行政辦公文書寫作規(guī)范及示例行政辦公文書是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位開展公務(wù)活動(dòng)的重要工具，兼具法定效力與規(guī)范格式，其寫作質(zhì)量直接影響工作指令傳遞、決策執(zhí)行效率及單位形象。掌握文書寫作規(guī)范，既能保障公務(wù)溝通的準(zhǔn)確性與權(quán)威性，也能提升行政工作的專業(yè)化水平。本文結(jié)合實(shí)踐場(chǎng)景，系統(tǒng)梳理常見行政文書的寫作規(guī)范，并輔以典型示例，為實(shí)務(wù)工作提供參考。一、通知：部署執(zhí)行類文書的規(guī)范與示例通知是行政工作中最常用的文書之一，適用于發(fā)布行政規(guī)章、傳達(dá)工作要求、批轉(zhuǎn)/轉(zhuǎn)發(fā)文件、告知會(huì)議/活動(dòng)安排等場(chǎng)景。其核心作用是“要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行或有關(guān)單位周知”，寫作需體現(xiàn)指令性與清晰性。（一）結(jié)構(gòu)規(guī)范1.標(biāo)題：通常采用“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”（如《XX局關(guān)于開展2024年檔案專項(xiàng)整理工作的通知》），若內(nèi)容簡(jiǎn)短、范圍明確，也可簡(jiǎn)化為“事由+文種”（如《關(guān)于調(diào)整部門例會(huì)時(shí)間的通知》）。2.主送機(jī)關(guān)：明確需執(zhí)行或知曉的單位/部門，多個(gè)主送機(jī)關(guān)用頓號(hào)或逗號(hào)分隔（注意區(qū)分同級(jí)與下級(jí)機(jī)關(guān)的表述規(guī)范）。3.正文：緣由部分：簡(jiǎn)要說明發(fā)文背景（如工作需要、上級(jí)要求、問題導(dǎo)向），為事項(xiàng)鋪墊合理性（例：“為規(guī)范檔案管理，提升查閱效率，根據(jù)《XX檔案管理辦法》要求，決定開展專項(xiàng)整理工作”）。事項(xiàng)部分：分條列項(xiàng)說明具體要求，包括時(shí)間節(jié)點(diǎn)、工作內(nèi)容、責(zé)任主體、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等，邏輯清晰、可操作性強(qiáng)（例：“整理范圍：2019-2023年文書檔案；完成時(shí)限：2024年X月X日前；責(zé)任部門：綜合辦公室牽頭，各科室配合”）。要求部分：強(qiáng)調(diào)執(zhí)行紀(jì)律（如“請(qǐng)各部門高度重視，指定專人負(fù)責(zé)，確保工作質(zhì)量”）或補(bǔ)充說明（如“未盡事宜請(qǐng)聯(lián)系XXX，電話XXX-XXXX”）。4.結(jié)尾：常用“特此通知”收束，或直接以事項(xiàng)結(jié)束（簡(jiǎn)潔類通知可省略）。5.落款：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（加蓋公章）、成文日期（用阿拉伯?dāng)?shù)字，如2024年X月X日）。（二）示例：關(guān)于開展2024年檔案專項(xiàng)整理工作的通知XX局關(guān)于開展2024年檔案專項(xiàng)整理工作的通知局屬各科室、下屬單位：為規(guī)范檔案管理，提升查閱服務(wù)效率，根據(jù)《XX市機(jī)關(guān)檔案管理辦法》（X檔發(fā)〔2023〕X號(hào)）要求，結(jié)合我局工作實(shí)際，現(xiàn)就開展2019-2023年文書檔案專項(xiàng)整理工作通知如下：一、整理范圍2019年1月至2023年12月形成的文書檔案（含紙質(zhì)文件、電子文件、音像資料）。二、工作內(nèi)容1.檔案分類：按照“年度-機(jī)構(gòu)-問題”分類法，對(duì)現(xiàn)有檔案重新梳理，修正分類錯(cuò)誤、編號(hào)混亂問題；2.數(shù)字化掃描：對(duì)永久、長(zhǎng)期保存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行高清掃描，生成PDF格式電子文件；3.目錄完善：補(bǔ)充檔案目錄的“主題詞”“備注”字段，確保檢索信息完整。三、時(shí)間安排1.自查階段（X月X日-X月X日）：各科室完成本科室檔案的初步整理，提交《檔案整理自查表》；2.集中整理階段（X月X日-X月X日）：綜合辦公室牽頭，抽調(diào)專人組成工作組，完成全局檔案的系統(tǒng)整理；3.