行政公文寫作及格式規(guī)范工具集一、工具集適用范圍本工具集適用于各級政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等組織開展行政公文寫作時(shí)的格式規(guī)范與內(nèi)容指導(dǎo)，覆蓋公文起草、審核、定稿全流程。具體使用場景包括：日常行政事務(wù)通知（如會議安排、工作部署）向上級機(jī)關(guān)請示工作、匯報(bào)情況與平級或不相隸屬單位商洽事務(wù)、答復(fù)詢問記載會議議定事項(xiàng)、傳達(dá)會議精神發(fā)布規(guī)章制度、通報(bào)重要事項(xiàng)等適用人員包括單位辦公室文員、部門負(fù)責(zé)人、公文起草人及審核人員，旨在幫助使用者快速掌握行政公文的標(biāo)準(zhǔn)化寫作方法，提升公文規(guī)范性與嚴(yán)肅性。二、公文標(biāo)準(zhǔn)化寫作流程行政公文寫作需遵循“準(zhǔn)備起草—審核修改—定稿簽發(fā)—?dú)w檔管理”的標(biāo)準(zhǔn)化流程，各環(huán)節(jié)具體操作（一）起草前：明確核心要素，收集基礎(chǔ)材料確定發(fā)文目的與依據(jù)明確公文需解決的具體問題（如部署工作、請求指示、通報(bào)情況等），保證發(fā)文目的清晰、單一。收集政策依據(jù)（如上級文件、法律法規(guī)、單位規(guī)章制度）及事實(shí)材料（如數(shù)據(jù)、案例、前期調(diào)研結(jié)果），保證內(nèi)容有據(jù)可依。確定文種與主送機(jī)關(guān)根據(jù)發(fā)文目的選擇合適文種（如“請示”適用于請求上級指示批準(zhǔn)，“函”適用于商洽工作，“通知”適用于傳達(dá)要求周知事項(xiàng)等），避免文種混用（如“請示”與“報(bào)告”不得混用）。確定主送機(jī)關(guān)（公文的主要受理機(jī)關(guān)），單一機(jī)關(guān)行文時(shí)主送機(jī)關(guān)應(yīng)明確；多頭主送時(shí)需避免“一請多示”，抄送機(jī)關(guān)不得標(biāo)注于主送機(jī)關(guān)位置。規(guī)劃公文結(jié)構(gòu)與框架標(biāo)準(zhǔn)公文結(jié)構(gòu)通常包括：標(biāo)題—主送機(jī)關(guān)——附件說明—發(fā)文機(jī)關(guān)署名—成文日期—印章—附注（必要時(shí)）。提前梳理邏輯：開頭（發(fā)文緣由/依據(jù)）、主體（具體事項(xiàng)/要求）、結(jié)尾（執(zhí)行要求/聯(lián)系方式），保證條理清晰。（二）起草中：規(guī)范格式要素，精準(zhǔn)表達(dá)內(nèi)容規(guī)范簡潔，要素完整標(biāo)題一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”三要素組成（如“市人民關(guān)于開展2023年度安全生產(chǎn)檢查的通知”），事由應(yīng)準(zhǔn)確概括公文核心內(nèi)容，避免使用“……的……”“關(guān)于……的請示”等冗余表述。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱排序應(yīng)遵循規(guī)范（如政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí)，委機(jī)關(guān)在前；單位級別高的在前）。主送機(jī)關(guān)：頂格標(biāo)注，明確范圍主送機(jī)關(guān)用全稱或規(guī)范化簡稱，頂格書寫后加冒號（如：“各部門、各單位：”）；若主送機(jī)關(guān)較多，可用“，”“；”分隔，但需避免層級混亂（如不得將“上級單位”與“下級部門”并列標(biāo)注）。邏輯清晰，語言規(guī)范開頭需簡明說明發(fā)文依據(jù)或目的（如“根據(jù)《省人民辦公廳關(guān)于做好2023年防汛工作的通知》（X政辦發(fā)〔2023〕號）精神，結(jié)合我市實(shí)際，現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知”）。主體內(nèi)容分條列項(xiàng)時(shí)，應(yīng)使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序號，層級清晰；每條內(nèi)容單一，避免交叉重復(fù)。結(jié)尾根據(jù)文種規(guī)范表述：如“請示”用“妥否，請批示”“以上請示，請予審批”；“通知”用“特此通知”；“函”用“專此函達(dá)，盼復(fù)”等。附件說明：標(biāo)注清晰，與關(guān)聯(lián)公文有附件時(shí)，在下空一行左空二字標(biāo)注“附件：”，后標(biāo)全角冒號和附件名稱（如“附件：1.市2023年度安全生產(chǎn)檢查實(shí)施方案”）；若有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注序號（如“附件：1.X2.X”）。附件應(yīng)與內(nèi)容一致，附件名稱需準(zhǔn)確概括附件內(nèi)容，不得簡化或。發(fā)文機(jī)關(guān)署名與成文日期：規(guī)范標(biāo)注，準(zhǔn)確無誤發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱（如“市人民辦公室”），聯(lián)合行文時(shí)主辦機(jī)關(guān)在前。成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；日期使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“2023年10月26日”），不得使用“二〇二三年”等漢字?jǐn)?shù)字（特殊情況除外）。