固定資產(chǎn)采購與驗收流程模板一、適用情境與發(fā)起條件本流程適用于企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織（以下簡稱“單位”）因生產(chǎn)經(jīng)營、管理需要或業(yè)務(wù)擴張，新增、更新、替換固定資產(chǎn)（如辦公設(shè)備、生產(chǎn)機械、交通工具、辦公家具等，單位可根據(jù)自身情況定義固定資產(chǎn)目錄標(biāo)準(zhǔn)）的全流程管理。當(dāng)部門出現(xiàn)以下情況時，可啟動本流程：新設(shè)部門或團隊，需配置基礎(chǔ)辦公及業(yè)務(wù)設(shè)備；現(xiàn)有固定資產(chǎn)達到使用年限、功能老化或損壞無法修復(fù)，需報廢更新；業(yè)務(wù)規(guī)模擴大，現(xiàn)有資產(chǎn)無法滿足工作量需求，需增配；為提升工作效率或技術(shù)升級，采購新型專用設(shè)備。二、流程操作步驟詳解步驟1：需求提出與部門初審操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》（見表1），詳細(xì)說明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)（如功能指標(biāo)、兼容性要求等）、需求數(shù)量、預(yù)估單價、總價、用途說明（如用于“XX項目研發(fā)”“日常行政辦公”等）及資金來源（如“年度預(yù)算內(nèi)”“專項經(jīng)費”等）。需求部門負(fù)責(zé)人對申請的合理性、必要性進行審核，確認(rèn)資產(chǎn)配置與部門職能、工作量匹配后，簽字確認(rèn)。若采購涉及大型設(shè)備或高金額（如超過單位規(guī)定限額，具體金額由單位自行制定），需附《固定資產(chǎn)采購可行性分析報告》，說明采購理由、預(yù)期效益及替代方案。責(zé)任主體：需求部門申請人、部門負(fù)責(zé)人。步驟2：預(yù)算審核與財務(wù)復(fù)核操作內(nèi)容：采購部門（或行政部/綜合管理部，根據(jù)單位職責(zé)劃分）匯總各部門采購需求，結(jié)合單位年度固定資產(chǎn)預(yù)算額度，對申請表的預(yù)算金額進行初步審核，重點核查預(yù)估價格與市場行情的合理性（可參考近期采購價格或第三方詢價結(jié)果）。財務(wù)部門對資金來源的合規(guī)性、預(yù)算額度是否充足進行復(fù)核，確認(rèn)符合預(yù)算管理要求后，在《固定資產(chǎn)采購申請表》上簽署意見。超出預(yù)算或未納入年度預(yù)算的采購，需按預(yù)算調(diào)整流程報批（如提交《預(yù)算調(diào)整申請表》），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進入下一步。責(zé)任主體：采購部門、財務(wù)部門。步驟3：供應(yīng)商選擇與合同簽訂操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額、資產(chǎn)類型及單位采購管理制度，選擇合適的供應(yīng)商確定方式：小額采購（如低于5000元）：可進行市場比價，選擇2-3家供應(yīng)商詢價，綜合價格、質(zhì)量、售后服務(wù)等因素確定供應(yīng)商；中額采購（如5000元-5萬元）：需進行不少于3家供應(yīng)商的比價或詢價，形成《比價/詢價記錄表》（可作為附件），報采購部門負(fù)責(zé)人審批；大額或復(fù)雜采購（如超過5萬元或涉及專用設(shè)備）：需采用公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)或競爭性談判等方式，按單位招標(biāo)采購流程執(zhí)行，保留招標(biāo)文件、談判記錄等備查。供應(yīng)商確定后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂《固定資產(chǎn)采購合同》，合同需明確以下條款：資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、交付時間與地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、質(zhì)保期限（通常不低于1年）、違約責(zé)任及售后服務(wù)承諾（如免費維修、培訓(xùn)等）。合同文本需經(jīng)法務(wù)部門（或外聘法律顧問）審核合規(guī)性，并由采購部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后生效。責(zé)任主體：采購部門、法務(wù)部門（可選）、分管領(lǐng)導(dǎo)。步驟4：采購執(zhí)行與資產(chǎn)交付操作內(nèi)容：采購部門按合同約定跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度，保證按時交付。若需預(yù)付款，需根據(jù)合同條款及單位財務(wù)制度，提交《付款申請表》（附合同復(fù)印件、預(yù)付款保函等），經(jīng)財務(wù)部門審核、領(lǐng)導(dǎo)審批后支付。供應(yīng)商交付資產(chǎn)時，需求部門、采購部門共同到場核對：數(shù)量清點：與合同、訂單一致，無短缺；外觀檢查：無破損、劃痕、銹蝕等物理損傷；初步功能測試：開機檢查基本功能是否正常（如設(shè)備是否能啟動、顯示是否清晰等）；資料核對：供應(yīng)商需提供產(chǎn)品合格證、檢驗報告、保修卡、使用說明書、配件清單等資料。核對無誤后，雙方簽署《資產(chǎn)交付確認(rèn)單》（可作為附件），資產(chǎn)暫存于指定地點（如倉庫），等待驗收。責(zé)任主體：采購部門、需求部門、供應(yīng)商。