企業(yè)采購(gòu)審批與流程優(yōu)化手冊(cè)一、手冊(cè)引言為規(guī)范企業(yè)采購(gòu)行為，明確采購(gòu)審批權(quán)責(zé)，提升采購(gòu)效率與成本控制能力，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程設(shè)計(jì)、模板化工具應(yīng)用及關(guān)鍵環(huán)節(jié)把控，為企業(yè)采購(gòu)管理提供全流程指引，助力實(shí)現(xiàn)采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性與高效性。二、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)各類(lèi)采購(gòu)行為，包括但不限于：物資采購(gòu)：原材料、辦公用品、設(shè)備設(shè)施、勞保用品等實(shí)體物資；服務(wù)采購(gòu)：咨詢(xún)服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等；項(xiàng)目采購(gòu)：工程建設(shè)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)的采購(gòu)。采購(gòu)金額分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況調(diào)整）：小額采購(gòu)：?jiǎn)喂P金額≤5000元，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；中額采購(gòu)：5000元＜單筆金額≤50000元，由分管副總審批；大額采購(gòu)：?jiǎn)喂P金額＞50000元，需總經(jīng)理審批并提交管理層會(huì)議審議。（二）典型應(yīng)用場(chǎng)景新員工入職物資采購(gòu)：行政部根據(jù)人員編制，批量采購(gòu)辦公文具、電腦設(shè)備等，需提交采購(gòu)申請(qǐng)并附人員入職通知單；生產(chǎn)原材料緊急采購(gòu)：生產(chǎn)部因訂單激發(fā)需臨時(shí)補(bǔ)充原材料，需填寫(xiě)緊急采購(gòu)申請(qǐng)單，說(shuō)明緊急原因，經(jīng)生產(chǎn)負(fù)責(zé)人簽字后啟動(dòng)加急審批流程；年度辦公設(shè)備集中采購(gòu)：行政部結(jié)合年度預(yù)算，制定采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)招標(biāo)方式確定供應(yīng)商，需附招標(biāo)文件、報(bào)價(jià)對(duì)比表及評(píng)標(biāo)報(bào)告；供應(yīng)商服務(wù)續(xù)簽采購(gòu)：法務(wù)部或需求部門(mén)對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商服務(wù)進(jìn)行評(píng)估后，提出續(xù)簽申請(qǐng)，需附供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估報(bào)告及合同履行情況說(shuō)明。三、采購(gòu)全流程操作步驟詳解（一）需求提出與申請(qǐng)發(fā)起申請(qǐng)：需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》（模板見(jiàn)第四章），明確物資/服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、預(yù)算科目等信息，并附相關(guān)支撐材料（如：采購(gòu)計(jì)劃、審批文件、技術(shù)參數(shù)要求等）。部門(mén)初審：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)需求的合理性、必要性及預(yù)算匹配性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。責(zé)任人：需求部門(mén)經(jīng)辦人、部門(mén)負(fù)責(zé)人輸出成果：《采購(gòu)申請(qǐng)單》（含附件）（二）采購(gòu)部門(mén)審核需求復(fù)核：采購(gòu)部收到申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)核，重點(diǎn)審核：需求描述是否清晰、規(guī)格參數(shù)是否明確；預(yù)算金額是否符合企業(yè)分級(jí)審批標(biāo)準(zhǔn)；是否存在可替代的閑置物資或更優(yōu)采購(gòu)方案。市場(chǎng)調(diào)研：對(duì)需采購(gòu)的物資/服務(wù)進(jìn)行市場(chǎng)詢(xún)價(jià)（至少3家供應(yīng)商），形成《市場(chǎng)詢(xún)價(jià)對(duì)比表》，明確推薦供應(yīng)商及理由。提交審批：將《采購(gòu)申請(qǐng)單》《市場(chǎng)詢(xún)價(jià)對(duì)比表》及相關(guān)附件提交至下一審批層級(jí)。責(zé)任人：采購(gòu)部專(zhuān)員、采購(gòu)部經(jīng)理輸出成果：《市場(chǎng)詢(xún)價(jià)對(duì)比表》、審批流轉(zhuǎn)表（三）管理層審批根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)，由相應(yīng)審批人完成審批：小額采購(gòu)：采購(gòu)部經(jīng)理審批，1個(gè)工作日內(nèi)完成；中額采購(gòu)：分管副總審批，2個(gè)工作日內(nèi)完成；大額采購(gòu)：總經(jīng)理審批，必要時(shí)提交管理層會(huì)議審議，3個(gè)工作日內(nèi)完成。