采購申請審批流程模板與實施規(guī)范一、采購申請審批流程適用范圍與場景本流程模板適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)型、服務(wù)型、貿(mào)易型企業(yè)）的日常采購業(yè)務(wù)管理，涵蓋辦公用品、生產(chǎn)物料、固定資產(chǎn)、服務(wù)外包等各類采購場景。當(dāng)企業(yè)內(nèi)部部門因業(yè)務(wù)需要需采購物資或服務(wù)時，均需通過本流程完成申請、審核、審批及后續(xù)執(zhí)行，保證采購行為合規(guī)、高效、可控。具體適用場景包括但不限于：部門日常辦公耗材（如紙張、文具）采購；生產(chǎn)所需原材料、零部件采購；機(jī)器設(shè)備、辦公家具等固定資產(chǎn)采購；設(shè)計、咨詢、維修等服務(wù)類采購；單次采購金額達(dá)到企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)（如5000元及以上）的專項采購。二、采購申請審批全流程操作步驟詳解（一）第一步：采購申請發(fā)起操作主體：采購需求部門申請人（如部門員工/部門負(fù)責(zé)人指定人員）操作內(nèi)容：明確采購需求：申請人需根據(jù)實際工作需要，確定采購物資/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途及預(yù)估單價、總價，并收集相關(guān)支撐材料（如技術(shù)參數(shù)、報價單、過往采購記錄等）。填寫《采購申請單》：登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)或填寫紙質(zhì)《采購申請單》（詳見第三部分模板），完整填寫以下信息：基本信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期、預(yù)計到貨日期；采購明細(xì)：物資/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)估總價、用途說明；附件清單：需的報價單、技術(shù)圖紙、驗收標(biāo)準(zhǔn)等文件名稱。提交申請：確認(rèn)信息無誤后，通過系統(tǒng)提交或?qū)⒓堎|(zhì)申請單提交至本部門負(fù)責(zé)人審核。輸出/要求：完整的《采購申請單》及支撐材料，信息真實、準(zhǔn)確、完整，預(yù)估金額符合企業(yè)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人審核操作主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理/主管）操作內(nèi)容：審核采購必要性：確認(rèn)采購需求是否符合部門年度工作計劃及業(yè)務(wù)實際需要，避免重復(fù)采購或非必要采購。審核采購明細(xì)：核對申請單中的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途是否與部門需求一致，預(yù)估單價、總價是否合理（可參考?xì)v史采購價格或市場價格）。審核預(yù)算匹配性：確認(rèn)采購項目是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算采購需注明原因并附預(yù)算調(diào)整申請。審核通過后，在《采購申請單》“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字（或系統(tǒng)確認(rèn)），并提交至采購部。輸出/要求：部門負(fù)責(zé)人需在1個工作日內(nèi)完成審核，對審核結(jié)果負(fù)責(zé)，保證采購需求合理、預(yù)算可控。（三）第三步：采購部審核操作主體：采購部負(fù)責(zé)人/指定采購專員操作內(nèi)容：審核合規(guī)性：檢查采購申請是否符合企業(yè)《采購管理制度》及流程規(guī)定（如是否屬于集中采購目錄、是否達(dá)到招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等）。審核采購方式：根據(jù)采購金額、物資類型確定采購方式（如公開招標(biāo)、詢比價、單一來源采購等），并確認(rèn)方式合規(guī)。審核市場價格：對預(yù)估單價進(jìn)行復(fù)核，可通過市場調(diào)研、歷史價格對比、供應(yīng)商詢價等方式驗證價格合理性，必要時要求申請人補充報價單。審核庫存情況：對于可重復(fù)使用的物資（如辦公設(shè)備、工具），核對庫存臺賬，避免過量采購。審核通過后，在《采購申請單》“采購部意見”欄簽字（或系統(tǒng)確認(rèn)），并提交至財務(wù)部。輸出/要求：采購部需在2個工作日內(nèi)完成審核，特殊情況（如需補充詢價）可延長至3個工作日，保證采購方式合規(guī)、價格合理。（四）第四步：財務(wù)部審核操作主體：財務(wù)部負(fù)責(zé)人/指定財務(wù)專員操作內(nèi)容：審核預(yù)算準(zhǔn)確性：核對采購項目是否納入年度預(yù)算，預(yù)算額度是否充足，超預(yù)算部分是否按規(guī)定完成預(yù)算調(diào)整審批。審核資金安排：確認(rèn)企業(yè)當(dāng)前資金狀況是否可支持本次采購，必要時協(xié)調(diào)資金計劃。審核成本合理性：結(jié)合采購部審核意見，評估采購成本是否符合企業(yè)成本控制要求，避免虛高報價。審核通過后，在《采購申請單》“財務(wù)部意見”欄簽字（或系統(tǒng)確認(rèn)），并根據(jù)采購金額提交至對應(yīng)管理層審批。輸出/要求：財務(wù)部需在1個工作日內(nèi)完成審核，保證預(yù)算匹配、資金可控，對資金使用效益負(fù)責(zé)。（五）第五步：管理層審批操作主體：分管副總/總經(jīng)理/決策委員會（根據(jù)采購金額分級審批）審批權(quán)限劃分（示例）：采購金額≤5000元：分管副總審批；5000元＜采購金額≤50000元：總經(jīng)理審批；采購金額＞50000元：提交決策委員會集體審批。