【案例導(dǎo)入】

創(chuàng)建于1984年的海爾集團(tuán)，經(jīng)過(guò)40年的創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新，從一家資不抵債、瀕臨倒閉的集體小廠發(fā)展成為全球白電第一品牌。海爾歷來(lái)重視信息化建設(shè)，在戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型與組織流程變革的背景下，海爾積極推進(jìn)信息系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用。以海爾集團(tuán)的物流信息系統(tǒng)為例，海爾認(rèn)為，現(xiàn)代物流區(qū)別于傳統(tǒng)物流的主要特征是信息化和網(wǎng)絡(luò)化。隨著生產(chǎn)規(guī)模的日益擴(kuò)大，每天一條生產(chǎn)線就能生產(chǎn)出幾百種不同型號(hào)的產(chǎn)品，每日進(jìn)出幾千筆倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)，原有的物流操作模式無(wú)法適應(yīng)大規(guī)模定制的制造模式，如果不搞物流的信息化，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息的同步。在企業(yè)外部，伴隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷加快，IT的飛速發(fā)展，企業(yè)與企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)不是簡(jiǎn)單的質(zhì)量與成本之間的競(jìng)爭(zhēng)，而是企業(yè)之間供應(yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)，而沒(méi)有信息化手段的支持，想要加快速度幾乎是不可能的。海爾與SAP合作，斥資1億元建立起SAP系統(tǒng)，物流信息系統(tǒng)是SAP系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，包括訂貨處理、配送管理、進(jìn)貨管理、運(yùn)輸管理和庫(kù)存管理五個(gè)系統(tǒng)。實(shí)施和完善后的海爾物流管理系統(tǒng)，可以用“一流三網(wǎng)”來(lái)概括?！耙涣鳌笔且杂唵涡畔⒘鳛橹行?；“三網(wǎng)”分別是全球供應(yīng)鏈資源網(wǎng)絡(luò)、全球用戶資源網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)?！叭W(wǎng)”同步運(yùn)動(dòng)，為訂單信息流的增值提供支持，不僅實(shí)現(xiàn)了“零庫(kù)存”、“零距離”、“零營(yíng)運(yùn)資本”，而且整合了內(nèi)部，協(xié)同了供貨商，提高了企業(yè)效益和生產(chǎn)力。

在本案例中，沒(méi)有企業(yè)信息化，海爾的業(yè)務(wù)流程再造和品牌的國(guó)際化就不可能實(shí)現(xiàn)。在中國(guó)家電行業(yè)無(wú)序競(jìng)爭(zhēng)加劇的情況下，海爾集團(tuán)能取得優(yōu)異的成績(jī)，是與海爾率先實(shí)施企業(yè)信息化工程分不開(kāi)的。第一節(jié)信息工作概述

第一章秘書信息工作和檔案管理概述一、信息的定義：

信息是指客觀存在的一切事物通過(guò)物質(zhì)載體發(fā)出的信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。

信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號(hào)中的內(nèi)容。二、信息的特征：1、真實(shí)性信息強(qiáng)調(diào)的是客觀存在的一切事物通過(guò)物質(zhì)載體發(fā)出的有關(guān)內(nèi)容，因此，任何信息都要求能如實(shí)反映客觀的事實(shí)，凡不符合事實(shí)的東西只能稱為訛傳，不具有任何使用價(jià)值。2、價(jià)值性信息強(qiáng)調(diào)的是各種事物通過(guò)物質(zhì)載體發(fā)出的一切有價(jià)值的內(nèi)容，因此，信息總會(huì)或多或少地對(duì)完成某項(xiàng)工作有所幫助。

3、多變性客觀事物的復(fù)雜多變，反映其狀況的信息也會(huì)隨之變化，加上信息總是滯后于事實(shí),因此有價(jià)值的信息總是處于不斷的更新變化的過(guò)程中。4、共享性信息資源與其他物質(zhì)資源不同，物質(zhì)資源在使用時(shí)具有一次性的特點(diǎn)，信息則不然。當(dāng)信息的擁有者把信息傳遞給他人時(shí)，他仍保有信息的使用權(quán)。除了需要保密的少量信息外，其他信息都不具有獨(dú)占性。三、信息工作的程序：1、信息收集通過(guò)各種方式獲取所需要的信息過(guò)程。信息收集是秘書信息工作的基本內(nèi)容，也是信息工作的關(guān)鍵的一步。2、信息整理將所獲取的信息分門別類地加以歸納，使原來(lái)分散的、個(gè)別的、局部的、無(wú)系統(tǒng)的信息，變成能說(shuō)明事物的過(guò)程或整體，顯示其變化的軌跡或狀態(tài)，論證其道理或指出其規(guī)律的系統(tǒng)的信息。這是一個(gè)“去偽存真，去粗取精”的過(guò)程。3、信息傳遞借助一定的載體，通過(guò)一定的渠道，將經(jīng)過(guò)加工整理的信息傳遞給需要者。4、信息存儲(chǔ)將有查考利用價(jià)值的信息存放保管起來(lái)，以備利用。信息按程序存儲(chǔ)后，便完成了變?cè)夹畔橛杏眯畔?、變單一信息為綜合信息、變無(wú)序信息為有用信息、變低層次信息為高層次信息、變零散信息為系統(tǒng)信息的過(guò)程。5、信息利用將經(jīng)收集、整理、存儲(chǔ)的信息資源提供給企業(yè)決策層利用，滿足其信息需求的過(guò)程。四、秘書信息工作的內(nèi)容：1、日常工作中的信息工作（辦事）秘書日常事務(wù)工作包括值班、接打電話、接待工作、安排活動(dòng)。2、會(huì)務(wù)工作中的信息工作（辦會(huì)）會(huì)議是信息溝通、信息處理的重要手段。開(kāi)會(huì)的過(guò)程就是信息交流、信息處理的過(guò)程。秘書的會(huì)務(wù)工作，實(shí)際上是確保會(huì)議信息有效流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的。3、文書處理中的信息工作（辦文）文書是重要的信息傳遞載體。秘書每天都要處理大量的文書，從文書的起草、制作、分發(fā)、收文、傳閱、歸檔就是信息工作的整個(gè)程序。第二節(jié)檔案工作概述一、檔案概念

檔案是各類單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的供保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的原始記錄。

1、檔案的形成者-----單位組織、個(gè)人

第一節(jié)檔案概述一、檔案概念

檔案是各類單位或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的供保存?zhèn)洳榈母鞣N形式的原始記錄。

第一章秘書信息工作和檔案管理概述1、檔案的形成者-----單位組織、個(gè)人2、社會(huì)性：社會(huì)活動(dòng)的活記錄，是社會(huì)歷史的活化石【考考你】

動(dòng)物化石、樹(shù)的年輪是不是檔案？水利局的河流、水利站點(diǎn)的考察記錄是不是檔案？3、檔案形成的目的-----保存?zhèn)洳橛幸庾R(shí)的制作：人事檔案、會(huì)計(jì)憑證、日記、照片、錄音、墓碑→時(shí)間上的傳遞相對(duì)無(wú)意識(shí)的制作：是為了解決、處理現(xiàn)實(shí)生活、工作中的具體問(wèn)題4、檔案的形式------多種多樣表達(dá)方式：文字、圖示、圖像、聲音等載體：甲骨、金石、絲綢、竹片和木板、紙張、照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶、光盤、電子檔案等5、檔案的本質(zhì)特征-----原始記錄性【考考你】文章、圖書是不是檔案？報(bào)刊是不是檔案？電視節(jié)目是不是檔案？二、對(duì)檔案概念的再認(rèn)識(shí)1、檔案與文物文物與檔案在內(nèi)涵上最接近的概念（事物）。從邏輯上講，檔案與文物在內(nèi)涵上有部分交叉重合。許多具有歷史文化價(jià)值的檔案可以作為文物來(lái)保存，但絕大部分文物卻不能成為檔案。“實(shí)物檔案”：公章或印章、錦旗、獎(jiǎng)杯、標(biāo)牌、錢幣、袋子的旗幟、牌匾等才可能成為實(shí)物檔案被檔案部門收藏。2、檔案與文書唐代檔案工作開(kāi)始與文書工作分離唐以前，文書檔案工作基本上混為一體，雖然從戰(zhàn)國(guó)時(shí)代就有了較為專門的檔案工作機(jī)構(gòu)，但檔案工作與文書工作并未分離。唐代則設(shè)立了專門的檔案庫(kù)，專事收集、整理、保管官史人事檔案及其他檔案。如設(shè)于尚書、中書、門下三處的甲庫(kù)，分別存貯官甲（官吏的檔案），置甲庫(kù)令史負(fù)責(zé)甲庫(kù)的工作，下有員外郎、主書、主事、錄事等職名，專司抄錄、收藏官甲。甲庫(kù)既不負(fù)責(zé)文書擬制工作（與文書工作相分離），也不兼有學(xué)術(shù)性質(zhì)（另有秘書省、弘文館、集賢院、史館掌其職），是較為單純的檔案工作機(jī)構(gòu)。從此，文書是檔案的源頭，檔案是文書的歸宿就漸成定制了。3、檔案與資料是現(xiàn)實(shí)中最接近檔案、與檔案關(guān)系最為密切的概念（事物）。從邏輯上講，兩個(gè)概念的外延大面積重合，且資料的外延一般說(shuō)來(lái)要大于檔案。4、檔案與信息【考考你】什么是信息？謠言是不是信息？小說(shuō)是不是信息？檔案是信息的一種存在形式，是最真實(shí)、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生信息資源三、檔案的作用（一）主要作用1、憑證作用【常見(jiàn)現(xiàn)象】××省的電影發(fā)行公司與該省的××大學(xué)因一建設(shè)工程發(fā)生了土地產(chǎn)權(quán)爭(zhēng)議?！痢链髮W(xué)提出該工程所占土地歸其所有，電影發(fā)行公司如果在此進(jìn)行施工建設(shè)，應(yīng)付予其土地占用費(fèi)。【解決之道】為澄清事實(shí)，該省的電影發(fā)行公司前往城建檔案館查閱土地檔案資料。相關(guān)的檔案證明：土地的產(chǎn)權(quán)屬于電影發(fā)行公司。這一土地產(chǎn)權(quán)爭(zhēng)議由此得到妥善解決。2、參考作用【常見(jiàn)現(xiàn)象】20世紀(jì)90年代，北京市地鐵總公司為了擴(kuò)大地鐵的運(yùn)輸能力，準(zhǔn)備增加客車數(shù)量。但是如果購(gòu)買新車，每節(jié)車廂都在120萬(wàn)元以上，費(fèi)用昂貴。經(jīng)權(quán)衡，地鐵總公司決定對(duì)20世紀(jì)70年代購(gòu)置的電動(dòng)客車進(jìn)行技術(shù)改造。【解決之道】地鐵總公司的檔案部門由于完好地保存了將要改造的電動(dòng)客車的全部檔案資料，因而為技術(shù)部門迅速、有效地進(jìn)行設(shè)計(jì)改造提供了可靠的信息。經(jīng)過(guò)3年多的努力，地鐵總公司技術(shù)部門編制出1100多張?jiān)O(shè)計(jì)圖紙，完成了42輛車的改造任務(wù)，每車節(jié)約資金98萬(wàn)元，42輛車共節(jié)約資金4116萬(wàn)元。3、文化作用截至2005年6月，中國(guó)已有四項(xiàng)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)名列《世界記憶名錄》，中國(guó)藝術(shù)研究院收藏的傳統(tǒng)音樂(lè)檔案、中國(guó)第一歷史檔案館收藏的清朝內(nèi)閣秘本檔案、云南省社會(huì)科學(xué)院東巴文化研究所收藏的納西東巴古籍文獻(xiàn)和中國(guó)第一歷史檔案館收藏的中國(guó)清代大金榜。4、教育作用法國(guó)、墨西哥等、中國(guó)愛(ài)國(guó)主義教育基地（二）檔案發(fā)揮作用的規(guī)律

