行政管理標準化操作手冊前言為規(guī)范公司行政管理流程，提高工作效率，保證各項行政工作有序開展，特制定本手冊。本手冊涵蓋會議組織、文件管理、辦公用品管控、訪客接待等核心行政場景，明確操作標準與責任邊界，為公司日常運營提供標準化指引。目錄會議組織與管理規(guī)范文件收發(fā)與歸檔流程辦公用品申領與管理細則訪客接待與流程管理一、會議組織與管理規(guī)范適用范圍適用于公司各類正式會議，包括但不限于周例會、月度總結會、項目評審會、外部協(xié)調會等，涵蓋會議籌備、召開、收尾全流程管理。操作流程會議籌備階段明確會議需求：由會議發(fā)起部門填寫《會議申請表》，注明會議名稱、目的、議題、預計時長、參會人數(shù)、所需設備及場地要求（如投影儀、白板、視頻會議系統(tǒng)等）。審批與排期：《會議申請表》經(jīng)部門負責人簽字后，提交行政部審核。行政部根據(jù)會議室使用情況協(xié)調場地，提前1個工作日確認會議時間，并通知相關部門。會前準備：行政部提前30分鐘布置會場，調試設備，擺放會議材料（如議程、簽到表、相關文件等）；若為視頻會議，提前測試網(wǎng)絡連接，告知參會人員會議及登錄方式；會議發(fā)起人提前1天將會議議程及材料發(fā)送至參會人員。會議召開階段簽到與入場：參會人員憑工卡簽到，按指定座位就座；遲到10分鐘以上需向會議主持人說明原因。會議主持：主持人按議程主持會議，控制各環(huán)節(jié)時間，保證會議聚焦議題；必要時安排專人記錄會議要點（含討論決議、待辦事項及責任人和完成時限）。突發(fā)情況處理：若設備故障，行政部應在5分鐘內啟用備用設備或調整場地；若議程變更，需經(jīng)參會人員多數(shù)同意后調整。會議收尾階段會議結束：主持人總結會議決議及待辦事項，明確責任人與完成時限；參會人員有序離場，行政部回收會議材料。紀要整理：會議記錄人于會后1個工作日內整理《會議紀要》，經(jīng)會議發(fā)起部門負責人審核后，發(fā)送至全體參會人員及相關部門抄送行政部存檔。場地復原：行政部檢查會場設備、座椅及衛(wèi)生，關閉電源、整理桌椅，保證場地恢復原狀。配套模板表1：會議申請表會議名稱會議時間會議地點會議目的參會人員（含職務）預計時長會議議題所需設備材料清單部門負責人簽字行政部審核意見申請人/日期表2：會議簽到表序號姓名部門職務簽到時間備注1*明市場部經(jīng)理09:052*芳技術部主管09:10遲到表3：會議紀要模板會議名稱：項目周例會會議時間：2023年X月X日09:00-10:30參會人員：總（項目經(jīng)理）、經(jīng)理（市場部）、主管（技術部）、助理（行政部）會議議題：項目進度匯報；市場推廣方案討論；下周工作計劃安排。決議及待辦事項：序號待辦事項責任人完成時限1提交項目進度詳細報告*主管X月X日2修訂市場推廣方案初稿*經(jīng)理X月X+2日3協(xié)調技術部與市場部對接會議*總X月X+1日注意事項會議材料需提前審核，保證信息準確、內容簡潔，避免冗余；視頻會議需提前測試設備，保障網(wǎng)絡穩(wěn)定，參會人員需提前10分鐘登錄；會議紀要需明確“做什么、誰負責、何時完成”，避免模糊表述；會議室使用遵循“先申請先使用”原則，特殊會議（如高層會議）優(yōu)先安排；會后2個工作日內，行政部需將會議紀要、簽到表等資料整理歸檔。二、文件收發(fā)與歸檔流程適用范圍適用于公司內外部各類文件（含紙質及電子文件）的接收、登記、分發(fā)、傳閱、催辦及歸檔管理，涵蓋通知、報告、函件、合同、制度文件等類型。操作流程文件接收簽收登記：行政部指定專人負責文件簽收。收到文件后，核對文件名稱、份數(shù)、發(fā)文單位等信息，確認無誤后在《文件收發(fā)登記表》中記錄“收文日期、來源、標題、密級、經(jīng)手人”，并加蓋“收訖”章。