一、適用場景說明二、標準化操作流程（一）需求提出與部門審核需求發(fā)起：員工根據(jù)工作需要填寫《辦公用品采購申請表》，詳細注明物品名稱、規(guī)格型號（如A4紙為80g/500張）、預(yù)估數(shù)量、用途（如“行政部日常文件打印”“新員工入職配置”）及申請人信息（姓名*、所屬部門、聯(lián)系方式）。部門審核：部門負責(zé)人*對需求合理性進行審核，重點確認“是否為辦公必需品”“數(shù)量是否合理”，審核通過后在申請表簽字確認；若需求不必要或數(shù)量超標，需退回申請人說明調(diào)整理由。（二）匯總與采購審批需求匯總：行政部（或后勤部，下同）每周/每月收集各部門已審核的采購申請表，按物品類別（如文具、耗材、設(shè)備）匯總形成《辦公用品采購清單》，注明總需求量、預(yù)算（參考歷史采購單價估算）及采購優(yōu)先級（如急需品優(yōu)先）。采購審批：行政部負責(zé)人核對采購清單與預(yù)算，提交至企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；單次采購金額超過設(shè)定標準（如5000元）時，需額外增加財務(wù)部*審核環(huán)節(jié)，保證支出符合財務(wù)制度。審批通過后，方可啟動采購流程。（三）供應(yīng)商選擇與采購執(zhí)行供應(yīng)商選擇：行政部根據(jù)采購物品類型，從合格供應(yīng)商庫中選擇合作方（如長期合作的文具批發(fā)商、電商平臺官方店），對比價格、質(zhì)量及交貨周期，優(yōu)先選擇性價比高、供貨穩(wěn)定的服務(wù)商。采購執(zhí)行：行政部下達采購訂單，明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交付時間及地點，要求供應(yīng)商提供采購清單（作為入庫核對依據(jù)）。采購?fù)瓿珊?，保留采購憑證（如訂單截圖、供應(yīng)商收據(jù)，不涉及發(fā)票）。（四）入庫驗收與登記入庫驗收：物品送達后，行政部指定專人（如庫存管理員）與采購員共同驗收：核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與采購清單一致，檢查質(zhì)量（如紙張是否完好、墨盒是否未過期），確認無誤后在《辦公用品入庫登記表》簽字；若發(fā)覺數(shù)量不符或質(zhì)量問題，需在24小時內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商退換貨。信息登記：庫存管理員*將驗收合格的物品信息錄入臺賬，包括物品編號（如“WJ-001”）、名稱、規(guī)格、入庫數(shù)量、單價、入庫日期、存放位置（如“行政部倉庫A區(qū)貨架3”），保證庫存數(shù)據(jù)實時更新。（五）領(lǐng)用申請與發(fā)放領(lǐng)用申請：員工填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用用途及領(lǐng)用人信息；部門負責(zé)人*對領(lǐng)用數(shù)量合理性進行審核（如避免一次性領(lǐng)用過多易耗品）。發(fā)放與登記：庫存管理員*核對領(lǐng)用申請與庫存信息，確認庫存充足后發(fā)放物品，同時在《辦公用品領(lǐng)用登記表》記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人簽字、發(fā)放數(shù)量及庫存結(jié)余；若庫存不足，需及時告知申請人并啟動補采購流程。三、核心表格模板表1：辦公用品采購申請表申請部門申請人*聯(lián)系方式申請日期物品名稱規(guī)格型號預(yù)估數(shù)量用途部門審核意見：負責(zé)人*簽字：日期：行政部審核意見：負責(zé)人*簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：表2：辦公用品入庫登記表物品編號物品名稱規(guī)格型號入庫數(shù)量單價（元）供應(yīng)商入庫日期驗收人*存放位置表3：辦公用品領(lǐng)用登記表領(lǐng)用部門領(lǐng)用人*領(lǐng)用日期物品名稱規(guī)格型號領(lǐng)用數(shù)量用途庫存結(jié)余領(lǐng)用人簽字四、關(guān)鍵注意事項規(guī)范填寫信息：所有表格需如實填寫物品名稱、規(guī)格、數(shù)量，避免模糊表述（如“一批筆”“若干紙張”），保證采購與領(lǐng)用準確無誤。庫存動態(tài)管理：庫存管理員*每周更新庫存數(shù)據(jù)，每月至少進行一次實物盤點，保證臺賬與實際庫存一致，發(fā)覺差異需及時核查原因并調(diào)整。按需領(lǐng)用原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用，對易耗品（如膠水、回形針）實行“按需申領(lǐng)、避免積壓”；耐用物品（如計算器、訂書機）領(lǐng)用需注明“個人使用”或“部門共用”，遺失或損壞需按規(guī)定報備。供應(yīng)商管理：定期評估供應(yīng)商供貨