1、從形成單位向社會(huì)擴(kuò)展對(duì)于形成單位的作用→第一價(jià)值對(duì)于社會(huì)的作用→第二價(jià)值

2、檔案作用方向的多元化趨勢(shì)原始文件的形成往往是出于行政或業(yè)務(wù)的單一目的或用途，比如：一個(gè)單位員工名冊(cè)是出于員工管理的需要形成的；一套修筑鐵路工程的設(shè)計(jì)圖紙是出于工程的需要形成的。但當(dāng)它們成為檔案后，發(fā)揮作用的方向則可能超越其形成的工作目的或用途，擴(kuò)展到其他領(lǐng)域。比如：?jiǎn)T工名冊(cè)、帳冊(cè)、房地產(chǎn)契據(jù)可以作為研究社會(huì)或經(jīng)濟(jì)問(wèn)題的資料；修筑鐵路的技術(shù)圖紙可以作為邊界談判時(shí)維護(hù)國(guó)家領(lǐng)土完整的證據(jù)；領(lǐng)導(dǎo)講話等文件可以成為宣傳教育的素材等。

3、檔案的機(jī)密程度逐漸遞減《檔案法》實(shí)施辦法第二十條

各級(jí)國(guó)家檔案館保管的檔案應(yīng)當(dāng)按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，分期分批地向社會(huì)開(kāi)放，并同時(shí)公布開(kāi)放檔案的目錄。檔案開(kāi)放的起始時(shí)間：（一）中華人民共和國(guó)成立以前的檔案，自本辦法實(shí)施之日起向社會(huì)開(kāi)放；（二）中華人民共和國(guó)成立以來(lái)形成的檔案，自形之日起滿30年向社會(huì)開(kāi)放；（三）經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案，可以隨時(shí)向社會(huì)開(kāi)放。前款所列檔案中涉及國(guó)防、外交、公安、國(guó)家安全等國(guó)家重大利益的檔案，以及其他雖自形成之日起已滿30年但檔案館認(rèn)為到期人不宜開(kāi)放的檔案，經(jīng)上一級(jí)檔案行政管理部門批準(zhǔn)，可以延期向社會(huì)開(kāi)放。4、檔案作用的發(fā)揮取決于一定的條件（1）社會(huì)環(huán)境（社會(huì)制度、國(guó)家的法制方針政策、社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平）（2）人們的檔案意識(shí)（3）檔案的管理水平（現(xiàn)代化的、科學(xué)的檔案管理方法）·【案例】

亨利.福特的檔案觀念亨利一世：歷史是騙人的鬼話亨利.福特：這些東西只會(huì)給你帶來(lái)?yè)p害，任何人保存自己的檔案都是只是在招惹麻煩，最后會(huì)有個(gè)壞蛋來(lái)閱讀這些東西，如果不是你，那么公司將為此付出代價(jià)。

【案例】

摩托羅拉公司的博物館于1991年建立了摩托羅拉博物館，該博物館設(shè)在摩托羅拉大學(xué)，是摩托羅拉公司的檔案部門。摩托羅拉大學(xué)隸屬于摩托羅拉公司人力資源部，人力資源部歸摩托羅拉公司首席執(zhí)行官領(lǐng)導(dǎo)。

辦館宗旨：為摩托羅拉公司各方面提供歷史信息及前景展望，從而頌揚(yáng)摩托羅拉的歷史，鞏固公司在工業(yè)領(lǐng)域的重要地位，協(xié)助并激發(fā)公司的科技、產(chǎn)品及商業(yè)發(fā)展。摩托羅拉博物館的檔案原件庫(kù)房、實(shí)物庫(kù)房和保護(hù)技術(shù)室位于地下。庫(kù)房都是封閉式的，沒(méi)有外窗。庫(kù)房保持恒溫恒濕。實(shí)物庫(kù)中，絕大部分實(shí)物都放在封閉的玻璃箱中，以防觸摸損壞。摩托羅拉公司的文件管理和檔案管理是分開(kāi)的，檔案管理任務(wù)由博物館歷史資源部承擔(dān)。摩托羅拉博物館專門制定了《文物收藏政策》，對(duì)文件材料歸檔、收集作了專門規(guī)定。收藏的史料包括：公司文件原件、公開(kāi)和內(nèi)部出版物和電子音像制品等。有實(shí)物2000件。博物館的收藏品主要有：關(guān)鍵產(chǎn)品的樣品，被雇員重復(fù)使用或用舊的工具和設(shè)備的樣品，包裝樣品，產(chǎn)品陳列樣品，大事記及視聽(tīng)記錄。在博物館的收藏中他們認(rèn)為視聽(tīng)收藏比紙質(zhì)收藏更重要。博物館收藏的照片內(nèi)容主要反映：正在使用摩托羅拉產(chǎn)品的消費(fèi)者、一些特殊事件、主要設(shè)備廠房、公司領(lǐng)導(dǎo)人、工作中的雇員、產(chǎn)品的市場(chǎng)形象材料等。紙質(zhì)材料主要是：公司重要文件、報(bào)告、出版物、簡(jiǎn)報(bào)、演講稿和著作、有關(guān)摩托羅拉的報(bào)刊剪報(bào)、書籍等。圖片收藏主要有三類內(nèi)容：報(bào)刊雜志上的廣告印刷品，市場(chǎng)資料（招貼畫、小冊(cè)子、標(biāo)簽），雇員工作場(chǎng)所海報(bào)。主要任務(wù)：用最好的方法，記錄摩托羅拉公司主要產(chǎn)品的發(fā)展、公司的首創(chuàng)精神、革新生產(chǎn)過(guò)程、大規(guī)模市場(chǎng)開(kāi)發(fā)及促銷活動(dòng)、公司內(nèi)外部的交流溝通、主要設(shè)備廠房、逐步變化的工作場(chǎng)所、公司行政官員及公司領(lǐng)袖以及公司在組織上和經(jīng)營(yíng)上的歷史發(fā)展。博物館還擔(dān)負(fù)教育宣傳任務(wù)，主要的教育對(duì)象是公司雇員、雇員家屬、客戶和供應(yīng)商，通過(guò)展覽，主要展出公司自1928年創(chuàng)辦以來(lái)生產(chǎn)的各種產(chǎn)品、圖片、照片、蜂窩電話模擬生產(chǎn)線、硅片生產(chǎn)流程模型等，以此來(lái)展示公司發(fā)展歷程，樹(shù)立良好企業(yè)形象。通過(guò)這個(gè)展覽，教育公司雇員及家屬樹(shù)立熱愛(ài)公司，為公司奮斗的敬業(yè)獻(xiàn)身精神。接待的外部參觀者，僅1998年就有來(lái)自39個(gè)國(guó)家的3140人。該博物館在世界許多國(guó)家如中國(guó)、新加坡、巴西、日本、德國(guó)等設(shè)有分部。接待工作：接待的外部參觀者，僅1998年就有來(lái)自39個(gè)國(guó)家的3140人。該博物館在世界許多國(guó)家如中國(guó)、新加坡、巴西、日本和德國(guó)等設(shè)有分部。檔案利用者中2/3為內(nèi)部用戶，1/3為外部用戶。主要的接待對(duì)象有：（1）收藏家和客戶（2）作家和出版商（3）初高中學(xué)生（4）研究生和教授（5）工業(yè)協(xié)會(huì)成員（6）持股人（7）博物館和學(xué)會(huì)有關(guān)人員（8）摩托羅拉公司退休雇員的家屬（9）外部法律顧問(wèn)（10）執(zhí)法機(jī)構(gòu)等博物館提供服務(wù)的方式主要有以下幾種：電話,web站點(diǎn)發(fā)送，Email,郵件快遞，傳真，現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。還積極主動(dòng)地以多種方式為企業(yè)服務(wù)，博物館提供的產(chǎn)品及其服務(wù)包括但不局限于以下方面：計(jì)算機(jī)網(wǎng)址，印刷發(fā)行物，展覽陳列，針對(duì)商業(yè)需要的學(xué)術(shù)研究及報(bào)道，多媒體產(chǎn)品等。

沈志華：如果把歷史研究者看作廚師，檔案就是食糧，沒(méi)有一手檔案，難為無(wú)米之炊。

前半生，檔案砸掉了沈志華的飯碗；后半生，檔案成了他的精神食糧，人生中的大悲與大喜都與檔案密不可分?！拔也铧c(diǎn)被當(dāng)成殺人犯”，沈志華回憶起30多年前自己的“檔案事故”，仍心有余悸。那時(shí)他是部隊(duì)里的技術(shù)尖子，卻始終入不了黨，最后被勒令復(fù)員。當(dāng)時(shí)，團(tuán)長(zhǎng)對(duì)他說(shuō)了這樣一句話，“現(xiàn)在我不能跟你說(shuō)是怎么回事，但是你留在部隊(duì)里是沒(méi)有前途的，還是回到地方發(fā)展吧。”后來(lái)，指導(dǎo)員到北京出差，終于忍不住吐露了真相，“看你這么傻乎乎地蒙在鼓里，我真是不忍心，如果你檔案里的那份東西不拿掉，你永遠(yuǎn)都沒(méi)有前途?！痹瓉?lái)有人揭發(fā)沈志華曾經(jīng)殺過(guò)人，部隊(duì)雖然查無(wú)實(shí)據(jù)，但卻將這份材料放進(jìn)了他的檔案。沈志華根據(jù)指導(dǎo)員提供的線索，找到了揭發(fā)者，問(wèn)“你認(rèn)識(shí)我嗎”？對(duì)方說(shuō)不認(rèn)識(shí)。表明身份后，對(duì)方承認(rèn)自己是為了積極表現(xiàn)，瞎編的。沈志華讓他寫了證明材料，這才把“殺人材料”從檔案里抽了出來(lái)?！叭绻艺也坏侥莻€(gè)人，我這輩子冤不冤？都不知道為什么？”說(shuō)起此事，沈志華至今還憤怒不已?！皻⑷恕笔虑殡m然抹平了，但檔案的風(fēng)波還沒(méi)有完。粉碎四人幫前夕，他被莫名其妙地戴上了反革命帽子，被投入監(jiān)牢；第一年恢復(fù)高考，又因?yàn)闄n案政審不合格，失去上大學(xué)的機(jī)會(huì)；以后破格考上了中國(guó)社科院世界史專業(yè)的研究生，又不能夠畢業(yè)。相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間，沈志華的檔案無(wú)人接收。沈志華自嘲自己的前半生真是倒霉透頂。他成為了無(wú)業(yè)人員，不得不下海，好在從商的運(yùn)道還不錯(cuò)，他成了一名富裕的書商。

