辦公室自動化設(shè)備使用規(guī)范手冊一、前言為規(guī)范辦公室自動化設(shè)備（以下簡稱“設(shè)備”）的使用與維護(hù)，提升設(shè)備使用效率、延長使用壽命、保障操作安全及數(shù)據(jù)安全，結(jié)合辦公實際需求，特編制本手冊。本手冊適用于本單位所有辦公場所的自動化設(shè)備（含辦公電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、碎紙機(jī)等），全體辦公人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)范，確保設(shè)備安全、高效運行。二、辦公電腦使用規(guī)范（一）開機(jī)與關(guān)機(jī)1.開機(jī)：確認(rèn)電源線、外設(shè)（如鍵盤、鼠標(biāo)、顯示器）連接穩(wěn)固后，依次按下顯示器電源鍵、主機(jī)電源鍵；若設(shè)備長時間未使用（超過24小時），建議每周開機(jī)運行1次，避免元件受潮老化。2.關(guān)機(jī)：優(yōu)先通過操作系統(tǒng)“開始菜單-關(guān)機(jī)”正常關(guān)機(jī)，待主機(jī)指示燈熄滅、風(fēng)扇停轉(zhuǎn)后，再關(guān)閉顯示器電源；嚴(yán)禁直接切斷電源或強(qiáng)制重啟（如長按電源鍵），避免系統(tǒng)文件損壞或硬件故障。（二）日常操作1.桌面文件應(yīng)分類整理，避免存放過多臨時文件（建議單文件夾容量不超過100個文件），定期刪除無用文檔，保持系統(tǒng)盤（通常為C盤）剩余空間不低于總?cè)萘康?0%。2.嚴(yán)禁安裝非授權(quán)軟件（如盜版工具、游戲、違規(guī)插件），如需安裝工作相關(guān)軟件，需提前向信息部門申請，通過合規(guī)渠道獲取安裝包。3.定期（每季度至少1次）使用正版殺毒軟件進(jìn)行全盤掃描，及時更新系統(tǒng)補(bǔ)丁與軟件版本，避免系統(tǒng)漏洞引發(fā)安全風(fēng)險。（三）數(shù)據(jù)安全1.重要工作文件需定期備份（建議每周1次），可通過局域網(wǎng)共享盤、加密U盤或云存儲（經(jīng)審批的合規(guī)平臺）備份，避免數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)禁在公共網(wǎng)絡(luò)（如非單位認(rèn)證的Wi-Fi）中傳輸涉密文件，外部設(shè)備（如U盤、移動硬盤）接入前需先殺毒，避免交叉感染。（四）維護(hù)保養(yǎng)1.清潔屏幕時，使用微濕的軟布（或?qū)Ｓ闷聊磺鍧嵅迹┹p輕擦拭，避免使用酒精、汽油等腐蝕性液體；鍵盤清潔可使用壓縮空氣吹走縫隙灰塵，或用棉簽蘸取少量清水清理鍵帽。2.每半年檢查一次主機(jī)內(nèi)部（需斷電并由專業(yè)人員操作），清理機(jī)箱風(fēng)扇、散熱片的積塵，確保散熱良好；避免在電腦旁堆放雜物，保持通風(fēng)口暢通。三、打印機(jī)/復(fù)印機(jī)使用規(guī)范（一）基本操作1.打?。捍_認(rèn)打印機(jī)電源開啟、紙張充足（不超過進(jìn)紙口容量），通過電腦端選擇正確的打印機(jī)型號，設(shè)置打印參數(shù)（如紙張尺寸、份數(shù)、雙面打?。┖蟀l(fā)送任務(wù)；若出現(xiàn)“缺紙”“卡紙”提示，待設(shè)備停穩(wěn)后按提示處理。2.復(fù)?。簩⒃逭娉路胖糜趻呙璨ＡВɑ蜉敻迤鳎?，調(diào)整縮放比例、份數(shù)，按下“復(fù)印”鍵；使用輸稿器時，需確保紙張平整無褶皺，避免多頁同時送入。3.