IT設(shè)備采購與維護(hù)管理全流程指南一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值二、全流程操作指南（一）需求提報(bào)與審批操作主體：各部門使用人/部門負(fù)責(zé)人→IT設(shè)備管理員→部門負(fù)責(zé)人→采購主管/財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人操作步驟：需求發(fā)起：使用人根據(jù)工作需要，填寫《IT設(shè)備采購申請(qǐng)表》（見表1），注明設(shè)備名稱、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)算金額及使用場(chǎng)景，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)需求必要性。IT初審：IT設(shè)備管理員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行技術(shù)評(píng)估，核對(duì)設(shè)備配置是否符合部門業(yè)務(wù)需求、是否為重復(fù)采購、現(xiàn)有設(shè)備是否可通過升級(jí)或調(diào)配滿足需求，形成初審意見。審批流轉(zhuǎn)：通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)流程，將申請(qǐng)表提交至采購主管（審核采購預(yù)算合規(guī)性）及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人（審批預(yù)算額度），重大采購（如單臺(tái)設(shè)備超萬元或年度批量采購超預(yù)算）需報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。結(jié)果反饋：審批通過后，IT設(shè)備管理員通知申請(qǐng)人；未通過則反饋具體原因（如預(yù)算超限、需求不合理等），申請(qǐng)人可調(diào)整后重新提報(bào)。（二）采購執(zhí)行與驗(yàn)收操作主體：采購部門→IT設(shè)備管理員→供應(yīng)商→使用部門/IT部門操作步驟：供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)審批通過的申請(qǐng)表，通過比價(jià)、招標(biāo)或單一來源采購方式確定供應(yīng)商，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)認(rèn)證）、報(bào)價(jià)合理。合同簽訂：采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間、保修條款、違約責(zé)任等，IT部門需確認(rèn)技術(shù)參數(shù)無誤。到貨驗(yàn)收：設(shè)備到貨后，由IT設(shè)備管理員、使用部門代表共同開箱驗(yàn)收，核對(duì)設(shè)備型號(hào)、數(shù)量、配件是否與合同一致，檢查外觀是否有損壞。進(jìn)行通電測(cè)試和功能檢測(cè)（如服務(wù)器配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備連通性等），填寫《IT設(shè)備驗(yàn)收記錄表》（見表2），三方簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的設(shè)備，由采購部門聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，直至驗(yàn)收合格。（三）設(shè)備入庫與建檔操作主體：IT設(shè)備管理員→資產(chǎn)管理員操作步驟：入庫登記：驗(yàn)收合格的設(shè)備，由IT設(shè)備管理員錄入《IT設(shè)備臺(tái)賬》（見表3），唯一設(shè)備編碼（規(guī)則：部門代碼-設(shè)備類別-年份-序號(hào)，如“IT-PC-2023-001”），粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽。信息建檔：在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中建立設(shè)備檔案，記錄設(shè)備基本信息（名稱、型號(hào)、配置、序列號(hào)）、采購信息（供應(yīng)商、采購日期、金額）、使用信息（使用部門、責(zé)任人、存放位置）、維保信息（保修期限、維保聯(lián)系方式）等。領(lǐng)用發(fā)放：使用部門憑審批通過的領(lǐng)用單到IT部門領(lǐng)用設(shè)備，簽署《IT設(shè)備領(lǐng)用確認(rèn)書》（見表4），明保證管責(zé)任。