采購申請審批表：簡化采購流程的實(shí)用工具指南一、采購申請審批表適用場景說明在企業(yè)日常運(yùn)營中，采購活動涉及多個部門與環(huán)節(jié)，規(guī)范的審批流程是控制成本、防范風(fēng)險、提升效率的核心保障。采購申請審批表適用于以下場景：常規(guī)采購需求：包括生產(chǎn)物料、辦公用品、設(shè)備耗材等常規(guī)物品的采購申請，適用于行政部、生產(chǎn)部、業(yè)務(wù)部等各部門發(fā)起的采購需求。服務(wù)類采購：如咨詢、維修、廣告推廣等服務(wù)項(xiàng)目的采購，需明確服務(wù)內(nèi)容、周期與費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。固定資產(chǎn)采購：單價較高、使用周期長的設(shè)備或資產(chǎn)（如電腦、machinery等），需評估必要性并履行審批流程。緊急采購：突發(fā)情況下的臨時采購（如設(shè)備故障急需更換配件），可簡化部分流程但需注明緊急原因并補(bǔ)簽審批。預(yù)算內(nèi)/外采購：無論是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，均需通過審批表明確資金來源，保證采購合規(guī)性。二、采購申請審批全流程操作指南（一）第一步：采購需求發(fā)起與申請表填寫操作人：采購需求部門申請人（如行政專員、生產(chǎn)計劃員等）操作內(nèi)容：登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)《采購申請審批表》，根據(jù)實(shí)際情況填寫以下信息：基礎(chǔ)信息：申請部門、申請人姓名*、申請日期、采購類型（物料/服務(wù)/固定資產(chǎn)等）；采購明細(xì)：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如適用）、單位、數(shù)量、預(yù)估單價、總價（總價=數(shù)量×預(yù)估單價）；需求說明：采購用途（如“生產(chǎn)部A產(chǎn)線日常耗材”“辦公室2024年Q3文具采購”）、需求到貨日期（如適用）；預(yù)算信息：對應(yīng)預(yù)算科目（如“行政費(fèi)用-辦公費(fèi)”“生產(chǎn)成本-原材料”）、預(yù)算編號（如有）、是否超預(yù)算（是/否，超預(yù)算需注明超支原因）。附件（如為電子流程）：至少包含3家供應(yīng)商的報價單（緊急采購可提供1-2家）、技術(shù)參數(shù)要求書（如設(shè)備采購）、過往采購記錄（參考用）。輸出結(jié)果：完整的《采購申請審批表》及附件，提交至部門負(fù)責(zé)人審核。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人初審操作人：申請部門負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部主管）操作內(nèi)容：審核采購需求的必要性：確認(rèn)該采購是否為部門工作必需，是否存在可替代方案（如修舊利廢、內(nèi)部調(diào)配）；審核預(yù)算符合性：檢查采購總價是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需求需核實(shí)原因并評估合理性；審核信息完整性：確認(rèn)申請表填寫無遺漏（如規(guī)格型號、數(shù)量、用途等清晰明確），附件齊全。操作結(jié)果：審核通過：在“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字并注明“同意”，轉(zhuǎn)至采購部門；審核不通過：注明駁回原因（如“預(yù)算不足”“需求不明確”），退回申請人修改后重新提交。（三）第三步：采購部門專業(yè)審核操作人：采購部專員/經(jīng)理操作內(nèi)容：合規(guī)性審核：確認(rèn)采購物品是否屬于企業(yè)《采購目錄》范圍，是否需要招投標(biāo)（如單價超5萬元或年采購額超20萬元需啟動招標(biāo)）；市場調(diào)研與價格核驗(yàn)：對比申請人提供的報價單，通過市場詢價、歷史采購數(shù)據(jù)等驗(yàn)證預(yù)估價格的合理性，必要時調(diào)整供應(yīng)商或價格；供應(yīng)商評估：審核供應(yīng)商資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書），優(yōu)先選擇合作良好、信譽(yù)度高的合格供應(yīng)商；交貨周期確認(rèn)：與供應(yīng)商溝通確認(rèn)到貨日期是否滿足需求部門要求，如無法滿足需協(xié)調(diào)需求部門調(diào)整時間。操作結(jié)果：審核通過：在“采購部門意見”欄簽字并注明“同意，建議供應(yīng)商：公司”，轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；審核不通過：注明原因（如“供應(yīng)商資質(zhì)不全”“價格虛高”），退回采購部門補(bǔ)充說明或重新選商。（四）第四步：財務(wù)部門預(yù)算與資金審核操作人：財務(wù)部專員/經(jīng)理操作內(nèi)容：預(yù)算審核：核對采購項(xiàng)目對應(yīng)的預(yù)算科目與余額，確認(rèn)資金是否可覆蓋采購費(fèi)用；跨部門預(yù)算需協(xié)調(diào)預(yù)算歸屬部門確認(rèn)；付款方式審核：根據(jù)企業(yè)財務(wù)制度確定付款方式（如預(yù)付款比例、貨到付款、分期付款等），大額采購需評估資金支付風(fēng)險；成本合理性審核：結(jié)合市場價格與企業(yè)成本控制目標(biāo)，評估采購總價的合理性，提出優(yōu)化建議（如批量采購降低成本）。操作結(jié)果：審核通過：在“財務(wù)部門意見”欄簽字并注明“同意付款”，轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批；審核不通過：注明原因（如“預(yù)算不足”“付款方式不符規(guī)定”），退回采購部門調(diào)整方案。