1992年，已是成功商人的沈志華突然結(jié)束了自己的生意，開(kāi)始研究國(guó)際史。他把自己的研究領(lǐng)域定位在蘇聯(lián)史、冷戰(zhàn)史和中蘇關(guān)系，并把大量精力放在解密檔案的搜集上。沈志華說(shuō)，如果把歷史研究者看作廚師，檔案就是食糧，沒(méi)有一手檔案，難為無(wú)米之炊。1996年至2002年間，沈志華與社科院合作，個(gè)人出資140萬(wàn)元，專程到俄羅斯和美國(guó)搜集俄國(guó)解密檔案，并組織翻譯、整理、出版了36卷《蘇聯(lián)歷史檔案選編》。檔案搜集的過(guò)程讓沈志華感慨萬(wàn)千。第一次到俄國(guó)查閱檔案時(shí)，常常是到小窗口先遞上介紹信，等兩個(gè)小時(shí)后，被告知今天看不了。后來(lái)沈志華發(fā)現(xiàn)俄羅斯對(duì)自己人要寬容得多，就委托俄國(guó)同行查，給每人幾百美金作為勞務(wù)費(fèi)，有效率還省錢。沈志華的商人天賦，不經(jīng)意地流露出來(lái)。

1997年，沈志華飛到美國(guó)查找檔案時(shí)，感覺(jué)順利多了。在那里，只要能夠開(kāi)放的檔案，不僅一路綠燈，還有志愿者服務(wù)，又方便又快捷。不管是受到冷遇還是周到服務(wù)，沈志華都在國(guó)外達(dá)到了自己的搜集目的，最令沈志華撓頭的，反而是在自己家門口查檔案。開(kāi)國(guó)際會(huì)議的時(shí)候，他常常被問(wèn)到，你研究中蘇歷史，為什么只有蘇聯(lián)的檔案，沒(méi)有中國(guó)的檔案？他無(wú)言以對(duì)。他曾經(jīng)去過(guò)中央檔案館三次，手續(xù)復(fù)雜不說(shuō)，連個(gè)紙片也沒(méi)有見(jiàn)著。一次想查找蘇聯(lián)專家的資料，向一個(gè)部委的檔案館求助，被對(duì)方干脆地拒絕說(shuō)，不向外人開(kāi)放。沈志華問(wèn)什么叫外人，對(duì)方回答：該部委以外的人都是外人。沈志華又自費(fèi)沿中蘇、中蒙邊界跑了十多個(gè)省包括重點(diǎn)市的檔案館，“為什么跑那么多省，就是因?yàn)樵谏厦婵床坏?，只能去地方看。”然而，即便到地方，他也不一定有收獲，這完全要看當(dāng)?shù)貦n案館的具體執(zhí)行人。千里迢迢趕過(guò)去，有的可以隨便看，有的單位連門都不讓進(jìn)。最令他焦心的是有時(shí)要查找機(jī)密一些的檔案，不得不先讓領(lǐng)導(dǎo)審，一審就是三天，趕上領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)、出差的話，等待的時(shí)間更長(zhǎng)。在沈志華家里，專門騰出兩個(gè)房間，擱放搜集到的兩萬(wàn)多件檔案，“在蘇聯(lián)冷戰(zhàn)史這方面，我的檔案全國(guó)最全。”他不無(wú)自豪地說(shuō)。許多人做博士論文，專程到沈志華家查找資料，甚至韓國(guó)、美國(guó)等地的學(xué)者都遠(yuǎn)道而來(lái)求助。中國(guó)社科院一位蘇聯(lián)史專家認(rèn)為，有了這批檔案，不僅蘇聯(lián)史要重新認(rèn)識(shí)、重新書寫，對(duì)20世紀(jì)世界史和國(guó)際關(guān)系史都要重新思考。黑龍江大學(xué)與香港大學(xué)聯(lián)手破譯2萬(wàn)冊(cè)滿文檔案2010-08-1020:45:00來(lái)源:人民網(wǎng)(北京)

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手機(jī)看新聞人民網(wǎng)哈爾濱8月10日電

（記者袁泉）日前，黑龍江大學(xué)和香港大學(xué)饒宗頤學(xué)術(shù)館合作開(kāi)展的滿族文化遺產(chǎn)搶救與研究開(kāi)發(fā)項(xiàng)目在京啟動(dòng)。該項(xiàng)目得到香港企業(yè)界捐助的500萬(wàn)元專項(xiàng)資金，將在5年內(nèi)通過(guò)人才培養(yǎng)、語(yǔ)料庫(kù)建設(shè)、滿文電子翻譯系統(tǒng)等子項(xiàng)目建設(shè)，破譯、整理、利用黑龍江省檔案館現(xiàn)存的2萬(wàn)余冊(cè)珍貴的滿文檔案文獻(xiàn)。

黑龍江大學(xué)滿語(yǔ)文化研究中心副主任郭孟秀表示，以滿語(yǔ)為表征的滿族文化已呈現(xiàn)迅速衰退甚至瀕危的狀態(tài)，現(xiàn)存大量清代滿文檔案急需搶救性破譯、整理和開(kāi)發(fā)，對(duì)這些珍貴的文獻(xiàn)資料和民俗文化遺產(chǎn)的保護(hù)已經(jīng)迫在眉睫。

據(jù)介紹，黑龍江將軍衙門全宗檔案在1900年被入侵當(dāng)時(shí)黑龍江省城（齊齊哈爾）的沙俄軍隊(duì)劫走，1956年9月由蘇聯(lián)政府歸還我國(guó)，藏于中國(guó)第一歷史檔案館。1985年1月開(kāi)始陸續(xù)交移黑龍江檔案館，檔案保存質(zhì)量相當(dāng)完好。這批檔案全宗共43723卷，其中滿文（含部分滿漢合璧）21764卷，所屬年代從清康熙二十三年（1684）至宣統(tǒng)三年（1911）。其中包括皇帝諭旨、職官封爵奏折、八旗兵駐防和軍需供給、旗丁民政管理、賑災(zāi)、錢糧賬冊(cè)、中俄外交文書、海關(guān)通商貿(mào)易、科舉考試等第一手的珍貴史料，內(nèi)容涉及清代政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、外交、民族等多個(gè)方面。

“現(xiàn)在黑龍江省檔案館只有2名專業(yè)人員從事這批檔案翻譯和研究，其中一人即將退休，專業(yè)滿語(yǔ)人才的嚴(yán)重匱乏已經(jīng)成為搶救滿族文化、深入開(kāi)展清史研究的瓶頸?！惫闲阏f(shuō)。

郭孟秀教授說(shuō)，從上世紀(jì)50年代至今，全國(guó)接受過(guò)正規(guī)教育的專業(yè)滿語(yǔ)研究人才僅有100余人，滿語(yǔ)學(xué)歷教育幾經(jīng)波折，直到2005年，黑龍江大學(xué)才作為國(guó)內(nèi)唯一一所開(kāi)設(shè)滿語(yǔ)專業(yè)的高校在本科教育中開(kāi)設(shè)了滿語(yǔ)專業(yè)。從2005年至今，該專業(yè)培養(yǎng)了15名滿語(yǔ)專業(yè)畢業(yè)生，尚有38名學(xué)生在學(xué)，遠(yuǎn)不能滿足實(shí)際需求。

據(jù)了解，該項(xiàng)目啟動(dòng)后，黑龍江大學(xué)滿語(yǔ)文化研究中心將與黑龍江省檔案館合作，對(duì)現(xiàn)存2萬(wàn)余卷冊(cè)滿文檔案進(jìn)行整理和電子掃描，并建立滿語(yǔ)語(yǔ)料庫(kù)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開(kāi)發(fā)滿文機(jī)器翻譯系統(tǒng)，使曾經(jīng)的“死”文獻(xiàn)變?yōu)榛钯Y源。該項(xiàng)目每年還將培養(yǎng)近20名本、碩及博士生，為滿族文化的保護(hù)與傳承工作提供人才儲(chǔ)備。聯(lián)系本文記者

第二節(jié)檔案管理工作概述一、檔案管理工作的內(nèi)容和性質(zhì)性質(zhì)：信息管理工作內(nèi)容：收集→整理→鑒定→保管→檢索→編研→提供利用→登記統(tǒng)計(jì)二、檔案管理機(jī)構(gòu)檔案的流轉(zhuǎn)：組織各部門→檔案室→檔案館（一）檔案室1、性質(zhì)及作用（1）對(duì)于各單位來(lái)說(shuō)，統(tǒng)一保存和管理本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)；管理、研究和咨詢性質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)；起參謀、助手作用。（黨、政、軍等單位的檔案室，又具有機(jī)要部門的性質(zhì)。）（2）對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)，保存檔案的過(guò)渡性機(jī)構(gòu)，是國(guó)家檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業(yè)務(wù)組織，是檔案館工作的基礎(chǔ)，是國(guó)家全部檔案不斷補(bǔ)充的源泉。2、管理體制：一般中小企業(yè)中，歸屬辦公室管理。（二）檔案館1、性質(zhì)及作用2、任務(wù)我國(guó)各級(jí)檔案館接收檔案的期限是：省級(jí)以上機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存20年左右，省轄市（州、盟）和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存10年左右，逾期可向有關(guān)的檔案館移交。【案例】

在中車株洲電力機(jī)車有限公司供應(yīng)鏈管理中心，企業(yè)商務(wù)主管鄭雄盯著電腦屏幕，查看向各供應(yīng)商發(fā)布的交貨計(jì)劃反饋情況。看到有幾家企業(yè)回復(fù)“異?！保嵭圳s緊讓同事分頭掌握供貨異常的原因，以便與生產(chǎn)部門聯(lián)動(dòng)，對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃作出調(diào)整。

“通過(guò)供應(yīng)商交互平臺(tái)能掌握供應(yīng)商的備貨交貨情況。對(duì)于一般零部件，可以隨時(shí)查看出入庫(kù)情況；對(duì)于重要零部件，可以精細(xì)化管理到在途運(yùn)輸軌跡；對(duì)于關(guān)鍵零部件，則實(shí)現(xiàn)全流程監(jiān)測(cè)?！敝熊囍隀C(jī)供應(yīng)鏈管理中心副總監(jiān)齊然說(shuō)，“項(xiàng)目從籌備到生產(chǎn)再到交付，有任何進(jìn)度上的調(diào)整，都可能要與400余家供應(yīng)商分別對(duì)接。以前我們主要通過(guò)電話和郵件，非常麻煩?！?/p>

為突破管理瓶頸，2018年，中車株機(jī)開(kāi)始推進(jìn)供應(yīng)鏈數(shù)字化、信息化管理，建設(shè)企業(yè)專用的供應(yīng)商交互平臺(tái)，入選供應(yīng)體系的企業(yè)幾乎全部入駐?！?023年我們對(duì)平臺(tái)部分關(guān)鍵功能進(jìn)行優(yōu)化。現(xiàn)在，我們啟動(dòng)新項(xiàng)目后，涉及的所有零部件供應(yīng)企業(yè)能在平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)一張網(wǎng)、一張表信息共享。”齊然介紹。