驗(yàn)收階段（X月X日-X月X日）：邀請(qǐng)市檔案局專家進(jìn)行驗(yàn)收，整改問題清單。四、工作要求1.責(zé)任分工：各科室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，指定1名檔案員具體落實(shí)；綜合辦公室每周五17:00前匯總工作進(jìn)度；2.紀(jì)律要求：整理過程中嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，嚴(yán)禁擅自涂改、抽取檔案材料；3.保障支持：辦公室統(tǒng)籌調(diào)配辦公設(shè)備、耗材，為整理工作提供必要條件。特此通知。XX局2024年X月X日二、請(qǐng)示：上行請(qǐng)求類文書的規(guī)范與示例請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)“請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”，是典型的上行文。核心要求是一文一事、單頭請(qǐng)示、態(tài)度明確，避免與報(bào)告混淆（報(bào)告?zhèn)戎亍皡R報(bào)”，請(qǐng)示側(cè)重“請(qǐng)求”）。（一）結(jié)構(gòu)規(guī)范1.標(biāo)題：需體現(xiàn)“請(qǐng)求”意圖，如《XX部關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公自動(dòng)化設(shè)備的請(qǐng)示》，避免模糊表述（如“關(guān)于設(shè)備的請(qǐng)示”需補(bǔ)充事由）。2.主送機(jī)關(guān)：僅限一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)（如需轉(zhuǎn)報(bào)，需說明“經(jīng)XX單位同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)報(bào)請(qǐng)示如下”），不得多頭主送。3.正文：請(qǐng)示緣由：詳述請(qǐng)求的必要性（如現(xiàn)狀問題、工作需求、政策依據(jù)），邏輯需充分（例：“我部現(xiàn)有打印機(jī)、復(fù)印機(jī)均為2018年購(gòu)置，設(shè)備老化導(dǎo)致故障率達(dá)40%，每月維修費(fèi)用超X千元，嚴(yán)重影響公文處理效率，且存在數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)”）。請(qǐng)示事項(xiàng)：明確請(qǐng)求的具體內(nèi)容（如購(gòu)置型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算、用途），需量化、可操作（例：“擬購(gòu)置A品牌打印機(jī)2臺(tái)（型號(hào)XXX，單價(jià)X千元）、B品牌復(fù)印機(jī)1臺(tái)（型號(hào)XXX，單價(jià)X萬(wàn)元），預(yù)算總計(jì)X萬(wàn)元，資金從部門辦公經(jīng)費(fèi)中列支”）。結(jié)語(yǔ)：使用謙敬語(yǔ)，如“妥否，請(qǐng)批示”“以上請(qǐng)示，盼復(fù)”，避免用“請(qǐng)批準(zhǔn)”等生硬表述。4.落款：同通知規(guī)范，需加蓋公章。（二）示例：關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公自動(dòng)化設(shè)備的請(qǐng)示XX部關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公自動(dòng)化設(shè)備的請(qǐng)示XX局（上級(jí)機(jī)關(guān)名稱）：我部承擔(dān)全局公文流轉(zhuǎn)、信息公開、檔案管理等工作，現(xiàn)有辦公自動(dòng)化設(shè)備（打印機(jī)2臺(tái)、復(fù)印機(jī)1臺(tái)）均為2018年購(gòu)置，因使用年限較長(zhǎng)，設(shè)備老化問題突出：一是故障率高，每月維修次數(shù)達(dá)5-8次，維修費(fèi)用累計(jì)超X千元；二是效率低下，打印/復(fù)印速度僅為新機(jī)的60%，高峰時(shí)段需排隊(duì)1小時(shí)以上；三是存在安全隱患，設(shè)備無(wú)加密功能，涉密文件打印存在數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。為保障公文處理效率、落實(shí)保密要求，擬購(gòu)置一批辦公自動(dòng)化設(shè)備，具體方案如下：1.