適用場景說明本工具模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織在合同全生命周期管理中的規(guī)范化操作，涵蓋合同簽訂前的準備、簽訂中的審核、簽訂后的執(zhí)行跟蹤及歸檔等環(huán)節(jié)。特別適用于需要系統(tǒng)化管理合同履約進度、明確責任主體、記錄執(zhí)行過程及問題的場景，如采購合同、服務合同、銷售合同、合作協(xié)議等不同類型合同的日常管理，也可作為審計追溯、績效評估的依據(jù)。規(guī)范操作流程一、合同簽訂前：準備與審核階段需求確認與發(fā)起業(yè)務部門根據(jù)工作需要提出合同需求，明確合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、履行期限、付款方式等核心要素，填寫《合同需求申請表》，部門負責人簽字確認后提交至法務或合同管理部門。示例：采購部門需新增一批辦公設備，需注明設備型號、數(shù)量、預算金額（20萬元）、交付時間（15個工作日內(nèi)）等，經(jīng)采購部*經(jīng)理審批后流轉(zhuǎn)。對方主體資質(zhì)核查法務或合同管理部門負責對合同相對方（供應商/客戶）的主體資格進行審核，包括營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份、資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證）、信用記錄等，保證對方具備履約能力。重點核查：若涉及特殊行業(yè)（如建筑、醫(yī)療），需確認對方是否具備相應從業(yè)資質(zhì)；若為長期合作方，需復核資質(zhì)是否在有效期內(nèi)。合同文本擬定與評審根據(jù)需求擬定合同文本，優(yōu)先使用單位標準合同模板；無模板時，需參考《民法典》及相關(guān)法律法規(guī)明確雙方權(quán)利義務，包括違約責任、爭議解決方式等條款。組織內(nèi)部評審：業(yè)務部門確認條款符合需求，財務部門審核付款方式及涉稅條款（如適用），法務部門審核法律風險，形成《合同評審記錄表》，所有評審人簽字確認。二、合同簽訂中：審批與簽署階段最終文本確認根據(jù)評審意見修改合同文本，經(jīng)雙方溝通一致后形成最終版本，保證合同編號唯一（可按“年份-部門-序號”規(guī)則編制，如2024-采-001）。內(nèi)部審批流程按單位權(quán)限履行審批手續(xù)：一般合同由部門負責人、分管領(lǐng)導審批；重大合同（如金額超過50萬元或涉及核心業(yè)務）需提交總經(jīng)理辦公會或決策委員會審批，審批流程完成后形成《合同審批單》。正式簽署與蓋章雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，授權(quán)代表需提供《授權(quán)委托書》；合同文本份數(shù)根據(jù)需求確定（通常至少一式三份，雙方各執(zhí)一份，單位存檔一份）。加蓋合同專用章或單位公章（嚴禁以部門章代替），騎縫章需覆蓋所有頁面，簽署日期以最終蓋章日期為準。三、合同簽訂后：執(zhí)行與跟蹤階段合同交底與責任分配簽署后3個工作日內(nèi)，業(yè)務部門組織合同交底會，向執(zhí)行人（如*專員）明確合同關(guān)鍵條款（如交付節(jié)點、驗收標準、付款條件），并將合同復印件抄送財務、法務等相關(guān)部門。執(zhí)行進度記錄執(zhí)行人按合同約定履行義務，定期（如每周/每月）更新《合同執(zhí)行記錄表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點（如生產(chǎn)進度、交付時間、驗收情況）、實際完成時間與計劃時間的差異、存在的問題及整改措施。示例：某服務合同約定“每月5日前提交月度服務報告”，執(zhí)行人需在每月5日前記錄報告提交情況，若延遲需說明原因（如資料收集延遲）及預計完成時間。變更與爭議處理履約過程中如需變更合同內(nèi)容（如標的、數(shù)量、履行期限），雙方需簽訂《補充協(xié)議》或《變更確認單》，明確變更條款及影響，經(jīng)原審批流程審批后執(zhí)行。發(fā)生爭議時，執(zhí)行人需第一時間上報部門負責人，法務部門介入處理，記錄爭議原因、溝通情況及解決方案，形成《爭議處理記錄》。四、合同終止與歸檔階段合同履行完成確認合同到期或義務履行完畢后，業(yè)務部門組織驗收（如采購合同需驗收貨物質(zhì)量、數(shù)量），驗收合格后雙方簽署《驗收確認單》，作為付款或終止合同的依據(jù)。資料整理與歸檔合同履行完畢后10個工作日內(nèi)，業(yè)務部門將合同文本、審批單、補充協(xié)議、驗收單、執(zhí)行記錄表等資料整理成冊，標注合同編號，提交檔案管理部門歸檔。歸檔要求：紙質(zhì)資料需裝訂整齊，電子資料需備份至指定服務器，保存期限按單位檔案管理規(guī)定執(zhí)行（一般至少保存10年）。記錄表模板合同基本信息表合同編號合同名稱簽訂日期合同類型（采購/服務/銷售等）甲方（單位名稱）乙方（單位名稱）合同金額（元）履行期限合同經(jīng)辦人2024-采-001辦公設備采購合同2024-03-15采購科技有限公司商貿(mào)有限公司180,0002024-03-15至2024-04-15*工合同執(zhí)行進度記錄表合同編號關(guān)鍵節(jié)點計劃完成時間實際完成時間執(zhí)行人完成情況（□按時完成□延遲完成□未完成）問題描述（延遲/未完成時填寫）整改措施責任部門2024-采-001設備交付2024-04-102024-04-12*專員延遲完成物流運輸延誤，供應商未提前通知協(xié)調(diào)供應商加急派送，保證4月15日前安裝調(diào)試采購部2024-采-001驗收合格2024-04-152024-04-15*專員按時完成設備功能符合合同要求，雙方簽署驗收單無采購部合同變更記錄表合同編號變更內(nèi)容變更日期原條款新條款雙方確認方式（□補充協(xié)議□變更函□郵件確認）影響說明（金額/期限等）審批人2024-服-002增加服務范圍2024-05-20提供基礎運維服務增加7×24小時緊急響應服務雙方簽署《補充協(xié)議》服務費用增加5,000元/年*總執(zhí)行要點提示信息準確性：合同基本信息、執(zhí)行進度記錄需保證真實、完整，避免因信息錯誤導致履約風險（如合同金額與審批金額不一致）。審批合規(guī)性：嚴格執(zhí)行合同審批流程，嚴禁“先簽后批”或越權(quán)審批，重大合同需保留決策會議紀要。執(zhí)行跟蹤及時性：執(zhí)行人需按節(jié)點更新記錄，發(fā)覺問題立即