供應鏈采購申請審批單流程模板一、適用范圍與啟動條件本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各部門因生產(chǎn)經(jīng)營需要，采購各類物資（如原材料、辦公用品、設備等）或服務（如外包服務、咨詢服務等）時的審批流程管理。具體啟動條件包括：需求部門已明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途；采購預算已納入部門年度/月度預算（或已通過預算外審批流程）；采購金額符合公司分級授權(quán)審批標準（具體金額標準需根據(jù)企業(yè)規(guī)模自定義）；涉及固定資產(chǎn)采購的，需提前完成資產(chǎn)配置需求評估。二、全流程操作步驟詳解（一）采購申請發(fā)起申請人填寫申請單：需求部門采購申請人登錄公司OA系統(tǒng)或《采購申請審批單》模板，完整填寫以下信息：基本信息：申請單號（系統(tǒng)自動）、申請人姓名、申請部門、聯(lián)系方式、申請日期；采購明細：物料名稱/服務內(nèi)容、規(guī)格型號/服務要求、單位、數(shù)量、預估單價、預估總價、用途說明（需注明具體使用場景或項目名稱）；供應商信息（如有）：優(yōu)先選擇公司合格供應商名錄內(nèi)的供應商，未收錄的需提供供應商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等）；附件：需求說明（如技術(shù)參數(shù)圖紙、使用部門簽字確認的申購單）、至少3家供應商的報價單（緊急采購或單一來源采購需注明原因）、歷史采購記錄（如有）。提交申請：填寫完成后，在系統(tǒng)中提交至部門負責人審批，或打印紙質(zhì)版簽字后流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。（二）部門負責人審核審核內(nèi)容：采購需求的合理性：是否符合部門工作計劃，是否存在重復采購或過度采購；規(guī)格參數(shù)的準確性：是否與實際工作需求匹配，避免因參數(shù)不明確導致采購偏差；預算匹配性：采購金額是否在部門預算范圍內(nèi)，超預算部分是否已提前申請。審核結(jié)果處理：通過：在審批單“部門負責人意見”欄簽字確認，提交至采購部；不通過：注明駁回理由（如“需求不明確”“預算不足”），退回申請人補充修改。時限要求：收到申請后1個工作日內(nèi)完成審核，緊急采購需加急處理（0.5個工作日內(nèi)）。（三）采購部審核審核內(nèi)容：采購方式合規(guī)性：根據(jù)采購金額和公司制度確定采購方式（如公開招標、詢比價、單一來源采購等），保證符合《企業(yè)采購管理辦法》；供應商資質(zhì)審查：核查供應商是否在合格名錄內(nèi)，資質(zhì)文件是否齊全有效（如營業(yè)執(zhí)照、ISO認證、行業(yè)資質(zhì)等）；價格合理性：對比歷史采購價格、市場均價或三家報價單，判斷價格是否公允，必要時進行市場調(diào)研；技術(shù)參數(shù)確認：與需求部門、技術(shù)部門（如需要）共同確認規(guī)格參數(shù)，避免技術(shù)偏差。審核結(jié)果處理：通過：在“采購部意見”欄簽字，明確采購方式（如“詢比價采購”“單一來源采購”），提交至財務部；不通過：注明原因（如“供應商資質(zhì)不符”“價格虛高”），退回需求部門或重新選擇供應商。時限要求：常規(guī)采購2個工作日內(nèi)完成，緊急采購1個工作日內(nèi)完成。（四）財務部審核審核內(nèi)容：預算控制：采購金額是否在審批預算內(nèi)，超預算部分需核查《預算調(diào)整申請表》是否獲批；付款方式：是否符合公司財務制度（如預付款比例、分期付款條件等）；成本效益：對大額采購進行成本分析，評估投入產(chǎn)出比；稅務合規(guī)性：供應商發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）是否符合報銷要求。審核結(jié)果處理：通過：在“財務部意見”欄簽字確認，提交至對應層級領(lǐng)導審批；不通過：注明原因（如“預算不足”“付款方式不符”），退回采購部調(diào)整。時限要求：2個工作日內(nèi)完成，涉及大額資金或特殊付款方式的需3個工作日內(nèi)完成。（五）領(lǐng)導審批根據(jù)采購金額分級審批（以下為示例，企業(yè)需根據(jù)自身權(quán)限設置調(diào)整）：金額≤5萬元：部門經(jīng)理審批，在“分管領(lǐng)導意見”欄簽字；5萬元＜金額≤20萬元：分管副總審批，在“分管領(lǐng)導意見”欄簽字；金額＞20萬元：總經(jīng)理審批，需在“總經(jīng)理意見”欄簽字，重大采購（如金額＞50萬元）需提交總經(jīng)理辦公會審議。時限要求：分管領(lǐng)導1個工作日內(nèi)完成，總經(jīng)理2個工作日內(nèi)完成（緊急采購可同步審批）。（六）采購執(zhí)行與跟進下達采購訂單：采購部收到最終審批通過的審批單后，根據(jù)確定的采購方式，在1個工作日內(nèi)向供應商下達正式采購訂單（或簽訂采購合同），明確交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、違約責任等條款。