企業(yè)會(huì)議紀(jì)要格式與寫作規(guī)范一、引言會(huì)議紀(jì)要作為企業(yè)會(huì)議成果的書面載體，是傳遞決策信息、明確行動(dòng)責(zé)任、跟蹤工作進(jìn)展的重要工具。一份規(guī)范、清晰的會(huì)議紀(jì)要，能夠有效避免溝通偏差，保證會(huì)議目標(biāo)落地。本文旨在明確企業(yè)會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)準(zhǔn)格式與寫作規(guī)范，幫助相關(guān)人員高效記錄、整理會(huì)議內(nèi)容，提升會(huì)議管理質(zhì)量。二、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本規(guī)范適用于企業(yè)各類正式會(huì)議，包括但不限于：戰(zhàn)略決策會(huì)議：如年度規(guī)劃、重大投資、組織架構(gòu)調(diào)整等；項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)議：如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、階段評(píng)審會(huì)、問題解決會(huì)等；部門協(xié)調(diào)會(huì)議：如跨部門協(xié)作對(duì)接、資源分配討論等；例行工作會(huì)議：如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、專項(xiàng)任務(wù)推進(jìn)會(huì)等。無(wú)論會(huì)議規(guī)模大?。?人以上或涉及重要決策的會(huì)議均建議形成紀(jì)要），均需遵循本規(guī)范，保證會(huì)議成果可追溯、可執(zhí)行。三、會(huì)議紀(jì)要核心構(gòu)成要素與寫作規(guī)范（一）核心構(gòu)成要素一份完整的會(huì)議紀(jì)要需包含以下基礎(chǔ)模塊，缺一不可：明確會(huì)議主題及性質(zhì)，格式為“[會(huì)議類型]+[會(huì)議主題]+紀(jì)要”（示例：《項(xiàng)目Q3啟動(dòng)會(huì)紀(jì)要》）。基本信息：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含缺席人員及原因）、主持人、記錄人、會(huì)議目標(biāo)。會(huì)議議程：按會(huì)議流程列出主要議題及順序，便于快速定位內(nèi)容。議題討論與決議：分議題記錄討論要點(diǎn)、關(guān)鍵意見、最終決議（需明確“通過(guò)”“否決”“待定”等結(jié)論）。行動(dòng)項(xiàng)清單：明確每項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間、交付成果及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（核心模塊，需單獨(dú)列出）。附件：如有會(huì)議資料（如PPT、方案、數(shù)據(jù)報(bào)表等），需注明附件名稱及獲取方式。落款：記錄人簽字、主持人審核簽字、紀(jì)要分發(fā)日期。（二）寫作規(guī)范客觀性原則：忠實(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，避免加入個(gè)人觀點(diǎn)或主觀臆斷，對(duì)討論中的不同意見需如實(shí)標(biāo)注（如“總認(rèn)為方案需補(bǔ)充成本測(cè)算，總監(jiān)建議優(yōu)先考慮客戶反饋”）。準(zhǔn)確性原則：關(guān)鍵信息（如人名、數(shù)據(jù)、時(shí)間、職責(zé)）必須準(zhǔn)確無(wú)誤，有疑問時(shí)需及時(shí)向參會(huì)人確認(rèn)。簡(jiǎn)潔性原則：用精煉語(yǔ)言概括內(nèi)容，避免冗長(zhǎng)描述，重點(diǎn)突出“決議”和“行動(dòng)項(xiàng)”，討論過(guò)程可提煉核心觀點(diǎn)。結(jié)構(gòu)化原則：采用分級(jí)標(biāo)題（如“一、”“（一）”“1.”）梳理內(nèi)容，邏輯清晰，便于閱讀者快速抓取關(guān)鍵信息。四、會(huì)議紀(jì)要撰寫分步操作指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議目標(biāo)：提前與主持人溝通，知曉會(huì)議核心議題、預(yù)期成果及需形成的決策，避免記錄偏離方向。收集會(huì)議資料：提前獲取會(huì)議議程、背景材料、上次會(huì)議紀(jì)要等，熟悉議題內(nèi)容，預(yù)判討論重點(diǎn)。準(zhǔn)備記錄工具：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)選擇記錄方式（電子文檔/專用記錄本），可提前設(shè)計(jì)模板表格（參考本文第五部分），保證結(jié)構(gòu)完整；若使用錄音設(shè)備，需提前告知參會(huì)人員并遵守公司保密規(guī)定。（二）會(huì)中記錄：抓取關(guān)鍵信息聚焦核心內(nèi)容：重點(diǎn)記錄“討論結(jié)論”“決議事項(xiàng)”“行動(dòng)項(xiàng)”，而非發(fā)言細(xì)節(jié)；對(duì)爭(zhēng)議性內(nèi)容需標(biāo)注不同觀點(diǎn)及對(duì)應(yīng)發(fā)言人（如“經(jīng)理：建議延期實(shí)施；主管：認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)可控，按原計(jì)劃推進(jìn)”）。標(biāo)注行動(dòng)項(xiàng)要素：記錄行動(dòng)項(xiàng)時(shí)，同步明確“任務(wù)描述”“負(fù)責(zé)人”“截止時(shí)間”“交付成果”，避免后續(xù)模糊（示例：“任務(wù)：完成市場(chǎng)競(jìng)品分析報(bào)告；負(fù)責(zé)人：*專員；截止時(shí)間：2023年X月X日；交付成果：PPT版報(bào)告含3家競(jìng)品對(duì)比數(shù)據(jù)”）。