公務(wù)用車(chē)檔案管理員檔案銷(xiāo)毀管理規(guī)定公務(wù)用車(chē)檔案作為行政管理的重要載體，其規(guī)范管理與安全銷(xiāo)毀是確保公務(wù)用車(chē)制度有效運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為確保公務(wù)用車(chē)檔案銷(xiāo)毀工作的嚴(yán)肅性、規(guī)范性和安全性，特制定本管理規(guī)定，旨在明確檔案銷(xiāo)毀的范圍、程序、責(zé)任及監(jiān)督機(jī)制，防止檔案遺失、泄密或被不當(dāng)利用。一、檔案銷(xiāo)毀的范圍與標(biāo)準(zhǔn)公務(wù)用車(chē)檔案銷(xiāo)毀的范圍包括所有已辦理報(bào)廢、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢手續(xù)的公務(wù)用車(chē)檔案，以及因車(chē)輛更新、技術(shù)淘汰等原因不再具有保存價(jià)值的檔案。具體范圍涵蓋車(chē)輛購(gòu)置審批文件、車(chē)輛登記證、行駛證、保險(xiǎn)單、維修保養(yǎng)記錄、油耗統(tǒng)計(jì)表、事故處理報(bào)告、報(bào)廢證明等全套文件材料。銷(xiāo)毀標(biāo)準(zhǔn)遵循國(guó)家檔案局《檔案銷(xiāo)毀工作規(guī)范》及地方相關(guān)規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得銷(xiāo)毀，直至法定保存期滿(mǎn)或經(jīng)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)遵循“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，由檔案管理員根據(jù)檔案管理臺(tái)賬，對(duì)達(dá)到保存期限或符合銷(xiāo)毀條件的檔案進(jìn)行登記，并編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)列明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀日期等信息。清冊(cè)需經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，并報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。二、檔案銷(xiāo)毀的程序與要求檔案銷(xiāo)毀工作必須嚴(yán)格遵循規(guī)定的程序，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的可控性與可追溯性。檔案管理員在確認(rèn)檔案達(dá)到銷(xiāo)毀條件后，應(yīng)提前30日向單位檔案管理部門(mén)提交檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，附上檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)及詳細(xì)說(shuō)明。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，必要時(shí)可組織專(zhuān)家對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，并報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)的檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施。銷(xiāo)毀前，應(yīng)再次核對(duì)檔案清冊(cè)，確保檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，通常選擇具有保密條件的焚燒場(chǎng)或指定回收單位，確保檔案被徹底銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排至少兩名檔案管理員在場(chǎng)監(jiān)督，并使用符合安全標(biāo)準(zhǔn)的銷(xiāo)毀設(shè)備，如檔案粉碎機(jī)或焚燒爐，確保檔案內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并附上銷(xiāo)毀設(shè)備的運(yùn)行記錄或焚燒證明。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)需歸檔保存，作為檔案管理工作的備查資料。對(duì)銷(xiāo)毀的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)建立銷(xiāo)毀記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的可追溯性。三、檔案銷(xiāo)毀的責(zé)任與監(jiān)督檔案銷(xiāo)毀工作的責(zé)任主體是檔案管理員和檔案管理部門(mén)，兩者需明確分工，各司其職。檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理、鑒定與銷(xiāo)毀申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案銷(xiāo)毀的審批、組織實(shí)施與監(jiān)督。在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，均需追究相關(guān)人員的責(zé)任。檔案銷(xiāo)毀工作需接受上級(jí)主管部門(mén)和紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)的監(jiān)督。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告檔案銷(xiāo)毀工作情況，并接受其檢查與指導(dǎo)。對(duì)銷(xiāo)毀過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，如檔案未達(dá)銷(xiāo)毀標(biāo)準(zhǔn)被銷(xiāo)毀、銷(xiāo)毀記錄不完整等，應(yīng)嚴(yán)肅處理，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予警告、記過(guò)等處分，情節(jié)嚴(yán)重的，移交司法機(jī)關(guān)處理。四、特殊情況的處理在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，如遇特殊情況，如檔案因保管不善出現(xiàn)破損、缺失，或因工作需要需臨時(shí)調(diào)閱已銷(xiāo)毀檔案，應(yīng)按以下程序處理。對(duì)破損、缺失的檔案，檔案管理員應(yīng)立即上報(bào)檔案管理部門(mén)，并采取補(bǔ)救措施，如補(bǔ)充相關(guān)材料、重新整理檔案等。對(duì)因工作需要需臨時(shí)調(diào)閱已銷(xiāo)毀檔案的，應(yīng)經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并記錄在案。調(diào)閱完畢后，檔案管理員應(yīng)立即將檔案銷(xiāo)毀，并更新檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。五、附則本管理規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由單位檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。各級(jí)公務(wù)用車(chē)檔案