進度跟蹤：采購專員定期跟蹤訂單執(zhí)行情況，保證供應商按時交貨；若遇延遲（如不可抗力、產(chǎn)能問題等），需及時與需求部門溝通，協(xié)調(diào)交貨期或啟動備選方案。（七）貨物/服務驗收驗收組織：貨物到貨后，由需求部門牽頭，聯(lián)合采購部、質(zhì)檢部（如需要）共同驗收；服務類項目需由需求部門根據(jù)合同約定進行階段性驗收或最終驗收。驗收內(nèi)容：貨物：核對名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與訂單一致，檢查外觀是否完好，測試功能參數(shù)是否符合技術(shù)要求；服務：核查服務成果是否達到合同約定標準（如完成率、合格率、響應速度等）。驗收結(jié)果處理：合格：驗收人員在審批單“驗收結(jié)果”欄簽字確認，辦理入庫手續(xù)（貨物類）或服務確認單（服務類）；不合格：注明不合格原因，通知供應商限期退換貨或整改，整改后需重新驗收，相關(guān)費用（如運輸費、檢測費）由供應商承擔。（八）財務結(jié)算與付款單據(jù)提交：采購部收集審批完整的《采購申請審批單》、采購訂單/合同、驗收單、供應商發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號需與公司一致），提交至財務部。付款審核：財務部核對單據(jù)完整性、金額準確性、審批流程合規(guī)性后，安排付款。付款方式：根據(jù)合同約定，通過銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等方式支付，禁止現(xiàn)金支付（小額零星采購除外）。（九）資料歸檔歸檔責任：采購部負責整理采購全流程資料，包括《采購申請審批單》、報價單、采購訂單/合同、驗收單、發(fā)票、付款憑證等。歸檔要求：資料需按“申請單號”分類存放，電子版?zhèn)浞葜凉痉掌?，紙質(zhì)版裝訂成冊保存，保存期限不少于5年（涉密資料按公司保密規(guī)定執(zhí)行）。三、采購申請審批單模板設計采購申請審批單基本信息申請單號（系統(tǒng)自動）申請日期年月日采購類別□物料采購□服務采購□工程采購□其他（請注明：_________）申請人*申請部門*聯(lián)系方式*緊急程度□普通□緊急（緊急需注明原因：_________________）預算金額（元）實際預估金額（元）采購明細規(guī)格型號/服務要求單位數(shù)量單價（元）金額（元）用途說明供應商信息（名稱、聯(lián)系方式）1.2.3.…合計金額（元）審批流程審批意見簽字日期部門負責人*年月日采購部*年月日財務部*年月日分管領(lǐng)導（金額≤5萬）*年月日分管副總（5萬-20萬）*年月日總經(jīng)理（＞20萬）*年月日驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：_________________）驗收人簽字*備注|1.附件清單：□需求說明□報價單□技術(shù)參數(shù)□合同草案□其他_________2.其他說明：_______________________________________|附件清單|1.___________________________________________________________2.___________________________________________________________3.___________________________________________________________|四、關(guān)鍵注意事項與風險控制（一）信息填寫規(guī)范申請單中所有信息需真實、準確、完整，不得涂改；如需修改，需在修改處簽字確認并注明原因。物料名稱、規(guī)格型號等需與采購標準一致，避免使用模糊表述（如“一批辦公用品”“類似設備”）。（二）審批時限管理各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，緊急采購可通過“綠色通道”加急審批，但需在審批單中注明“緊急”及原因，事后需補全流程說明。因?qū)徟嗽驅(qū)е铝鞒萄诱`的，需向采購部提交書面說明，納入部門績效考核。（三）預算與成本控制采購金額必須控制在審批預算內(nèi)，超預算采購需提前提交《預算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務部、分管領(lǐng)導審批后方可發(fā)起采購申請。大額采購（如金額＞10萬元）需進行成本效益分析，優(yōu)先選擇性價比高的供應商，避免盲目追求低價或高價。（四）供應商管理供應商必須從公司《合格供應商名錄》中選擇，名錄外的供應商需經(jīng)過資質(zhì)審查、樣品測試（如需要）等評估流程，經(jīng)采購部、需求部門聯(lián)合確認后方可納入。建立供應商績效評價機制，對交貨及時率、合格率、服務態(tài)度等進行季度/年度考核，不合格供應商及時清退。（五）資料與檔案管理采購全流程資料需同步保存電子版和紙質(zhì)版，保證可追溯性；資料缺失的