合同審批流程規(guī)范操作手冊一、前言為規(guī)范企業(yè)合同審批行為，確保合同簽訂合法合規(guī)、風(fēng)險可控，同時提升審批效率，保障企業(yè)與合作方的權(quán)益，特制定本操作手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門涉及對外合作、采購、服務(wù)等類型合同的審批工作，全體參與合同審批的人員須嚴格遵照執(zhí)行。二、合同審批前置準(zhǔn)備（一）合同起草要求合同起草需以企業(yè)利益與合規(guī)性為核心，遵循以下原則：主體資格核驗：合同相對方的主體資格需真實有效，如為企業(yè)需核查其營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、信用記錄（可通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等渠道查詢）；如為自然人需確認身份信息及履約能力。條款合規(guī)性：合同條款需符合國家法律法規(guī)（如《民法典》合同編相關(guān)規(guī)定）、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度，不得包含違反公序良俗或損害第三方權(quán)益的內(nèi)容。內(nèi)容完整性：合同應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心要素，表述需嚴謹無歧義，避免使用模糊性詞匯（如“盡快”“合理期限”等應(yīng)明確具體時間或標(biāo)準(zhǔn)）。（二）附件材料準(zhǔn)備根據(jù)合同類型與風(fēng)險等級，需同步準(zhǔn)備以下材料（可按需補充或簡化）：合作方資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等）；合同涉及的項目立項文件、預(yù)算審批單（如采購類合同）；技術(shù)類合同需附技術(shù)方案、驗收標(biāo)準(zhǔn)等說明文件；特殊行業(yè)合同需附行政許可文件（如涉及醫(yī)療、建筑行業(yè)的資質(zhì)許可）。三、合同審批流程步驟（一）發(fā)起申請合同經(jīng)辦人需登錄企業(yè)內(nèi)部合同管理系統(tǒng)（或提交紙質(zhì)版申請），填寫《合同審批申請表》，內(nèi)容包括：合同名稱、合作方信息、合同標(biāo)的、金額、履行周期、主要條款摘要等。同時上傳合同文本及附件材料，確保文件清晰可辨、內(nèi)容完整。提交前需經(jīng)部門負責(zé)人初步確認，避免因基礎(chǔ)信息錯誤延誤審批。（二）部門初審部門負責(zé)人或指定初審人需對合同進行初步審核，重點關(guān)注：合同與部門業(yè)務(wù)目標(biāo)的匹配性（如采購需求是否合理、服務(wù)內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)規(guī)劃）；合同條款是否符合部門內(nèi)部管理要求（如預(yù)算使用、資源調(diào)配的可行性）；合作方的履約能力與過往合作記錄（如有）。初審?fù)ㄟ^后，簽署初審意見并流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門；若存在問題，需反饋經(jīng)辦人修改后重新提交。（三）法務(wù)審核法務(wù)人員需從法律合規(guī)角度全面審查合同，核心內(nèi)容包括：合同主體資格合法性（如對方是否具備簽約權(quán)限、是否存在法律糾紛）；合同條款的法律效力（如違約責(zé)任是否對等、爭議解決條款是否明確有效）；知識產(chǎn)權(quán)、保密條款、不可抗力等特殊條款的合規(guī)性；合同文本是否存在格式條款風(fēng)險或法律漏洞。法務(wù)審核后，出具書面審核意見（如“同意”“需修改XX條款后再審”“駁回（說明理由）”），流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門或退回經(jīng)辦人修改。