設(shè)備選型：A品牌打印機(jī)（型號(hào)XXX）2臺(tái)，支持雙面打印、無(wú)線連接，單價(jià)X千元；B品牌復(fù)印機(jī)（型號(hào)XXX）1臺(tái)，支持彩色掃描、自動(dòng)裝訂，單價(jià)X萬(wàn)元；2.資金預(yù)算：總計(jì)X萬(wàn)元，擬從2024年部門辦公經(jīng)費(fèi)（預(yù)算X萬(wàn)元）中列支；3.購(gòu)置用途：替換現(xiàn)有老舊設(shè)備，滿足日常公文處理、檔案數(shù)字化掃描等需求。以上請(qǐng)示，妥否，請(qǐng)批示。XX部2024年X月X日三、報(bào)告：工作匯報(bào)類文書的規(guī)范與示例報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)“匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)詢問”，分為工作報(bào)告（階段性工作）、情況報(bào)告（突發(fā)事件/問題）、答復(fù)報(bào)告（回復(fù)上級(jí)詢問）等。核心特點(diǎn)是客觀性、紀(jì)實(shí)性，無(wú)需上級(jí)批復(fù)。（一）結(jié)構(gòu)規(guī)范1.標(biāo)題：體現(xiàn)匯報(bào)主題，如《XX公司2024年上半年工作情況報(bào)告》《關(guān)于XX事件處置情況的報(bào)告》。2.主送機(jī)關(guān)：通常為一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，可抄送相關(guān)單位。3.正文：開頭：簡(jiǎn)要說明報(bào)告目的（如“現(xiàn)將我公司2024年上半年工作情況報(bào)告如下”）或背景（如“2024年X月X日，我司XX項(xiàng)目發(fā)生XX情況，現(xiàn)將處置進(jìn)展報(bào)告如下”）。主體：分點(diǎn)闡述內(nèi)容，工作報(bào)告?zhèn)戎亍白隽耸裁础⒊晒绾?、問題在哪、計(jì)劃怎樣”；情況報(bào)告?zhèn)戎亍笆录?jīng)過、原因分析、處置措施、后續(xù)建議”；答復(fù)報(bào)告需針對(duì)性回復(fù)上級(jí)詢問的問題。結(jié)尾：常用“特此報(bào)告”“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”，無(wú)需請(qǐng)求性結(jié)語(yǔ)。4.落款：同前，需加蓋公章。（二）示例：XX公司2024年上半年工作情況報(bào)告XX公司2024年上半年工作情況報(bào)告XX集團(tuán)（上級(jí)單位）：2024年上半年，我公司深入貫徹集團(tuán)“提質(zhì)增效、創(chuàng)新發(fā)展”工作部署，聚焦主責(zé)主業(yè)，統(tǒng)籌推進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革創(chuàng)新、風(fēng)險(xiǎn)防控等工作，現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下：一、主要工作進(jìn)展（一）生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)穩(wěn)中有進(jìn)1.營(yíng)收指標(biāo)：完成營(yíng)業(yè)收入X億元，同比增長(zhǎng)X%，其中核心業(yè)務(wù)占比達(dá)X%，超額完成半年計(jì)劃的X%；2.市場(chǎng)拓展：新增XX地區(qū)合作客戶X家，中標(biāo)XX項(xiàng)目（金額X萬(wàn)元），成功進(jìn)入XX細(xì)分市場(chǎng)；3.成本管控：通過優(yōu)化供應(yīng)鏈、推進(jìn)數(shù)字化管理，上半年管理費(fèi)用同比下降X%，生產(chǎn)成本降低X%。（二）改革創(chuàng)新取得突破1.技術(shù)研發(fā)：完成XX技術(shù)升級(jí)（獲發(fā)明專利X項(xiàng)、實(shí)用新型專利X項(xiàng)），XX產(chǎn)品通過行業(yè)權(quán)威認(rèn)證；2.組織變革：試點(diǎn)“部門+項(xiàng)目組”矩陣式管理，XX項(xiàng)目組人均效率提升X%；3.人才建設(shè)：開展“青苗計(jì)劃”培訓(xùn)X場(chǎng)，引進(jìn)高端技術(shù)人才X名，員工持證率提升至X%。二、存在的主要問題1.