在供應(yīng)商交互平臺(tái)上，中車株機(jī)的各產(chǎn)品項(xiàng)目建立后，就立即向項(xiàng)目全部供應(yīng)商推送備貨計(jì)劃和交貨計(jì)劃?！肮?yīng)商可以隨時(shí)查看、隨時(shí)反饋?！编嵭壅f(shuō)，雙向信息暢通，提升了溝通效率，更推動(dòng)整條供應(yīng)鏈實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)協(xié)同?！靶Чw現(xiàn)在反映企業(yè)生產(chǎn)物料保障水平的關(guān)鍵性指標(biāo)‘齊套率’上。

從平臺(tái)建立之初的剛過(guò)60%，到2022年的84%，今年進(jìn)一步上升至93%，為企業(yè)顯著節(jié)約了倉(cāng)儲(chǔ)成本和沉淀資金?！敝熊囍隀C(jī)物流部計(jì)劃主管張彬說(shuō)。

隨著供應(yīng)鏈數(shù)字化信息化建設(shè)水平逐步提升，株洲軌道交通裝備產(chǎn)業(yè)鏈上下游企業(yè)合作進(jìn)一步加深。第二章信息收集與整理一、信息的收集范圍★秘書部門收集信息是為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)管理工作服務(wù)的,每個(gè)組織對(duì)信息的需求是不同的，在不同時(shí)期組織對(duì)信息的需求也是不同的?！锩貢鴳?yīng)該根據(jù)組織的需求，確定信息收集的范圍，有針對(duì)性地選取真實(shí)、適用、可靠的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的信息支持?！锩貢占畔⒌姆秶謴V泛,既有綜合性的,也有技術(shù)業(yè)務(wù)性的。秘書人員信息收集的內(nèi)容隨服務(wù)領(lǐng)域與目的的不同而有差異。

秘書信息收集的范圍一般包括:

1、組織信息。有組織概況、組織經(jīng)營(yíng)狀況、組織財(cái)務(wù)狀況、組織資產(chǎn)情況、組織人力資源情況、組織信譽(yù)情況等。

2、社會(huì)經(jīng)濟(jì)信息。有社會(huì)信息、(如社會(huì)組織信息、教育文化信息、人口信息等)、經(jīng)濟(jì)信息(國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)發(fā)展動(dòng)態(tài)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展成就、國(guó)外經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況)。3、市場(chǎng)信息。有市場(chǎng)需求信息、客戶信息、消費(fèi)群體信息、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息等。

4、法律政策信息。秘書必須注意收集與本組織有關(guān)的法律政策信息。主要內(nèi)容有法律法規(guī)信息、政策方面信息。二、信息的收集的原則1、準(zhǔn)確信息的內(nèi)容要準(zhǔn)確無(wú)誤，真實(shí)可靠，真實(shí)反映事物的本來(lái)面目。秘書人員在整個(gè)信息工作過(guò)程中要做到堅(jiān)持實(shí)事求是，尊重事物的客觀性，對(duì)信息進(jìn)行如實(shí)地反映和描述。盡管收集到的信息很難是完整的，但也不要為完善那些不完整而去自我發(fā)揮，否則難免畫蛇添足，干擾事實(shí)準(zhǔn)確是信息的生命，是信息的全部意義所在，是秘書信息工作的靈魂。2、及時(shí)及時(shí)即信息的收集、處理、傳遞、反饋要及時(shí)迅速，講究時(shí)效，以最快的速度收集到最新的動(dòng)態(tài)信息。因?yàn)?，信息的使用價(jià)值在很大程度上是隨著時(shí)間的流逝與動(dòng)態(tài)系統(tǒng)的變化而變化的。許多信息，尤其是軍事和經(jīng)濟(jì)等方面的信息，無(wú)論其多么重要，一旦過(guò)時(shí)，它的價(jià)值就會(huì)大大降低。3、完整完整原則要求的是要收集到反映事物本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的必要的信息量，而不是指沒(méi)有限度的包羅萬(wàn)象4、適用所謂適用，就是信息工作要有針對(duì)性。要弄清本地區(qū)、本部門、本單位的工作進(jìn)展情況和急需解決的問(wèn)題；要及時(shí)摸清領(lǐng)導(dǎo)者的思想脈搏，做到心中有數(shù)。5、選優(yōu)客觀上說(shuō)，凡是信息都是有用的，但并不是越多越好，因?yàn)樾畔⑻?，就容易形成干擾。因此，必須針對(duì)工作需要，對(duì)所接觸的信息迅速準(zhǔn)確地加以判斷，分出哪些是有效信息，哪些是無(wú)效信息，哪些是干擾信息，從而對(duì)信息進(jìn)行優(yōu)選，以供領(lǐng)導(dǎo)或組織使用。三、信息收集的渠道

大眾傳播媒介渠道。包括廣播、電視、報(bào)紙、期刊等文獻(xiàn)載體和互聯(lián)網(wǎng)。圖書、檔案資料。供應(yīng)商和客戶。供應(yīng)商可提供的信息有產(chǎn)品目錄、廣告材料、特定服務(wù)信息；客戶可提供的材料有市場(chǎng)調(diào)查、服務(wù)反饋和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息。貿(mào)易交流渠道。如：展銷會(huì)、洽談會(huì)、交易會(huì)等信息機(jī)構(gòu)渠道。關(guān)系渠道。在業(yè)務(wù)往來(lái)、人際交往過(guò)程中，秘書要善于利用各種關(guān)系獲取信息。調(diào)查渠道。調(diào)查是有目的、有重點(diǎn)地主動(dòng)收集信息的重要方法。案例：公司打算在城市新區(qū)建住宅小區(qū)，老總雖然得到消息說(shuō)將要建成的住宅小區(qū)一帶三年后可能規(guī)劃建一家化工廠，這顯然會(huì)影響到這個(gè)小區(qū)的房?jī)r(jià)和銷售情況。秘書王潔奉命調(diào)查這件事是否有根據(jù)。王潔想到以下幾種方案：（1）到網(wǎng)上查詢是否已經(jīng)有相關(guān)報(bào)道。（2）到實(shí)地去看看那個(gè)地點(diǎn)有沒(méi)有可能建化工廠。（3）委托在規(guī)劃局工作的同學(xué)打探消息的可能性。（4）委托姐夫向在當(dāng)?shù)匾患一て髽I(yè)工作的朋友打聽(tīng)消息的可靠性。

這件事事關(guān)重大，為了圓滿完成老總交辦的任務(wù)，王潔馬不停蹄地暗中調(diào)查著這件事，但她也不忘交代同學(xué)和姐夫，如果此事屬于機(jī)密，她可以不了解.......

一個(gè)多星期后，結(jié)果終于出來(lái)了，政府的確規(guī)劃在公司原定建設(shè)住宅小區(qū)的地方建一家化工廠。在王潔想到的幾種方法中，第一和第二個(gè)方案基本沒(méi)有得到任何消息；第三和第四兩個(gè)方案互相驗(yàn)證了擬建化工廠的事實(shí)，同學(xué)還對(duì)她說(shuō)，這件事規(guī)劃局早就同意了，批文很快就能下來(lái)。經(jīng)過(guò)這件事，王潔真正體會(huì)到了“熟人好辦事”。事后，王潔請(qǐng)老同學(xué)吃了一頓飯，一為感謝老同學(xué)幫忙；而為和老同學(xué)敘舊。至于姐夫，王潔特地買了件小禮物給小外甥。王潔覺(jué)得這樣算是禮尚往來(lái)。

案例中，秘書王潔制訂了周密的信息搜集方案，利用正式的、非正式的，公共的、私人的多種渠道來(lái)探求信息，從而及時(shí)的獲取到準(zhǔn)確的信息，為公司的發(fā)展大計(jì)立了一功。同時(shí)，她還通過(guò)請(qǐng)客吃飯、送禮物等方式，恰當(dāng)?shù)膶⑦@種信息渠道良好的維系下來(lái)，體現(xiàn)了長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光和良好的信息素養(yǎng)。四、信息分類一般來(lái)說(shuō)，秘書在工作中搜集的信息大致有這樣幾大類：名片資料賀卡資料廣告資料圖書期刊資料音像資料

案例：世界一流人脈關(guān)系專家是如何整理和利用名片的：1、一得到一張名片就把它復(fù)制成3份，一份放在屋里，一份放在辦公室，一份放在總檔案袋。2、把所有的名片一小疊一小疊地堆在桌上。一疊是親自拜訪的，一疊是電話聯(lián)絡(luò)的，一疊則是交給他的秘書，由秘書寫信或是短箋給顧客的。3、把所有的名片分類，按能成為顧客可能性的順序排列。3A級(jí)顧客，2A級(jí)顧客，A級(jí)顧客，不合格顧客。4、刪除或修正名片中沒(méi)有用的資料。5、每當(dāng)與人聯(lián)系時(shí)，都會(huì)在卡片上記錄并標(biāo)示出日期。這樣做的好處就是能很快地知道哪些人已經(jīng)聯(lián)絡(luò)了，哪些人還沒(méi)有。有三種分類方法比較適合于普通公司：（1）按主題分類：一般領(lǐng)導(dǎo)、職員查找資料都習(xí)慣以資料的主題為入口。例如，“你幫我查一下今年上半年服裝質(zhì)量問(wèn)題的重要報(bào)道”，“你幫我查一下這幾天的樓市行情”，“你幫我查一下咱們公司幾家原料供應(yīng)商的資產(chǎn)情況”。這些主題都是與單位的某項(xiàng)業(yè)務(wù)相關(guān)的，很多單位都有一定數(shù)量的資料適合按主題分類，這些主題通常是有關(guān)該業(yè)務(wù)部總的管理以及該業(yè)務(wù)部與其分部、代理商、貿(mào)易聯(lián)系單位的關(guān)系等。（2）按“內(nèi)部機(jī)構(gòu)---崗位”分類：即先按公司內(nèi)部所設(shè)的機(jī)構(gòu)分出資料的大類，然后按該機(jī)構(gòu)中不同的崗位設(shè)小類。如：某電力公司內(nèi)部設(shè)有總經(jīng)理室、戰(zhàn)略研究與規(guī)劃部、董事管理部、人力資源部、財(cái)產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)管理部、綜合計(jì)劃與投融資部、電網(wǎng)建設(shè)部、火電建設(shè)部、發(fā)輸電運(yùn)營(yíng)部、水電與新能源發(fā)展部、農(nóng)電工作部、科技環(huán)保部、審計(jì)部、法律事務(wù)部、國(guó)際合作部等，就可以先按內(nèi)部機(jī)構(gòu)分類，再按各機(jī)構(gòu)中的崗位分類。（3）按地區(qū)分類：按地區(qū)分類可以使有關(guān)地區(qū)的所有資料集中存放，然后再按其他問(wèn)題分別組合。