（三）審核修改：嚴(yán)把“三關(guān)”，保證質(zhì)量內(nèi)容關(guān)：核查準(zhǔn)確性、合規(guī)性檢查公文內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、上級政策要求，數(shù)據(jù)、案例、引文是否準(zhǔn)確無誤（如文件文號、日期、政策名稱等）。核查是否存在表述歧義、邏輯矛盾，如“請示”事項(xiàng)是否屬于本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)，“函”的內(nèi)容是否屬于商洽類事項(xiàng)等。格式關(guān)：核查規(guī)范性、完整性檢查格式要素是否齊全（如標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、印章等），字體字號是否符合標(biāo)準(zhǔn)（如一般用3號仿宋體，標(biāo)題一般用2號小標(biāo)宋體，行距28磅左右）。核查頁碼、頁邊距（如一般用A4紙，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm）、裝訂方式（左側(cè)裝訂，騎馬訂或平訂）等是否符合規(guī)范。文字關(guān)：核查精煉性、嚴(yán)謹(jǐn)性刪除冗余表述（如“為了……的目的”“由于……的原因”等），避免口語化、隨意化用語（如“大概”“可能”“基本上”等）；使用規(guī)范公文用語（如“擬請”“遵照執(zhí)行”“特此通知”等）。（四）定稿簽發(fā)與歸檔管理定稿簽發(fā)審核無誤后，按單位規(guī)定履行簽發(fā)手續(xù)（如一般公文由部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要公文需報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）。簽發(fā)人應(yīng)簽署姓名（全稱）及簽發(fā)日期，不得只簽姓或名。印制與用印公文印制應(yīng)清晰、美觀，頁碼連續(xù)（如“-1-”），不得出現(xiàn)空白頁或倒頁。成文日期上方居中位置加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章（單一機(jī)關(guān)行文時(shí)印章用紅色，不得出現(xiàn)“印章”“公章”等字樣）；聯(lián)合行文時(shí)，印章排列應(yīng)整齊（如將各機(jī)關(guān)印章一一對應(yīng)，最后一章居中）。歸檔管理公文辦理完畢后，及時(shí)收集正本、定稿、附件、審核稿等材料，按“年度—機(jī)構(gòu)—文種”分類整理，規(guī)范歸檔，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。三、公文模板及規(guī)范示例（一）通知模板要素規(guī)范要求示例標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（三要素齊全，事由明確）關(guān)于召開*年度工作總結(jié)會議的通知主送機(jī)關(guān)頂格書寫，全稱或規(guī)范化簡稱各部門、各單位：開頭說明發(fā)文依據(jù)/目的根據(jù)單位2023年度工作安排，為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、部署任務(wù)，經(jīng)研究決定召開年度工作總結(jié)會議?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知主體內(nèi)容（分條）用“一、”“（一）”“1.”等序號，明確時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議要求等要素一、會議時(shí)間：2023年12月15日（星期五）上午9:00二、會議地點(diǎn)：單位三樓會議室三、參會人員：各部門負(fù)責(zé)人，（分管領(lǐng)導(dǎo)）四、會議要求：1.請各部門準(zhǔn)備*年度工作總結(jié)材料（紙質(zhì)版加蓋公章、電子版各1份）；2.提前10分鐘入場，關(guān)閉手機(jī)鈴聲；3.無故不得缺席，確需請假請于12月14日前報(bào)辦公室。結(jié)尾規(guī)范表述特此通知。發(fā)文機(jī)關(guān)署名機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱*單位辦公室成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注2023年12月8日印章成文日期上方居中加蓋紅色印章（印章）（二）請示模板要素規(guī)范要求示例標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種（事由需明確請求事項(xiàng)）關(guān)于申請購置辦公設(shè)備的請示主送機(jī)關(guān)頂格書寫，為單一上級機(jī)關(guān)*單位領(lǐng)導(dǎo)：開頭說明請示緣由（依據(jù)、背景、現(xiàn)狀）為提升*部門工作效率，目前現(xiàn)有辦公電腦已使用5年，存在運(yùn)行卡頓、故障頻發(fā)等問題，影響日常工作開展。經(jīng)初步調(diào)研，需購置臺式電腦5臺、打印機(jī)1臺。主體內(nèi)容明確請示事項(xiàng)（具體、可操作）及理由擬申請購置辦公設(shè)備經(jīng)費(fèi)共計(jì)元（明細(xì)：臺式電腦元/臺×5臺=元，打印機(jī)元/臺×1臺=元）。該經(jīng)費(fèi)擬從年度部門預(yù)算“辦公設(shè)備購置費(fèi)”中列支，不足部分申請調(diào)劑解決。