企業(yè)內(nèi)部溝通協(xié)作平臺(tái)使用規(guī)范一、總則為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部溝通協(xié)作平臺(tái)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“平臺(tái)”）的使用，提升跨部門(mén)協(xié)作效率，保障信息傳遞安全與有序，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于全體員工，涵蓋平臺(tái)日常溝通、任務(wù)管理、文件協(xié)作等核心場(chǎng)景，旨在構(gòu)建高效、透明、合規(guī)的數(shù)字化工作環(huán)境。二、典型應(yīng)用場(chǎng)景（一）跨部門(mén)項(xiàng)目協(xié)同當(dāng)涉及多部門(mén)聯(lián)合推進(jìn)項(xiàng)目（如新產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)活動(dòng)策劃）時(shí)，通過(guò)平臺(tái)創(chuàng)建專(zhuān)屬項(xiàng)目群組，集中同步進(jìn)度、共享文檔、分配任務(wù)，保證信息實(shí)時(shí)觸達(dá)，避免信息孤島。（二）日常事務(wù)通知與審批用于企業(yè)公告發(fā)布（如放假安排、制度更新）、部門(mén)事務(wù)通知（如會(huì)議召集、資源協(xié)調(diào)）及流程審批（如請(qǐng)假、報(bào)銷(xiāo)、用印申請(qǐng)），實(shí)現(xiàn)流程線上化、留痕化。（三）任務(wù)分配與進(jìn)度跟蹤針對(duì)具體工作任務(wù)（如季度KPI拆解、臨時(shí)專(zhuān)項(xiàng)工作），通過(guò)平臺(tái)創(chuàng)建任務(wù)卡片，明確負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間及交付標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)時(shí)更新進(jìn)度，便于管理者掌握整體進(jìn)展。（四）文件共享與版本管理支持項(xiàng)目文檔、設(shè)計(jì)稿、制度文件等資料的云端存儲(chǔ)與共享，通過(guò)版本控制功能保證文件最新?tīng)顟B(tài)可追溯，避免因版本混亂導(dǎo)致的重復(fù)勞動(dòng)。（五）會(huì)議組織與紀(jì)要同步用于發(fā)起線上/線下會(huì)議預(yù)約，自動(dòng)同步參會(huì)人員日程；會(huì)議結(jié)束后，通過(guò)平臺(tái)紀(jì)要、待辦事項(xiàng)，關(guān)聯(lián)任務(wù)責(zé)任人，保證會(huì)議成果落地。三、核心操作流程說(shuō)明（一）跨部門(mén)項(xiàng)目群組創(chuàng)建與管理創(chuàng)建群組進(jìn)入平臺(tái)“工作臺(tái)”，“項(xiàng)目群組”模塊，選擇“創(chuàng)建群組”；填寫(xiě)群組名稱(chēng)（格式：[項(xiàng)目名稱(chēng)]-[牽頭部門(mén)]，如“2024Q4新品上市-市場(chǎng)部”）、群組簡(jiǎn)介及預(yù)計(jì)周期；添加成員：通過(guò)部門(mén)選擇或手動(dòng)輸入員工工號(hào)/姓名，勾選“核心成員”“協(xié)作成員”等角色（核心成員可管理群組內(nèi)容，協(xié)作成員僅可查看及參與討論）；設(shè)置群組管理員（默認(rèn)為創(chuàng)建人，可后續(xù)在群組設(shè)置中變更），“確認(rèn)創(chuàng)建”。