一般運(yùn)輸和出口業(yè)務(wù)部門、計(jì)劃部門和銷售部門最適合用這種方法保存資料。五、信息篩選

信息篩選是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)提高信息的利用率起著至關(guān)重要的作用。信息的篩選是指從四面八方傳來(lái)的大量而繁雜的信息中，剔除虛假信息、失效信息和無(wú)效信息，從中挑選出有價(jià)值的信息?！岸逊e如山的情報(bào)，等于是空無(wú)一物”，篩選意味著舍得丟棄。要堅(jiān)決除掉假的、重復(fù)的、過(guò)時(shí)的、表面的、與本單位關(guān)系很小或意義不大的信息，從量與質(zhì)兩方面突出重要的信息。六、信息校核信息校核是分析信息的可靠性和準(zhǔn)確性，對(duì)信息的真實(shí)性進(jìn)行認(rèn)定。由于信息的來(lái)源、信息傳播的渠道中難免有不客觀的雜質(zhì)和主觀的因素干擾,因此秘書接觸到的信息往往帶有一定的模糊度、多余度、滯后度,有的含有虛假成分,有的可能完全是假象。要對(duì)信息中的事實(shí)、觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、圖表、符號(hào)以及時(shí)間、地點(diǎn)、人物等進(jìn)行核實(shí)。對(duì)有關(guān)政策、法規(guī)、重要計(jì)劃、主要數(shù)據(jù)、典型事例的信息，要查對(duì)出處，核實(shí)原件、地名、人名、時(shí)間、事實(shí)、數(shù)據(jù)等。七、信息存儲(chǔ)

隨著時(shí)代發(fā)展，信息工作已經(jīng)涉及到企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展到方方面面。企業(yè)必須建立起適合自己工作特性的信息管理系統(tǒng)，以更高效地發(fā)揮信息作用。企業(yè)信息既可以分散管理，也可以集中管理，還可以依托計(jì)算機(jī)技術(shù)研發(fā)信息管理軟件。無(wú)論采用何種管理方式，企業(yè)在建立信息管理系統(tǒng)時(shí)，必須做到方便查詢利用、方便保存管理、適合企業(yè)實(shí)際三項(xiàng)原則。信息存儲(chǔ)方法

：手工存儲(chǔ)

將企業(yè)紙面信息記錄以手工方式保存在辦公室的文件夾或文件柜中。手工存儲(chǔ)包括信息原件存儲(chǔ)和目錄、索引存儲(chǔ)。手工存儲(chǔ)優(yōu)點(diǎn)（1）信息便于利用；（2）一旦找到信息能直接閱讀；存儲(chǔ)設(shè)備便宜。缺點(diǎn)（1）文件夾、文件柜占用空間大；（2）文件可能受到火、潮濕、蛀蟲(chóng)的破壞；（3）一旦信息存放排列有誤，會(huì)給信息查找?guī)?lái)麻煩計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，秘書可將信息資料制成軟件，存儲(chǔ)在軟盤、光盤或其他電子介質(zhì)中。經(jīng)數(shù)據(jù)庫(kù)、電子表格、文字處理工其他應(yīng)用程序的形式形成的信息能以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)保存計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)優(yōu)點(diǎn)（1）計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的信息量大；（2）可以節(jié)省存儲(chǔ)空間；（3）信息容易編輯或更新；（4）保存在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息，能迅速查找。缺點(diǎn)（1）要懂計(jì)算機(jī)操作；（2）需要昂貴的設(shè)備；（3）信息能被病毒破壞；（4）由于軟件和系統(tǒng)的提高和升級(jí)，長(zhǎng)期存儲(chǔ)可能成為問(wèn)題?！镉?jì)算機(jī)存儲(chǔ)應(yīng)采取必要的保護(hù)措施：

制作備份，重要信息應(yīng)制作書面?zhèn)浞荩?/p>

磁盤存放在磁盤盒中；給磁盤貼上標(biāo)簽以識(shí)別內(nèi)容；保證磁盤不放在任何磁性物旁邊；保證訪問(wèn)磁盤信息時(shí)，需要密碼；不使用外來(lái)的磁盤，防止帶來(lái)病毒第三章信息傳遞與反饋一、信息傳遞信息傳遞是指把加工整理后的信息，通過(guò)各種傳播途徑提供給接受者和使用者。傳遞是信息工作的銜接手段，它使信息的收集、整理成為有效勞動(dòng)。一般而言，信息傳遞的速度越快、范圍越廣，信息的共享的意義就越大，信息就越有價(jià)值。案例

小張是剛大學(xué)畢業(yè)分配到某廠辦公室的秘書，這天王廠長(zhǎng)要求張秘書將全國(guó)同行業(yè)中十大企業(yè)最近五年每年的營(yíng)業(yè)額、利潤(rùn)指標(biāo)、資金周轉(zhuǎn)率等準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，兩天內(nèi)送到廠長(zhǎng)辦公室，作為研究市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、制定本廠經(jīng)營(yíng)策略的參考依據(jù)。一天后，一份按要求打印的清晰表格擺到了王廠長(zhǎng)面前，表后還附有簡(jiǎn)要的對(duì)比分析。看完表格后，王廠長(zhǎng)的臉上露出了笑容，看來(lái)他對(duì)這位新秘書的工作效率十分滿意。信息的傳遞的載體是多樣的，傳遞渠道也很多，圍繞不同的任務(wù)，針對(duì)不同的信息，秘書應(yīng)該熟悉并善于選擇適當(dāng)?shù)膫鬟f方式。在該案例中，小張因?yàn)橹饕蕡?bào)的是五年的數(shù)據(jù)信息，他非常明智的采用了表格的方式，這種傳遞方式結(jié)構(gòu)清楚，一目了然，非常方便領(lǐng)導(dǎo)的利用，領(lǐng)導(dǎo)自然就會(huì)對(duì)他的工作感到滿意。信息傳遞的方法語(yǔ)言傳遞：如對(duì)話、座談、會(huì)議、提出請(qǐng)求、聽(tīng)取匯報(bào)、演說(shuō)等文字傳遞：表現(xiàn)形式是文本、表格、圖表等電訊傳遞：目前已有電話（包括手機(jī)和固定電話）、傳真、通信衛(wèi)星、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等多種方式可視化輔助物傳遞：可以通過(guò)影像、投影、展示架、展示或示范、布告欄等形式案例：某市一家工廠，由于老產(chǎn)品積壓，資金虧欠，瀕臨倒閉。2024年初，這家工廠的生產(chǎn)科長(zhǎng)聽(tīng)說(shuō)一種新產(chǎn)品有發(fā)展前途，就提出轉(zhuǎn)產(chǎn)該產(chǎn)品的建議。為此，廠長(zhǎng)專門召開(kāi)了辦公會(huì)議，對(duì)轉(zhuǎn)產(chǎn)問(wèn)題作初步討論。可是會(huì)上卻引來(lái)與會(huì)者的一連串的提問(wèn)：新產(chǎn)品經(jīng)過(guò)可行性論證沒(méi)有?市場(chǎng)預(yù)測(cè)是怎么說(shuō)的?是否屬于專利產(chǎn)品?投產(chǎn)后幾年能扭虧為盈?面對(duì)這一連串問(wèn)號(hào)，生產(chǎn)科長(zhǎng)一時(shí)無(wú)語(yǔ)，會(huì)議決定暫緩轉(zhuǎn)產(chǎn)。廠長(zhǎng)辦公室秘書小林，雖只有中專文化程度，但卻有股鉆勁，在征得廠長(zhǎng)的同意后，根據(jù)((市場(chǎng)信息報(bào)》的信息，向某大學(xué)技術(shù)開(kāi)發(fā)公司發(fā)出了函電，請(qǐng)求給予技術(shù)咨詢，并匯去1500元作為咨詢費(fèi)。該公司接電后，即安排一位老師，加班加點(diǎn)，為工廠查閱了國(guó)內(nèi)外有關(guān)資料和專利，并復(fù)制成冊(cè)寄到該廠，生產(chǎn)科長(zhǎng)如獲至寶，在廠長(zhǎng)辦公會(huì)上，向與會(huì)者詳細(xì)匯報(bào)了該產(chǎn)品的性能和發(fā)展前景，并提供了某大學(xué)開(kāi)發(fā)公司查閱的有關(guān)資料。會(huì)議經(jīng)過(guò)討論，同意轉(zhuǎn)產(chǎn)。轉(zhuǎn)成新產(chǎn)品后，該廠以年創(chuàng)收逾百萬(wàn)的利潤(rùn)，引起了省內(nèi)外同行的注目。秘書小林也受到廠長(zhǎng)的表?yè)P(yáng)。思考并討論在該案例中，小林、老師、科長(zhǎng)分別采用了何種信息傳遞方式?為什么他們會(huì)選擇該種方式？二、信息反饋所謂信息反饋，是指控制系統(tǒng)把輸出的信息與其作用的結(jié)果相比較后再返送回來(lái)，并對(duì)信息的再輸出發(fā)生影響的過(guò)程。信息反饋能使決策執(zhí)行過(guò)程中的實(shí)際情況，經(jīng)過(guò)反饋系統(tǒng)及時(shí)送到?jīng)Q策者手中，幫助決策者依據(jù)不斷返回來(lái)的信息，對(duì)決策不斷進(jìn)行修正和調(diào)整，從而達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。1、對(duì)于秘書人員來(lái)說(shuō)，其信息反饋的重點(diǎn)主要集中在三個(gè)地方：

成績(jī)：從董事長(zhǎng)到部門主管，從企業(yè)最高層到基層，沒(méi)有哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)不在乎自己治下所取得的成績(jī)的

問(wèn)題：?jiǎn)栴}是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中難以繞過(guò)的羈絆。及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地向領(lǐng)導(dǎo)反映工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和困難，有利于領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，進(jìn)而推動(dòng)工作的進(jìn)一步發(fā)展。

方法：企業(yè)辦公室參謀助手作用的發(fā)揮，很大程度上是通過(guò)信息工作提供有效的對(duì)策建議來(lái)實(shí)現(xiàn)的。一般地，領(lǐng)導(dǎo)掌握信息的目的就在于解決問(wèn)題。而報(bào)送解決問(wèn)題的方法和措施不僅是信息工作者的職責(zé)所在，更是體現(xiàn)信息工作水平的重要方面。2、信息反饋的具體措施

（1）建立健全信息反饋系統(tǒng)。比如有的企業(yè)辦公室設(shè)立了總經(jīng)理、董事長(zhǎng)電子信箱，負(fù)責(zé)解答員工問(wèn)題；有的企業(yè)工會(huì)設(shè)立了員工心理熱線，對(duì)員工的精神心理狀態(tài)進(jìn)行細(xì)密觀察和疏導(dǎo)；有的企業(yè)建立了活動(dòng)室（俱樂(lè)部），給員工提供充分放松的討論環(huán)境；有的企業(yè)開(kāi)設(shè)內(nèi)部網(wǎng)、內(nèi)部論壇，鼓勵(lì)員工在匿名狀態(tài)下，積極參與討論，無(wú)所顧忌的踴躍發(fā)表言論；有的企業(yè)定期開(kāi)展座談會(huì)、調(diào)研會(huì)、職工代表大會(huì)、運(yùn)動(dòng)會(huì)、文娛會(huì)，等等，所有這些做法、活動(dòng)、制度，在信息搜集和反饋方面都有著自己獨(dú)特的作用，企業(yè)只有根據(jù)實(shí)際情況，構(gòu)建起這樣一個(gè)反饋系統(tǒng)，才能使信息反饋更全面、更真實(shí)、更迅速。（2）簡(jiǎn)化信息反饋程序根據(jù)傳播學(xué)原理，信息的傳遞往往受到傳播層級(jí)的影響，一般來(lái)說(shuō)，經(jīng)過(guò)的層級(jí)越多，傳遞的越慢，“噪音”越多，也越容易失真。最后就會(huì)演變成，領(lǐng)導(dǎo)的層級(jí)越高，越難聽(tīng)到下面的聲音。所以，在一些“金字塔”結(jié)構(gòu)的大型企業(yè)、集團(tuán)，要努力打破層層向上匯報(bào)和層層向下下達(dá)的辦法，簡(jiǎn)化信息的審批程序，保證反饋信息的時(shí)效。比如，有的企業(yè)讓領(lǐng)導(dǎo)與新員工結(jié)成幫助對(duì)子，及時(shí)了解他們的工作情況和問(wèn)題；設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)辦公接待日，歡迎基層員工來(lái)訪，都是一些簡(jiǎn)化信息反饋程序的創(chuàng)新之舉。（3）建立一套科學(xué)的工作制度

