行政日常辦公事務處理流程手冊前言本手冊旨在規(guī)范公司行政日常辦公事務的處理流程，提高工作效率，保證各項工作有序開展。手冊涵蓋會議管理、辦公用品采購、文件歸檔、訪客接待、差旅申請等高頻行政事務，提供標準化操作步驟、實用模板及執(zhí)行要點，適用于公司全體行政人員及相關業(yè)務崗位。第一章會議管理事務處理流程一、事務適用范圍適用于公司內部各類會議（如部門例會、項目推進會、專題研討會、外部合作會議等）的組織、籌備、召開及后續(xù)跟進工作，保證會議目標明確、流程順暢、結果落實。二、標準化操作流程（一）會前籌備階段明確會議需求會議發(fā)起人（如部門經(jīng)理*）需提前確定會議主題、目標、預期成果、參會人員范圍（含主持人、記錄人）。評估會議必要性：可合并的會議需提前溝通整合，避免頻繁占用工作時間。確定會議基本信息時間：優(yōu)先選擇工作日9:00-17:00，時長一般不超過2小時（特殊會議除外），需避開參會人員已知日程沖突。地點：內部會議室通過行政部預訂系統(tǒng)申請（需提前1個工作日確認）；外部會議需明確場地、交通及設備需求。方式：線下會議優(yōu)先，跨區(qū)域會議可選用視頻會議工具（如騰訊會議、釘釘），提前測試設備穩(wěn)定性。發(fā)出會議通知提前2個工作日通過郵件、OA系統(tǒng)或即時通訊工具發(fā)送正式通知，內容需包含：會議主題、時間（起止時間，精確到分鐘）、地點（線上會議需附及密碼）；參會人員名單及角色（主持人、發(fā)言人、記錄人）；會議議程及各環(huán)節(jié)時長分配；會前準備要求（如需攜帶資料、提前閱讀材料等）；聯(lián)系人及聯(lián)系方式（行政專員*）。特殊緊急會議（如突發(fā)問題討論）可縮短通知時間，但需同步電話告知關鍵參會人員。會議材料準備與場地布置材料準備：根據(jù)議程要求，提前整理會議PPT、報表、議案等材料，由發(fā)起人確認后分發(fā)至參會人員（電子版提前1天發(fā)送，紙質版按人數(shù)準備，含備用）。場地布置：會議室：提前30分鐘開門，調試投影儀、麥克風、空調、燈光等設備，擺放席卡、飲用水、會議材料（按參會部門/人員分類）；線上會議：提前測試音視頻效果，設置等候室，安排專人負責技術支持。（二）會中執(zhí)行階段會議簽到與開場簽到：線下會議在入口處放置簽到表，線上會議通過會議工具“簽到”功能或實時統(tǒng)計在線人數(shù)。開場（主持人*）：宣布會議開始，重申會議主題、目標及議程；明確會議紀律（如手機靜音、禁止隨意打斷發(fā)言、聚焦議題等）；介紹各環(huán)節(jié)負責人及時間分配。議題討論與決策按議程順序逐項討論，主持人需控制發(fā)言節(jié)奏，避免偏離主題；關鍵議題需充分聽取意見，重要決策需記錄表決結果（同意/反對/棄權人數(shù)）；記錄人*需實時記錄討論要點、決議事項、待辦任務（明確任務內容、負責人、截止時間）。突發(fā)情況處理設備故障：立即聯(lián)系行政專員*啟用備用設備或更換會議室；人員遲到：主持人可根據(jù)情況決定是否等待或調整議程；議題爭議：暫時擱置，會后由相關負責人溝通協(xié)商，下次會議再議。會議結束主持人總結會議成果：確認已討論議題、決議事項及待辦任務；明確下次會議時間（如需）或后續(xù)跟進方式；宣布散會，提醒參會人員帶走個人物品，行政專員*負責整理會議室。（三）會后跟進階段會議紀要整理與分發(fā)記錄人需在會后24小時內完成會議紀要整理，內容需包含：會議基本信息（主題、時間、地點、參會人員、缺席人員及原因）；議題討論摘要（按議程順序，重點記錄爭議點及共識）；決議事項及待辦任務清單（任務內容、負責人、截止時間）；下一步行動計劃。紀要經(jīng)主持人審核無誤后，于次日通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送至所有參會人員及相關領導，抄送行政部備案。