群組內(nèi)協(xié)作發(fā)起討論：群組內(nèi)“話題”功能，輸入討論標(biāo)題及內(nèi)容，相關(guān)成員提醒（成員后，對(duì)方將收到即時(shí)消息通知）；共享文檔：“文件”-“”，選擇本地文件或直接從“企業(yè)云盤(pán)”導(dǎo)入，設(shè)置查看/編輯權(quán)限（如“僅核心成員可編輯”“全員可查看”）；同步進(jìn)度：定期通過(guò)“項(xiàng)目動(dòng)態(tài)”發(fā)布階段成果（如“原型設(shè)計(jì)已完成，詳見(jiàn)附件”），并附上關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)截圖。群組解散與歸檔項(xiàng)目結(jié)束后，群組管理員進(jìn)入群組設(shè)置，“解散群組”，選擇“歸檔文件”（歸檔后群組內(nèi)容不可編輯，但可查看）；若需保留群組用于后續(xù)參考，可僅“禁用群組”，禁用后成員無(wú)法發(fā)送消息，但歷史內(nèi)容可訪問(wèn)。（二）任務(wù)創(chuàng)建與跟蹤全流程創(chuàng)建任務(wù)在平臺(tái)“任務(wù)管理”模塊，“新建任務(wù)”；填寫(xiě)任務(wù)名稱(chēng)（需簡(jiǎn)潔明確，如“完成競(jìng)品分析報(bào)告初稿”）、任務(wù)描述（說(shuō)明背景、目標(biāo)及交付要求）；分配任務(wù)：選擇“負(fù)責(zé)人”（僅1人，可添加協(xié)辦人多人），設(shè)置“截止時(shí)間”（精確到小時(shí)）；設(shè)置優(yōu)先級(jí)：高（緊急重要）、中（重要不緊急）、低（緊急不重要），默認(rèn)為“中”；關(guān)聯(lián)項(xiàng)目：若任務(wù)屬于某項(xiàng)目群組，選擇對(duì)應(yīng)群組，便于集中查看。任務(wù)執(zhí)行與更新負(fù)責(zé)人收到任務(wù)后，“確認(rèn)接收”，開(kāi)始執(zhí)行；執(zhí)行過(guò)程中，可通過(guò)“添加備注”更新進(jìn)度（如“已完成數(shù)據(jù)收集，正在撰寫(xiě)分析部分”），或附件（如數(shù)據(jù)表格、草稿文檔）；若需調(diào)整截止時(shí)間或更換負(fù)責(zé)人，“編輯任務(wù)”，修改后提交審批（涉及重要任務(wù)需群組管理員或部門(mén)負(fù)責(zé)人審批）。任務(wù)完成與閉環(huán)任務(wù)完成后，負(fù)責(zé)人“標(biāo)記完成”，并最終交付物；發(fā)起人（或?qū)徟耍┖藢?duì)交付物，確認(rèn)無(wú)誤后“審核通過(guò)”，任務(wù)狀態(tài)變更為“已完成”；若不通過(guò)，需注明原因并退回修改。（三）會(huì)議組織與紀(jì)要管理發(fā)起會(huì)議進(jìn)入平臺(tái)“會(huì)議”模塊，“創(chuàng)建會(huì)議”；填寫(xiě)會(huì)議主題（如“2024年Q1銷(xiāo)售目標(biāo)研討會(huì)”）、時(shí)間、地點(diǎn)（線上會(huì)議需填寫(xiě)會(huì)議及密碼）；添加參會(huì)人員：通過(guò)部門(mén)列表或手動(dòng)選擇，設(shè)置“必選”或“可選”參會(huì)人；會(huì)議議程（如“1.銷(xiāo)售數(shù)據(jù)回顧（30分鐘）2.目標(biāo)拆分討論（60分鐘）”），“發(fā)送通知”。會(huì)議紀(jì)要與待辦會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議記錄人整理紀(jì)要，內(nèi)容包括：會(huì)議基本信息（時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人）、核心議題討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、待辦任務(wù)（需關(guān)聯(lián)平臺(tái)任務(wù)，明確負(fù)責(zé)人及截止時(shí)間）；紀(jì)要完成后，至?xí)h模塊，“同步待辦”，系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)任務(wù)并通知負(fù)責(zé)人。