2026年高端民宿運營公司辦公設備管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司辦公設備管理工作，提高設備使用效率，降低運營成本，保障高端民宿日常運營及管理工作有序開展，依據企業(yè)資產管理相關規(guī)范，結合公司總部及各民宿門店辦公場景（前臺接待、客房調度、財務核算、公區(qū)服務等）特點，制定本制度。第二條本制度所稱辦公設備，涵蓋公司總部及各民宿門店使用的電腦（臺式、筆記本）、打印機、復印機、投影儀、對講機、碎紙機、掃描儀、辦公桌椅、文件柜、考勤機等各類辦公用設備；適用于設備的配置、采購、驗收、使用、維護、盤點、報廢全流程管理，全體員工均需嚴格遵守。第三條辦公設備管理遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、按需配置、責任到人、高效利用、定期盤點”的原則，既要滿足高端民宿運營的辦公需求，也要避免設備閑置浪費，兼顧設備使用安全性與經濟性。第四條公司行政部為辦公設備管理牽頭部門，負責制定設備配置標準、統(tǒng)籌采購事宜、建立設備管理臺賬、監(jiān)督設備使用維護情況；各民宿店長為本門店辦公設備管理第一責任人，負責門店設備申領、日常使用監(jiān)督、故障報備等工作；設備使用人承擔設備日常保管、規(guī)范使用的直接責任。第二章管理組織與職責第五條行政部職責：制定差異化的設備配置標準（區(qū)分總部職能崗位、民宿前臺/店長/保潔等崗位）；根據各部門/門店需求統(tǒng)籌辦公設備采購，選擇合規(guī)供應商并簽訂采購合同；建立全公司辦公設備臺賬，記錄設備型號、采購時間、使用人、存放地點、維修記錄等信息；每季度組織設備維護知識培訓，對接專業(yè)維修服務商；定期開展設備盤點，審核設備報廢申請；監(jiān)督設備使用合規(guī)性，糾正違規(guī)使用行為。第六條民宿店長職責：根據門店運營需求提報設備采購/增補申請；指定專人負責門店設備日常檢查，確保設備正常運行；督促使用人規(guī)范操作設備，發(fā)現故障及時向行政部報備；配合行政部完成設備盤點、維修、報廢等工作；對門店員工違規(guī)使用設備的行為進行制止和上報。第七條設備使用人職責：熟悉所使用設備的操作規(guī)范，做到規(guī)范開機、關機及日常操作；負責設備的日常清潔與基礎保養(yǎng)，如電腦防塵、打印機卡紙清理等；嚴禁私拆、私修設備，嚴禁將設備挪作私用（如用辦公電腦下載非工作軟件、用對講機閑聊）；設備出現故障時，第一時間向店長或行政部報備，說明故障現象及原因；離職時按要求完成設備交接，確保設備完好。第三章辦公設備配置與采購第八條配置標準：（一）民宿店長：配置臺式電腦1臺+筆記本電腦1臺+對講機1部，按需配置打印機1臺；（二）民宿前臺：配置臺式電腦1-2臺+打印機1臺+對講機1部+考勤機1臺；（三）公司總部職能崗位：按“一人一機”配置臺式或筆記本電腦，部門共用打印機、復印機、投影儀等設備；（四）民宿保潔/服務崗：按班次配置對講機，每3-5人共用1部，確保工作溝通順暢。第九條采購流程：（一）需求提報：各部門/民宿門店根據實際需求填寫《辦公設備采購申請表》，注明設備名稱、型號、數量、采購理由，由負責人簽字后提交行政部；（二）審核審批：行政部核實需求合理性，對常規(guī)設備（如打印機耗材、對講機電池）直接審核通過，對大額設備（如筆記本電腦、投影儀）報公司管理層審批；（三）采購實施：行政部通過比價方式選擇3家以上合規(guī)供應商，確定性價比最優(yōu)的供應商后簽訂采購合同；優(yōu)先采購節(jié)能、耐用、適配民宿辦公場景的設備；（四）驗收入庫：設備到貨后，行政部聯(lián)合使用部門/門店進行驗收，核對設備型號、數量、配件是否齊全，測試設備功能是否正常；驗收合格后錄入臺賬，辦理領用手續(xù)。