任務跟蹤與反饋行政專員*建立《會議任務跟蹤表》（模板見本章第三節(jié)），每周更新任務進度，對逾期未完成的任務及時提醒負責人；任務負責人需在截止日期前反饋完成情況，未完成需說明原因及預計完成時間。資料歸檔會議紀要、簽到表、會議材料等電子版資料存入公司共享文件夾“行政部-會議管理-202X年”，按“會議名稱-日期”命名；重要會議（如年度總結會、項目評審會）的紙質材料需整理歸檔至行政檔案室，保存期限不少于3年。三、常用模板示例表1-1會議通知模板會議通知主題：[部門第三季度工作總結暨第四季度計劃會]時間：202X年X月X日（星期X）14:00-16:00地點：公司3樓第一會議室（線上會議：meeting.tencent/xxx，會議密碼：）參會人員：部門全體成員、分管領導、記錄人議程：14:00-14:10主持人開場，說明會議目標（議程5分鐘）；14:10-14:40各模塊負責人匯報第三季度工作完成情況（每人10分鐘）；14:40-15:10討論第四季度工作計劃及重點任務（30分鐘）；15:10-15:30分管領導*總結發(fā)言（20分鐘）；15:30-16:00自由提問與補充（30分鐘）。會前準備：請各模塊負責人提前準備PPT（含數(shù)據(jù)圖表），于X月X日12:00前發(fā)送至行政專員*郵箱。聯(lián)系人：行政專員*，電話：（內部分機）。表1-2會議紀要模板會議紀要會議主題：部門第三季度工作總結暨第四季度計劃會時間：202X年X月X日14:00-16:00地點：3樓第一會議室主持人：*（部門經(jīng)理）記錄人：*參會人員：、*（共8人）缺席人員：*（事假，已提前報備）一、議題討論摘要第三季度工作完成情況：市場推廣模塊：完成活動3場，達成銷售額萬元，目標完成率105%（負責人：*）；客戶服務模塊：投訴處理及時率98%，較上月提升2%（負責人：*）；存在問題：跨部門協(xié)作效率不足，部分項目進度滯后。第四季度工作計劃：重點任務：啟動新產(chǎn)品推廣活動、優(yōu)化客戶服務流程；資源需求：申請市場推廣預算萬元，增配1名客服專員。二、決議事項通過第四季度工作計劃，由負責細化實施方案，X月X日前提交分管領導審核。跨部門協(xié)作問題：每周五召開跨部門對接會，由行政部*協(xié)調組織。三、待辦任務清單序號任務內容負責人截止時間1第四季度工作實施方案*202X.X.X2跨部門對接會首次會議*202X.X.X3新產(chǎn)品推廣活動預算申請*202X.X.X下一步行動計劃：行政部*于X月X日前匯總待辦任務進度，每周五下班前更新。四、執(zhí)行關鍵要點通知及時性：常規(guī)會議需提前2天通知，緊急會議需提前4小時通知，保證參會人員有充足準備時間。紀律管控：主持人需嚴格控制會議時間，避免超時；對無關發(fā)言及時引導，保證會議效率。任務閉環(huán)：待辦任務需明確“負責人-截止時間-驗收標準”，行政部需全程跟蹤，保證事事有反饋。資料保密：涉密會議（如戰(zhàn)略研討會）的紀要及材料需標注“內部機密”，按公司保密制度管理，禁止外傳。第二章辦公用品采購管理流程一、事務適用范圍適用于公司各部門日常辦公所需的消耗品（如紙張、筆、文件夾）、設備耗材（如打印機墨盒、投影儀燈泡）、勞保用品（如口罩、消毒液）等采購申請、審批、執(zhí)行及入庫管理，保證采購規(guī)范、成本可控、供應及時。二、標準化操作流程（一）需求申請與審核提交采購申請各部門每月25日前提交《辦公用品月度需求表》（模板見本章第三節(jié)），注明物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、用途（需部門負責人簽字確認）。臨時急需用品（如會議突發(fā)需追加物料），可通過OA系統(tǒng)提交《緊急采購申請單》，說明緊急原因，由部門負責人*加急審批。需求匯總與初審行政專員*于每月28日前匯總各部門需求表，核對重復采購、閑置庫存（通過庫存系統(tǒng)查詢），編制《辦公用品月度采購計劃》，避免浪費。