會(huì)議資料歸檔將會(huì)議PPT、簽到表、錄音錄像（如有）等資料至?xí)h文件夾，設(shè)置權(quán)限為“參會(huì)人員可查看”，便于后續(xù)查閱。四、常用協(xié)作模板示例（一）會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議基本信息會(huì)議主題2024年Q1銷(xiāo)售目標(biāo)研討會(huì)會(huì)議時(shí)間2024年1月15日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)總部3樓第一會(huì)議室（線上：xxx）主持人*經(jīng)理（銷(xiāo)售部）記錄人*助理（銷(xiāo)售部）參會(huì)人員銷(xiāo)售部：經(jīng)理、主管；市場(chǎng)部：總監(jiān)；財(cái)務(wù)部：主管議題與討論內(nèi)容議題1：2023年銷(xiāo)售數(shù)據(jù)回顧匯報(bào)人：*主管1.全年銷(xiāo)售額完成105%，目標(biāo)達(dá)成率105%；2.各區(qū)域中，華東區(qū)貢獻(xiàn)最高（占比35%），西南區(qū)增長(zhǎng)最快（同比增長(zhǎng)20%）；3.存在問(wèn)題：新客戶(hù)轉(zhuǎn)化率偏低（僅15%）。議題2：2024年Q1銷(xiāo)售目標(biāo)拆分匯報(bào)人：*經(jīng)理1.公司Q1目標(biāo)銷(xiāo)售額5000萬(wàn)，較去年同期增長(zhǎng)15%；2.拆分方案：華東區(qū)2000萬(wàn)、華南區(qū)1500萬(wàn)、西南區(qū)1000萬(wàn)、其他區(qū)域500萬(wàn)；3.資源支持：市場(chǎng)部配合華東區(qū)投放200萬(wàn)廣告預(yù)算。決議事項(xiàng)1.同意2024年Q1銷(xiāo)售目標(biāo)拆分方案，由銷(xiāo)售部1月20日前下發(fā)至各區(qū)域；2.市場(chǎng)部1月18日前提交華東區(qū)廣告投放計(jì)劃，報(bào)*總監(jiān)審批；3.銷(xiāo)售部在2月底前完成新客戶(hù)轉(zhuǎn)化率提升方案（含培訓(xùn)、激勵(lì)政策）。待辦任務(wù)任務(wù)名稱(chēng)負(fù)責(zé)人截止時(shí)間下發(fā)Q1銷(xiāo)售目標(biāo)拆分方案*經(jīng)理2024-01-20提交華東區(qū)廣告投放計(jì)劃*總監(jiān)（市場(chǎng)部）2024-01-18制定新客戶(hù)轉(zhuǎn)化率提升方案*主管（銷(xiāo)售部）2024-02-28（二）任務(wù)分配跟蹤表任務(wù)編號(hào)任務(wù)名稱(chēng)所屬項(xiàng)目負(fù)責(zé)人協(xié)辦人發(fā)起人截止時(shí)間狀態(tài)優(yōu)先級(jí)進(jìn)度備注T20240115001完成競(jìng)品分析報(bào)告初稿2024Q4新品上市項(xiàng)目*同事*助理*經(jīng)理2024-01-20進(jìn)行中高已完成數(shù)據(jù)收集，正在撰寫(xiě)分析部分T20240115002設(shè)計(jì)活動(dòng)主視覺(jué)稿春季新品發(fā)布會(huì)*設(shè)計(jì)師-*主管2024-01-18待開(kāi)始中等待市場(chǎng)部提供活動(dòng)主題及關(guān)鍵詞T20240115003制定部門(mén)培訓(xùn)計(jì)劃Q1員工能力提升*主管*經(jīng)理*總監(jiān)2024-01-25已完成低計(jì)劃已至企業(yè)云盤(pán)，待審批（三）跨部門(mén)協(xié)作需求申請(qǐng)表申請(qǐng)信息需求名稱(chēng)市場(chǎng)部競(jìng)品分析數(shù)據(jù)支持申請(qǐng)申請(qǐng)部門(mén)銷(xiāo)售部協(xié)作部門(mén)市場(chǎng)部需求背景為制定2024年Q1銷(xiāo)售策略，需獲取近3個(gè)月主要競(jìng)品（A品牌、B品牌）的市場(chǎng)活動(dòng)數(shù)據(jù)、價(jià)格調(diào)整記錄及用戶(hù)反饋。