結(jié)尾規(guī)范表述（“妥否，請批示”或“以上請示，請予審批”）妥否，請批示。發(fā)文機(jī)關(guān)署名機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱*部門成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注2023年10月20日印章成文日期上方居中加蓋紅色印章（印章）（三）會議紀(jì)要模板要素規(guī)范要求示例標(biāo)題會議名稱+“紀(jì)要”（如“會議紀(jì)要”）*單位2023年第X次辦公會議紀(jì)要會議基本信息包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、列席人員、記錄人等（頂格或分段標(biāo)注）時(shí)間：2023年11月10日14:00-16:30地點(diǎn)：會議室主持人：（職務(wù)）參會人員：（職務(wù)）、（職務(wù)）……列席人員：（職務(wù)）記錄人：開頭說明會議議題、目的及議程本次辦公會議議題為：審議《單位2024年度工作計(jì)劃（草案）》《項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算（草案）》。會議由*同志主持，各部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)了相關(guān)情況，與會人員進(jìn)行了討論，形成如下議定事項(xiàng)：主體內(nèi)容（分條）按“議定事項(xiàng)”分條表述，每條明確事項(xiàng)、責(zé)任部門、完成時(shí)限一、原則通過《單位2024年度工作計(jì)劃（草案）》，由辦公室根據(jù)會議意見修改完善后，于11月15日前印發(fā)執(zhí)行。二、《項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算（草案）》中“設(shè)備購置費(fèi)”增加萬元，由財(cái)務(wù)處會同業(yè)務(wù)處室調(diào)整預(yù)算方案，報(bào)同志審批后實(shí)施。三、定于2023年12月1日開展*年度工作督查，由辦公室牽頭，各相關(guān)部門配合，12月10日前形成督查報(bào)告。結(jié)尾（可根據(jù)需要添加）散會。發(fā)文機(jī)關(guān)署名主辦機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱*單位辦公室成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（一般為會議結(jié)束日期）2023年11月10日印章（會議紀(jì)要可不加蓋公章，需根據(jù)單位規(guī)定執(zhí)行）（印章）四、公文寫作常見問題與規(guī)避（一）標(biāo)題要素不全或表述不清常見問題：標(biāo)題缺少發(fā)文機(jī)關(guān)或文種（如“關(guān)于2023年工作總結(jié)”缺少文種），事由模糊（如“通知”“報(bào)告”等無法體現(xiàn)具體內(nèi)容）。規(guī)避方法：嚴(yán)格遵循“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”三要素結(jié)構(gòu)，事由部分用“關(guān)于+具體事項(xiàng)+的+文種”表述（如“關(guān)于開展2023年度安全生產(chǎn)檢查的通知”），保證標(biāo)題簡潔明了。（二）主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)混淆常見問題：將需要執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)標(biāo)注為“抄送”，或?qū)⑿韪嬷钠郊墕挝粯?biāo)注為“主送”；多頭主送導(dǎo)致責(zé)任不清（如同時(shí)向“上級單位”和“分管領(lǐng)導(dǎo)”報(bào)送請示）。規(guī)避方法：主送機(jī)關(guān)是公文的主要受理機(jī)關(guān)，需負(fù)責(zé)執(zhí)行或答復(fù)；抄送機(jī)關(guān)是只需知曉公文內(nèi)容的機(jī)關(guān)，不得標(biāo)注于主送位置；“請示”只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄送形式。（三）邏輯混亂，條理不清常見問題：開頭未說明發(fā)文依據(jù)，主體內(nèi)容交叉重復(fù)（如同一事項(xiàng)在不同條款中重復(fù)表述），結(jié)尾用詞不當(dāng)（如“請示”結(jié)尾用“請知悉”）。規(guī)避方法：采用“緣由—事項(xiàng)—要求”邏輯結(jié)構(gòu)，分條列項(xiàng)時(shí)層級清晰（不超過4級序號），每條內(nèi)容單一；根據(jù)文種規(guī)范結(jié)尾用語（如“請示”用“批示”，“通知”用“特此通知”）。（四）格式細(xì)節(jié)不規(guī)范常見問題：字體字號混亂（如用宋體而非仿宋體）、頁碼缺失或標(biāo)注錯誤（如“-1-”標(biāo)注于頁腳居中位置）、附件名稱未標(biāo)注序號或與不符。規(guī)避方法：嚴(yán)格遵循《政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）要求，用3號仿宋體，一級標(biāo)題用3號黑體，二級標(biāo)題用3號楷體GB2312；頁碼用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，單頁右下角，雙頁左下角；附件名稱需標(biāo)注序號并與內(nèi)容一致。（五）文種使用不當(dāng)常見問題：“請示”與“報(bào)告”混用（如將“請示”事項(xiàng)寫成“報(bào)告