信息反饋工作是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，必須建立一套相應(yīng)的工作制度，才能保證信息反饋工作的順利進(jìn)行。比如建立每日匯報(bào)制度，大事日?qǐng)?bào)制度，專題報(bào)告制度，內(nèi)刊報(bào)送制度，領(lǐng)導(dǎo)批示的再反饋制度等等。上述的建立系統(tǒng)、簡(jiǎn)化程序，最終都是要通過(guò)規(guī)范而合理的工作制度保證執(zhí)行，這樣才能把信息反饋工作落到實(shí)處。第四章

信息開(kāi)發(fā)與利用一、信息開(kāi)發(fā)秘書人員做為決策者的助手，在一個(gè)單位的信息和調(diào)研工作中扮演著重要角色。信息不僅是秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，也是處理日常事務(wù)的基礎(chǔ)，更是起草文件的基礎(chǔ)。因此，做為公司高管秘書，一定要學(xué)會(huì)收集、篩選、分類、加工、傳遞和合理利用商業(yè)信息。信息開(kāi)發(fā)是指對(duì)信息材料進(jìn)行技術(shù)化處理，使信息更好的為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和推動(dòng)工作落實(shí)服務(wù)。1、信息開(kāi)發(fā)的工作程序

（1）確定主題角度要選準(zhǔn)。信息人員只有選擇那些有新意、有價(jià)值、有效用的信息進(jìn)行編報(bào)，所報(bào)信息才能進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的決策視野，起到以文輔政的作用；如果角度不新、立意平淡，即使再重要的信息也可能被棄用。（2）分析信息材料題材要挖深。要把一個(gè)看似平常的、零散孤立的信息開(kāi)發(fā)成精品信息，必須經(jīng)過(guò)深入提煉和加工，從動(dòng)態(tài)性中把握規(guī)律性，在苗頭性中發(fā)現(xiàn)傾向性，從偶然性中揭示必然性，由局部性透視全局性。（3）選擇開(kāi)發(fā)信息的形式

信息的開(kāi)發(fā)形式如下：

剪輯報(bào)紙、編制索引、制作簡(jiǎn)報(bào)、編寫文摘、編寫簡(jiǎn)訊、撰寫調(diào)查報(bào)告六種。2、介紹主要的信息方式剪報(bào)

剪報(bào)是指把從報(bào)刊雜志等上面剪下的文字、圖片資料，整理分類并集納成冊(cè)。

對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，有時(shí)雖然訂閱了很多報(bào)紙雜志，但是沒(méi)有時(shí)間去翻閱、過(guò)濾，秘書人員完全可以通過(guò)這種方式，摸透領(lǐng)導(dǎo)的信息需求，通過(guò)剪報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)節(jié)約時(shí)間和精力。簡(jiǎn)報(bào)簡(jiǎn)報(bào)是傳遞某方面信息的簡(jiǎn)短的內(nèi)部小報(bào)。具有匯報(bào)性、交流性和指導(dǎo)性的簡(jiǎn)短、靈活、快捷的簡(jiǎn)報(bào)又稱“動(dòng)態(tài)”、“簡(jiǎn)訊”、“要情”、“摘報(bào)”、“工作通訊”、“情況反映”、“情況交流”、“內(nèi)部參考”等。也可以說(shuō)，簡(jiǎn)報(bào)就是簡(jiǎn)要的調(diào)查報(bào)告，簡(jiǎn)要的情況報(bào)告，簡(jiǎn)要的工作報(bào)告，簡(jiǎn)要的消息報(bào)道等。它具有簡(jiǎn)、精、快、新、實(shí)、活和連續(xù)性等特點(diǎn)?，F(xiàn)在很多企業(yè)都有自己的工作簡(jiǎn)報(bào)，這些簡(jiǎn)報(bào)既可以為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)提供第一手的工作信息，也可以豐富企業(yè)的文化氛圍。調(diào)查報(bào)告

調(diào)查報(bào)告是在實(shí)地調(diào)查獲得第一手信息的基礎(chǔ)上，通過(guò)分析得出反映有關(guān)事實(shí)的本質(zhì)特征信息的信息產(chǎn)品。調(diào)查報(bào)告的撰寫、形成，離不開(kāi)扎實(shí)的調(diào)查研究功底。調(diào)查報(bào)告是對(duì)整個(gè)調(diào)查研究結(jié)果的客觀而又具體的反映，是對(duì)調(diào)查材料的深入分析研究的總結(jié)，因此，熟練掌握調(diào)查報(bào)告的撰寫方法，是秘書必須具備的基本功。案例

秘書小周的工作任務(wù)之一就是每天把公司辦公室訂的各種報(bào)紙瀏覽后，擇要提供給總經(jīng)理。大家都覺(jué)得他的工作好，既完成了任務(wù)，也滿足了自己閱讀的需求。可是小周卻覺(jué)得很難做，一是報(bào)紙種類太多了，二是每份報(bào)紙上的重要內(nèi)容太多了，讓自己無(wú)從下手。所以開(kāi)始時(shí)經(jīng)常挨批評(píng)，提供的量太大，或是提供的內(nèi)容無(wú)必要。你覺(jué)得小周的問(wèn)題是什么？他應(yīng)該怎么做好這份工作？二、信息利用信息利用服務(wù)是秘書信息工作的核心階段、終極目的。如果信息得不到利用或者利用價(jià)值較低，那么圍繞信息的一切工作都毫無(wú)意義或事倍功半。在秘書工作中，信息的利用最重要的是將有價(jià)值的信息匯報(bào)遞送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)管理部門。無(wú)論信息起到什么作用，只要它對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門“有用”，秘書的信息工作就有意義。案例

圣誕節(jié)要到了，北京某公司總經(jīng)理要馮秘書召集公司聘用的外籍人員開(kāi)一個(gè)座談會(huì)，并要求馮秘書將會(huì)議的全部情況用錄像機(jī)錄下來(lái)，并告訴馮秘書說(shuō)這個(gè)錄像要放給公司領(lǐng)導(dǎo)看。馮秘書在經(jīng)理例會(huì)上播放了錄像，可是公司領(lǐng)導(dǎo)一看有點(diǎn)傻眼，外籍人員發(fā)言全部用的是英語(yǔ)，而且時(shí)間也很長(zhǎng)，座談會(huì)開(kāi)了二個(gè)小時(shí)，馮秘書就放了二個(gè)小時(shí)?？偨?jīng)理告訴馮秘書，如果他這樣當(dāng)秘書的話，那誰(shuí)都可以當(dāng)。如果你是馮秘書，你認(rèn)為自己怎樣做才能讓經(jīng)理滿意?【案例導(dǎo)入】

神州行旅游公司的檔案管理人員小劉在指導(dǎo)文書立卷的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)公司某次年會(huì)的文件中缺少一些會(huì)議記錄和領(lǐng)導(dǎo)的講話，而且找到了文件收集不全的原因：其一，一些承辦人員不愿將自己認(rèn)為有用的文件歸檔，擔(dān)心用起來(lái)不方便；其二，一些文書人員未按歸檔范圍收集文件；其三，公司內(nèi)部未進(jìn)行立卷分工，存在遺漏立卷和重復(fù)立卷的情況。

第五章檔案的收集和鑒定第一節(jié)檔案收集一、檔案收集工作定義

檔案收集指將分散形成或保存在各機(jī)關(guān)、單位或個(gè)人手中的檔案及散失在國(guó)內(nèi)（外）的檔案（或其復(fù)制品），按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專門的征集辦法，有計(jì)劃地分別集中到各有關(guān)檔案館（室）的活動(dòng)。第五章檔案的收集和鑒定第一節(jié)檔案收集一、檔案收集工作定義

檔案收集指將分散形成或保存在各機(jī)關(guān)、單位或個(gè)人手中的檔案及散失在國(guó)內(nèi)（外）的檔案（或其復(fù)制品），按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專門的征集辦法，有計(jì)劃地分別集中到各有關(guān)檔案館（室）的活動(dòng)。二、收集工作的內(nèi)容

1、機(jī)關(guān)檔案室的檔案收集：機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位檔案室對(duì)本單位辦理完畢、經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理、需要?dú)w檔檔案的接收。

2、檔案館的檔案收集：⑴接受現(xiàn)行機(jī)關(guān)永久和長(zhǎng)期檔案的移交⑵接受撤銷機(jī)關(guān)的檔案⑶對(duì)建國(guó)前各個(gè)歷史時(shí)期形成檔案的接收征集⑷檔案館之間交換檔案三、檔案收集工作的基本要求：

1、歸檔和進(jìn)館檔案應(yīng)齊全完整2、加強(qiáng)館（室）外的調(diào)查和指導(dǎo)3、保持全宗和全宗群的不可分散性4、推行入館（室）檔案的標(biāo)準(zhǔn)化四、歸檔制度

歸檔是指各機(jī)關(guān)的文件處理部門或業(yè)務(wù)部門及文件工作者，將工作、生產(chǎn)活動(dòng)中形成并辦理完畢的文件，整理立卷，定期移交給本機(jī)關(guān)檔案室集中保存的活動(dòng)過(guò)程。1、歸檔范圍：

⑴一般而言，凡是反映本機(jī)關(guān)工作、生產(chǎn)活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料，均屬歸檔范圍。包括上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料、本機(jī)關(guān)的文件材料、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的材料、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料等。⑵不屬于歸檔范圍的文件材料包括：重份文件；一般事務(wù)性無(wú)查考保存價(jià)值的文件；未成文的草稿及一般性文件的歷次修改稿；未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件；一般的人民來(lái)信等。2、歸檔時(shí)間：⑴機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)。⑵某些小機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單或不設(shè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)，文書處理和檔案工作由一人兼管，可不必規(guī)定專門歸檔時(shí)間。3、歸檔手續(xù)：移交雙方必須仔細(xì)核對(duì)、簽字。第二節(jié)檔案鑒定☆

檔案鑒定是指對(duì)檔案真?zhèn)魏蜋n案價(jià)值的鑒定。

一、檔案鑒定工作的內(nèi)容

1、制定鑒定檔案價(jià)值的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，包括單行規(guī)定和保管期限表

2、具體判定檔案材料的價(jià)值，確定其保管期限

3、挑出無(wú)保存價(jià)值和保管期滿的檔案，按規(guī)定進(jìn)行銷毀或作相應(yīng)的處理二、檔案鑒定工作的作用1、它是決定檔案存亡命運(yùn)的基本手段2、它是提高檔案管理效益的科學(xué)措施三、檔案鑒定的基本原則

要從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值。四、如何具體鑒定檔案價(jià)值檔案價(jià)值是指檔案這一客觀存在物對(duì)人們所具有的實(shí)用性或有益性。鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)

