【任務(wù)導(dǎo)入】

黨的二十大報(bào)告提出要加快建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)、數(shù)字中國(guó)，要加快發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì)。隨著信息產(chǎn)業(yè)和電子科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,電子檔案在檔案工作中所占比例越來(lái)越大,發(fā)揮著日益重要的作用。檔案的電子化、數(shù)字化是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

第九章電子檔案管理

第一節(jié)電子檔案概述一、電子檔案的產(chǎn)生

1、從1946年第一臺(tái)電子計(jì)算機(jī)誕生至現(xiàn)在，只有短短的70多年，電子計(jì)算機(jī)運(yùn)用廣泛，成為電子文件產(chǎn)生的主要工具。

2、由于辦公自動(dòng)化的發(fā)展，特別是電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，產(chǎn)生了電子公文、電子圖書(shū)、電子圖像等于電子文件。具有檔案保存價(jià)值的電子文件歸檔保護(hù)后即形成電子檔案。二、電子檔案的定義

電子檔案是人們?cè)诟鞣N管理、生產(chǎn)、科技活動(dòng)中使用數(shù)字設(shè)備生成和讀取，以數(shù)碼形式記錄文字、圖表和聲像等信息，有保存價(jià)值電子文件資料。

三、電子檔案的特點(diǎn)

1、信息形態(tài)的非直讀性文字、數(shù)字、聲音、圖形、影像、圖像等，被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理成由“0”、“1”組成的數(shù)字代碼序列。這些看不見(jiàn)、聽(tīng)不到的數(shù)字信號(hào)，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的識(shí)別、處理，才能還原成看得見(jiàn)、聽(tīng)得到的信息。

2、信息存儲(chǔ)的高密度性電子檔案的存儲(chǔ)密度大大高于以往各種人工可識(shí)讀的信息介質(zhì)，例如，１ＭＢ（兆字節(jié)）可存儲(chǔ)５０萬(wàn)個(gè)漢字，１ＧＢ（千兆字節(jié)）可存儲(chǔ)５億個(gè)漢字。隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)加大。

3、信息與載體的可分離性這種可分離性造成了電子檔案信息的易于更改，而且更改后可不留痕跡；易于復(fù)制，而且分不出原件和復(fù)制件；易于傳輸，在網(wǎng)絡(luò)條件下可以通過(guò)通訊線路在異地調(diào)閱或形成文件；

4、信息的共享性

由于電子文件信息與載體的可分離性，其信息能脫離原有載體傳遞，而被不同地方的用戶同時(shí)利用。

5、對(duì)設(shè)備和系統(tǒng)的依賴(lài)性電子文件的產(chǎn)生、修改、存儲(chǔ)、閱讀、復(fù)制、傳播和檢索都需要一定的軟硬件環(huán)境和記錄載體。不同類(lèi)別、不同存儲(chǔ)格式的電子文件的形成、傳輸、閱讀，也必須由相應(yīng)的軟、硬件環(huán)境支撐。

四、電子檔案的作用1、知識(shí)儲(chǔ)備作用

電子檔案與紙質(zhì)檔案、聲像檔案等其他載體的檔案文件材料一樣，直接記錄了人們的社會(huì)、科技、生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程、經(jīng)驗(yàn)和成果，是一種原生信息。（1）對(duì)一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)，具有豐富、高質(zhì)量的電子檔案館藏，就標(biāo)志著這個(gè)國(guó)家擁有豐厚的社會(huì)、科技和生產(chǎn)資源儲(chǔ)備；（2）對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，如果它建立大量、高質(zhì)量的電子檔案庫(kù)藏，就擁有了豐厚的生產(chǎn)科技信息資源與企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。2、信息交流作用（1）科學(xué)技術(shù)研究離不開(kāi)已有的科技成果和相關(guān)的科技信息。電子檔案正是已有科技成果的記錄和實(shí)際反映。（2）電子檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程交流與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案信息的有效利用。（3）這對(duì)加快科技成果的應(yīng)用，促進(jìn)科技成果向生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化都有重要的現(xiàn)實(shí)意義。3、提高檔案利用效率作用（1）電子檔案不再受“孤本”的限制，一份文件可能供所有需要它的人共享。（2）電子檔案具有良好的復(fù)用性，重復(fù)利用不會(huì)在它身上留下老化的痕跡。（3）可以采用交互式利用方式，利用者可隨時(shí)提出新的要求，計(jì)算機(jī)會(huì)把相關(guān)文件調(diào)入屏幕。（4）電子檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能。一、電子文件的收集歸檔第二節(jié)電子檔案管理

1、電子文件收集歸檔范圍國(guó)家檔案局2003年7月28日發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》第5條規(guī)定：電子公文參照國(guó)家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。因此，電子文件的歸檔范圍可參照本單位有關(guān)檔案文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔。