初審重點：物品必要性（非必需品不予采購）、規(guī)格合理性（優(yōu)先選擇通用型號）、數(shù)量準確性（按3個月用量控制）。（二）采購執(zhí)行與比價供應商選擇常規(guī)用品：從《合格供應商名錄》（行政部每年更新）中選擇2-3家比價，優(yōu)先選擇合作穩(wěn)定、價格優(yōu)惠的供應商（如辦公用品超市）。大額采購（單次金額≥5000元）：需邀請3家及以上供應商報價，填寫《比價記錄表》，附供應商報價單，由行政經(jīng)理*審批。下單與合同簽訂確定供應商后，行政專員*下達采購訂單，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付時間（下單后3個工作日內送達）、付款方式（貨到付款）。大額采購需簽訂采購合同，條款需包含：質量標準（如全新正品、1年質保）、違約責任（如延遲交付按日扣款0.5%）、售后服務（如7天無理由退換）。（三）驗收與入庫物品驗收到貨后，行政專員*與使用部門代表共同驗收：數(shù)量核對：與采購訂單一致，多出或短缺需當場記錄；質量檢查：包裝完好、型號規(guī)格正確、無破損（如打印機墨盒需測試打印效果）；供應商資質：核對送貨單與訂單信息一致，留存供應商蓋章的收貨憑證。驗收不合格：當場拒收，要求供應商24小時內更換，同時更新《供應商黑名單》。入庫登記驗收合格后，行政專員*在庫存系統(tǒng)中錄入信息（物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、存放位置），打印《入庫單》（一式兩聯(lián)，一聯(lián)留存財務，一聯(lián)附供應商票據(jù)）。物品分類存放：消耗品放于辦公用品柜（標注“易碎”“防潮”），設備耗材放于倉庫指定貨架，定期盤點（每月一次）。（四）發(fā)放與報銷物品發(fā)放部門領用需填寫《辦公用品領用表》（模板見本章第三節(jié)），注明領用物品、數(shù)量、領用人、部門負責人簽字。行政專員*核對庫存后發(fā)放，限量領用（如筆每月限2支/人，文件夾每月限5個/部門），避免浪費。費用報銷行政專員*整理采購發(fā)票、入庫單、比價記錄表等單據(jù)，于每月5日前提交財務部審核；財務部核對無誤后，按公司付款流程安排轉賬，大額采購需附采購合同復印件。三、常用模板示例表2-1辦公用品月度需求表部門辦公用品月度需求表（202X年X月）序號物品名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預估單價（元）用途部門負責人簽字1A4復印紙80g/500張包1025日常辦公*2中性筆0.5mm黑色支202會議記錄*3文件盒A4/藍色個58資料歸檔*4打印機墨盒HP803黑色個2120部門打印機*合計350表2-2辦公用品領用表辦公用品領用表領用部門：部領用日期：202X年X月X日序號物品名稱規(guī)格型號單位領用數(shù)量領用人部門負責人簽字1A4復印紙80g/500張包2**2中性筆0.5mm黑色支3**3回形針小號/盒盒1**備注：領用辦公用品用于項目資料整理四、執(zhí)行關鍵要點預算控制：月度采購總額不得超過行政部核定的預算（如每月元），超預算需提交書面說明，由總經(jīng)理*審批。庫存管理：建立最低庫存預警（如復印紙庫存≤5包時自動觸發(fā)采購），避免斷供；季度末進行全庫存盤點，盤盈盤虧需查明原因并報備。供應商管理：每季度對供應商進行評估（質量、價格、交付及時率），評分低于80分的暫停合作，連續(xù)兩次不合格移出《合格供應商名錄》。節(jié)約使用：推行無紙化辦公（如內部文件電子流轉），鼓勵重復利用（如文件夾分類標注、雙面打?。瑴p少不必要的采購。第三章文件檔案歸檔管理流程一、事務適用范圍適用于公司各類行政文件、業(yè)務合同、會議紀要、財務憑證、人事檔案等紙質及電子資料的歸檔、保管、借閱及銷毀管理，保證文件完整、安全、可追溯，符合《檔案法》及公司內部管理規(guī)定。