1、檔案屬性標(biāo)準(zhǔn)：⑴檔案來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)：

檔案來(lái)源是指檔案形成者。檔案形成者在社會(huì)上以及機(jī)關(guān)內(nèi)的地位、作用和職能可影響甚至決定檔案的價(jià)值。一般它是作為國(guó)家各級(jí)檔案館確定檔案收集范圍的基本根據(jù)。⑵檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：

檔案內(nèi)容是決定檔案價(jià)值最重要、最本質(zhì)的因素。

對(duì)檔案內(nèi)容的分析，可著重于三個(gè)方面：檔案內(nèi)容的重要性；檔案內(nèi)容的獨(dú)特性（綜合檔案館要注意選擇和保存反映本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、歷史、文化、地理、民俗等方面特色的檔案；檔案內(nèi)容的獨(dú)特性還包括最大限度地減少館藏檔案重復(fù)現(xiàn)象）；檔案內(nèi)容的時(shí)效性。

⑶檔案形式特征標(biāo)準(zhǔn)：包括文件的名稱、責(zé)任者、形成時(shí)間、載體形態(tài)、記錄方式等。2、社會(huì)需要標(biāo)準(zhǔn)：⑴社會(huì)需要方向：檔案人員要站在社會(huì)總需求的高度，把握公民個(gè)人、機(jī)關(guān)以及社會(huì)各方面的各種需要。摸索規(guī)律，開(kāi)展預(yù)測(cè)盡可能使選留保存的檔案能滿足社會(huì)各方面的需要。⑵社會(huì)需要面：是指需要利用某文件的人或機(jī)關(guān)的廣泛性。在失去現(xiàn)行效用之后，不僅對(duì)本機(jī)關(guān)有查證、參考意義，而且可以作為其它方面工作人員參考和研究素材的檔案，就具有；較大的社會(huì)意義，具有較高的價(jià)值。⑶社會(huì)需要時(shí)間：檔案鑒定人員必須研究利用者對(duì)各種檔案需要時(shí)間有多長(zhǎng)，據(jù)此決定檔案的保管期限，社會(huì)需要時(shí)間的久暫不同，檔案價(jià)值也就不同。

3、保管條件和費(fèi)用：

⑴現(xiàn)有保管條件：我國(guó)是發(fā)展中國(guó)家，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)向檔案方面投入的財(cái)力是有限的。檔案館室的庫(kù)房建設(shè)及設(shè)備的增長(zhǎng)速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)趕不上檔案數(shù)量的急劇膨脹，矛盾十分突出。鑒定工作中，在確定應(yīng)保存檔案的數(shù)量和保管期限時(shí)，要適當(dāng)考慮現(xiàn)有的保管條件與設(shè)備的承受能力。⑵保管費(fèi)用：保存檔案應(yīng)考慮效益問(wèn)題，只有當(dāng)檔案發(fā)揮作用所帶來(lái)的利益，超過(guò)因保存檔案所付出的代價(jià)時(shí)，才具有保存價(jià)值。但是，考慮檔案的效益，不能只考慮經(jīng)濟(jì)效益，還應(yīng)充分重視社會(huì)效益，不可顧此失彼?！傊诟鶕?jù)上述標(biāo)準(zhǔn)分析檔案價(jià)值時(shí)，要堅(jiān)持辯證的方法，切忌機(jī)械、片面地強(qiáng)調(diào)某一方面。要綜合考慮各方面因素，并具體分析這些因素對(duì)于每份文件價(jià)值構(gòu)成的具體意義，科學(xué)地、全面地把握其價(jià)值。五、檔案保管期限表1、檔案保管期限表的定義

檔案保管期限表是用表冊(cè)的形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容、和形式并指明其保管期限的指導(dǎo)性、標(biāo)準(zhǔn)性文件。它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價(jià)值，確定檔案保管期限的依據(jù)。2、檔案保管期限表的類型

通用檔案保管期限表它是由國(guó)家檔案行政機(jī)關(guān)編制的。各系統(tǒng)、各機(jī)關(guān)檔案保管期限表中各條款的保管期限，應(yīng)相當(dāng)于或略長(zhǎng)于“通用表”中相應(yīng)條款的保管期限，而不能任意縮短。專門檔案保管期限表同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表機(jī)關(guān)檔案保管期限表3、檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)

一般由順序號(hào)、條款、保管期限、附注以及總的說(shuō)明等組成?！景咐龑?dǎo)入】

大溪市進(jìn)行企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，將該市原來(lái)的第一機(jī)械廠、第二機(jī)械廠、第三機(jī)械廠合并為“××市機(jī)械設(shè)備制造公司”。原來(lái)三個(gè)工廠的檔案由新組建的××市機(jī)械設(shè)備制造公司檔案室接收。該公司檔案室人員在接收檔案的過(guò)程中遇到兩個(gè)方面的問(wèn)題；是打破界限合并在一起對(duì)呢？還是按照原來(lái)的單位界限分開(kāi)管理對(duì)呢？其二，原來(lái)三個(gè)工廠的檔案管理狀況較差，相當(dāng)數(shù)量的檔案零亂，缺少系統(tǒng)性。在這種情況下，檔案工作人員還需要對(duì)檔案進(jìn)行分類、立卷等工作，將其組成有秩序的整體。那么，他們應(yīng)該如何完成這項(xiàng)工作呢？第六章檔案整理

第一節(jié)全宗概述一、什么是全宗？是一個(gè)具有獨(dú)立性的單位或個(gè)人在其社會(huì)活動(dòng)中所形成的全部檔案的總稱。是一個(gè)表示檔案的計(jì)量單位。凡是具有獨(dú)立性的單位或個(gè)人的全部檔案就叫做一個(gè)全宗。

全宗具有不可分散性，即同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不可混淆。不管在檔案室還是在檔案館，檔案首先是按照全宗進(jìn)行管理的；維護(hù)了全宗的完整性，也就維護(hù)了一個(gè)單位或個(gè)個(gè)歷史的完整性。（一）個(gè)人全宗的構(gòu)成條件

1、社會(huì)知名人士（如社會(huì)活動(dòng)家、科學(xué)家、作家、藝術(shù)家、教育家等）形成。包括個(gè)人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個(gè)人（包括家族、家庭）社會(huì)活動(dòng)的全部材料，還包括別人所寫的和收集的與人物全宗構(gòu)成者個(gè)人、家庭、家族有關(guān)的材料。

2、留存下來(lái)的檔案材料是否較為全面地記錄了有重要影響的個(gè)人社會(huì)活動(dòng)的基本情況與過(guò)程，檔案機(jī)構(gòu)是否對(duì)其檔案進(jìn)行了實(shí)際的管理并作為個(gè)人全宗對(duì)待。

（二）立檔單位全宗的構(gòu)成條件1、工作上，可以獨(dú)立地行使職權(quán)，并能以自己的名義對(duì)外行文；2、財(cái)務(wù)上，是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，可以編制財(cái)務(wù)預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；3、人事上，有一定的人事任免權(quán)，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員；

【案例思考】××市××區(qū)中小學(xué)校的財(cái)務(wù)工作由該區(qū)設(shè)立的財(cái)務(wù)中心統(tǒng)一管理，各個(gè)學(xué)校不單獨(dú)設(shè)置自己的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)和處理財(cái)務(wù)工作。但它們?nèi)钥梢允橇n單位，它們形成的檔案也均可以成為一個(gè)全宗。為什么呢？【特別說(shuō)明】三個(gè)確定立檔單位的條件中，第一個(gè)條件是主要的條件。在一些特殊的情況下，一些單位不同時(shí)具備立檔單位的三個(gè)條件，有些單位在工作上是獨(dú)立的而在財(cái)務(wù)上和組織上不獨(dú)立，也有的單位在工作上和組織上是獨(dú)立的而在財(cái)務(wù)上不獨(dú)立。在這種情況下，判斷是否為立檔單位，主要是依據(jù)第一個(gè)條件，看它能否獨(dú)立行使職權(quán)和以自己的名義對(duì)外行文。(三)全宗的編號(hào)與排列全宗的編號(hào)是由當(dāng)?shù)氐臋n案館給的，現(xiàn)在通用的是“大流水編號(hào)法”，又稱順序流水編號(hào)法，即一個(gè)檔案館對(duì)其所有全宗按進(jìn)館順序用自然整數(shù)由小到大順序編號(hào)，第一個(gè)進(jìn)館的全宗就編為1號(hào)，第二個(gè)進(jìn)館的全宗就編為2號(hào)…….，這種編號(hào)方法的優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)便實(shí)用，符合唯一性和系統(tǒng)性的要求，同時(shí)可以反映全宗進(jìn)館的先后順序和全宗數(shù)量。

二、區(qū)分全宗（一）立檔單位發(fā)生根本性變化與全宗的劃分-----立檔單位被撤銷-----由幾個(gè)立檔單位合并組成的新的立檔單位-----由立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)獨(dú)立出來(lái)而形成的新立檔單位-----內(nèi)部機(jī)構(gòu)直接并入（劃歸）其他立檔單位-----合署辦公的立檔單位1、【案例思考一】

××省進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革，撤銷了省經(jīng)濟(jì)委員會(huì)，將經(jīng)濟(jì)委員會(huì)承擔(dān)的企業(yè)技術(shù)改造投資管理等職能劃入發(fā)展和改革委員會(huì)。這種情況下，原省經(jīng)濟(jì)委員會(huì)檔案該何去何從？企業(yè)技術(shù)改選投資管理這一職能所形成的檔案應(yīng)該如何劃分歸屬？

立檔單位被撤銷，工作終止，其檔案應(yīng)作為獨(dú)立的全宗予以保存。如果單位撤銷后，其部分職能由其他立檔單位接續(xù)，撤銷之前形成的檔案仍作為獨(dú)立的全宗對(duì)待；在今后延續(xù)下來(lái)的職能活動(dòng)中形成的檔案，作為接續(xù)該職能的立檔單位全宗的一個(gè)組成部分。2、【案例思考二】

情境一：××市紡織品集團(tuán)公司將下屬的針織品一公司、針織品二公司、針織品三公司合并為××市針織品公司。情境二：××市紡織品集團(tuán)公司對(duì)下屬的針織品一公司、針織品二公司、針織品三公司進(jìn)行整改，整改的結(jié)果是將效益相對(duì)較差的一公司、二公司精簡(jiǎn)后并入三公司，改名為××市針織品公司。

在上述兩種情況下，三個(gè)公司的檔案分別該何去何從呢？應(yīng)該如何劃分全宗歸屬呢？

由幾個(gè)立檔單位合并組成新的立檔單位，合并前的檔案分別構(gòu)成獨(dú)立全宗，合并后形成的檔案構(gòu)成一個(gè)新的全宗。如果以其中的一個(gè)立檔單位為中心，兼并若干其他立檔單位，那么，中心立檔單位兼并前后的檔案則應(yīng)作為同一個(gè)全宗，其他立檔單位被兼并前的檔案分別構(gòu)成獨(dú)立全宗。3、【案例思考三】××省將經(jīng)濟(jì)委員會(huì)、商業(yè)委員會(huì)、對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會(huì)等部門承擔(dān)的有關(guān)指導(dǎo)國(guó)有企業(yè)改革和管理的職能、財(cái)政局承擔(dān)的對(duì)國(guó)有資本金基礎(chǔ)管理的職能等獨(dú)立出來(lái)，組建“國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)”。