操作內(nèi)容：審核采購戰(zhàn)略匹配性：確認(rèn)采購項目是否符合企業(yè)長期發(fā)展戰(zhàn)略及年度經(jīng)營目標(biāo)。審批綜合效益：評估采購項目的成本效益、風(fēng)險及對企業(yè)運營的影響，重大采購需組織專項論證。審批通過后，在《采購申請單》“管理層審批意見”欄簽字（或系統(tǒng)確認(rèn)），審批結(jié)果反饋至采購部。輸出/要求：管理層需在1-3個工作日內(nèi)完成審批（集體審批可延長至5個工作日），對重大采購決策負(fù)責(zé)。（六）第六步：審批結(jié)果反饋與執(zhí)行操作主體：采購部操作內(nèi)容：反饋審批結(jié)果：采購部在收到管理層審批意見后，1個工作日內(nèi)將《采購申請單》審批結(jié)果反饋至申請人及相關(guān)部門（審批通過/駁回）。組織采購執(zhí)行：審批通過的，采購部根據(jù)采購方式啟動采購流程（如發(fā)布招標(biāo)公告、聯(lián)系供應(yīng)商談判、簽訂采購合同等），并跟蹤采購進(jìn)度，保證按期到貨。采購駁回處理：若審批駁回，采購部需及時告知申請人駁回原因，并根據(jù)反饋調(diào)整需求后重新發(fā)起申請。輸出/要求：采購進(jìn)度實時更新，申請人可隨時查詢采購狀態(tài)，保證采購過程透明、高效。（七）第七步：驗收與歸檔操作主體：需求部門、采購部、財務(wù)部操作內(nèi)容：物資驗收：需求部門在收到物資后，組織相關(guān)人員（如使用人、庫管員）對照《采購申請單》及合同要求進(jìn)行驗收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，填寫《物資驗收單》。財務(wù)結(jié)算：采購部將《采購申請單》《采購合同》《物資驗收單》《發(fā)票》等材料提交財務(wù)部，財務(wù)部審核無誤后辦理付款手續(xù)。資料歸檔：采購部負(fù)責(zé)將采購全流程資料（申請單、審批記錄、合同、驗收單、發(fā)票等）整理歸檔，保存期限不少于3年（重要物資采購保存期限不少于5年）。輸出/要求：《物資驗收單》需驗收人簽字確認(rèn)，財務(wù)結(jié)算資料完整，歸檔資料規(guī)范有序，保證可追溯。三、采購申請單標(biāo)準(zhǔn)模板及填寫說明（一）采購申請單模板采購申請單申請單編號：申請日期：年月日申請部門申請人聯(lián)系方式預(yù)計到貨日期采購明細(xì)序號物資/服務(wù)名稱規(guī)格型號123附件清單（請?zhí)顚懜郊Q，如：報價單、技術(shù)參數(shù)、圖紙等）審批流程部門負(fù)責(zé)人意見：采購部意見：簽字：簽字：日期：日期：備注（緊急程度、特殊要求等，如：緊急采購需注明）（二）填寫說明申請單編號：由采購部統(tǒng)一編制，格式為“CG-年份-部門代碼-序號”（如“CG-2023-CG-001”），保證唯一性。規(guī)格型號：需明確物資/服務(wù)的具體技術(shù)參數(shù)（如辦公用品的“A4紙80g”、設(shè)備的“功率220V”），避免模糊描述。預(yù)估單價/總價：需填寫市場公允價格，可參考近期報價或歷史采購數(shù)據(jù)，采購部將進(jìn)行復(fù)核。用途說明：簡述采購物資/服務(wù)的具體使用場景（如“用于市場部展會物料制作”“生產(chǎn)車間A原料采購”），保證需求可追溯。附件清單：必須填寫，如“附件1：公司報價單（2023號）”“附件2：設(shè)備技術(shù)參數(shù)說明書”，保證審核依據(jù)充分。審批流程：需按順序逐級審批，不得越級，電子審批需保留審批痕跡，紙質(zhì)審批需手寫簽字并注明日期。四、采購申請審批流程實施關(guān)鍵注意事項（一）嚴(yán)格預(yù)算控制，杜絕超預(yù)算采購所有采購項目必須納入年度預(yù)算管理，未預(yù)算或超預(yù)算采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)財務(wù)部及管理層審批后方可執(zhí)行。緊急采購（如突發(fā)故障維修）需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管副總口頭審批，事后3個工作日內(nèi)補辦手續(xù)，保證預(yù)算剛性約束。（二）規(guī)范審批時效，避免流程拖延各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核（部門負(fù)責(zé)人1個工作日、采購部2個工作日、財務(wù)部1個工作日、管理層1-3個工作日），因特殊情況無法按時審批的，需提前通知申請人及采購部，說明原因并明確辦結(jié)時間，避免影響采購進(jìn)度。（三）保證資料完整，強(qiáng)化審核依據(jù)申請人需提供完整、真實的采購支撐材料（如報價單、技術(shù)參數(shù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)等），采購部需留存供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等），財務(wù)部需核對發(fā)票與合同、驗收單的一致性，杜絕虛假采購或“三無”產(chǎn)品進(jìn)入企業(yè)。（四）緊急采購特殊處理，保障業(yè)務(wù)連續(xù)性因突發(fā)情況（如生產(chǎn)設(shè)備故障、重大活動保障）需緊急采購的，申請人可在提交《采購申請單》時標(biāo)注“緊急”字樣，部門負(fù)責(zé)人可直接審批后同步抄送采購部，采購部啟動“綠色通道”優(yōu)先處理，但事后需補全審批手續(xù)及歸檔資料。（五）定期回顧優(yōu)化，持續(xù)提升流程效率企業(yè)每季度需組織采購部、財務(wù)部、各需求部門召開流程復(fù)盤會，分析審批環(huán)節(jié)中的堵點（如審批超時、資料反復(fù)補充）、常見問題（如需求描述不清、預(yù)算偏差），并結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展需求優(yōu)化流程，如簡化小額采購審批環(huán)節(jié)、引入電子