密知識(shí)培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和防范能力。要求工作人員嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。例如，通過(guò)舉辦保密知識(shí)講座、觀看保密教育視頻等方式，增強(qiáng)員工的保密意識(shí)。2.保密措施嚴(yán)格：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取嚴(yán)格的保密措施。如設(shè)置專(zhuān)門(mén)的保密檔案庫(kù)房，采用加密存儲(chǔ)設(shè)備存儲(chǔ)電子檔案，對(duì)保密檔案的借閱和使用進(jìn)行嚴(yán)