二、標準化操作流程（一）文件分類與整理文件分類按來源分為：行政文件（如通知、制度）、業(yè)務文件（如合同、項目方案）、人事文件（如勞動合同、考勤記錄）、財務文件（如發(fā)票、報銷單）；按保存期限分為：永久保存（如公司章程、年度總結報告）、長期保存（10年以上，如重要合同）、短期保存（3-5年，如日常通知、會議紀要）。文件整理紙質文件：去除金屬夾、訂書釘，按“件”整理（每份文件為1件，含正本、附件），在右上角編寫頁碼，用鉛筆在背面標注檔號；電子文件：命名格式為“部門-文件類別-日期-標題”（如“行政部-制度-20231001-辦公用品管理辦法”），存儲于公司共享服務器指定文件夾，定期備份（每周一次）。（二）歸檔與登記歸檔時間紙質文件：辦理完畢后次月10日前歸檔；電子文件：即時歸檔，重要文件需刻錄光盤備份（一式兩份，一份存檔，一份異地保存）。歸檔登記紙質文件：填寫《檔案歸檔登記表》（模板見本章第三節(jié)），注明檔號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、保管期限、存放位置，由經(jīng)辦人、部門負責人簽字后移交檔案室；電子文件：在檔案管理系統(tǒng)錄入元數(shù)據(jù)（題名、作者、日期、關鍵詞），電子版，歸檔編號。檔案上架紙質檔案：按“年度-類別-檔號”順序存入檔案柜，柜面標注“年度-類別”（如“2023-行政”），定期檢查溫濕度（溫度14-24℃，濕度45-60%）；電子檔案：存儲于專用服務器，設置訪問權限（僅檔案管理員*及授權人員可修改），定期殺毒（每月一次）。（三）借閱與使用借閱申請因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》（模板見本章第三節(jié)），注明借閱檔案名稱、檔號、用途、借閱期限（一般不超過7天），經(jīng)部門負責人審批；涉密檔案需經(jīng)分管領導簽字。借閱管理紙質檔案：檔案管理員*核對申請表后，辦理借閱登記，借閱人當面檢查檔案完整性，不得涂改、勾畫、抽取、拆散；電子檔案：通過檔案管理系統(tǒng)在線借閱，需審批，系統(tǒng)自動記錄借閱人、時間、操作日志；借閱到期需歸還，如需續(xù)借需提前2天提交續(xù)借申請，續(xù)借期不超過3天，逾期未歸還需書面說明原因。保密要求涉密檔案（如未公開的合同、財務數(shù)據(jù)）僅限在檔案室查閱，不得帶出；復制涉密檔案需經(jīng)總經(jīng)理*審批，復印件加蓋“檔案復印”章，注明“僅供用途”。（四）鑒定與銷毀檔案鑒定保管期限屆滿的檔案，由檔案管理員會同行政部、財務部、法務部組成鑒定小組，評估檔案價值（如仍有法律效力需延長保存期限）。銷毀程序對無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀清單》（注明檔號、題名、保管期限、銷毀原因），經(jīng)鑒定小組負責人簽字、總經(jīng)理*審批后，由2人以上共同監(jiān)銷；紙質檔案采用粉碎方式銷毀，電子檔案徹底刪除（低級格式化），銷毀過程記錄《檔案銷毀記錄表》（監(jiān)銷人簽字、日期）。三、常用模板示例表3-1檔案歸檔登記表檔案歸檔登記表（202X年X月）序號檔號題名責任者歸檔日期頁數(shù)保管期限存放位置經(jīng)辦人1XZ-2023-01行政部2023年工作計劃行政部2023.01.0515長期A1-01*2YW-2023-05項目合作協(xié)議（與公司）市場部2023.02.2028永久B2-03*3RS-2023-12員工勞動合同模板（2023版）人事部2023.03.108長期C1-05*表3-2檔案借閱申請表檔案借閱申請表申請人：*部門：部借閱日期：202X年X月X日檔案名稱檔號用途借閱期限2022年度部門總結XZ-2022-12項目復盤參考202X.X.X-X.X.X審批意見：部門負責人*：同意分管領導*：同意備注：檔案僅限在檔案室查閱，不得復制。