（四）日常維護(hù)與故障處理操作主體：IT設(shè)備管理員→使用人→維護(hù)服務(wù)商操作步驟：日常巡檢：IT設(shè)備管理員每月對(duì)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等核心資產(chǎn)進(jìn)行巡檢，檢查設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)（如溫度、噪音、指示燈）、系統(tǒng)日志、備份情況，填寫《IT設(shè)備日常巡檢記錄表》（見表5）。故障報(bào)修：使用人發(fā)覺設(shè)備故障時(shí)，通過IT服務(wù)或線上平臺(tái)提交故障描述（故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、影響范圍），IT設(shè)備管理員接到報(bào)修后1小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，4小時(shí)內(nèi)處理（重大故障需升級(jí)至分管領(lǐng)導(dǎo)）。維修記錄：故障處理后，IT設(shè)備管理員填寫《IT設(shè)備故障維修記錄表》（見表6），記錄故障原因、處理過程、更換配件、維修結(jié)果，并由使用人簽字確認(rèn)。預(yù)防性維護(hù)：每季度對(duì)IT設(shè)備進(jìn)行一次全面保養(yǎng)（如清潔內(nèi)部灰塵、檢查硬件穩(wěn)定性、升級(jí)系統(tǒng)補(bǔ)丁），延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。（五）報(bào)廢與處置操作主體：IT設(shè)備管理員→使用部門→資產(chǎn)管理部門→供應(yīng)商/回收機(jī)構(gòu)操作步驟：報(bào)廢申請(qǐng)：設(shè)備達(dá)到使用年限（如電腦5年、服務(wù)器8年）、維修成本過高或技術(shù)淘汰時(shí)，由使用部門提交《IT設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》（見表7），IT設(shè)備管理員評(píng)估設(shè)備狀態(tài)，確認(rèn)報(bào)廢必要性。審批與核銷：報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)IT部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批后，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行資產(chǎn)核銷，保證賬實(shí)相符。環(huán)保處置：報(bào)廢設(shè)備交由有資質(zhì)的回收機(jī)構(gòu)或原供應(yīng)商處理，簽訂《IT設(shè)備報(bào)廢處置協(xié)議》，保證數(shù)據(jù)徹底清除（如硬盤消磁或物理銷毀），并取得回收證明，避免環(huán)保風(fēng)險(xiǎn)。三、關(guān)鍵管理模板表格表1：IT設(shè)備采購申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期設(shè)備名稱□計(jì)算機(jī)□服務(wù)器□網(wǎng)絡(luò)設(shè)備□存儲(chǔ)設(shè)備□外設(shè)（請(qǐng)注明：________）規(guī)格型號(hào)（如：CPU、內(nèi)存、硬盤、顯卡等關(guān)鍵參數(shù)）需求數(shù)量預(yù)算單價(jià)（元）預(yù)算總價(jià)（元）使用場(chǎng)景（需詳細(xì)說明用途，如“設(shè)計(jì)部圖形設(shè)計(jì)用”“財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)系統(tǒng)服務(wù)器”）部門負(fù)責(zé)人意見簽字：________日期：________IT部門初審意見技術(shù)評(píng)估：□符合需求□建議調(diào)整配置（________）□可調(diào)配現(xiàn)有設(shè)備簽字：________日期：________采購/財(cái)務(wù)審批意見預(yù)算審核：□通過□駁回（原因：________）簽字：________日期：________表2：IT設(shè)備驗(yàn)收記錄表設(shè)備名稱規(guī)格型號(hào)序列號(hào)供應(yīng)商采購日期驗(yàn)收項(xiàng)目□數(shù)量核對(duì)（合同數(shù)量：________，實(shí)收數(shù)量：________）□外觀檢查（□無損壞□有損壞，描述：________）□配件核對(duì)（□齊全□缺失，名稱：________）□功能測(cè)試（□通過□未通過，描述：________）驗(yàn)收結(jié)論□合格，同意入庫□不合格，需退換貨（原因：________）使用部門簽字____________日期：________IT部門簽字____________日期：________供應(yīng)商代表簽字____________日期：________表3：IT設(shè)備臺(tái)賬（示例）設(shè)備編碼設(shè)備名稱規(guī)格型號(hào)使用部門責(zé)任人存放位置采購日期保修期限資產(chǎn)狀態(tài)IT-PC-2023-001聯(lián)想臺(tái)式機(jī)i5-12400/16G/512G市場(chǎng)部*辦公室3-1012023-03-152026-03-14在用IT-SVR-2022-005戴爾服務(wù)器R740/2*XEON/64G/2TIT部*機(jī)房A-022022-07-202025-07-19在用表4：IT設(shè)備領(lǐng)用確認(rèn)書設(shè)備編碼設(shè)備名稱規(guī)格型號(hào)領(lǐng)用日期領(lǐng)用人領(lǐng)用須知1.