技術(shù)部門產(chǎn)品文檔管理標(biāo)準(zhǔn)化模板一、應(yīng)用場景與適用對象二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文檔創(chuàng)建與分類明確文檔類型：根據(jù)產(chǎn)品階段確定文檔類型，如《產(chǎn)品需求文檔（PRD）》《技術(shù)方案設(shè)計文檔》《測試計劃與報告》《用戶手冊》《版本更新日志》等。創(chuàng)建文檔編號：按“產(chǎn)品代碼-模塊代碼-文檔類型代碼-版本號”規(guī)則編號（示例：PROD-MOD-PRD-V1.0），產(chǎn)品代碼由文檔管理員統(tǒng)一分配，模塊代碼對應(yīng)產(chǎn)品功能模塊（如AUTH-認(rèn)證模塊），文檔類型代碼可自定義（如PRD需求文檔、TECH技術(shù)方案）。選擇存儲位置：在指定文檔管理系統(tǒng)中創(chuàng)建文件夾（結(jié)構(gòu)示例：產(chǎn)品中心/產(chǎn)品名稱/版本號/文檔類型/），保證同類文檔集中存儲。（二）內(nèi)容編寫規(guī)范結(jié)構(gòu)化撰寫：文檔需包含核心章節(jié)（如引言、目標(biāo)范圍、詳細(xì)說明、附錄等），章節(jié)標(biāo)題采用“1.1.11.1.1”層級格式，避免內(nèi)容冗余或缺失。術(shù)語與定義：文檔開頭需列出關(guān)鍵術(shù)語解釋（如“用戶角色：指使用產(chǎn)品的不同身份群體，包括管理員、普通用戶”），保證團(tuán)隊理解一致。圖表與引用：復(fù)雜邏輯需配流程圖、架構(gòu)圖（使用Visio、Draw.io等工具），圖表需編號（如圖1、表1）并添加說明，引用外部文檔時需注明來源（如“詳見《系統(tǒng)接口文檔V2.1》第3章”）。（三）審批與發(fā)布發(fā)起審批：文檔編寫完成后，由創(chuàng)建人通過文檔管理系統(tǒng)提交審批，選擇審批角色（如產(chǎn)品經(jīng)理負(fù)責(zé)內(nèi)容準(zhǔn)確性，開發(fā)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)可行性，測試負(fù)責(zé)人*負(fù)責(zé)可測試性）。多級審核：審批人需在2個工作日內(nèi)反饋意見，通過后文檔狀態(tài)更新為“已發(fā)布”；若需修改，由創(chuàng)建人修訂后重新提交審批，直至所有審批環(huán)節(jié)完成。發(fā)布標(biāo)記：發(fā)布后的文檔需在封面標(biāo)注“發(fā)布日期”“審批人簽字（電子簽）”“版本號”，并同步更新文檔目錄表（見第三部分）。（四）版本控制與更新版本規(guī)則：版本號格式為“主版本號.次版本號.修訂號”（如V1.0.0），主版本號重大需求變更時遞增（如V1.0→V2.0），次版本號功能迭代時遞增（如V1.0→V1.1），修訂號內(nèi)容修正時遞增（如V1.0.0→V1.0.1）。變更流程：文檔內(nèi)容需更新時，由原創(chuàng)建人或接手人發(fā)起變更申請，說明變更原因（如“修復(fù)PRD中用戶角色權(quán)限描述錯誤”），經(jīng)原審批人復(fù)核后發(fā)布新版本，舊版本自動歸檔至“歷史版本”文件夾。變更記錄：所有變更需在《文檔變更記錄表》（見第三部分）中登記，包含變更時間、變更人、變更內(nèi)容摘要，保證可追溯。（五）查閱與共享權(quán)限管理：文檔查閱權(quán)限分為“公開”（全員可查）、“受限”（僅項目組可見）、“保密”（需申請授權(quán)），由文檔管理員根據(jù)文檔級別配置權(quán)限。查閱規(guī)范：員工查閱文檔需通過指定系統(tǒng)（如Confluence、SharePoint），禁止私自或外傳涉密文檔；引用文檔內(nèi)容時需注明來源及版本。（六）歸檔與清理歸檔觸發(fā)條件：產(chǎn)品版本迭代終止或文檔連續(xù)12個月未更新時，由文檔管理員啟動歸檔流程。