2、電子檔案的歸檔時(shí)間

按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定：

“邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。”

3、電子文件的歸檔份數(shù)

歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。4、電子文件的歸檔方法

（1）邏輯歸檔指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。（2）物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門(mén)移交的過(guò)程。5、電子文件的歸檔要求（1）邏輯歸檔：將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門(mén)，在歸檔工作中，存儲(chǔ)格式和位置暫時(shí)保持不變。（2）物理歸檔：凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。（3）電子文件載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等。（4）特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。（5）將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》。（6）對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。（7）歸檔完畢，電子文件形成部門(mén)應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

每份電子文件均應(yīng)在《電子文件登記表》中登記。

1、文件編號(hào)；

2、題名；

3、形成時(shí)間；

4、文件稿本代碼；

5、文件類(lèi)別代碼；

6、載體編號(hào)；

7、保管期限；

8、備注。文件特征形成單位完成日期載體類(lèi)型載體編號(hào)通訊地址電話

聯(lián)系人設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等）軟件環(huán)境（編號(hào)、版本）操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)用系統(tǒng)相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解密軟件等）文件記錄特征記錄結(jié)構(gòu)（物理、邏輯）記錄類(lèi)型口定長(zhǎng)口可變長(zhǎng)口其它記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)文件數(shù)據(jù)類(lèi)型○文本文件○表格○圖形文件○圖像文件○數(shù)據(jù)文件○聲音文件○視頻文件○多媒體文件○其他文件載體型號(hào)口一件一盤(pán)口多件一盤(pán)口一件多盤(pán)口多件多盤(pán)數(shù)量備份數(shù)制表審核填表人（簽名）

年月日審核人（簽名）

年月日序號(hào)

責(zé)任者（簡(jiǎn)稱(chēng)）題名文號(hào)成文日期保管期限電子文件紙質(zhì)公文件號(hào)備注稿本代碼類(lèi)別代碼載體類(lèi)型載體編號(hào)電子文件登記表第頁(yè)二、電子檔案的整理1、電子檔案的物化整理（1）物化是指將電子檔案的內(nèi)容存儲(chǔ)在硬盤(pán)、磁帶和光盤(pán)等載體之上；（2）物化整理是將存儲(chǔ)有電子文件的硬盤(pán)、磁帶、U盤(pán)和光盤(pán)等電子檔案通過(guò)分類(lèi)、標(biāo)引、組合，使之處于一種有序狀態(tài)。2、電子檔案的分類(lèi)電子檔案常用的分類(lèi)方案有：檔案載體—檔案種類(lèi)—年度—保管期限—問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）分類(lèi)法檔案性質(zhì)—檔案載體—年度—保管期限—問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）分類(lèi)法

(1)電子檔案按的檔案載體類(lèi)型主要有硬盤(pán)（移動(dòng)式硬盤(pán)）、磁帶、U盤(pán)和光盤(pán)。

(2)檔案種類(lèi)是指將電子檔案按其種類(lèi)的不同劃分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等不同的種類(lèi)或黨群類(lèi)、行政管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)等不同檔案類(lèi)別。三、電子檔案的鑒定

電子文件的鑒定工作是指鑒別檔案的價(jià)值，確定其保管期限，并據(jù)此刪除已收集積累但無(wú)保存價(jià)值的電子文件，并予以銷(xiāo)毀。

1、電子檔案鑒定工作的內(nèi)容（1）歸檔電子文件的原始性、準(zhǔn)確性、完整性。即是否是形成時(shí)的，或通過(guò)審批更改的電子文件。（2）確定電子文件的價(jià)值和保管期限。

2、電子檔案鑒定工作的方法（1）內(nèi)容鑒定法。主要是通過(guò)審閱電子文件的內(nèi)容判斷其價(jià)值。（2）職能鑒定法。以判斷形成電子文件的職能活動(dòng)為中心，通過(guò)確定職能活動(dòng)的重要性來(lái)判斷相關(guān)電子文件的價(jià)值。3、電子檔案鑒定工作的依據(jù)

主要是國(guó)家檔案局制定的有關(guān)電子文件、電子檔案鑒定工作的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，例如電子文件、電子檔案保管期限表。歸檔的電子文件鑒定，要特別注意：（1）確定電子文件的原始性、真實(shí)性。（2）鑒定和檢測(cè)要相結(jié)合。如檢測(cè)電子文件的記錄載體是否有病毒、損壞。電子檔案移交、接收檢驗(yàn)登記表單位名稱(chēng)檢測(cè)項(xiàng)目移交單位：接收單位：載體外觀檢驗(yàn)病毒檢驗(yàn)真實(shí)性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)有效性檢驗(yàn)技術(shù)方法與相關(guān)軟件說(shuō)明登記表、軟件、說(shuō)明資料檢驗(yàn)填報(bào)人（簽名）年月日年月日審核人（簽名）年月日年月日單位（印章）年月日年月日四、電子檔案的利用