領(lǐng)用人需妥善保管設(shè)備，避免人為損壞、丟失；2.不得私自拆卸設(shè)備硬件或更換配件；3.離職時(shí)需將設(shè)備交還IT部門，確認(rèn)無損壞后辦理離職手續(xù)。領(lǐng)用人簽字____________IT部門確認(rèn)簽字：________表5：IT設(shè)備日常巡檢記錄表巡檢日期巡檢人員設(shè)備名稱設(shè)備編碼巡檢項(xiàng)目□設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)（正常/異常，異常描述：________）□系統(tǒng)日志（無報(bào)錯(cuò)/有報(bào)錯(cuò)，內(nèi)容：________）□備份情況（備份成功/失敗，失敗原因：________）□環(huán)境檢查（溫度、濕度正常/異常）處理意見（如需維護(hù)，填寫具體措施；如無異常，填寫“正常”）使用部門簽字____________巡檢人簽字：________表6：IT設(shè)備故障維修記錄表報(bào)修日期報(bào)修人聯(lián)系方式設(shè)備編碼設(shè)備名稱故障描述（詳細(xì)說明故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、影響操作）響應(yīng)時(shí)間________小時(shí)內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)處理時(shí)間________小時(shí)內(nèi)修復(fù)/升級(jí)故障原因□硬件故障（具體部件：________）□軟件故障（系統(tǒng)/應(yīng)用：________）□人為操作（________）□其他處理過程（記錄維修步驟、更換配件、軟件版本等信息）維修結(jié)果□已修復(fù)□需返廠維修□無法修復(fù)（建議報(bào)廢）使用人確認(rèn)____________維修人簽字：________表7：IT設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期設(shè)備名稱設(shè)備編碼規(guī)格型號(hào)數(shù)量啟用日期已使用年限報(bào)廢原因□達(dá)到使用年限□嚴(yán)重?fù)p壞無法修復(fù)□技術(shù)淘汰□維修成本過高（預(yù)估維修費(fèi)用：________元）IT部門評(píng)估意見設(shè)備狀態(tài)：□可回收利用□無利用價(jià)值數(shù)據(jù)清除情況：□已徹底清除□未清除（需處理：________）簽字：________日期：________財(cái)務(wù)/資產(chǎn)部門意見資產(chǎn)核銷確認(rèn)：□同意核銷□需補(bǔ)充材料簽字：________日期：________最終審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：________日期：________四、使用要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示預(yù)算管控優(yōu)先：采購前需嚴(yán)格評(píng)估預(yù)算合理性，避免超預(yù)算采購；年度采購計(jì)劃應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展需求，分批次執(zhí)行，防止資金占用。文檔完整性：所有環(huán)節(jié)需留存書面或電子記錄（申請(qǐng)表、驗(yàn)收單、維修記錄等），保證設(shè)備全流程可追溯，便于審計(jì)與資產(chǎn)盤點(diǎn)。合規(guī)性要求：采購需遵守單位內(nèi)控管理制度及國家相關(guān)法律法規(guī)（如《采購法》），優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，避免“三無”產(chǎn)品。人員職責(zé)明確：IT部門、使用部門、采購部門需分工協(xié)作，IT部門負(fù)責(zé)技術(shù)評(píng)估與維護(hù)，使用部門負(fù)責(zé)日常保管與故障報(bào)修，采購部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商管