歸檔要求：歸檔文檔需打包壓縮（命名格式：“產(chǎn)品名稱-版本號-歸檔日期”），存儲至“文檔歸檔庫”，并保留至少3年；歸檔后原目錄中的文檔狀態(tài)更新為“已歸檔”，僅保留查閱入口。定期清理：每年末由文檔管理員組織清理過期文檔（如超過3年且無留存價值的歸檔文檔），經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人*審批后刪除，保證文檔庫整潔。三、核心模板表格示例（一）產(chǎn)品文檔目錄表文檔編號文檔名稱文檔類型負(fù)責(zé)人當(dāng)前版本狀態(tài)創(chuàng)建時間最后更新時間存儲路徑PROD-USER-PRD用戶端產(chǎn)品需求文檔需求文檔產(chǎn)品經(jīng)理*V2.1.0已發(fā)布2023-05-102023-08-20產(chǎn)品中心/用戶端/V2.1/需求文檔/PROD-ADMIN-TECH后臺管理系統(tǒng)技術(shù)方案技術(shù)方案開發(fā)負(fù)責(zé)人*V1.3.0已發(fā)布2023-06-152023-09-05產(chǎn)品中心/后臺/V1.3/技術(shù)方案/PROD-USER-TEST用戶端兼容性測試報告測試文檔測試負(fù)責(zé)人*V1.0.2已歸檔2023-07-012023-07-01產(chǎn)品中心/用戶端/V1.0/測試文檔/（二）文檔變更記錄表變更編號文檔編號文檔名稱變更前版本變更后版本變更內(nèi)容摘要申請人審批人變更時間生效日期CHG-202308001PROD-USER-PRD用戶端產(chǎn)品需求文檔V2.0.0V2.1.0新增“第三方賬號登錄”功能需求產(chǎn)品經(jīng)理*開發(fā)負(fù)責(zé)人*2023-08-152023-08-20CHG-202309002PROD-ADMIN-TECH后臺管理系統(tǒng)技術(shù)方案V1.2.0V1.3.0優(yōu)化數(shù)據(jù)庫索引提升查詢效率開發(fā)負(fù)責(zé)人*技術(shù)負(fù)責(zé)人*2023-09-012023-09-05（三）文檔審批表（示例）文檔名稱文檔編號版本號申請人申請時間審批流程審批意見（產(chǎn)品經(jīng)理*）審批意見（開發(fā)負(fù)責(zé)人*）審批意見（測試負(fù)責(zé)人*）審批時間發(fā)布狀態(tài)用戶端V2.1更新日志PROD-USER-LOGV2.1.0運(yùn)維工程師*2023-08-25產(chǎn)品→開發(fā)→測試內(nèi)容完整，符合發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)版本號無誤，可發(fā)布測試問題已閉環(huán)，同意發(fā)布2023-08-28已發(fā)布四、關(guān)鍵注意事項與最佳實踐（一）命名與格式規(guī)范文檔名稱需簡潔明確，避免使用“最新”“最終”等模糊詞匯（如錯誤示例：“最新版用戶手冊”，正確示例：“用戶端V2.1操作手冊”）。文檔格式統(tǒng)一：標(biāo)題使用黑體（一級標(biāo)題三號，二級標(biāo)題四號），宋體小四，行距1.5倍，頁碼居中，頁眉添加“產(chǎn)品名稱-文檔類型”。（二）版本與權(quán)限管理嚴(yán)禁在“已發(fā)布”文檔上直接修改，所有更新必須通過變更流程；舊版本文檔需保留查閱入口，避免歷史版本丟失。涉密文檔（如未公開的技術(shù)架構(gòu)、商業(yè)數(shù)據(jù)）需設(shè)置“保密”權(quán)限，僅核心成員可查閱，禁止通過QQ等非官方渠道傳輸。（三）協(xié)作與溝通跨部門協(xié)作文檔（如PRD需市場部門確認(rèn)），需提前3個工作日發(fā)起評審，預(yù)留修改時間；評審意見需在文檔中標(biāo)注修訂痕跡（如Word的“修訂模式”）。文檔管理員需每月更新《產(chǎn)品文檔目錄表》，同步至項目群，保證團(tuán)隊成員及時獲取最新文檔。（