審批要點(diǎn)：采購(gòu)預(yù)算是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)；供應(yīng)商選擇方式是否符合企業(yè)規(guī)定（如：小額采購(gòu)可采用比價(jià)，大額采購(gòu)需招標(biāo)）；采購(gòu)價(jià)格是否合理，是否偏離市場(chǎng)均價(jià)。責(zé)任人：采購(gòu)部經(jīng)理、分管副總、總經(jīng)理輸出成果：審批完成的《采購(gòu)申請(qǐng)單》（四）供應(yīng)商選擇與合同簽訂供應(yīng)商確定：審批通過(guò)后，采購(gòu)部根據(jù)《市場(chǎng)詢(xún)價(jià)對(duì)比表》或招標(biāo)結(jié)果，確定最終供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證、信用記錄等）。合同擬定：法務(wù)部（或采購(gòu)部）根據(jù)采購(gòu)需求擬定采購(gòu)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、物資/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間、違約責(zé)任等條款。合同審批：合同經(jīng)需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部（如有）及總經(jīng)理審批后，與供應(yīng)商正式簽訂。責(zé)任人：采購(gòu)部專(zhuān)員、法務(wù)部、總經(jīng)理輸出成果：采購(gòu)合同（正本2份，企業(yè)與供應(yīng)商各執(zhí)1份）（五）物資交付/服務(wù)提供與驗(yàn)收交付/提供：供應(yīng)商按合同約定時(shí)間交付物資或提供服務(wù)，需求部門(mén)負(fù)責(zé)接收。驗(yàn)收：物資驗(yàn)收：需求部門(mén)聯(lián)合采購(gòu)部、使用人共同驗(yàn)收，核對(duì)物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》；服務(wù)驗(yàn)收：需求部門(mén)根據(jù)合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)服務(wù)成果進(jìn)行評(píng)估，填寫(xiě)《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。異常處理：驗(yàn)收不合格的，需在2個(gè)工作日內(nèi)書(shū)面通知供應(yīng)商，要求其限期整改或退換貨，整改后重新驗(yàn)收。責(zé)任人：需求部門(mén)、采購(gòu)部、使用人輸出成果：《物資驗(yàn)收單》或《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》（六）財(cái)務(wù)付款與檔案歸檔付款申請(qǐng)：采購(gòu)部憑審批完成的《采購(gòu)申請(qǐng)單》、采購(gòu)合同、《物資驗(yàn)收單》/《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》、發(fā)票等單據(jù)，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，提交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部核對(duì)單據(jù)的完整性、合規(guī)性及金額準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后安排付款。檔案歸檔：采購(gòu)部將采購(gòu)全流程單據(jù)（申請(qǐng)單、審批表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等）整理歸檔，保存期限不少于5年。責(zé)任人：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部輸出成果：《付款申請(qǐng)單》、采購(gòu)檔案四、常用采購(gòu)管理模板示例模板一：采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期采購(gòu)基本信息物資/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)估總價(jià)用途說(shuō)明預(yù)算科目附件清單□采購(gòu)計(jì)劃□技術(shù)參數(shù)□報(bào)價(jià)單□其他：________________________審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購(gòu)部經(jīng)理意見(jiàn)：日期：分管副總意見(jiàn)：日期：總經(jīng)理意見(jiàn)：日期：模板二：物資驗(yàn)收單驗(yàn)收單號(hào)采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)供應(yīng)商名稱(chēng)驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)物資信息物資名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)單位應(yīng)收數(shù)量實(shí)收數(shù)量驗(yàn