掃描：連接電腦后，通過掃描軟件選擇“掃描到文件”或“掃描到郵箱”，設(shè)置分辨率（一般文檔選____dpi，照片選600dpi）、色彩模式，預(yù)覽無誤后啟動掃描。（二）耗材更換1.硒鼓/墨盒：當(dāng)打印出現(xiàn)“墨粉不足”提示或打印字跡模糊時，關(guān)閉設(shè)備電源，打開前蓋/側(cè)蓋，取出舊硒鼓（避免觸碰感光鼓表面），裝入新硒鼓并固定，開機(jī)后執(zhí)行“硒鼓校準(zhǔn)”（參考設(shè)備說明書）。2.紙張：添加A4紙時，需將紙張抖松、理齊，放入進(jìn)紙盤并調(diào)整導(dǎo)紙器至紙張寬度，避免紙張歪斜導(dǎo)致卡紙。（三）常見故障處理1.卡紙：設(shè)備提示“卡紙”后，打開對應(yīng)艙門（如進(jìn)紙口、定影器），沿紙張走向緩慢抽出卡紙（禁止強(qiáng)行拉扯）；若紙張破碎殘留，需用鑷子取出，避免殘留紙屑引發(fā)二次故障。2.打印模糊/偏色：檢查硒鼓墨粉是否充足，或打印頭是否堵塞（噴墨打印機(jī)可執(zhí)行“打印頭清洗”功能）；若問題持續(xù)，聯(lián)系維修人員檢測感光鼓或墨盒。（四）維護(hù)要點1.每日使用前，用干凈軟布擦拭掃描玻璃（去除指紋、灰塵），確保掃描/復(fù)印清晰度；每月清潔進(jìn)紙滾輪（用濕潤軟布擦拭，去除紙屑?xì)埩簦?.長期不使用時（超過1周），關(guān)閉設(shè)備電源并拔掉插頭，避免待機(jī)耗電或雷擊損壞；每季度檢查一次設(shè)備內(nèi)部齒輪、皮帶，若出現(xiàn)異響或卡頓，及時報修。四、傳真機(jī)使用規(guī)范（一）發(fā)送傳真1.將待傳文件正面朝下放入進(jìn)紙口（或輸稿器），調(diào)整紙張位置至導(dǎo)紙器內(nèi)；輸入接收方傳真號碼（含區(qū)號，如為分機(jī)需加撥），按下“傳真”鍵，待設(shè)備提示“發(fā)送成功”后取出文件。2.若遇占線，可選擇“重?fù)堋被颉把舆t發(fā)送”（設(shè)置發(fā)送時間），避免頻繁撥號導(dǎo)致設(shè)備故障。（二）接收傳真1.自動接收：開啟“自動接收”模式（參考說明書設(shè)置），設(shè)備檢測到傳真信號時自動接收，紙張會從出紙口輸出；若接收失敗，檢查電話線連接是否穩(wěn)固，或?qū)Ψ絺髡鏅C(jī)是否正常。2.手動接收：聽到傳真信號音后，按下“開始”鍵，等待紙張輸出；若需接收語音來電，先按“取消”鍵切換至電話模式。（三）耗材與維護(hù)1.色帶（熱敏傳真機(jī)為熱敏紙）不足時，按說明書步驟更換：關(guān)閉電源，打開色帶倉，取出舊色帶，裝入新色帶并拉緊，確保色帶與打印頭對齊。2.每周用干燥軟布清潔進(jìn)紙口、出紙口的灰塵，避免紙屑堆積；每季度檢查電話線接口，確保接觸良好，無氧化銹蝕。五、投影儀使用規(guī)范（一）連接與開機(jī)1.用HDMI線（或VGA線）連接投影儀與電腦，確保接口穩(wěn)固；依次開啟投影儀電源（等待指示燈變綠）、電腦，待投影儀自動識別信號后，畫面會投射到幕布/墻面。2.開機(jī)后避免立即移動投影儀，需等待散熱風(fēng)扇穩(wěn)定運行（約1-2分鐘），防止光路偏移或元件損壞。（二）投影操作1.調(diào)整投影距離與幕布尺寸匹配（參考說明書“投射比”參數(shù)），通過“梯形校正”功能（遙控器或機(jī)身按鍵）調(diào)整畫面至方正；避免在強(qiáng)光直射下使用，影響顯示效果。2.播放視頻或演示文稿時，避免頻繁切換信號源或強(qiáng)制關(guān)機(jī)，如需暫停，可按“待機(jī)”鍵降低亮度，減少燈泡損耗。（三）關(guān)機(jī)與收納1.