四、執(zhí)行關鍵要點及時歸檔：嚴禁個人留存應歸檔文件，保證文件在辦理完畢后1個月內完成歸檔。安全保管：檔案室配備消防器材（如干粉滅火器）、防盜門、溫濕度計，每日巡查，做好防火、防潮、防蟲、防盜措施。規(guī)范借閱：借閱檔案需登記在冊，嚴禁擅自復制、外傳，發(fā)覺檔案丟失或損壞需立即報告并追責。合規(guī)銷毀：銷毀檔案需嚴格履行審批程序，監(jiān)銷人需全程在場，銷毀后記錄存檔備查。第四章訪客接待管理流程一、事務適用范圍適用于公司外部訪客（如客戶、合作伙伴、人員、面試候選人等）的預約、接待、引導及送離管理，展現(xiàn)公司專業(yè)形象，保證接待流程規(guī)范、有序、高效。二、標準化操作流程（一）訪客預約與信息登記預約確認接待部門提前與訪客溝通，確認到訪時間、人數(shù)、身份（如“公司銷售總監(jiān)*”）、到訪事由（如“洽談項目合作”）、特殊需求（如需翻譯、投影設備）。通過OA系統(tǒng)提交《訪客預約申請單》（模板見本章第三節(jié)），注明預約信息、接待部門、負責人，經(jīng)部門經(jīng)理*審批后同步至行政部。信息登記行政專員*在《訪客登記簿》（模板見本章第三節(jié)）中記錄訪客信息：姓名、單位、職務、聯(lián)系方式、到訪時間、事由、接待人、陪同人員。重要訪客（如大客戶、領導）需提前1天將訪客信息（照片、身份證號）報備行政部，安排專人對接。（二）接待準備環(huán)境準備會客室清潔：提前30分鐘打掃衛(wèi)生，整理桌面物品（擺放公司宣傳冊、礦泉水、紙巾），調試空調溫度（24℃左右）。設備準備：如訪客需演示PPT，提前檢查投影儀、麥克風、電腦連接；如需茶水，準備綠茶、紅茶（標注甜/無糖）。物料準備接待物料：訪客證（標注姓名、單位、有效期）、公司簡介、產(chǎn)品手冊、名片（接待人*名片）；禮品準備：重要訪客可準備小禮品（如定制筆記本、公司周邊），價值不超過200元/人，需提前報備行政部。（三）接待執(zhí)行迎接與引導訪客到訪時，前臺行政專員*主動上前迎接（微笑、問候：“您好，請問是公司的先生/女士嗎？我是行政部”），核對身份證件（如需），發(fā)放訪客證。引導訪客至會客室：走在訪客左前方1米處，邊走邊介紹公司環(huán)境（如“這邊是辦公區(qū)，那邊是產(chǎn)品展示區(qū)”），避免讓訪客獨自尋找。接待禮儀座次安排：主位留給訪客（或職位最高者），接待人*坐主位右側，其他人員按職位高低依次就座；交流禮儀：主動握手（力度適中，時間3秒），目光交流，專注傾聽，不隨意打斷；遞名片時雙手奉上，字朝向訪客。茶水服務：先主賓后主人，先女士后男士，茶水倒至杯身2/3處，杯柄朝向訪客右手。會議接待會議開始前，確認議程、資料是否齊全，記錄人*到位；會議中，行政專員*負責茶水續(xù)添、設備調試，避免隨意進出會議室；會議結束，引導訪客至電梯口，禮貌道別（“感謝您的到訪，期待下次合作”）。（四）后續(xù)跟進信息反饋接待部門負責人*在訪客離開后1個工作日內，將接待情況（如洽談結果、訪客反饋）錄入OA系統(tǒng)，抄送行政部。重要訪客需24小時內發(fā)送感謝信（郵件/），附合影（如需），表達合作意愿。資料歸檔《訪客登記簿》《訪客預約申請單》每月整理歸檔至行政部，保存期限2年；重要接待照片、視頻存入公司宣傳素材庫，標注“訪客接待-項目-202X年X月”。三、常用模板示例表4-1訪客預約申請單訪客預約申請單預約部門：市場部接待人：*到訪事由：洽談項目合作訪客姓名單位名稱職務聯(lián)系方式到訪時間離開時間人數(shù)*科技有限公司銷售總監(jiān)138202X.X.X10:00202X.X.X12:002接待安排：會客室：3樓第二會議室（配備投影儀、麥克風）陪同人員：市場部經(jīng)理、業(yè)務主管需求：需準備項目PPT、產(chǎn)品樣品審批意見：部門經(jīng)理*：同意行政部*：已安排會客室及設備表4-2訪客登記簿訪客登記簿（202X年X月X日）序號到訪時間訪客姓名單位名稱職務接待人事由訪客證號離開時間簽字109:30*科技有限公司銷售總監(jiān)*項目洽談F2023100111:00*214:00*人社局科長*政策咨詢F2023100215:30*四、執(zhí)行關鍵要點提前確認：訪客到訪前1天電話提醒，確認行程無變更；重要訪客需安排車輛接送（如需）。