電子檔案提供利用的方式有：聯(lián)機(jī)檢索、提供復(fù)制品、編輯出版物或通過(guò)專(zhuān)用、公共計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳遞信息。對(duì)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，一般有三種方式：1、提供拷貝2、通信傳輸3、直接利用：是利用檔案部門(mén)的電腦，在檔案部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢(xún)的一種方法。

▲在電子檔案的利用管理中的注意點(diǎn)

1、采用的利用方式，應(yīng)視利用者的情況而定，不能無(wú)原則地向所有利用者提供全部利用方式；2、依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次，進(jìn)行有效的管理;3、采用通信傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換；

4、系統(tǒng)應(yīng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為對(duì)利用工作查證的依據(jù)；5、利用的系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)容錯(cuò)能力，避免由于誤操作所帶來(lái)不可挽回的損失。一、載體保護(hù)１、庫(kù)房建筑結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，符合防火、防震、防潮、防紫外線設(shè)計(jì)要求，有避雷裝置和火警報(bào)警裝置。２、空調(diào)系統(tǒng)完善，保持溫度變化范圍為１５℃—２７℃、相對(duì)濕度４０％—６０％；標(biāo)準(zhǔn)溫度為１８℃、相對(duì)濕度

４０％。３、防止電磁場(chǎng)的干擾，在存有重要檔案的庫(kù)區(qū)，應(yīng)設(shè)置測(cè)磁設(shè)備;裝具盒及檔案柜無(wú)磁性、防塵并帶有閉鎖裝置。第三節(jié)電子檔案的信息安全

４、防灰塵污染，空氣中灰塵微粒含量不高于５０粒米。５、磁介質(zhì)要無(wú)斑點(diǎn)、無(wú)小孔也無(wú)殘缺、無(wú)絲狀微粒或氧化膜不平整等問(wèn)題。６、考慮到電子檔案存貯介質(zhì)的特性，為防止電子信號(hào)變?nèi)趸騺G失，須定期（每半年一次）對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查，同時(shí)對(duì)電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行鑒定。二、制定安全規(guī)范統(tǒng)計(jì)表明，信息安全事件中的60%—70%起因于內(nèi)部。制定安全規(guī)范時(shí)應(yīng)注意：1、制定應(yīng)急計(jì)劃、進(jìn)行安全檢查和審計(jì)、撰寫(xiě)安全情況報(bào)告；2、對(duì)重要程序和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，指定專(zhuān)門(mén)人員完成備份工作；3、病毒檢測(cè)、清除；4、制定系統(tǒng)運(yùn)行安全管理、數(shù)據(jù)及文件管理制度；5、規(guī)范機(jī)房出入、維護(hù)、監(jiān)視等；6、提供管理政策和保護(hù)方案、安全培訓(xùn)和教育宣傳；7、明確負(fù)責(zé)人職責(zé)、管理員職責(zé)、錄用人員審查條件；8、嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限管理,包括授予完成工作所需的最小特權(quán)、回收特權(quán)等；9、定期進(jìn)行安全評(píng)估,以求改進(jìn)。三、電子檔案信息安全技術(shù)

電子檔案是高科技的產(chǎn)物，信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性至關(guān)重要。目前這方面的技術(shù)主要有：

1、簽署技術(shù)。對(duì)電子文件進(jìn)行簽署的目的在于證實(shí)該份文件確實(shí)出自作者，其內(nèi)容沒(méi)有被他人進(jìn)行任何改動(dòng)。電子文件的簽署技術(shù)一般包括：(1)證書(shū)式數(shù)字簽名：其原理是發(fā)方利用自己的不公開(kāi)的密鑰對(duì)發(fā)出文件進(jìn)行加密處理，生成一個(gè)字母數(shù)字串，與文件一起發(fā)出，同時(shí)還帶走一個(gè)可使其生效的公開(kāi)密鑰。收方用公開(kāi)密鑰運(yùn)用特定的計(jì)算方法解碼檢驗(yàn)數(shù)字簽名。

(2)手寫(xiě)式數(shù)字簽名：是將專(zhuān)門(mén)的軟件模塊嵌入文字處理軟件中，作者使用光筆在計(jì)算機(jī)屏幕上簽名，或使用一種壓敏筆在手寫(xiě)輸入板上簽名，顯示出來(lái)的“筆跡”如同在紙質(zhì)文件上的親筆簽名一樣。計(jì)算機(jī)數(shù)字轉(zhuǎn)換器來(lái)捕獲手寫(xiě)簽名，同時(shí)對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)等進(jìn)行打包處理。

2、加密技術(shù)：采用加密技術(shù)可