所需資源/支持1.市場(chǎng)部提供的競(jìng)品監(jiān)測(cè)周報(bào)（2023年10月-12月）；2.競(jìng)品新品上市后的用戶(hù)調(diào)研報(bào)告（如有）。時(shí)間節(jié)點(diǎn)2024年1月18日前提供完整數(shù)據(jù)。申請(qǐng)人*經(jīng)理（銷(xiāo)售部）聯(lián)系方式企業(yè)內(nèi)部通訊錄協(xié)作部門(mén)確認(rèn)□同意（簽字：*總監(jiān)，日期：2024-01-10）□需調(diào)整（說(shuō)明：____________________）五、使用安全與合規(guī)要求（一）賬號(hào)與權(quán)限管理員工需妥善保管個(gè)人賬號(hào)密碼，不得轉(zhuǎn)借他人使用，密碼長(zhǎng)度需不少于8位（包含字母、數(shù)字及特殊符號(hào)），并定期更換（建議每3個(gè)月更新一次）；離職員工賬號(hào)由部門(mén)管理員在“人員管理”模塊禁用，禁用后該員工無(wú)法登錄平臺(tái)，歷史權(quán)限自動(dòng)回收；嚴(yán)禁越權(quán)操作：普通員工不得查看非所屬項(xiàng)目群組內(nèi)容或修改他人任務(wù)，管理員需定期核查權(quán)限分配，保證“最小必要”原則。（二）信息發(fā)布規(guī)范發(fā)布通知或公告時(shí)，需明確事由、范圍及生效時(shí)間，重要通知（如制度變更、放假安排）需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及以上級(jí)別審批；溝通內(nèi)容需符合企業(yè)文化，使用文明用語(yǔ)，避免發(fā)布與工作無(wú)關(guān)的閑聊、表情包（特殊情況如團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)除外），禁止傳播未經(jīng)證實(shí)的信息；涉及企業(yè)機(jī)密的信息（如未公開(kāi)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃、核心技術(shù)資料）嚴(yán)禁在平臺(tái)發(fā)布，可通過(guò)加密郵件或指定保密渠道傳遞。（三）數(shù)據(jù)與文件管理至平臺(tái)的文件需命名規(guī)范（格式：[日期]-[文件類(lèi)型]-[名稱(chēng)]，如“20240115-報(bào)告-競(jìng)品分析初稿”），避免使用“新建文檔1”“最終版（改）”等模糊名稱(chēng)；重要文件需定期備份（建議每月從平臺(tái)導(dǎo)出并存儲(chǔ)至本地硬盤(pán)），避免因平臺(tái)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；刪除文件前需確認(rèn)無(wú)他人使用，刪除后無(wú)法恢復(fù)（平臺(tái)文件回收站保留期為7天），重要文件建議先歸檔再刪除。（四）設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)安全使用平臺(tái)時(shí)，需通過(guò)企業(yè)指定網(wǎng)絡(luò)或VPN登錄，禁止在公共WiFi環(huán)境下處理敏感信息；移動(dòng)設(shè)備登錄平臺(tái)后，需退出“記住密碼”狀態(tài)，離開(kāi)時(shí)關(guān)閉平臺(tái)頁(yè)面；發(fā)覺(jué)賬號(hào)被盜用、平臺(tái)異常登錄或數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，需立即聯(lián)系IT部門(mén)（內(nèi)