市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇：XX地區(qū)新增競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手X家，低價(jià)競(jìng)標(biāo)導(dǎo)致我司部分項(xiàng)目利潤(rùn)率下降X個(gè)百分點(diǎn)；2.創(chuàng)新投入不足：研發(fā)費(fèi)用占比僅X%，低于行業(yè)平均水平X個(gè)百分點(diǎn)，核心技術(shù)儲(chǔ)備需加強(qiáng)；3.團(tuán)隊(duì)協(xié)作待優(yōu)化：矩陣式管理初期，部門與項(xiàng)目組職責(zé)交叉問題突出，溝通成本增加X%。三、下半年工作計(jì)劃1.經(jīng)營(yíng)目標(biāo)：力爭(zhēng)全年?duì)I收突破X億元，利潤(rùn)率提升至X%；2.重點(diǎn)任務(wù)：市場(chǎng)端：深耕XX區(qū)域，拓展XX領(lǐng)域，確保新增客戶X家以上；創(chuàng)新端：設(shè)立專項(xiàng)研發(fā)基金（預(yù)算X萬(wàn)元），重點(diǎn)攻關(guān)XX技術(shù)；管理端：完善矩陣式管理流程，建立“部門-項(xiàng)目組”協(xié)同考核機(jī)制。特此報(bào)告，請(qǐng)審閱。XX公司2024年X月X日四、函：平行商洽類文書的規(guī)范與示例函適用于平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)等，分為商洽函、詢問函、答復(fù)函。核心特點(diǎn)是語(yǔ)氣謙和、事項(xiàng)明確，格式靈活但需規(guī)范。（一）結(jié)構(gòu)規(guī)范1.標(biāo)題：明確函的類型，如《XX學(xué)院關(guān)于商洽聯(lián)合舉辦培訓(xùn)的函》《XX公司關(guān)于詢問XX政策的函》。2.主送機(jī)關(guān)：寫明對(duì)方單位全稱，體現(xiàn)尊重（如“XX職業(yè)技術(shù)學(xué)院”）。3.正文：緣由部分：說明商洽/詢問/答復(fù)的背景（如“為提升教師數(shù)字化教學(xué)能力，我學(xué)院擬聯(lián)合貴校開展培訓(xùn)”）。事項(xiàng)部分：商洽函需明確合作內(nèi)容、時(shí)間、分工、權(quán)益等；詢問函需清晰列出問題（分條列項(xiàng)）；答復(fù)函需針對(duì)性回復(fù)，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。結(jié)語(yǔ)：商洽函用“盼復(fù)”“望予以支持為盼”；詢問函用“盼予函復(fù)”；答復(fù)函用“特此函復(fù)”。4.落款：同前，需加蓋公章。（二）示例：XX學(xué)院關(guān)于商洽聯(lián)合舉辦教師數(shù)字化教學(xué)培訓(xùn)的函XX學(xué)院關(guān)于商洽聯(lián)合舉辦教師數(shù)字化教學(xué)培訓(xùn)的函XX職業(yè)技術(shù)學(xué)院：為貫徹《國(guó)家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》要求，提升教師數(shù)字化教學(xué)能力，我學(xué)院擬聯(lián)合貴校開展“2024年教師數(shù)字化教學(xué)能力提升培訓(xùn)”，現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)商洽如下：一、培訓(xùn)主題“數(shù)字賦能課堂：職業(yè)教育教學(xué)創(chuàng)新實(shí)踐”二、合作內(nèi)容1.培訓(xùn)時(shí)間：2024年X月X日-X月X日（共5天）；2.培訓(xùn)對(duì)象：兩校教師共X人（每校X人）；3.課程設(shè)置：模塊一：數(shù)字化教學(xué)政策與趨勢(shì)（貴校XX教授主講）；模塊二：虛擬仿真教學(xué)資源開發(fā)（我學(xué)院XX講師主講）；模塊三：混合式教學(xué)設(shè)計(jì)與實(shí)施（兩校教師案例研討）；4.分工安排：貴校負(fù)責(zé)：邀請(qǐng)行業(yè)專家、提供培訓(xùn)場(chǎng)地（容納X人的多媒體教室）；我學(xué)院負(fù)責(zé)：設(shè)計(jì)課程體系、組織學(xué)員管理、承擔(dān)培訓(xùn)教材印刷費(fèi)用（約X千元）；5.權(quán)益分配：培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書由兩校聯(lián)合頒發(fā)，教學(xué)成果（如優(yōu)秀案例）共享。