實(shí)時(shí)梳理邏輯：按議程順序分段記錄，用符號(hào)（如“□”“△”）區(qū)分“討論”“決議”“行動(dòng)項(xiàng)”，會(huì)后快速整理框架，避免遺漏。（三）會(huì)后整理：完善與審核定稿整理初稿：會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿整理，補(bǔ)充會(huì)中記錄的遺漏信息，核對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如時(shí)間、人名、職責(zé)），保證語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、邏輯連貫。審核與確認(rèn)：初稿完成后，先交由記錄人自查，再提交主持人審核，重點(diǎn)確認(rèn)決議準(zhǔn)確性、行動(dòng)項(xiàng)完整性；若涉及敏感信息或爭(zhēng)議內(nèi)容，需與相關(guān)參會(huì)人單獨(dú)溝通確認(rèn)。定稿與分發(fā)：審核通過(guò)后，按公司規(guī)定格式排版（標(biāo)題黑體三號(hào)、宋體小四、行距1.5倍等），標(biāo)注“密級(jí)”（如“內(nèi)部公開”“保密”），通過(guò)企業(yè)郵箱或協(xié)同工具（如釘釘、企業(yè)）分發(fā)至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門，并抄送存檔部門。五、會(huì)議紀(jì)要模板表格（一）會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容示例會(huì)議名稱公司2023年Q3產(chǎn)品規(guī)劃啟動(dòng)會(huì)會(huì)議時(shí)間2023年X月X日14:00-16:30會(huì)議地點(diǎn)公司總部3樓第一會(huì)議室參會(huì)人員總（總經(jīng)理）、總監(jiān)（產(chǎn)品總監(jiān)）、經(jīng)理（市場(chǎng)經(jīng)理）、主管（研發(fā)主管）、*專員（行政專員）缺席人員及原因*經(jīng)理（銷售經(jīng)理，因客戶拜訪缺席）主持人*總記錄人*專員會(huì)議目標(biāo)明確Q3產(chǎn)品核心功能方向、排定開發(fā)計(jì)劃、分配跨部門責(zé)任（二）議題討論與決議記錄表序號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)決議責(zé)任人1Q3產(chǎn)品核心功能優(yōu)先級(jí)排序總監(jiān)：需聚焦用戶高頻需求；主管：技術(shù)實(shí)現(xiàn)難度需評(píng)估；*經(jīng)理：需考慮競(jìng)品差異化優(yōu)先開發(fā)“智能推薦算法”“用戶畫像系統(tǒng)”，暫緩“社交功能模塊”*總監(jiān)2開發(fā)計(jì)劃與資源分配主管：研發(fā)團(tuán)隊(duì)需3人投入，周期8周；經(jīng)理：市場(chǎng)部需配合2周推廣預(yù)熱通過(guò)開發(fā)計(jì)劃，研發(fā)部抽調(diào)3名工程師組建專項(xiàng)小組，市場(chǎng)部于7月1日前啟動(dòng)預(yù)熱*主管3跨部門協(xié)作機(jī)制總：明確每周五下午為進(jìn)度同步會(huì)；專員：需建立共享文檔實(shí)時(shí)更新進(jìn)度建立跨部門協(xié)作群，每周五17:00召開進(jìn)度會(huì)，共享文檔由行政部維護(hù)*專員（三）行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表序號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時(shí)間交付成果完成狀態(tài)備注1完成核心功能需求文檔終稿*總監(jiān)2023/6/15簽字版需求文檔PDF□未完成需法務(wù)部審核合規(guī)條款2組建研發(fā)專項(xiàng)小組并明確分工*主管2023/6/10小組名單及職責(zé)分工表□未完成需協(xié)調(diào)*經(jīng)理調(diào)配人員3啟動(dòng)市場(chǎng)推廣預(yù)熱素材準(zhǔn)備*經(jīng)理2023/7/13篇公眾號(hào)推文+1支短視頻□未完成素材需包含產(chǎn)品核心亮點(diǎn)六、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問題規(guī)避（一）避免內(nèi)容失真禁止將個(gè)人觀點(diǎn)混入紀(jì)要，如“我認(rèn)為方案不可行”需改為“*經(jīng)理提出方案存在風(fēng)險(xiǎn)，建議調(diào)整”；對(duì)不確定的信息（如數(shù)據(jù)、時(shí)間），需標(biāo)注“待確認(rèn)”并及時(shí)核實(shí)，不得模糊表述。（二）保證行動(dòng)項(xiàng)可執(zhí)行行動(dòng)項(xiàng)需遵循“SMART原則”（具體、可衡量、可達(dá)成、相關(guān)性、時(shí)限性），避免“盡快推進(jìn)”“適時(shí)啟動(dòng)”等模糊表述；責(zé)任人需明確到具體崗位及姓名，避免“相關(guān)部門”“負(fù)責(zé)人”等籠統(tǒng)表述。（三）注重時(shí)效性與版本管理會(huì)議紀(jì)需在會(huì)后48小時(shí)內(nèi)定稿并分發(fā)，保證信息及時(shí)傳遞；若會(huì)議內(nèi)容有補(bǔ)充或更正，需發(fā)布“會(huì)議紀(jì)要（更新版）”并注明更新時(shí)間，避免舊版本誤導(dǎo)工作。（四）保密與歸檔涉及公司戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的會(huì)議紀(jì)要，需標(biāo)注“保密”字樣，按公司保密制度限定分發(fā)范圍；會(huì)議紀(jì)要需作為正式文件歸檔，保存