第四章辦公設備使用與維護第十條使用規(guī)范：（一）電腦類設備：禁止安裝與工作無關的軟件、插件，禁止訪問非工作網站，禁止外接不明U盤；每日下班前關閉電腦及顯示器電源，每周清理電腦緩存及無用文件；（二）打印/復印類設備：按需打印、復印文件，推行無紙化辦公；打印耗材更換由指定人員操作，避免誤操作損壞設備；打印廢紙統(tǒng)一回收再利用，禁止隨意丟棄；（三）對講機設備：僅用于工作溝通，設置統(tǒng)一頻道，禁止調整頻率；充電時使用原裝充電器，避免過充損壞電池；工作結束后及時關閉電源，存放至指定位置；（四）辦公家具類：禁止私自拆卸、改裝辦公桌椅、文件柜，保持家具整潔，避免尖銳物品劃傷、重物擠壓損壞家具。第十一條日常維護：行政部制定設備維護計劃表，每季度對電腦、打印機等核心設備進行一次專業(yè)檢測和保養(yǎng)；民宿門店每周對設備進行一次基礎檢查，清理灰塵、檢查線路是否老化；使用人每日使用前檢查設備是否正常，發(fā)現小故障（如打印機缺紙、對講機沒電）及時處理，無法處理的立即報備。第十二條維修管理：設備出現故障無法自行解決的，由使用人填寫《辦公設備維修申請表》，經店長/部門負責人簽字后提交行政部；行政部優(yōu)先安排合作服務商上門維修，緊急情況（如前臺電腦故障影響接待）可先聯(lián)系維修再補手續(xù)；維修完成后，行政部記錄維修內容、費用、更換配件等信息，更新設備臺賬。第五章辦公設備盤點與報廢第十三條盤點要求：行政部每月對總部設備進行一次小盤點，每半年對全公司（含各民宿）設備進行一次全面盤點，核對設備臺賬與實際使用情況是否一致；盤點過程中發(fā)現設備丟失、損壞的，立即查明原因并上報；盤點結果形成《辦公設備盤點報告》，經管理層簽字后存檔。第十四條報廢條件：（一）設備使用年限超過5年，性能嚴重下降，無法滿足辦公需求；（二）設備故障經兩次以上維修仍無法正常使用，維修費用超過設備當前價值的50%；（三）設備因意外損壞（如進水、摔落）無法修復，或存在安全隱患不宜繼續(xù)使用；（四）技術淘汰的設備，無適配的配件、耗材，無法正常運行。第十五條報廢流程：符合報廢條件的設備，由使用部門/門店填寫《辦公設備報廢申請表》，說明報廢原因，附維修記錄等佐證材料；行政部核實后組織專業(yè)人員鑒定，確認符合報廢條件的報管理層審批；審批通過后，行政部對報廢設備進行統(tǒng)一處置（如回收、拆解），注銷臺賬信息，做好處置記錄。第六章監(jiān)督考核與責任追究第十六條監(jiān)督考核：行政部每月抽查各部門/門店設備使用情況，考核指標包括設備完好率、規(guī)范使用率、故障報備及時性等；設備管理考核結果納入部門/門店月度績效，設備完好率≥98%的給予績效獎勵，＜90%的扣減相關負責人績效。第十七條責任追究：（一）員工違規(guī)使用設備導致設備損壞的，按維修費用的30%-100%承擔賠償責任，情節(jié)嚴重的給予警告或記過處分；（二）將辦公設備挪作私用，首次發(fā)現給予口頭警告，二次發(fā)現扣減當月績效5%，多次違規(guī)的暫停使用設備；（三）設備丟失未及時報備，追究使用人及管理責任人責任，按設備殘值賠償；（四）店長未履行設備管理職責，導致門店設備管理混亂、故障頻發(fā)的，扣減當月績效10%，并限期整改。第七章附則第十八條本制度未