步驟5：資產(chǎn)驗收與登記入賬操作內(nèi)容：組建驗收小組：由需求部門（使用部門）、采購部門、財務(wù)部門、技術(shù)部門（如涉及專用設(shè)備，需技術(shù)工程師參與）共同組成驗收小組，必要時可邀請第三方檢測機構(gòu)參與。正式驗收：資料驗收：核對供應(yīng)商提供的技術(shù)資料是否齊全、規(guī)范，與合同約定一致；功能驗收：按技術(shù)參數(shù)要求進行全面測試（如設(shè)備運行精度、能耗、兼容性等），出具《固定資產(chǎn)驗收測試報告》；實物驗收：再次核對資產(chǎn)信息（名稱、型號、序列號等）、數(shù)量、外觀及配件，與交付記錄一致。驗收結(jié)果處理：驗收合格：驗收小組共同簽署《固定資產(chǎn)驗收單》（見表2），明確驗收結(jié)論“合格”；驗收不合格：需在《驗收單》中注明不合格項（如“功能不達標(biāo)”“配件缺失”等），并通知供應(yīng)商限期整改或退換貨，整改后重新組織驗收。資產(chǎn)登記入賬：驗收合格后，采購部門將《固定資產(chǎn)采購申請表》《采購合同》《驗收單》《交付確認(rèn)單》《技術(shù)資料》等材料提交財務(wù)部門；財務(wù)部門根據(jù)上述資料建立固定資產(chǎn)卡片，錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)（如用友、金蝶等），唯一資產(chǎn)編號，登記資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、原值、折舊年限、使用部門、存放地點等信息；資產(chǎn)管理部門（如行政部）負(fù)責(zé)粘貼固定資產(chǎn)標(biāo)簽（含編號、名稱、購置日期等），辦理入庫手續(xù)，將資產(chǎn)交由使用部門領(lǐng)用。責(zé)任主體：驗收小組、采購部門、財務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門。步驟6：付款結(jié)算與資料歸檔操作內(nèi)容：供應(yīng)商憑《采購合同》《驗收單》《發(fā)票》（發(fā)票抬頭需與單位名稱一致，項目填寫“固定資產(chǎn)采購”）提交《付款申請表》；財務(wù)部門核對合同、驗收單、發(fā)票等單據(jù)信息一致無誤后，按合同約定付款方式（如驗收合格后付全款/分期付款）辦理付款手續(xù)；采購部門負(fù)責(zé)將本次采購全流程資料（申請表、審批記錄、比價/招標(biāo)文件、合同、驗收單、發(fā)票復(fù)印件等）整理歸檔，保存期限不少于固定資產(chǎn)報廢后5年。責(zé)任主體：財務(wù)部門、采購部門。三、配套工具表單表1：固定資產(chǎn)采購申請表申請單號：申請日期：年月日申請部門申請人資產(chǎn)類別□辦公設(shè)備□生產(chǎn)設(shè)備□交通工具□家具用具□其他______資金來源□年度預(yù)算□專項經(jīng)費□其他______資產(chǎn)明細(xì)規(guī)格型號單位數(shù)量附件□技術(shù)參數(shù)要求□可行性分析報告□其他______部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購部意見□同意采購□需調(diào)整預(yù)算□建議優(yōu)化規(guī)格簽字：日期：年月日財務(wù)部意見□預(yù)算充足□資金來源合規(guī)□需補充說明簽字：日期：年月日審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)：日期：年月日主要領(lǐng)導(dǎo)（如需）：日期：年月日表2：固定資產(chǎn)驗收單驗收單號：驗收日期：年月日資產(chǎn)名稱規(guī)格型號供應(yīng)商合同編號驗收項目驗收標(biāo)準(zhǔn)（參考合同/技術(shù)參數(shù)）驗收結(jié)果（合格/不合格/備注）驗收人簽字資料齊全性合格證、說明書、保修卡等資料齊全□合格□不合格□備注：______外觀完好性無破損、劃痕、銹蝕，標(biāo)識清晰□合格□不合格□備注：______數(shù)量準(zhǔn)確性與合同、訂單數(shù)量一致□合格□不合格□備注：______基本功能測試開機正常，基本功能可用□合格□不合格□備注：______功能參數(shù)測試（如精度、能耗、兼容性等）符合要求□合格□不合格□備注：______驗收結(jié)論□合格，可投入使用□不合格，需整改/退換貨（整改要求：______）驗收小組簽字需求部門：*采購部門：*財務(wù)部門：*技術(shù)部門（如需）：*使用部門領(lǐng)用簽字日期：年月日四、執(zhí)行要點與風(fēng)險提示需求合理性把控：需求部門需結(jié)合實際工作提出申請，避免盲目追求高功能或超量配置，采購部門應(yīng)與需求部門充分溝通，保證資產(chǎn)“夠用、適用”。預(yù)算剛性約束：嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，無預(yù)算或超預(yù)算采購需按流程報批，避免資金使用失控。供應(yīng)商選擇規(guī)范：遵循公開、公平、公正原則，優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全、信譽良好、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商，杜絕“人情采購”。驗收標(biāo)準(zhǔn)明確：驗收前需制定詳細(xì)驗收方案（特別是專用設(shè)備），明確技術(shù)參數(shù)、測試方法，避免“模糊驗收”，防止不合格資產(chǎn)流入使用環(huán)節(jié)。資產(chǎn)登記及時性：驗收合格后需在1周內(nèi)完成財務(wù)入賬和資產(chǎn)登記，保證