（四）財務(wù)審核財務(wù)人員需結(jié)合企業(yè)財務(wù)制度與預(yù)算管理要求，審核以下內(nèi)容：合同價款的合理性（如采購價格是否符合市場行情、付款方式是否影響現(xiàn)金流）；發(fā)票類型、稅率、付款周期是否符合財務(wù)規(guī)范；保證金、預(yù)付款等資金安排的風(fēng)險防控（如是否設(shè)置擔(dān)保條款）；合同履行后的財務(wù)核算與稅務(wù)影響（如是否涉及印花稅、增值稅等）。財務(wù)審核通過后，簽署意見并流轉(zhuǎn)至高層審批環(huán)節(jié)（或根據(jù)金額/風(fēng)險等級直接歸檔，具體以企業(yè)制度為準(zhǔn)）。（五）高層審批根據(jù)合同金額、重要性或企業(yè)授權(quán)制度，需由分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或董事會（如重大投資合同）進行最終審批：分管領(lǐng)導(dǎo)重點關(guān)注合同對部門業(yè)績、資源配置的影響；總經(jīng)理/董事會需從企業(yè)戰(zhàn)略、整體風(fēng)險角度決策，如涉及重大權(quán)益讓渡、高額支出的合同。審批通過后，合同進入簽署環(huán)節(jié)；若未通過，需反饋經(jīng)辦人終止流程或重新修訂。（六）簽署與歸檔1.合同簽署：經(jīng)審批的合同需由法定代表人或授權(quán)代表簽署，加蓋企業(yè)公章（或合同專用章），合作方簽署后交換文本。簽署過程需確保用印規(guī)范（如公章保管人核對審批流程完整性）。2.合同歸檔：經(jīng)辦人需將簽署后的合同原件及審批材料移交檔案管理部門（或上傳至系統(tǒng)歸檔），檔案需按類型、年份分類保存，便于后續(xù)查閱與審計。四、特殊情形處理（一）緊急合同審批因突發(fā)業(yè)務(wù)需求需緊急簽署的合同，可啟動“綠色通道”：經(jīng)辦人需書面說明緊急原因，經(jīng)部門負責(zé)人、法務(wù)、財務(wù)負責(zé)人會簽確認后，報總經(jīng)理特批；特批后需在3個工作日內(nèi)補充完善審批流程與材料，確保合規(guī)性。（二）合同修改重審合同審批過程中或簽署后需修改條款的，需重新發(fā)起審批：經(jīng)辦人說明修改原因及內(nèi)容，按原審批流程重新提交；若僅修改非核心條款（如履行地點微調(diào)），經(jīng)初審、法務(wù)確認后可簡化流程，但需留存修改說明。（三）跨部門協(xié)作合同涉及多部門協(xié)作的合同（如“產(chǎn)研銷”聯(lián)動項目），需成立專項小組：由牽頭部門組織各部門代表參與初審，明確各部門權(quán)責(zé)；審批流程中需同步征求相關(guān)部門意見，避免后期職責(zé)不清。五、風(fēng)險防控與合規(guī)要求（一）合規(guī)性審查底線嚴禁簽訂違反國家法律法規(guī)的合同（如涉及壟斷、不正當(dāng)競爭的條款）；嚴禁簽訂未經(jīng)授權(quán)或超越權(quán)限的合同（如分支機構(gòu)擅自簽署超出授權(quán)范圍的合同）。（二）風(fēng)險點識別與應(yīng)對違約風(fēng)險：明確違約責(zé)任的具體情形與賠償標(biāo)準(zhǔn)，避免“天價違約金”或“責(zé)任空白”；付款風(fēng)險：設(shè)置付款節(jié)點與驗收標(biāo)準(zhǔn)掛鉤（如“貨到驗收合格后付尾款”），防范對方違約后企業(yè)損失擴大；知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險：明確技術(shù)成果歸屬、保密期限與范圍，避免侵權(quán)糾紛。（三）保密要求參與審批的人員需對合同內(nèi)容嚴格保密，嚴禁向無關(guān)人員泄露合作方商業(yè)信息、企業(yè)談判底線等內(nèi)容，違者按企業(yè)保密制度追責(zé)。六、常見問題及解決辦法（一）審批超時若某環(huán)節(jié)審批超過規(guī)定時限（以企業(yè)制度為準(zhǔn)），經(jīng)辦人可通過系統(tǒng)催辦或書面提醒審批人，必要時報上級主管協(xié)調(diào)，確保流程推進。（二）意見分歧部門間或?qū)徟伺c經(jīng)辦人對條款存在分歧時，需組織溝通會：由法務(wù)或上級主管主持，各方說明立場與依據(jù)；優(yōu)先通過協(xié)商修改條款解決，若無法達成一致，報高層決策。（三）材料不全審核中發(fā)現(xiàn)材料缺失或不符合要求的，審核人需一次性書面告知經(jīng)