)收結(jié)論□合格，同意入庫(kù)□不合格，需整改：________________________驗(yàn)收人員簽字需求部門(mén)：采購(gòu)部：使用人：備注模板三：供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估表供應(yīng)商名稱(chēng)聯(lián)系人聯(lián)系電話(huà)評(píng)估日期評(píng)估部門(mén)評(píng)估人資質(zhì)文件（□齊全□不齊全，缺失：________________）□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□稅務(wù)登記證□組織機(jī)構(gòu)代碼證□行業(yè)許可證□質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)□其他：________綜合評(píng)分（滿(mǎn)分100分）評(píng)分維度分值得分評(píng)分說(shuō)明企業(yè)實(shí)力20分注冊(cè)資本、成立年限、規(guī)模等產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量30分合格率、技術(shù)參數(shù)匹配度等價(jià)格水平20分與市場(chǎng)均價(jià)對(duì)比、性?xún)r(jià)比等交付能力15分交付及時(shí)率、應(yīng)急響應(yīng)速度等信用記錄15分有無(wú)違約、訴訟、行政處罰等評(píng)估結(jié)論□推薦合作□有條件合作（需整改：________）□不推薦合作審批意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：五、執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)與控制要點(diǎn)（一）預(yù)算控制風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：采購(gòu)金額超預(yù)算、預(yù)算外采購(gòu)未及時(shí)審批?？刂拼胧翰少?gòu)申請(qǐng)前需核對(duì)部門(mén)年度預(yù)算，超預(yù)算采購(gòu)需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》；財(cái)務(wù)部對(duì)每筆采購(gòu)付款進(jìn)行預(yù)算復(fù)核，超預(yù)算或無(wú)預(yù)算的付款一律拒絕。（二）審批時(shí)效風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：審批環(huán)節(jié)拖延，影響采購(gòu)進(jìn)度。控制措施：明確各審批環(huán)節(jié)時(shí)限（如：部門(mén)負(fù)責(zé)人1個(gè)工作日、采購(gòu)部2個(gè)工作日等）；超時(shí)未審批的，申請(qǐng)人可向采購(gòu)部或管理層反饋，啟動(dòng)催辦流程。（三）供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：供應(yīng)商資質(zhì)造假、履約能力不足?？刂拼胧盒鹿?yīng)商準(zhǔn)入必須進(jìn)行資質(zhì)審核，必要時(shí)實(shí)地考察；建立《供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表》，每季度對(duì)供應(yīng)商交貨及時(shí)率、質(zhì)量合格率等進(jìn)行評(píng)分，淘汰不合格供應(yīng)商。（四）驗(yàn)收規(guī)范風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：驗(yàn)收流于形式，不合格物資入庫(kù)?？刂拼胧盒枨蟛块T(mén)、采購(gòu)部、使用人共同參與驗(yàn)收，誰(shuí)簽字誰(shuí)負(fù)責(zé)；對(duì)技術(shù)復(fù)雜的物資，可邀請(qǐng)第三方專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。（五）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：采購(gòu)單據(jù)丟失、檔案不完整，導(dǎo)致后續(xù)追溯困難?？刂拼胧翰少?gòu)部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案歸檔，建立《采購(gòu)檔案臺(tái)賬》；檔案采用“一采購(gòu)一檔案”模式，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步保存。六、采購(gòu)流程優(yōu)化建議（一）信息化工具應(yīng)用引入采購(gòu)管理系統(tǒng)（如ERP、SRM系統(tǒng)），實(shí)現(xiàn)采購(gòu)申請(qǐng)、審批、合同、驗(yàn)收、付款全流程線(xiàn)上化，減少紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)，提升審批效率。（二）審批權(quán)限簡(jiǎn)化對(duì)小額、常規(guī)性采購(gòu)（如辦公用品），推行“授權(quán)審批制”，由部門(mén)負(fù)責(zé)人直接審批，無(wú)需逐級(jí)上報(bào)；對(duì)重復(fù)性采購(gòu)，可簽訂年度框架協(xié)議，按需分批下單。（三）供應(yīng)商庫(kù)建設(shè)建立合格供應(yīng)商名錄，按物資/服務(wù)類(lèi)別分