三、其他事項(xiàng)如貴院同意合作，請(qǐng)于X月X日前函復(fù)確認(rèn)，我們將盡快細(xì)化實(shí)施方案。盼復(fù)為感！XX學(xué)院2024年X月X日五、會(huì)議紀(jì)要：議事記錄類文書的規(guī)范與示例會(huì)議紀(jì)要用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)，是會(huì)后執(zhí)行的依據(jù)。核心要求是內(nèi)容準(zhǔn)確、重點(diǎn)突出、條理清晰，需客觀反映會(huì)議共識(shí)。（一）結(jié)構(gòu)規(guī)范1.標(biāo)題：通常為“會(huì)議名稱+紀(jì)要”，如《XX部門2024年第X次例會(huì)紀(jì)要》《XX項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)紀(jì)要》。2.正文：會(huì)議概況：簡(jiǎn)明扼要說明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員（可分類寫，如“出席：XX、XX；列席：XX、XX”）、會(huì)議主題。會(huì)議內(nèi)容：分點(diǎn)記錄討論的議題、各方意見、最終決議（用“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議決定”“會(huì)議要求”等表述區(qū)分）。結(jié)尾：可寫“會(huì)議要求各部門按決議落實(shí)”或省略，直接以決議結(jié)束。3.落款：一般不署發(fā)文機(jī)關(guān)，只需在文末注明“XX部門（或會(huì)議組織方）”及成文日期（如2024年X月X日）。（二）示例：XX部門2024年第3次例會(huì)紀(jì)要XX部門2024年第3次例會(huì)紀(jì)要時(shí)間：2024年X月X日14:30-16:00地點(diǎn)：部門會(huì)議室主持人：XXX（部門主任）參會(huì)人員：XX、XX、XX（項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人）、XX（財(cái)務(wù)專員）會(huì)議主題：討論Q3重點(diǎn)工作推進(jìn)及預(yù)算調(diào)整事宜一、會(huì)議內(nèi)容（一）Q2工作復(fù)盤會(huì)議認(rèn)為，Q2部門完成了XX項(xiàng)目驗(yàn)收（提前X天）、XX制度修訂（獲公司通報(bào)表?yè)P(yáng)），但存在兩個(gè)問題：一是XX項(xiàng)目預(yù)算超支X%（因原材料漲價(jià)）；二是XX工作進(jìn)度滯后（比計(jì)劃晚X天），主要原因是人員調(diào)配不足。（二）Q3重點(diǎn)任務(wù)會(huì)議決定：1.業(yè)務(wù)攻堅(jiān)：XX項(xiàng)目（客戶：XX公司）X月X日前完成需求調(diào)研，X月X日前提交方案；XX系統(tǒng)升級(jí)X月X日前上線試運(yùn)行；2.管理優(yōu)化：推行“項(xiàng)目周報(bào)+月度復(fù)盤”機(jī)制，各項(xiàng)目組每周五17:00前提交進(jìn)度表；3.團(tuán)隊(duì)建設(shè)：X月X日開展“高效溝通”內(nèi)訓(xùn)，邀請(qǐng)人力資源部XX講師授課。（三）預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)會(huì)議要求：1.財(cái)務(wù)專員XX牽頭，X月X日前完成XX項(xiàng)目超支原因分析，提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》（附市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告）；2.新申請(qǐng)的XX系統(tǒng)升級(jí)預(yù)算（X萬(wàn)元），需列明設(shè)備采購(gòu)、外包服務(wù)等明細(xì)，X月X日前報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。二、下一步行動(dòng)各責(zé)任人于X月X日前將任務(wù)分解表提交至部門秘書XX處，秘書每周跟蹤進(jìn)度并通報(bào)。XX部門2024年X月X日六、行政文書寫作通用原則（一）準(zhǔn)確性原則政策準(zhǔn)確：引用法規(guī)、文件需核對(duì)原文，確保文號(hào)、條款無(wú)誤（如“根據(jù)《XX辦法》（X發(fā)〔2024〕X號(hào)）第三條規(guī)定”）；事實(shí)準(zhǔn)確：數(shù)據(jù)、案例需真實(shí)，模糊