分類處理：根據(jù)文件類型（如行政類、業(yè)務類、財務類）及緊急程度進行分類，緊急文件（如限時通知、重要函件）需立即標注“急件”并通知相關部門。文件分發(fā)與傳閱分發(fā)范圍確定：根據(jù)文件內容確定傳閱部門及人員，涉密文件需嚴格控制傳閱范圍，由指定人員簽收。分發(fā)方式：紙質文件通過內部傳遞或快遞送達，需填寫《文件分發(fā)簽收單》，由接收人簽字確認；電子文件通過公司內部系統(tǒng)發(fā)送，需設置查閱權限，重要文件需加密。傳閱跟蹤：傳閱文件需明確傳閱順序及時限，行政部定期跟蹤傳閱進度，避免文件積壓；傳閱人需在《文件傳閱記錄表》中簽字并注明閱文日期，如有意見需書面反饋。文件催辦與歸檔催辦：對需辦理的文件（如待審批報告、需回復函件），行政部在到期前1個工作日提醒相關部門及責任人；逾期未辦理的，需上報分管領導協(xié)調。歸檔：紙質文件：辦理完畢后，由行政部按“年度-類別-文號”分類整理，裝訂成冊，標注歸檔日期，存入文件柜；電子文件：定期備份至公司服務器，按文件夾層級分類存儲，文件名格式為“年份-月份-文件名稱-文號”；歸檔期限：常規(guī)文件每年年底集中歸檔，涉密文件按保密規(guī)定期限歸檔（一般為10年，特殊文件按需延長）。配套模板表4：文件收發(fā)登記表收文日期文件來源文件標題密級份數(shù)經(jīng)手人分送部門備注2023-10-01市場監(jiān)管局關于開展企業(yè)合規(guī)檢查的通知普通1*琳總經(jīng)辦、法務部急件表5：文件傳閱記錄表文件名稱文件編號傳閱日期傳閱人閱文日期意見制度修訂稿XZ-2023-052023-10-02*總2023-10-03同意*經(jīng)理2023-10-03建議補充第5條表6：文件歸檔清單年度類別文件名稱文號歸檔日期存放位置2023行政類會議管理制度XZ-2023-012023-12-31A柜-01層2023業(yè)務類項目合同YW-2023-152023-12-31B柜-03層注意事項文件簽收需核對完整，如有破損、缺失需當場注明并聯(lián)系發(fā)文方補送；涉密文件不得復印、摘抄，傳閱后需及時收回，存入保密柜；電子文件需定期殺毒，避免存儲介質損壞導致數(shù)據(jù)丟失；歸檔文件需保持整潔，不得涂改，如有修改需加蓋“修改章”并注明修改人及日期；借閱歸檔文件需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負責人及行政部批準，限期歸還。三、辦公用品申領與管理細則適用范圍適用于公司各部門辦公用品（含文具、耗材、辦公設備配件等）的申領、采購、發(fā)放、庫存盤點及費用管控，旨在規(guī)范采購流程，控制行政成本。操作流程申領與審批提交申領單：各部門根據(jù)實際需求，填寫《辦公用品申領單》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及申領人。審批流程：常規(guī)物品（如筆、本、文件夾）：部門負責人簽字后提交行政部審核；耐用品/設備（如打印機、U盤）：除部門負責人簽字外，需經(jīng)行政部及分管領導審批，確認必要性后采購。采購與入庫供應商選擇：行政部根據(jù)“質優(yōu)價廉、服務穩(wěn)定”原則，從合格供應商名錄中選擇合作，3家以上比價后確定供應商。驗收入庫：物品送達后，行政部與申領部門共同驗收，核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量及質量，確認無誤后在《辦公用品入庫登記表》中記錄，并粘貼“入庫標簽”。發(fā)放與領用發(fā)放登記：申領人憑審批通過的《辦公用品申領單》至行政部領用，領取時在《辦公用品發(fā)放登記表》中簽字確認，注明領取日期及數(shù)量。領用限制：常規(guī)物品按“按需申領、避免浪費”原則，每人每月限領筆2支、本1本等；耐用品實行“以舊換新”，舊設備需交回行政部登記。