關(guān)機(jī)前，先關(guān)閉電腦信號源，再按投影儀“關(guān)機(jī)”鍵，等待設(shè)備自動散熱（指示燈變紅，風(fēng)扇停轉(zhuǎn)后），再切斷電源；嚴(yán)禁直接拔插頭，避免燈泡過熱損壞。2.移動投影儀時，需待設(shè)備完全冷卻（至少30分鐘），裝入專用箱并固定，避免碰撞鏡頭或機(jī)身。（四）維護(hù)保養(yǎng)1.清潔鏡頭時，使用專用鏡頭紙或微濕的鏡頭布輕輕擦拭，避免劃傷；機(jī)身外殼可用干燥軟布清潔，去除灰塵。2.每半年檢查一次散熱口積塵，用壓縮空氣（或吹風(fēng)機(jī)冷風(fēng)檔）清理；燈泡使用壽命約____小時，若畫面偏暗或閃爍，聯(lián)系專業(yè)人員更換。六、碎紙機(jī)使用規(guī)范（一）紙張?zhí)幚?.碎紙前拆除紙張訂書釘、回形針，將紙張抖松后放入進(jìn)紙口，單次進(jìn)紙量不超過設(shè)備標(biāo)注的“最大容量”（一般為5-10張A4紙），避免過載。2.禁止碎紙金屬、塑料、硬卡（如銀行卡、會員卡），若誤放，立即關(guān)機(jī)并取出異物，檢查刀具是否損壞。（二）容量與故障處理1.當(dāng)紙屑箱“滿紙”指示燈亮起時，關(guān)閉電源，取出紙屑箱，倒掉紙屑后清理箱內(nèi)殘留，再裝回原位。2.若出現(xiàn)“卡紙”，先關(guān)閉電源，按“反轉(zhuǎn)”鍵（部分設(shè)備有此功能）退出紙張；若反轉(zhuǎn)無效，打開機(jī)箱（需斷電），手動取出卡紙，檢查刀具是否卡頓。（三）維護(hù)安全1.每月用潤滑油（專用碎紙機(jī)油）滴入進(jìn)紙口，潤滑刀具（避免使用食用油或普通機(jī)油）；每季度檢查刀具螺絲是否松動，若有異響及時報修。2.操作時嚴(yán)禁將手指伸入進(jìn)紙口，清理紙屑或維修時需斷電并等待刀具停穩(wěn)，避免意外傷害。七、設(shè)備通用維護(hù)與故障處理原則（一）日常清潔所有設(shè)備外殼、屏幕、操作面板需用干燥軟布清潔，避免使用含酒精、腐蝕性的清潔劑；接口、散熱口可用壓縮空氣或軟毛刷清理灰塵，防止積塵短路。（二）定期檢查每周檢查設(shè)備電源線、數(shù)據(jù)線是否破損、松動，插頭是否發(fā)熱；每月檢查設(shè)備接地是否良好（尤其是大功率設(shè)備如復(fù)印機(jī)、投影儀），避免漏電。（三）故障報修流程1.設(shè)備出現(xiàn)故障時，先查看說明書“常見問題”章節(jié)，嘗試簡單排除（如重啟、檢查連線）；若問題未解決，填寫《設(shè)備故障報修單》，注明設(shè)備型號、故障現(xiàn)象、發(fā)生時間，提交至信息部門或運維人員。2.報修后需配合運維人員檢查，不得擅自拆卸設(shè)備（尤其是涉及電路、高壓部件的設(shè)備），避免二次損壞或觸電風(fēng)險。八、安全注意事項（一）用電安全設(shè)備需使用合規(guī)插座（額定電流匹配設(shè)備功率），避免多臺大功率設(shè)備（如復(fù)印機(jī)、空調(diào)）共用一個插座，防止過載跳閘或火災(zāi)；雷雨天氣建議關(guān)閉設(shè)備并拔掉插頭，避免雷擊。（二）數(shù)據(jù)安全涉密文件需通過加密設(shè)備處理（如涉密打印機(jī)、復(fù)印機(jī)），嚴(yán)禁在非涉密設(shè)備中存儲、傳輸涉密信息；離職或調(diào)崗時，需徹底刪除電腦中的工作文件，或移交至指定人員，避免數(shù)據(jù)泄露。（三）操作安全操作復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、投影儀等設(shè)備時，嚴(yán)格遵守說明書步驟，避免身體部位接觸運轉(zhuǎn)部件