（五）第五步：分級審批（根據(jù)采購金額）操作人：分管副總/總經(jīng)理（根據(jù)企業(yè)《采購審批權(quán)限表》分級審批）審批權(quán)限參考（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）：金額≤5000元：采購部門負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤2萬元：分管采購副總審批；2萬元＜金額≤10萬元：總經(jīng)理審批；金額＞10萬元：提交總經(jīng)理辦公會集體審批。操作內(nèi)容：審核采購事項(xiàng)的戰(zhàn)略匹配性：是否符合企業(yè)年度經(jīng)營目標(biāo)，是否對核心業(yè)務(wù)有重大影響；審核整體流程合規(guī)性：確認(rèn)前序環(huán)節(jié)（部門、采購、財務(wù)）審核意見一致，無爭議點(diǎn)；特殊事項(xiàng)決策：如超預(yù)算采購、緊急采購、單一來源采購等，需重點(diǎn)評估風(fēng)險并決策。操作結(jié)果：審批通過：在“審批領(lǐng)導(dǎo)意見”欄簽字并注明“同意”，審批流程結(jié)束；審批不通過：注明駁回原因（如“非必要采購”“風(fēng)險過高”），流程終止并退回申請部門。（六）第六步：采購執(zhí)行與歸檔操作人：采購部專員、檔案管理員操作內(nèi)容：采購執(zhí)行：審批通過后，采購部根據(jù)審批結(jié)果與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同（如金額較大），下達(dá)采購訂單，跟進(jìn)生產(chǎn)/發(fā)貨進(jìn)度，保證按時到貨；驗(yàn)收確認(rèn)：需求部門收到物品后，與采購部、財務(wù)部共同驗(yàn)收（數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等），填寫《采購驗(yàn)收單》；付款結(jié)算：財務(wù)部根據(jù)審批通過的《采購申請審批表》《采購合同》《驗(yàn)收單》辦理付款；資料歸檔：將《采購申請審批表》《報價單》《合同》《驗(yàn)收單》等資料整理歸檔（電子檔存檔于OA系統(tǒng)，紙質(zhì)檔按年份分類保存），保存期限不少于5年。三、采購申請審批表模板采購申請審批表基礎(chǔ)信息申請部門申請人*申請日期年月日采購類型□物料□服務(wù)□固定資產(chǎn)□其他（請注明：_________）預(yù)算編號（如有）采購明細(xì)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)參數(shù)（如適用，可另附頁）單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）需求到貨日期年月日（如適用）采購用途（請詳細(xì)說明，如“用于項(xiàng)目生產(chǎn)”“辦公室日常辦公”）預(yù)算科目（如“行政費(fèi)用-辦公費(fèi)”“銷售費(fèi)用-廣告費(fèi)”）是否超預(yù)算□是□否（若“是”，請注明超支原因：________________________）附件清單|□供應(yīng)商報價單（至少_家）□技術(shù)參數(shù)書□歷史采購記錄□其他：____|審批流程部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_________日期：年月日（審核內(nèi)容：必要性、預(yù)算、信息完整性）采購部門意見|簽字：_________日期：年月日（審核內(nèi)容：合規(guī)性、價格、供應(yīng)商、交期）建議供應(yīng)商：_________________|財務(wù)部門意見|簽字：_________日期：年月日（審核內(nèi)容：預(yù)算、付款方式、成本合理性）|審批領(lǐng)導(dǎo)意見|簽字：_________日期：年月日（審批權(quán)限：_________元以下由_________審批）|執(zhí)行結(jié)果|□已采購□未采購（請注明原因：________________________）|

驗(yàn)收情況|驗(yàn)收人簽字：_________日期：年月日（驗(yàn)收結(jié)果：□合格□不合格，不合格說明：_________）|備注||四、高效使用審批表的注意事項(xiàng)與風(fēng)險提示（一）填寫規(guī)范：保證信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確申請人需如實(shí)填寫采購明細(xì)，不得虛報數(shù)量、夸大需求，預(yù)估價格需基于市場調(diào)研，避免因價格偏差導(dǎo)致審批延誤；“采購用途”需具體明確（如“生產(chǎn)部A產(chǎn)線2024年3月原材料”而非“生產(chǎn)用”），便于審批人判斷需求合理性；附件需與申請內(nèi)容一致，報價單需注明供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、產(chǎn)品規(guī)格、單價、有效期等關(guān)鍵信息。（二）審批時效：避免流程拖延，保障采購效率各審批環(huán)節(jié)需在2個工作日內(nèi)完成審核（緊急采購需在1個工作日內(nèi)完成），無合理理由不得拖延；審批過程中如需補(bǔ)充材料，審批人需及時告知申請人，明確補(bǔ)充內(nèi)容與截止時間；審批不通過的，需注明具體原因，避免使用“不同意”“再議”等模糊表述，保證申請人可針對性修改。（三）特殊情況處理：緊急采購與超預(yù)算采購緊急采購：需在申請表頂部標(biāo)注“緊急采購”字樣，由需求部門負(fù)責(zé)人電話向分管領(lǐng)導(dǎo)報備后，可先執(zhí)行采購再補(bǔ)簽審批，但需在3個工作日內(nèi)完成補(bǔ)簽流程；超預(yù)算采購：需額外提交《超預(yù)算采購說明》，詳細(xì)分析超支原因（如市場價格波動、突發(fā)業(yè)務(wù)需求），并附上成本效益分析報告，經(jīng)總經(jīng)理辦公會集體審批后方可執(zhí)行。（四）歸檔管理：規(guī)范資料留存，便于審計追溯審批表及附件需按“申請日期+部門”分類編號，電子檔需設(shè)置查閱權(quán)限（僅申請人、審批人、采購部、財務(wù)部可查看）；如遇審計或糾紛，檔案管理員需在1個工作日內(nèi)提供相關(guān)采購資料，保證流程可追溯、責(zé)任可明確。（五）常見風(fēng)險規(guī)避：減少流程漏洞，防范采購風(fēng)險避免“先采購后審批”：所