庫存盤點與費用管控定期盤點：行政部每月末對庫存物品進行盤點，核對實際庫存與臺賬數(shù)據(jù)，差異率超過5%需查明原因并調整臺賬。庫存預警：對常用物品設置“最低庫存量”（如A4紙剩余2包時觸發(fā)預警），及時啟動采購流程，避免斷供。費用統(tǒng)計：每月5日前，行政部匯總上月辦公用品采購及發(fā)放費用，編制《月度辦公用品費用報表》，提交財務部及分管領導審核。配套模板表7：辦公用品申領單申領部門申領日期申領人物品名稱規(guī)格單位簽字筆0.5mm黑色支A4紙70g包部門負責人簽字行政部審核意見分管領導審批*強同意同意表8：辦公用品入庫登記表入庫日期物品名稱規(guī)格數(shù)量供應商驗收人庫存編號2023-10-01U盤32GB10科技公司*琳KU-001表9：辦公用品發(fā)放登記表發(fā)放日期物品名稱規(guī)格數(shù)量領用人部門庫存編號2023-10-02筆記本A52*敏人事部FB-015注意事項申領需結合實際需求，避免過度囤積；采購需遵守公司采購制度，禁止“先采購后審批”；耐用品領用需建立臺賬，記錄設備編號、領用人、領用日期及維保記錄；辦公用品僅限辦公使用，不得私用或轉贈；盤點發(fā)覺物品損壞或丟失，需查明責任，按公司規(guī)定處理。四、訪客接待與流程管理適用范圍適用于外部訪客（含客戶、合作伙伴、部門、應聘人員等）的預約、接待、引導、送離及后續(xù)記錄管理，旨在提升公司形象，規(guī)范接待禮儀，保障辦公秩序。操作流程訪客預約預約登記：訪客需提前1天通過電話、郵件或線上預約系統(tǒng)向被訪部門提交預約信息，包括訪客姓名、單位、事由、到訪時間、預計停留時長、聯(lián)系方式及隨行人數(shù)。信息確認：被訪部門核對預約信息后，填寫《訪客預約登記表》，同步告知行政部接待安排（如是否需要準備會議室、茶水等）。通知訪客：行政部提前1天向訪客發(fā)送《訪客接待須知》（含公司地址、交通路線、入館要求等），并告知接待聯(lián)系人及聯(lián)系方式。接待準備場地準備：行政部根據(jù)訪客人數(shù)及需求，提前30分鐘布置接待區(qū)（如擺放公司宣傳資料、準備茶水、調試會議室設備等）。人員安排：明確接待人員（一般為被訪部門人員），如需高層接待，提前協(xié)調領導時間。證件辦理：訪客到訪后，前臺引導其填寫《訪客登記表》，核對證件號碼件信息，發(fā)放《訪客證》（佩戴于胸前），并通知接待人員。接待與引導迎接引導：接待人員到前臺迎接訪客，主動握手問候（“您好，我是部門*主管，歡迎來到公司”），并引導至接待區(qū)或會議室。接待禮儀：落座后，主動提供茶水，詢問訪客需求；會議中保持專注，手機調至靜音，不隨意打斷訪客發(fā)言；涉密內容需在獨立會議室溝通，無關人員回避。突發(fā)情況處理：若訪客臨時取消或延遲到訪，被訪部門需及時通知行政部調整安排；若訪客人數(shù)超出預期，行政部協(xié)調備用會議室。送離與記錄送別禮儀：接待人員需將訪客送至公司大堂或電梯口，禮貌道別（“感謝您的到訪，期待下次合作”），并回收《訪客證》。記錄歸檔：行政部每日整理《訪客登記表》，記錄訪客信息、接待部門、接待人、到訪事由及反饋意見，按月歸檔保存。配套模板表10：訪客預約登記表預約日期到訪日期到訪時間訪客姓名單位名稱事由隨行人數(shù)聯(lián)系方式2023-10-022023-10-0314:00*總科技有限公司合作洽談2被訪部門接待人是否需要會議室備注市場部*經(jīng)理是（3樓）準備項目資料表11：訪客登記表到訪日期訪客姓名單位名稱事由接待部門接待人訪客證號離開時間備注2023-10-03*總科技合作洽談市場部*經(jīng)理FK-00115:30表12：訪客接待反饋表接訪日期訪客單位接待人反饋內容滿意度（優(yōu)/良/中/差）2023-10-03科