形象規(guī)范：行政人員需著職業(yè)裝（女士化淡妝，男士打領帶），言行得體，展現(xiàn)專業(yè)素養(yǎng)。應急處理：如遇訪客臨時取消，及時通知相關部門；如遇訪客投訴，立即上報部門負責人，耐心溝通解決。保密要求：禁止向訪客透露公司未公開信息（如財務數(shù)據(jù)、核心技術），如需提供資料需經(jīng)總經(jīng)理*審批。第五章員工差旅申請管理流程一、事務適用范圍適用于公司員工因公出差（如參加會議、項目考察、客戶拜訪、培訓等）的交通、住宿、餐飲費用申請、審批、報銷及行程管理，保證差旅合規(guī)、成本合理、行程安全。二、標準化操作流程（一）出差申請與審批提交申請員工需提前3個工作日通過OA系統(tǒng)提交《員工出差申請單》（模板見本章第三節(jié)），注明：出差人、部門、職務、出差地點、出差事由、起止時間（精確到小時）；交通方式（優(yōu)先選擇高鐵二等座、經(jīng)濟艙，單程超6小時可選飛機經(jīng)濟艙）、住宿標準（一線城市≤500元/晚，二線城市≤350元/晚，三四線城市≤250元/晚）；隨行人員（如需）、出差預算（交通+住宿+餐飲+其他）。審批流程部門負責人*：審核出差必要性、行程合理性、預算合規(guī)性；分管領導*：審核出差任務與部門目標關聯(lián)性；財務部*：審核預算標準是否符合公司規(guī)定；總經(jīng)理*：出差超3天或單次預算≥5000元需最終審批。審批通過后，OA系統(tǒng)自動推送至行政部備案；緊急出差（如臨時客戶需求）可先電話請示，事后補流程。（二）行程安排與預訂交通與住宿預訂員工憑審批通過的《出差申請單》，通過公司合作旅行社（如差旅網(wǎng)）預訂交通票（機票/高鐵票）和酒店，優(yōu)先選擇協(xié)議酒店（享受協(xié)議價）；預訂信息需包含：出差人姓名、身份證號、行程時間、艙位/座位等級、酒店名稱、房型（標準間/大床房），預訂后截圖保存訂單憑證。行程變更如需變更行程（如延長出差時間、更改地點），需提前1天提交《出差行程變更申請》，經(jīng)原審批流程審批后，重新預訂交通/住宿，避免產(chǎn)生退票費或違約金（如因客戶原因變更，需客戶出具書面證明）。（三）差旅執(zhí)行與費用控制差旅期間管理出差人員需攜帶《出差申請單》備查，遵守公司紀律及當?shù)胤煞ㄒ?guī)，每日向部門負責人*匯報工作進展（如需）；住宿：不得超標（如需升級房型，需自行承擔差價），不得入住娛樂場所；餐飲：按標準報銷（早餐20元/餐，午/晚餐50元/餐，超標準部分自理），禁止飲酒（如客戶要求需提前報備部門負責人）。費用票據(jù)收集交通票：需為增值稅發(fā)票（抬頭：公司，稅號：X），注明行程、金額；住宿票：發(fā)票需包含住宿日期、酒店名稱、金額，附住宿清單（如消費明細）；餐飲/其他票：需為正規(guī)發(fā)票，注明消費事由（如“項目招待費”），小額票（如出租車票）需注明起止地點、金額。（四）報銷與結算提交報銷出差返回后3個工作日內，員工通過OA系統(tǒng)提交《差旅費用報銷單》（模板見本章第三節(jié)），附：《出差申請單》（審批版）、交通票、住宿票、餐飲票、其他費用憑證（如會議費門票）；差旅總結（簡要說明出差成果、下一步計劃，超3天出差需提交）。審核與支付部門負責人*：審核費用真實性、與出差事由關聯(lián)性；財務部*：審核票據(jù)合規(guī)性、預算執(zhí)行情況（超預算需書面說明），計算報銷金額；審批通過后，財務部于