這種情況下，涉及到哪些全宗上的變化？

立檔單位的某個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)或職能獨(dú)立出來(lái)而形成新的立檔單位時(shí)，其獨(dú)立之前的檔案作為其原所在單位全宗的一部分，獨(dú)立后形成的檔案構(gòu)成新的全宗。原來(lái)是獨(dú)立的立檔單位，后來(lái)并入其他立檔單位成為所并入單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)的，其并入前所形成的檔案構(gòu)成獨(dú)立全宗，并入后形成的檔案成為所并入立檔單位全宗的一部分。4、【案例思考四】

××省將該省衛(wèi)生廳承擔(dān)的保健品初審職能劃歸該省的藥品監(jiān)督管理局。這種情況下，保健品初審職能所形成的一系列檔案應(yīng)該如何劃分歸屬？

某單位的某內(nèi)部機(jī)構(gòu)或職能直接并入其他立檔單位時(shí)，該內(nèi)部機(jī)構(gòu)或職能并入前的檔案是原所在立檔單位全宗的一部分，并入后的檔案成為所并入立檔單位全宗的一部分。5、合署辦公的立檔單位，如教育局與教委，檔案局與檔案館，紀(jì)委與監(jiān)察處，其檔案如果能區(qū)分開(kāi)，一般應(yīng)分別構(gòu)成全宗；如果檔案確實(shí)難以區(qū)分，可以按照全宗的補(bǔ)充形式處理，組建聯(lián)合全宗。（二）立檔單位非根本性變化與全宗的劃分【案例思考】××市將計(jì)劃生育委員會(huì)更名為“人口和計(jì)劃生育委員會(huì)”、將經(jīng)濟(jì)委員會(huì)管理的安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局改為市政府直屬機(jī)構(gòu)。此時(shí)，各單位的全宗發(fā)生了什么變化？

立檔單位非根本性變化是指立檔單位名稱的變更、職權(quán)范圍的擴(kuò)大或縮小、隸屬關(guān)系的改變、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整、組織規(guī)模的擴(kuò)大或縮小、工作地點(diǎn)的遷移等，這些變化均未引起立檔單位實(shí)體獨(dú)立性的改變，因此不會(huì)導(dǎo)致全宗的變化。（三）臨時(shí)機(jī)構(gòu)和派出機(jī)構(gòu)檔案的全宗歸屬【案例思考】

××服裝總公司為了組織一場(chǎng)大型服裝表演和展示會(huì)成立了一個(gè)組委會(huì)作為臨時(shí)性工作機(jī)構(gòu)，服裝表演和展示會(huì)一結(jié)束，該組委會(huì)就撤銷了。那么，組委會(huì)形成的檔案是不是單獨(dú)成為一個(gè)全宗呢？

具有社會(huì)獨(dú)立性的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，其檔案是否構(gòu)成獨(dú)立全宗，應(yīng)作具體分析。如果臨時(shí)機(jī)構(gòu)存在時(shí)間較短，職能性質(zhì)不重要，檔案數(shù)量不多，則可以不構(gòu)成獨(dú)立全宗而作為其上級(jí)主管單位全宗的一部分；如果臨時(shí)機(jī)構(gòu)存在時(shí)間較長(zhǎng)，職責(zé)較重要，檔案數(shù)量較多，其檔案則可以構(gòu)成獨(dú)立全宗。如開(kāi)發(fā)區(qū)管委會(huì)、國(guó)家汶川地震災(zāi)后重建規(guī)劃組、國(guó)家汶川地震專家委員會(huì)。派出機(jī)構(gòu)不具有社會(huì)獨(dú)立性，所以其檔案不能構(gòu)成獨(dú)立全宗，一般作為其所屬立檔單位全宗的一部分，實(shí)施統(tǒng)一管理或單獨(dú)管理。如派出所、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保險(xiǎn)會(huì)等分派各地的派出機(jī)構(gòu)。三、全宗的補(bǔ)充形式（一）聯(lián)合全宗

聯(lián)合全宗是兩個(gè)或兩個(gè)以上的全宗的聯(lián)合體。必須組成聯(lián)合全宗的情況有兩種：1、兩個(gè)或兩個(gè)以上的立檔單位在存在時(shí)間上前后相繼、交替，在人員、職能和內(nèi)部機(jī)構(gòu)等方面相互交叉，文件處理界限不清，使檔案混淆在一起無(wú)法區(qū)分。

2、兩個(gè)或兩個(gè)以上同時(shí)存在的立檔單位，職能相近，關(guān)系密切，且合署辦公，文件混合處理，致使檔案無(wú)法區(qū)分。（二）全宗匯集全宗匯集是指將若干性質(zhì)相近的、且檔案數(shù)量極少的獨(dú)立全宗人為匯集起來(lái)。（三）檔案匯集檔案匯集是指將若干全宗所屬不明或所屬全宗已經(jīng)不復(fù)存在的檔案按照內(nèi)容、性質(zhì)上的聯(lián)系或共同點(diǎn)匯集起來(lái)，例如“工業(yè)生產(chǎn)檔案匯集”、“教育檔案匯集”等。注：在檔案管理中，一旦某些檔案采用了某種全宗的補(bǔ)充形式，就視為一個(gè)全宗，賦予正式的全宗名稱，并與其他全宗一起統(tǒng)一編號(hào)、排列。四、全宗群全宗群是由若干具有一定聯(lián)系的全宗構(gòu)成的群體。在檔案管理中，全宗群是一個(gè)在宏觀上組織全宗的思想方法，而不是檔案實(shí)體管理管理分類的層次和實(shí)體性的保管單位。比如，在檔案室（館），將形成時(shí)期相同、性質(zhì)相近的全宗集中保存在同一個(gè)或相鄰的庫(kù)房中，以便于查找、利用，這便是全宗群的劃分。全宗群的劃分方式非常靈活，在檔案室（館）中沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在檔案館，可以按照歷史時(shí)期劃分全宗群，也可以按照黨政系統(tǒng)劃分全宗群，還可以按照地區(qū)、行業(yè)劃分全宗群。第二節(jié)檔案的分類

一、常用分類方法：

⑴年度分類法：年度分類法簡(jiǎn)便易行，而且符合一般單位按年立卷歸檔的現(xiàn)狀。文件上有屬不同年度的幾種日期的分類。例如：文件的制發(fā)日期和收到日期跨年度；文件本身的制發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、生效日期跨年度；計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、結(jié)算等文件其內(nèi)容所涉及時(shí)間與制發(fā)日期跨年度。

實(shí)行專業(yè)年度的檔案文件的類別劃分：

專業(yè)年度又稱專門年度，是某些專業(yè)性行業(yè)、部門在專門工作中使用的與自然年度起止時(shí)間不一致的年度。例如：學(xué)校的教學(xué)年度,可以教學(xué)工作按專業(yè)年度進(jìn)行，而其它工作（如日常行政工作）仍按自然年度進(jìn)行。⑵組織機(jī)構(gòu)分類法：

就是按照立檔單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行分類。

這種分類法非常適合文件大都由各組織機(jī)構(gòu)分別辦理和按組織機(jī)構(gòu)分工立卷的客觀現(xiàn)實(shí)。因此，只要單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定，分工明確，一般可選擇按組織機(jī)構(gòu)分類。⑶問(wèn)題分類法：

又稱事由分類法，按檔案文件內(nèi)容進(jìn)行分類。一般是在無(wú)法按年度、機(jī)構(gòu)分類或按年度、機(jī)構(gòu)分類確實(shí)很不方便的情況下才被采用。全宗檔案數(shù)量不大，形成年度很少或年度界限很不清晰、立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁等，才按問(wèn)題分類。

二、檔案分類具體方法的確定和使用：

分類級(jí)次的多少與分類的深度及類別結(jié)構(gòu)的繁簡(jiǎn)程度成下比，但與分類的管理效率成反比。因此，要根據(jù)被分類對(duì)象的現(xiàn)實(shí)狀況和管理需要，選擇恰當(dāng)?shù)木唧w分類方法，確定合理的分類級(jí)次。一般而言，組織全宗內(nèi)檔案的分類以一至二級(jí)為宜。

第三節(jié)歸檔文件的整理

歸檔文件整理的基本步驟：一、分級(jí)別

將收集來(lái)文件按本級(jí)、上級(jí)、下級(jí)分開(kāi)。上級(jí)、下級(jí)文件按收文的時(shí)間順序排列，本級(jí)文件按有文號(hào)文件、無(wú)文號(hào)文件、會(huì)議文件的順序排列。

⑴以下文件必須作為一件排列在一起：上級(jí)的批復(fù)與本級(jí)的的請(qǐng)求、本級(jí)的批復(fù)與下級(jí)的請(qǐng)求、正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、正文與底稿、原件與復(fù)制件、多種文字形成的同一文件等等；⑵排列時(shí)要注意：批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要規(guī)范性文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件材料的結(jié)論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)性材料在后；二、分類、確定保管期限：

根據(jù)事先制訂的文書檔案保管期限表，將已分好級(jí)別的文件劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三類。劃分保管期限力求準(zhǔn)確。各單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案局制訂的文書檔案保管期限表，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制訂包含本單位各種文件在內(nèi)的檔案保管期限表，保管期限表要具體全面3、裝訂：

建議統(tǒng)一使用不銹鋼訂書釘裝訂，方便快捷，成本低。文件采用左側(cè)裝訂的方法，左邊和下邊要整齊。

如果某份文件內(nèi)容特別多，紙張厚，訂書機(jī)無(wú)法裝訂，需要用細(xì)線裝訂，采用五孔裝訂，細(xì)線要將文件左邊捆扎起來(lái)，以防紙張損壞。4、加蓋歸檔章

歸檔章應(yīng)加蓋在文件首頁(yè)的右上方，其位置應(yīng)基本保持一致。歸檔章填寫內(nèi)容有必備項(xiàng)目和可選項(xiàng)目：必備項(xiàng)目為全宗號(hào)、保管期限、年度、件號(hào)、頁(yè)數(shù)。保管期限填寫“永久、長(zhǎng)期、短期”，不能簡(jiǎn)寫。年度要填寫齊全，如“2003”；件號(hào)填寫阿拉伯?dāng)?shù)字。每個(gè)年度歸檔文件件號(hào)按永久、長(zhǎng)期、短期分別從“1”開(kāi)始編流水號(hào)。

歸檔章格式全宗號(hào)

年度

件號(hào)

保管期限

頁(yè)數(shù)

5、輸入微機(jī)：

由于文件不立卷，因此每一份文件都必須準(zhǔn)確無(wú)誤地將題名、責(zé)任者、文號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)、件號(hào)輸入微機(jī)，以便日后查找利用。6、裝盒上架：

歸檔文件在目錄全部輸入計(jì)算機(jī)后，必須裝盒上架。裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫備考表，編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等工作內(nèi)容。⑴不同年度、不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒內(nèi)。（請(qǐng)示與批復(fù)、跨年度召開(kāi)的會(huì)議等文件除外）。⑵應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體，直立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。⑶檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi)，只須按照件號(hào)排列的先后順序依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。檔案盒脊上起止件號(hào)，中間用“--”分開(kāi)。同一年度永久、長(zhǎng)期、短期檔案集中在一起依序排列上架。第四節(jié)檔案整理工作的原則